Welche Ihrer Mitarbeiter können ohne geschäftliche Einbußen entlassen werden?

Wie kann ein automatisiertes Mitarbeiterüberwachungssystem bei der Personalverwaltung in kleinen und mittleren Unternehmen helfen und Ihnen Geld sparen, indem Sie feststellen, welche Ihrer Mitarbeiter überflüssig sind?

Es scheint, dass das Schwierigste bei der Entlassung von Mitarbeitern darin besteht, einer ahnungslosen Person mitzuteilen, dass ihre Dienste nicht mehr benötigt werden. In Wirklichkeit ist die Entlassung ein ebenso komplexer und kostspieliger Prozess wie die Einstellung von Mitarbeitern.

A friend of mine who is a businessman could not get on with his new subordinate and six months later fired him explaining that the employee "did not understand the structure of the business." A month later the fired employee got hired by a competitor and after a short time he managed to achieve outstanding results in his new company. So my friend rather than admit his mistake (and it certainly was a mistake) came up with another explanation: competitors pay more.

To avoid such situations managers have to evaluate the effectiveness of employees basing the evaluation on objective criteria and not on some circumstantial evidence like "understanding of the structure of a business". Focusing on personal perceptions of an abstract good employee is a direct path to company's break-up.

To properly optimize your staff you need to establish exactly which actions are required to be taken for each task’s fulfillment. With automated time and attendance tracking when everyone in the company has an established set of applications and sites which he or she uses to perform their duties the "employee - function - tool" bundle works flawlessly. So those who fall out of this bundle you can dismiss relatively trouble-free.

Most companies which use automated time and attendance tracking systems identify four types of "superfluous employees".

Entlassungsgrund: Sie tun nichts

Die Überwachung der Computeraktivität gibt ein vollständiges Bild des Arbeitstages eines jeden Mitarbeiters. Die Erfahrung unserer Nutzer mit 40 oder mehr Mitarbeitern zeigt, dass es in jedem Arbeitsteam mindestens zwei Mitarbeiter gibt, die zwar physisch am Arbeitsplatz anwesend sind, aber keine nützlichen Funktionen ausüben.

Es ist völlig in Ordnung, wenn sich ein Mitarbeiter vor Beginn des Arbeitstages 15 Minuten lang in ein soziales Netzwerk einloggt. Aber wenn er stattdessen fünf Stunden am Tag Online-Spiele spielt, haben Sie allen Grund, zu überdenken, ob Sie diesen Mitarbeiter überhaupt brauchen.

The emergence of inveterate idlers in a company is possible if the company manager sees the problem of organizing labor as "resolved once and for all" and does not control the working process with a certain periodicity. Even the best of us tend to loosen up a bit when control is weakened.

Parting with the "slackers" normally does not carry risks as the real example of one of our users shows: one of the company’s department heads found out about the dismissal of one of his subordinates only two days after the latter stopped showing up at the office.

Entlassungsgrund: Sie machen die Arbeit eines anderen

Wenn ein Mitarbeiter häufig Programme oder Websites nutzt, die ihm nicht bei der Erfüllung seiner persönlichen Aufgaben helfen sollen, kann das bedeuten, dass diese Person die Arbeit eines anderen erledigt. Es kann sogar sein, dass diese Mitarbeiter überhaupt keine eigenen Aufgaben oder Projekte haben und ihre gesamte Zeit mit Arbeiten verbringen, die nicht anhand eines objektiven Maßstabs überprüft oder bewertet werden können.

In Unternehmen, in denen die Vorgesetzten die Zuständigkeiten selbständig auf die Mitarbeiter verteilen und die Arbeit ihrer Abteilung kontrollieren, gibt es immer mehrere Mitarbeiter, die zur Unterstützung eines Mitarbeiters oder zur Unterstützung eines Projektteams in einem bestimmten Projektbereich eingesetzt werden können.

Parting with an "assistant" will be virtually trouble-free for company’s staff as employees who had previously used his or her services will do the work themselves. This promotes even distribution of the workload for all employees and wage fund can be reallocated in favor of more productive workers.

Entlassungsgrund: Sie schieben ihre Arbeit auf andere ab

Sie sind oft in Abteilungen untergebracht, in denen alle Mitarbeiter ähnliche Aufgaben haben. In der Regel wird einer Abteilung als Ganzes eine Aufgabe zugewiesen, und die Mitarbeiter verteilen untereinander die Verantwortlichkeiten und das Arbeitspensum, das zur Erfüllung der Aufgabe erforderlich ist.

Ein Beispiel: Drei Mitarbeiter einer Logistikabteilung mussten innerhalb einer Woche 1.000 neue Artikel in die Datenbank eingeben. Die Aufgabe konnte genau und pünktlich erledigt werden, aber wenn man sich anschaut, wie die drei Mitarbeiter die Computer für die Arbeit nutzten, stellt man fest, dass zwei von ihnen 95 % der Arbeitszeit in Unternehmensdatenbanken und Excel verbrachten, der dritte aber nur 35 % der Zeit. Das bedeutet, dass die gesamte Arbeit der Abteilung tatsächlich von zwei der drei Mitarbeiter erledigt wurde.

Erfahrungsgemäß kann dieser Zustand auch in einem Unternehmen mit nur 10 Mitarbeitern auftreten. Es gibt immer drei oder vier Personen, die den größten Teil der Arbeitslast übernehmen, und dadurch entsteht bei den übrigen Mitarbeitern das falsche Gefühl, dass einzelne Lasten teilweise auch auf sie übertragen werden können.

Entlassungsgrund: Sie leisten viel Arbeit, behindern aber eher, als dass sie helfen

Jeder Arbeitnehmer hat eine Reihe von Aufgaben, die im Arbeitsvertrag und in der Stellenbeschreibung festgelegt sind. Und er oder sie muss sie erfüllen. Selbst wenn Mitarbeiter nicht durch persönliche Angelegenheiten, sondern durch die Notwendigkeit, einem Kollegen zu helfen, von ihrer Arbeit abgelenkt werden, ist das immer noch ein Problem.

Führungskräfte haben keine Möglichkeit, in den Computer jedes Mitarbeiters zu schauen, so dass sie möglicherweise nie erfahren werden, dass z. B. der Vertriebsleiter des Unternehmens Word häufiger als nötig verwendet (um Geschäftsvorschläge zu schreiben und im Wesentlichen die Arbeit der Marketingabteilung zu erledigen) oder Kunden häufig über die technischen Möglichkeiten eines Produkts berät (was die Aufgabe des technischen Supports ist), obwohl die einzige Aufgabe des Vertriebsleiters der Verkauf ist.

"Jacks of all trades" do a lot of things at once but either never bring any of them to the end or do all of them equally badly because they jump from task to task and are constantly distracted. Even if they are always heavily loaded with work and busy with something all the time it is impossible to measure their contribution into the cost of the product. And this is a reason enough to dismiss such employee.