Welche Ihrer Mitarbeiter können ohne geschäftliche Einbußen entlassen werden?

Wie kann ein automatisiertes Mitarbeiterüberwachungssystem bei der Personalverwaltung in kleinen und mittleren Unternehmen helfen und Ihnen Geld sparen, indem Sie feststellen, welche Ihrer Mitarbeiter überflüssig sind?

Es scheint, dass das Schwierigste bei der Entlassung von Mitarbeitern darin besteht, einer ahnungslosen Person mitzuteilen, dass ihre Dienste nicht mehr benötigt werden. In Wirklichkeit ist die Entlassung ein ebenso komplexer und kostspieliger Prozess wie die Einstellung von Mitarbeitern.

Ein befreundeter Geschäftsmann kam mit seinem neuen Untergebenen nicht zurecht und entließ ihn sechs Monate später mit der Begründung, der Mitarbeiter habe "die Struktur des Unternehmens nicht verstanden". Einen Monat später wurde der entlassene Mitarbeiter von einem Konkurrenten eingestellt, und schon nach kurzer Zeit konnte er in seinem neuen Unternehmen hervorragende Ergebnisse erzielen. Anstatt seinen Fehler einzugestehen (und es war zweifellos ein Fehler), kam mein Freund auf eine andere Erklärung: Die Konkurrenz zahlt mehr.

Um solche Situationen zu vermeiden, müssen Manager die Effektivität von Mitarbeitern anhand objektiver Kriterien bewerten und nicht aufgrund von Indizien wie "Verständnis für die Struktur eines Unternehmens". Die Konzentration auf die persönliche Wahrnehmung eines abstrakt guten Mitarbeiters ist ein direkter Weg zum Zusammenbruch des Unternehmens.

Um Ihr Personal zu optimieren, müssen Sie genau festlegen, welche Maßnahmen für die Erfüllung der einzelnen Aufgaben erforderlich sind. Bei der automatisierten Zeiterfassung funktioniert das Bündel "Mitarbeiter - Funktion - Werkzeug" dann einwandfrei, wenn jeder im Unternehmen einen festen Satz von Anwendungen und Websites hat, die er oder sie zur Erfüllung seiner Aufgaben nutzt. Wer also aus diesem Bündel herausfällt, den können Sie relativ problemlos entlassen.

Die meisten Unternehmen, die automatische Zeiterfassungssysteme einsetzen, identifizieren vier Arten von "überflüssigen Mitarbeitern".

Entlassungsgrund: Sie tun nichts

Die Überwachung der Computeraktivität gibt ein vollständiges Bild des Arbeitstages eines jeden Mitarbeiters. Die Erfahrung unserer Nutzer mit 40 oder mehr Mitarbeitern zeigt, dass es in jedem Arbeitsteam mindestens zwei Mitarbeiter gibt, die zwar physisch am Arbeitsplatz anwesend sind, aber keine nützlichen Funktionen ausüben.

Es ist völlig in Ordnung, wenn sich ein Mitarbeiter vor Beginn des Arbeitstages 15 Minuten lang in ein soziales Netzwerk einloggt. Aber wenn er stattdessen fünf Stunden am Tag Online-Spiele spielt, haben Sie allen Grund, zu überdenken, ob Sie diesen Mitarbeiter überhaupt brauchen.

Die Entstehung eingefleischter Müßiggänger in einem Unternehmen ist möglich, wenn der Unternehmensleiter das Problem der Arbeitsorganisation als "ein für allemal gelöst" ansieht und den Arbeitsprozess nicht mit einer gewissen Regelmäßigkeit kontrolliert. Selbst die Besten unter uns neigen dazu, ein wenig nachzulassen, wenn die Kontrolle nachlässt.

Die Trennung von "Slackern" ist normalerweise nicht mit Risiken verbunden, wie das reale Beispiel eines unserer Anwender zeigt: Einer der Abteilungsleiter des Unternehmens erfuhr von der Entlassung eines seiner Untergebenen nur zwei Tage, nachdem dieser nicht mehr im Büro erschienen war.

