Wie wählt man das richtige Zeitwirtschaftssystem für sich aus?

Die Wahl des richtigen Mitarbeiterüberwachungssystems sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Die Auswahl reicht von kostenlosen bis hin zu High-End-Systemen, jedes mit seinen Vor- und Nachteilen. Es ist wichtig, dass Sie verstehen, was diese Systeme zu bieten haben, wie sie im Vergleich zueinander abschneiden, inwieweit sie mit Ihren Geschäftspraktiken übereinstimmen und vor allem, wie viel sie kosten, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Der Fehler, sich für das falsche System zu entscheiden, kann schwerwiegende Folgen haben, unter anderem hohe Kosten, geringe Produktivität und niedrige Rendite. Im schlimmsten Fall kann es aufgrund der Nichteinhaltung von Vorschriften zu rechtlichen Problemen kommen, was das wirtschaftliche Risiko und das Reputationsrisiko, das mit der Wahl des falschen Systems einhergeht, noch erhöht.

Da stellt sich die Frage: Wie finden Sie das richtige Kontrollsystem für Ihr Unternehmen? In diesem Artikel werden wir die Taxonomie der Mitarbeiterüberwachungssysteme erörtern und eine detaillierte Aufschlüsselung ihrer Funktionen und ihrer Anwendbarkeit für Ihr Unternehmen geben.

Zu diesem Zweck finden Sie hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert.

Beginnen Sie damit, Ihre Geschäftspraktiken genau unter die Lupe zu nehmen - die Art und Weise, wie Sie arbeiten, die Anforderungen, die Sie haben, und die Möglichkeiten, die Sie skalieren können. Dies wird Ihnen bei der Entscheidung helfen, welches Mitarbeiterüberwachungssystem für Sie am besten geeignet ist. Wenn beispielsweise die Zahl der Betrugsfälle durch Mitarbeiter zugenommen hat und Sie die internen Kontrollen verbessern möchten, werden Sie wahrscheinlich nach einem System suchen, das in diesem Bereich einen Mehrwert bietet.

Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Schritt bei der Auswahl des richtigen Mitarbeiterüberwachungssystems für Ihr Unternehmen. Sobald Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ermittelt haben, sollten Sie in der Lage sein, ein Kriterium zu erstellen, mit dem Sie den Wert eines Systems gegenüber einem anderen quantifizieren können. Es ist wichtig, dass Sie jedes System objektiv und ohne vorgefasste Meinungen bewerten. Unserer Erfahrung nach sollten Sie das System anhand von drei grundlegenden Bereichen betrachten:

Die Funktionalität eines Systems bezieht sich auf die Leichtigkeit, mit der es das Unternehmen bei der Erreichung seiner Kernziele unterstützen kann. Mit anderen Worten, sie ist der kleinste gemeinsame Nenner dessen, was ein Unternehmen von einem Mitarbeiterüberwachungssystem erwarten kann. Zu diesem Zweck umfasst die Funktionalität die folgenden Attribute:

• Skalierbarkeit: Ein System ist skalierbar, wenn es in der Lage ist, Wachstum zu unterstützen, ohne dass teure Upgrades erforderlich sind.

• Leichte Umsetzung: Je weniger aufwändig die Installation, die Einrichtung und die Benutzerschulung sind, desto mehr können Sie von einer Senkung Ihrer Gesamtkosten ausgehen.

• Integrationsfähigkeit: Ein System ist integriert, wenn es sich problemlos in andere Systeme einbinden lässt, so dass die wichtigsten Geschäftsfunktionen nicht beeinträchtigt werden.

• Kompatibilität: Das richtige System muss mit den neuesten Windows- und Mac OS X-Versionen kompatibel sein. Die Kompatibilität mit mobilen Betriebssystemen (Android und iOS) ist ein zusätzlicher Vorteil für Unternehmen, die von unterwegs aus auf ihre Systeme zugreifen oder soziale Medien, Internetnachrichten usw. überwachen wollen.

