Ethische Aspekte der Mitarbeiterüberwachung: Was jedes Unternehmen beachten sollte

Es ist Montag, 9 Uhr morgens. Sie schalten Ihren Arbeitscomputer ein, und ein unsichtbarer Beobachter öffnet sein virtuelles Logbuch. Von da an wird jeder Tastenanschlag, jede E-Mail, jeder Website-Besuch und jede Suchanfrage methodisch registriert und überprüft. Ein unparteiischer elektronischer Richter wird entscheiden, wie produktiv Ihre täglichen Aktivitäten sind, und Ihrem Vorgesetzten melden, wenn Sie auch nur eine Minute zu spät aus der Mittagspause kommen. Sie denken darüber nach und erschaudern. Vielleicht werden Sie heute keine Pause einlegen und stattdessen diese zusätzliche Aufgabe erledigen. Wahrscheinlich werden Sie deshalb länger bei der Arbeit bleiben, aber das beunruhigende Gefühl, dass diese elektronischen Augen jede Ihrer Handlungen verfolgen, treibt Sie voran und lässt Sie nicht zur Ruhe kommen.

Eine Szene aus einem Unternehmens-Horrorfilm? Leider ist dies die Realität für Millionen von Arbeitnehmern auf der ganzen Welt, deren Arbeitgeber sich nicht mit der Ethik der Mitarbeiterüberwachung befassen wollen.

Nach den jüngsten Forschung, 78 % der Arbeitgeber verwenden Tracking-Software, um die Arbeitsaktivitäten ihrer Mitarbeiter zu überwachen. Die COVID-19-Pandemie ließ die Popularität von Überwachungsprogrammen sprunghaft ansteigen. Als die Unternehmen auf Fernzugriff umstellen mussten und die üblichen Methoden zur Leistungsüberwachung nicht mehr anwendbar waren, entdeckten die Manager die unbestreitbaren Vorteile von Überwachungssoftware.

Die Vorteile einer Tracking-Software sind kaum zu unterschätzen.

In analogen Zeiten musste ein Vorgesetzter die Zeiterfassungsbögen und Berichte über die geleistete Arbeit manuell prüfen und oft voreingenommene Entscheidungen darüber treffen, wie produktiv jeder Mitarbeiter war. Diese Aufgaben nahmen einen erheblichen Teil der Arbeitszeit in Anspruch.

Auch die Mitarbeiter mussten Zeit damit verbringen, diese Berichte auszufüllen, und je nach Führungsstil im Unternehmen konnten diese Berichte recht umfangreich sein.

Moderne Software kann dies automatisch in Sekundenschnelle und mit minimaler Beteiligung von Arbeitnehmern und Arbeitgebern erledigen.

Die Steigerung der Produktivität ist eines der Hauptziele der Software zur Mitarbeiterüberwachung. Das Programm sammelt und fasst Aktivitätsdaten zusammen, wie z. B. die aktive/inaktive Zeit, den Beginn und das Ende des Arbeitstages, besuchte Websites, App-Nutzung und mehr. Diese Informationen geben Aufschluss über Arbeitsmuster, Ineffizienzen, verbesserungswürdige Bereiche und Mitarbeiter, die möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigen.

Die Überwachung der Mitarbeiter fördert Verantwortlichkeit und Transparenz. Wenn Mitarbeiter wissen, dass ihre Arbeit überwacht wird, sind sie in der Regel eher bereit, sich zu konzentrieren und Fristen einzuhalten. Außerdem können die Überwachungsdaten dazu beitragen, Streitigkeiten zu lösen und Erwartungen zu klären.

Einige Software zur Mitarbeiterüberwachung kann dabei helfen, verdächtige Aktivitäten zu erkennen, z. B. unbefugten Zugriff auf sensible Daten, unerwünschte App-Installationen oder ungewöhnliche Downloads. Dank der Überwachung können Unternehmen potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und ihre Systeme und wertvollen Informationen proaktiv schützen.

Wie wir sehen, bietet die Software zur Mitarbeiterüberwachung den Unternehmen tatsächlich wertvolle Vorteile. Doch geblendet von diesen Vorteilen und den erfolgreichen Erfahrungen anderer Unternehmen übersehen Arbeitgeber oft die ethischen Aspekte der Mitarbeiterüberwachung und die damit verbundenen potenziellen Nachteile.

Die ethische Umsetzung der Mitarbeiterüberwachung kann wie eine Gratwanderung erscheinen. Wenn das Gleichgewicht gestört wird, überwiegen die Nachteile die Vorteile, die die Überwachungssoftware bringen kann. Bei der Einführung der Überwachung sollten Unternehmen Fragen wie die Einhaltung von Gesetzen, den Schutz der Privatsphäre, mögliche Verzerrungen und erhöhten Stress berücksichtigen.

Es liegt in der Verantwortung der Unternehmen, die geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften zu studieren und sicherzustellen, dass ihre Überwachungspraktiken den Vorschriften entsprechen. Ein unsachgemäßer Umgang mit Mitarbeiterdaten kann zu schwerwiegenden rechtlichen Konsequenzen führen.

