Wie ein Unternehmen mit CleverControl 1,5 Millionen Dollar sparen kann: Eine Fallstudie

Gegen Ende des Jahres 2021, nach der weltweiten Pandemie und einer schwierigen Zeit der Telearbeit, stellte ein großer Anbieter von Unternehmenslösungen einen weit verbreiteten Produktivitätsrückgang bei seinen 800 Mitarbeitern fest. Doch ohne eine objektive und allumfassende Überwachungslösung war es schwierig, das genaue Ausmaß zu bestimmen und Strategien zu entwickeln, um dem entgegenzuwirken. Als die Mitarbeiter nach und nach in ihre Büros zurückkehrten, erkannte die Geschäftsleitung die dringende Notwendigkeit eines robusten Überwachungssystems. Sie entschieden sich für CleverControl - eine umfassende Software zur Mitarbeiterüberwachung. Die Implementierung von CleverControl erwies sich als der entscheidende Wendepunkt für das Unternehmen. Die Lösung steigerte nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter, sondern führte auch zu erheblichen Einsparungen in Höhe von rund 1,5 Millionen Dollar im Jahr. Hier ist ein detaillierter Bericht über ihre Reise.

Im Mittelpunkt des Strebens des Unternehmens nach mehr Effizienz stand das Bestreben, die Produktivität der Mitarbeiter zu überwachen, ineffiziente Muster oder Ablenkungen zu erkennen und wirksame Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Nach nur wenigen Wochen des Einsatzes von CleverControl stellte sich heraus, dass die Mitarbeiter erstaunliche 35 % ihrer Arbeitszeit mit unproduktiven Aktivitäten verschwendeten, wie z. B. dem Surfen in sozialen Medien und auf Shopping-Websites oder längeren Pausen.

Die Mitarbeiter gaben zu, dass es ihnen an Disziplin mangelte, nachdem sie von zu Hause aus gearbeitet hatten, wo sie jederzeit Pausen zum Entspannen oder zur Unterhaltung einlegen konnten. Die Unternehmensleitung ermahnte die Mitarbeiter über die Abteilungsleiter und forderte sie auf, an ihrer Disziplin und Produktivität zu arbeiten. Das Ergebnis war, dass die unproduktive Zeit auf viel gesündere 13 % gesenkt werden konnte. Diese drastische Verringerung der verschwendeten Zeit bedeutete für das Unternehmen eine Einsparung von etwa 1.411.000 Dollar an Produktivitätskosten.

Die Funktionalität von CleverControl erstreckt sich auf die Registrierung aller Programme, die auf den überwachten Computern installiert sind. Es kann verfolgen, wann jedes Programm gestartet und heruntergefahren wird, die Programmaktivität analysieren und die am meisten genutzten Anwendungen hervorheben. Die Überwachung ergab, dass die Mitarbeiter die professionellen Softwarelizenzen und -abonnements, die das Unternehmen zur Verfügung stellte, nicht in vollem Umfang nutzten. In anderen Fällen forderten die Mitarbeiter bestimmte Software oder kostenpflichtige Abonnements an, um sie dann nach der Beschaffung ungenutzt zu lassen.

Das Unternehmen hatte die tatsächliche Softwarenutzung oder die automatischen Abrechnungen nicht genau genug kontrolliert; infolgedessen war sich das Management der Verschwendung nicht bewusst. Durch die aufschlussreichen Erkenntnisse von CleverControl veranlasst, unternahm das Unternehmen die notwendigen Schritte, um ungenutzte Abonnements zu kündigen und zu wenig genutzte Lizenzen einzuschränken, was zu Einsparungen von etwa 20.000 $ führte.