Entlassungsgrund: Sie machen die Arbeit eines anderen

Wenn ein Mitarbeiter häufig Programme oder Websites nutzt, die ihm nicht bei der Erfüllung seiner persönlichen Aufgaben helfen sollen, kann das bedeuten, dass diese Person die Arbeit eines anderen erledigt. Es kann sogar sein, dass diese Mitarbeiter überhaupt keine eigenen Aufgaben oder Projekte haben und ihre gesamte Zeit mit Arbeiten verbringen, die nicht anhand eines objektiven Maßstabs überprüft oder bewertet werden können.

In Unternehmen, in denen die Vorgesetzten die Zuständigkeiten selbständig auf die Mitarbeiter verteilen und die Arbeit ihrer Abteilung kontrollieren, gibt es immer mehrere Mitarbeiter, die zur Unterstützung eines Mitarbeiters oder zur Unterstützung eines Projektteams in einem bestimmten Projektbereich eingesetzt werden können.

Die Trennung von einem "Assistenten" wird für die Mitarbeiter des Unternehmens praktisch problemlos sein, da die Mitarbeiter, die zuvor seine Dienste in Anspruch genommen haben, die Arbeit selbst erledigen. Dies fördert eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast auf alle Beschäftigten, und die Lohnmittel können zugunsten produktiverer Arbeitnehmer umverteilt werden.

Entlassungsgrund: Sie schieben ihre Arbeit auf andere ab

Sie sind oft in Abteilungen untergebracht, in denen alle Mitarbeiter ähnliche Aufgaben haben. In der Regel wird einer Abteilung als Ganzes eine Aufgabe zugewiesen, und die Mitarbeiter verteilen untereinander die Verantwortlichkeiten und das Arbeitspensum, das zur Erfüllung der Aufgabe erforderlich ist.

Ein Beispiel: Drei Mitarbeiter einer Logistikabteilung mussten innerhalb einer Woche 1.000 neue Artikel in die Datenbank eingeben. Die Aufgabe konnte genau und pünktlich erledigt werden, aber wenn man sich anschaut, wie die drei Mitarbeiter die Computer für die Arbeit nutzten, stellt man fest, dass zwei von ihnen 95 % der Arbeitszeit in Unternehmensdatenbanken und Excel verbrachten, der dritte aber nur 35 % der Zeit. Das bedeutet, dass die gesamte Arbeit der Abteilung tatsächlich von zwei der drei Mitarbeiter erledigt wurde.

Erfahrungsgemäß kann dieser Zustand auch in einem Unternehmen mit nur 10 Mitarbeitern auftreten. Es gibt immer drei oder vier Personen, die den größten Teil der Arbeitslast übernehmen, und dadurch entsteht bei den übrigen Mitarbeitern das falsche Gefühl, dass einzelne Lasten teilweise auch auf sie übertragen werden können.

Entlassungsgrund: Sie leisten viel Arbeit, behindern aber eher, als dass sie helfen

Jeder Arbeitnehmer hat eine Reihe von Aufgaben, die im Arbeitsvertrag und in der Stellenbeschreibung festgelegt sind. Und er oder sie muss sie erfüllen. Selbst wenn Mitarbeiter nicht durch persönliche Angelegenheiten, sondern durch die Notwendigkeit, einem Kollegen zu helfen, von ihrer Arbeit abgelenkt werden, ist das immer noch ein Problem.

Führungskräfte haben keine Möglichkeit, in den Computer jedes Mitarbeiters zu schauen, so dass sie möglicherweise nie erfahren werden, dass z. B. der Vertriebsleiter des Unternehmens Word häufiger als nötig verwendet (um Geschäftsvorschläge zu schreiben und im Wesentlichen die Arbeit der Marketingabteilung zu erledigen) oder Kunden häufig über die technischen Möglichkeiten eines Produkts berät (was die Aufgabe des technischen Supports ist), obwohl die einzige Aufgabe des Vertriebsleiters der Verkauf ist.

"Tausendsassas" machen vieles gleichzeitig, bringen aber entweder nichts davon zu Ende oder machen alles gleich schlecht, weil sie von Aufgabe zu Aufgabe springen und ständig abgelenkt sind. Selbst wenn sie immer voll ausgelastet sind und sich ständig mit irgendetwas beschäftigen, ist es unmöglich, ihren Beitrag zu den Kosten des Produkts zu messen. Und das ist Grund genug, einen solchen Mitarbeiter zu entlassen.