Der Datenschutz ist ein Eckpfeiler der Ethik der Mitarbeiterüberwachung. Die Software kann eine breite Palette von Aktivitäten verfolgen, von Tastatureingaben und E-Mails bis hin zum Website-Browsing-Verlauf und sogar Webcam-Aufnahmen. Selbst wenn solche Praktiken mit den örtlichen Vorschriften übereinstimmen, können sie das Vertrauen der Mitarbeiter untergraben und ein Gefühl der ständigen Kontrolle erzeugen. In Zukunft wird dies zu einer geringeren Arbeitszufriedenheit und mehr Stress führen.

Werden die Überwachungsdaten unbedacht analysiert, können sie fälschlicherweise so interpretiert werden, dass bestimmte Mitarbeiter aufgrund ihrer Identität oder ihrer Überzeugungen ungerechtfertigt verfolgt werden.

Ein Vorgesetzter, der Vorurteile gegenüber einem Mitarbeiter hat, könnte dessen intensive Nutzung sozialer Medien als Faulheit und Unproduktivität ansehen. In Wahrheit nutzt der Mitarbeiter die Chats vielleicht für arbeitsbezogene Zwecke.

Manchmal missbrauchen Arbeitgeber die Überwachungsdaten, um Mitarbeiter zu mikromanagen oder ihre Leistung ungerechtfertigt zu beurteilen.

So könnte ein Vorgesetzter beispielsweise den Browserverlauf eines Mitarbeiters nutzen, um ihn der Nachlässigkeit zu bezichtigen, ohne dabei Faktoren wie Recherchen oder persönliche Notfälle zu berücksichtigen.

Das Gefühl, ständig überwacht zu werden, kann die Angst und den Druck auf die Mitarbeiter erhöhen. Die Mitarbeiter fühlen sich unwohl bei dem Gedanken, dass jeder ihrer Schritte verfolgt wird. Sie machen vielleicht nicht die notwendigen Pausen oder Fehler, weil sie befürchten, dass dies ihre Produktivität beeinträchtigen könnte. Außerdem befürchten sie, dass sie diszipliniert oder entlassen werden könnten, wenn sie die Erwartungen nicht erfüllen. All diese Faktoren schmälern die positiven Auswirkungen der Überwachung. Statt einer produktiven und effizienten Belegschaft erhalten Sie gestresste, ausgebrannte Mitarbeiter, die mit ihrer Arbeit unzufrieden sind.

Wenn die Mitarbeiter nicht wissen, welche Informationen Sie sammeln und zu welchem Zweck, oder - noch schlimmer - wenn sie nicht über die Überwachung informiert wurden, fühlen sie sich ausspioniert. Ihr Vertrauen und ihre Loyalität werden zerstört, was zu einem schlechten Arbeitsklima und erhöhter Fluktuation führt.

Es liegt in der Verantwortung eines Unternehmens, auf diese potenziellen ethischen Probleme zu achten. Die Überwachung muss nicht unbedingt anstrengend sein. Ihre Auswirkungen hängen von mehreren Faktoren ab: von der Art der Überwachung, dem Grad der Transparenz, der Überwachungspolitik und der Unternehmenskultur.

Wie können wir also eine wirksame Überwachung mit ethischen Grundsätzen und dem Schutz der Privatsphäre in Einklang bringen? Wir empfehlen die Anwendung der folgenden bewährten Verfahren.

1. Studium der geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften

   Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens, die staatlichen und lokalen Datenschutz- und Arbeitsgesetze einzuhalten. Wenn Ihr Team geografisch verstreut ist, sollten Sie nicht nur die Vorschriften in Ihrem Hauptsitz beachten, sondern auch in den Gebieten, in denen Ihre Mitarbeiter leben. Ziehen Sie einen Rechtsexperten zu Rate, um sicherzustellen, dass Ihre Überwachungspraktiken nicht gegen die Beschränkungen der Datenerfassung verstoßen.

2. Überwachung zielgerichtet gestalten

   Legen Sie klare Ziele für die Mitarbeiterüberwachung fest, z. B. die Verbesserung der Produktivität, die Erhöhung der Sicherheit oder die Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften. Beschränken Sie den Umfang der Überwachung auf Aktivitäten, die unbedingt überwacht werden müssen, um das gesetzte Ziel zu erreichen. Vermeiden Sie es, unnötige Daten zu sammeln oder sie länger aufzubewahren, als es der Zweck erfordert.

3. Entwicklung einer detaillierten und transparenten Überwachungspolitik

   Eine Mitarbeiterüberwachungspolitik ist eine Reihe von Vorschriften und Richtlinien, die die Überwachungspraktiken in Ihrem Unternehmen beschreiben. Sie sollte die folgenden Aspekte definieren:

   • Welchen Zweck hat die Überwachung der Mitarbeiter?

   • Wer wird überwacht?

   • Welche Aktivitäten werden überwacht?

   • Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

   • Wie werden die Überwachungsdaten verwendet? (z. B. Leistungsbewertung, Sicherheit, Ausbildung)

   • Wer wird Zugang zu den Überwachungsdaten haben?

   • Wie werden die gesammelten Daten geschützt?

   • Welche Rechte haben die Arbeitnehmer in Bezug auf die gesammelten Daten?

   • Wie wird das Unternehmen mit Beschwerden oder Bedenken bezüglich der Überwachung umgehen?

   Die Richtlinie sollte für die Mitarbeiter leicht zugänglich sein. Das Unternehmen ist dafür verantwortlich, die Mitarbeiter rechtzeitig über alle Änderungen dieses Dokuments zu informieren.

4. Offenheit und Transparenz der Überwachungspraktiken

   Informieren Sie das Personal über die Überwachungssoftware und die Überwachungsrichtlinien. Erläutern Sie den Zweck der Überwachung, z. B. Leistungsbewertung, Sicherheit oder Steigerung der Produktivität. Legen Sie den Umfang der Überwachung offen: welche Daten werden gesammelt, welche Geräte und Aktivitäten werden überwacht und wie werden die Daten verwendet.

   Bedenken Sie, dass den Mitarbeitern die Idee der Überwachung anfangs vielleicht nicht gefällt. Gehen Sie auf ihre Bedenken und möglichen Einwände ein.

5. Einholung der Zustimmung der Mitarbeiter

   Die meisten Gerichtsbarkeiten verlangen, dass Sie die ausdrückliche Zustimmung der Mitarbeiter zur Überwachung einholen, insbesondere für die aufdringlicheren Formen der Überwachung, wie z. B. die Protokollierung von Tastatureingaben oder die Überwachung per Webcam. Die Unterzeichnung einer schriftlichen Vereinbarung zur Überwachung ist die bequemste Form der Einholung der Zustimmung.

6. Gewährleistung einer fairen und konsequenten Überwachung

   Die Ethik der Mitarbeiterüberwachung erfordert, dass Sie die Überwachungsmaßnahmen konsequent auf alle Mitarbeiter anwenden und diskriminierende Praktiken vermeiden. Wenn Sie nur bestimmte Mitarbeiter oder ein Team überwachen, könnten diese das Gefühl haben, dass Sie ihnen nicht vertrauen, und einen Groll gegen Sie oder andere nicht überwachte Mitarbeiter hegen. Außerdem könnten ihre Kollegen anfangen, sie anders zu behandeln, was die Atmosphäre am Arbeitsplatz verschlechtern könnte.

   Auch wenn Sie nur die Leistung ausgewählter Mitarbeiter verfolgen wollen, ist es besser, eine umfassende Überwachung durchzuführen. Eine breit angelegte Überwachung gibt Ihnen mehr Einblicke in den Arbeitsablauf und kann Ineffizienzen aufdecken, die Ihnen nicht bewusst sind.

   Die Überwachung sollte dazu dienen, Trends und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln, und nicht dazu, einzelne Mitarbeiter zu überwachen. Überprüfen Sie Ihre Überwachungspraktiken regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie fair und effektiv sind und dem gesetzten Ziel dienen.

7. Schutz der Privatsphäre und Datensicherheit

   Legen Sie den Umfang der Datenerhebung fest, der zur Erreichung Ihres Ziels erforderlich ist, und halten Sie sich an diese Beschränkung. Vermeiden Sie es strikt, die persönlichen Geräte der Mitarbeiter oder ihre Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeiten zu überwachen. Wenn ein Mitarbeiter sein privates Gerät für die Arbeit nutzt, sollte die Software entweder eine Option haben, um die Überwachung manuell zu beenden, oder sie sollte automatisch nur innerhalb der voreingestellten Arbeitszeiten überwachen.

   Vermeiden Sie nach Möglichkeit die Erfassung vertraulicher Informationen. Andernfalls sollten Sie die Daten anonymisieren, so dass sie nicht mit bestimmten Mitarbeitern in Verbindung gebracht werden können.

   Implementieren Sie strenge Sicherheitsmaßnahmen für die gesammelten Überwachungsdaten. Verwenden Sie starke Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Datenverschlüsselung, wo dies möglich ist. Beschränken Sie den Zugriff auf die Überwachungsdaten auf autorisiertes Personal auf einer Need-to-know-Basis.

Der ethische Einsatz von Software zur Mitarbeiterüberwachung kann einer Gratwanderung gleichen, bei der ein falscher Schritt das Vertrauen der Mitarbeiter zerstören und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. Mit einem verantwortungsvollen und ausgewogenen Ansatz können Unternehmen jedoch von den Vorteilen der Überwachung profitieren, ohne ethische Grundsätze zu gefährden. Es liegt in der Verantwortung eines Unternehmens, Transparenz, Fairness und die Zustimmung der Mitarbeiter in den Vordergrund zu stellen, wenn es ein Arbeitsumfeld schaffen will, in dem die Technologie zur Steigerung von Produktivität und Leistung eingesetzt wird.