• Benutzerfreundlichkeit: Die Schnittstelle eines Systems sollte einfach, intuitiv und leicht zu bedienen sein, damit Sie schnell die richtigen Geschäftsentscheidungen treffen können.

• Analytik: Das System sollte nützliche Analysen liefern, idealerweise in Echtzeit, damit Sie Ihre Mitarbeiter besser verstehen.

Von der Überwachung von Webseiten und Anwendungen über die Überwachung sozialer Aktivitäten bis hin zur AV-Kontrolle (Audio-Video) und Datensicherung ist alles im Paket enthalten. Im Folgenden finden Sie die Funktionen, auf die Sie bei einem Überwachungssystem für Mitarbeiter achten sollten:

Fernüberwachung

In der Ära nach der Pandemie, in der eine hybride Arbeitskultur die Norm ist, ist es für Arbeitgeber wichtig, dass sie ihre Mitarbeiter aus der Ferne über ein sicheres Webkonto überwachen können. Dies ist besonders wichtig angesichts der zunehmenden Angriffe auf die Endgeräte. Eine aktuelle Forschung des Ponemon Instituts dass etwa 68 % der Unternehmen von Endpunktangriffen betroffen waren, die ihre Daten und ihre Infrastruktur gefährdeten. Eine Überprüfung der Aktivitäten von Mitarbeitern an entfernten Standorten in Echtzeit ist daher unabdingbar.

Datenerfassung in Echtzeit

Der sofortige Zugriff auf Echtzeitdaten stellt sicher, dass Sie rechtzeitig Entscheidungen treffen, die Risiken von Geschäftsunterbrechungen minimieren und potenzielle Probleme erkennen können, bevor sie eskalieren. Ein Beispiel dafür ist CleverControl Companion - eine mobile App, mit der Unternehmen nahtlos Echtzeitdaten aus den Systemen der Mitarbeiter erfassen und überprüfen können.

Vielfältige Aufnahmefunktionalität

Keylogging, Screenshots, Überwachung von Wechseldatenträgern, Überwachung von Sofortnachrichten und GPS-Tracking sind nur einige Beispiele für die vielfältigen Funktionen, die ein System zur Mitarbeiterüberwachung bieten kann. Es ist wichtig, dass diese Funktionen Ihren Anforderungen entsprechen, da sie Ihnen letztlich helfen, Ihre Mitarbeiter im Auge zu behalten und die internen Kontrollen zu verbessern.

Audio- und Video-Überwachung

Die Möglichkeit der Fernüberwachung von Videoübertragungen kann für viele Unternehmen ein entscheidender Vorteil sein. Schnappschüsse, Mikrofon-Tonaufnahmen und Webcam-Videoaufzeichnungen können viele Informationen über das Verhalten der Mitarbeiter liefern und den Arbeitgeber mit dem Wissen ausstatten, um bessere Entscheidungen zu treffen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie die rechtlichen und datenschutzrechtlichen Auswirkungen Ihrer Überwachungspraktiken berücksichtigen. Darauf gehen wir im nächsten Abschnitt näher ein.

Zeiterfassung

Mitarbeiterüberwachungssysteme werden zunehmend mit Zeiterfassungsfunktionen ausgestattet. Die Möglichkeit, die Produktivität der Mitarbeiter in Echtzeit zu überwachen, kann Ihnen dabei helfen, die Leistung der Mitarbeiter zu verfolgen und zu messen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und sich letztlich einen Vorsprung vor der Konkurrenz zu verschaffen. Die Zeiterfassung ist insbesondere für Unternehmen von Bedeutung, die ihre betriebliche Effizienz steigern, Betrug verhindern und die Abrechnungsprozesse rationalisieren wollen.