In einer Zeit, in der der Verzicht auf Papier die nachhaltige Wahl ist, hat das Unternehmen, wie erstaunliche 90 % der Unternehmen, seine Druckkosten nicht erfasst. Normalerweise unterschätzen solche Unternehmen ihre tatsächlichen Ausgaben um durchschnittlich 40 %. CleverControl, mit seiner Druckerüberwachungsfunktion, verfolgt Druckeraufgaben zusammen mit Zeitstempeln und dem Benutzer, der den Druck initiiert. In Kombination mit Screenshots und Bildschirmaufzeichnungsprotokollen geben diese Daten wertvolle Einblicke in die Druckgewohnheiten der Mitarbeiter.

Während des Überwachungsprozesses stellten die Abteilungsleiter fest, dass die Mitarbeiter häufig persönliche Dateien, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, mit Bürogeräten ausdruckten. Andere zogen es vor, Dokumente für die traditionelle Überprüfung und Kommentierung auf Papier zu drucken, selbst wenn digitale Alternativen zur Verfügung standen. Außerdem neigten die Mitarbeiter dazu, "für alle Fälle" zusätzliche Kopien auszudrucken, die dann zwangsläufig ungenutzt blieben.

Die Geschäftsleitung begann damit, die missbräuchliche Nutzung von Bürodruckern für persönliche Zwecke zu verbieten. Die Erkenntnisse aus den Daten von CleverControl inspirierten das Unternehmen dazu, Initiativen für ein papierloses Bewusstsein auszuarbeiten und die Mitarbeiter zu einem stärker digital ausgerichteten Ansatz zu ermutigen. Durch diese Initiativen konnten die Druckkosten um 20 % gesenkt werden, wodurch das Unternehmen beeindruckende 117.000 $ einsparen konnte.

Das Bestreben des Unternehmens, die Produktivität zu steigern und unnötige Kosten durch das umfassende Überwachungssystem von CleverControl zu senken, zeichnet ein überzeugendes Bild von der Leistungsfähigkeit eines proaktiven Mitarbeitermanagements. Das Unternehmen sah sich mit der Herausforderung einer schwindenden Produktivität nach der Fernarbeitsphase konfrontiert und wandte sich auf der Suche nach einer Lösung an die Technologie. Und CleverControl hat es nicht enttäuscht.

Da die Software das Ausmaß unproduktiver Verhaltensweisen aufzeigte, konnte das Unternehmen datengestützte Entscheidungen treffen, die die Mitarbeiter dazu anregten, ihre Arbeitsgewohnheiten und ihre Disziplin zu verbessern. Quantitativ gesehen führte die Verringerung der verschwendeten Zeit zu bemerkenswerten Einsparungen in Höhe von 1,41 Millionen Dollar, was dem Unternehmen einen erheblichen Aufschwung bescherte.

Aber die Vorteile beschränkten sich nicht auf eine verbesserte Produktivität. Durch die Nutzung der CleverControl-Funktionalität zur Verfolgung der Softwarenutzung entdeckte das Unternehmen weitere Verschwendungen: nicht ausgelastete professionelle Softwarelizenzen und Abonnements. Die Beseitigung dieser schlummernden Kosten führte zu Einsparungen von 20.000 Dollar.

Die Fähigkeit der Software, die Druckernutzung zu überwachen, brachte einen weiteren Bereich mit beträchtlichen Kosteneinsparungen ans Licht - die Senkung der Druckkosten. Durch die Durchsetzung einer strengen Richtlinie für die Druckernutzung und die Förderung der Umstellung auf digitale Lösungen machte das Unternehmen erhebliche Fortschritte in Richtung Nachhaltigkeit und konnte zusätzliche 117.000 US-Dollar einsparen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die proaktiven Schritte des Unternehmens zur Identifizierung von Ineffizienzen in Verbindung mit der Implementierung der Überwachungslösung von CleverControl zu Einsparungen von 1,5 Millionen Dollar in einem einzigen Jahr führten. Diese Fallstudie ist ein aufschlussreiches Beispiel dafür, wie Unternehmen moderne Technologien nutzen können, um Abläufe zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und Kosten zu sparen. Sie zeigt das Potenzial für andere Unternehmen auf, das Gleiche zu tun und Herausforderungen in Chancen für Verbesserungen und Wachstum zu verwandeln.