Überstunden können vermieden werden, wenn die Mitarbeiter darauf hingewiesen werden, dass sie die ihnen zugeteilte Zeit nachweisen müssen. Mit einfachen Worten: Unternehmen können ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse durch die Integration von Analysen zur Zeiterfassung rationalisieren. Nicht zu vergessen sind die Produktivitätssteigerungen, die erzielt werden können, wenn die Echtzeitüberwachung mit der Zeiterfassung der Mitarbeiter gekoppelt wird. Von der An- bis zur Abmeldung und der Erkennung von Leerlaufzeiten kann das System Arbeitgebern einen Einblick in die Dynamik am Arbeitsplatz geben und wesentlich dazu beitragen, Engpässe zu beseitigen, Produktivitätsprobleme zu lösen und Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Es ist wichtig, dass Sie sich über die Überwachungspolitik Ihrer Mitarbeiter und die rechtlichen Auswirkungen Ihrer Entscheidungen im Klaren sind. Die Gesetze in den verschiedenen Ländern und Regionen sind unterschiedlich, wobei einige strenger sind als andere. In Europa beispielsweise legt die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) die Regeln für Unternehmen fest, die personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter erfassen und analysieren möchten, und macht die Einholung der Zustimmung und die Bestätigung der Überwachungsrichtlinien zur Pflicht. In den Vereinigten Staaten erlaubt der Electronic Communications Privacy Act von 1986 Arbeitgebern die Überwachung, wenn sie einen legitimen Grund dafür haben.

Zu diesem Zweck sollten Sie die folgenden Punkte beachten:

• Prüfen Sie die rechtlichen Anforderungen Ihres Landes.

• Vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen gewählte Kontrollsystem rechtskonform ist, d. h., dass der Anbieter des Überwachungsdienstes bei den zuständigen Aufsichtsbehörden in Ihrem Land registriert ist.

• Lassen Sie sich von Ihren Mitarbeitern schriftlich oder per E-Mail bestätigen, dass sie Ihre Richtlinie gelesen und verstanden haben (falls erforderlich).

• Halten Sie einen wirksamen Reaktionsmechanismus für den Fall von Mitarbeiterbeschwerden bereit.

• Im Falle von Zweifeln oder Unklarheiten sollten Sie einen Rechtsbeistand hinzuziehen.

Nachdem Sie nun Ihre geschäftlichen Anforderungen ermittelt und Ihre Kriterien festgelegt haben, sollten Sie zum nächsten Schritt übergehen: der Auswahl des richtigen Mitarbeiterüberwachungssystems. Zu Ihrer Erleichterung haben wir die fünf bekanntesten Kontrollsysteme auf der Grundlage der von uns durchgeführten Tests aufgelistet.

Clever Control ist ein hochmodernes System zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, das auf die Überwachung von Aktivitäten und Arbeitszeiten spezialisiert ist. Es bietet eine Reihe von Funktionen, darunter eine dem Mitarbeiter zugewandte Webcam, Sprach- und Textaufzeichnung, E-Mail- und Social-Media-Überwachung, und eignet sich perfekt für Arbeitgeber mit Fließbandarbeit und Einrichtungen, in denen die Mitarbeiter in Echtzeit überwacht werden müssen. Außerdem ist der Installationsprozess unkompliziert, das Dashboard ist außergewöhnlich benutzerfreundlich und die Berichtsfunktionen sind umfassend. Die Lösung kann je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens skaliert werden und ist für einen kostenloser Test.

Insbesondere die CleverControl Companion App bietet eine Vielzahl flexibler Funktionen, die sie zur idealen Wahl für Unternehmen macht, die ihre Mitarbeiter in Echtzeit überwachen möchten. Sie ist intuitiv und interaktiv und kann entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, Informationen über die Echtzeit-Aktivitäten, die aktive Zeit und die Leerlaufzeit der Benutzer zu erhalten. Letzteres ist besonders wichtig für Unternehmen, die ihre betriebliche Effizienz optimieren, Hindernisse im Arbeitsablauf beseitigen und die Produktivität maximieren möchten.

Insightful vermarktet sich selbst als Plattform für Personalanalyse und Produktivität, und das zu Recht. Das Tool bietet, ähnlich wie Clever Control, eine Reihe von Funktionen zur Mitarbeiterüberwachung, Zeiterfassung und automatischen Zeiterfassung. Insightful zeichnet sich, wie der Name schon sagt, durch seine Berichtsfunktionen aus, denn es bietet Einblicke in die detaillierten Aktivitäten der Mitarbeiter - mit Feldern wie Leerlaufzeit, meistgenutzte Apps usw. Allerdings ist es auch etwas teurer.

Außerdem hilft Insightful Unternehmen dabei, ihre Zeit für die Durchführung von Projekten zu optimieren. Dies geschieht, indem es Arbeitgebern ermöglicht, die für jede Aufgabe, App, Website usw. aufgewendete Zeit zu verfolgen. Solche detaillierten Einblicke, gekoppelt mit einer Kanban-Board-Funktion für das Projektmanagement, ermöglichen es Arbeitgebern, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, Zeitverschwendung zu vermeiden und die Gesamtproduktivität zu steigern.

CurrentWare ist ein Kontrollsystem, bei dem der Schwerpunkt ausdrücklich auf dem Schutz der Systeme vor Insider-Bedrohungen liegt. Außerdem können Sie mit dem System die Aktivitäten von Mitarbeitern in Ihrem Netzwerk aus der Ferne überwachen - eine hervorragende Funktion für Arbeitgeber mit vielen Mitarbeitern an anderen Standorten. Der einzige Nachteil ist, dass verschiedene Fähigkeitsmodule separat erworben werden müssen. So müssen beispielsweise die drei Module BrowseReporter (Computerüberwachung), BrowseControl (Webfilterung) und AccessPatrol (USB-Kontrolle & DLP) separat erworben werden. Auf der anderen Seite kann dies jedoch für Unternehmen mit sehr speziellen Anforderungen von Vorteil sein.

ActivTrak wird aufgrund seiner Echtzeit-Aktivitätsprotokollierung, die es dem System ermöglicht, das Verhalten der Mitarbeiter in Echtzeit zu überwachen und aufzuzeichnen, sehr geschätzt. Was das Tool jedoch auszeichnet, ist seine Fähigkeit, Maßnahmen zu ergreifen, anstatt nur Daten zu sammeln und zu visualisieren. Und dies trägt dazu bei, die Erfahrung des Arbeitgebers zu verbessern, ganz zu schweigen von der Gesamteffizienz des Unternehmens, indem der Papierkram reduziert wird. Die Unternehmenslösungen von ActivTrak sind ein bisschen teuer, aber es gibt eine kostenlose Version, so dass Sie keinen Cent bezahlen müssen, bis Sie mit dem System zufrieden sind.

Ähnlich wie Insightful bietet ActivTrak eine umfassende Zeiterfassungsfunktion, mit der Arbeitgeber die Produktivitätsschwankungen über den Tag, die Woche und den Monat hinweg überprüfen können. ActivTrak ermöglicht es Arbeitgebern auch, flexible Zeitpläne für die Bewertung der Aktivitäten von Organisationseinheiten festzulegen. Dabei kann es sich um Freiberufler, Vertragsarbeiter oder andere Drittanbieter handeln, die das Unternehmen beschäftigt.

Vielleicht eines der beliebtesten Kontrollsysteme auf dieser Liste. Teramind ist auf Endpunktsicherheit und Datenschutz spezialisiert. Eine der besten Funktionen dieses Kontrollsystems ist die Analyse des Benutzerverhaltens, die es Arbeitgebern ermöglicht, die Verhaltensmuster ihrer Mitarbeiter zu verstehen und entsprechend zu reagieren. Außerdem unterstützt es die Unternehmen bei der effektiven Verwaltung von Richtlinien und Regeln mit Hilfe von vorgefertigten Regelvorlagen. Teramind ist jedoch nicht für jedes kleine Unternehmen geeignet und richtet sich eher an breitere Institutionen.

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse, daher ist es wichtig, dass Sie nicht zu viel für etwas bezahlen, das Sie nicht brauchen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie vor dem Kauf eine gründliche Due-Diligence-Prüfung durchführen und nach einem Kontrollsystem suchen die Ihren Bedürfnissen gerecht werden. Wenn Sie sich für ein Produkt entschieden haben, sollten Sie sich eine Demo ansehen, bevor Sie sich endgültig entscheiden.