Mitarbeiterdiebstahl: Eine stille Epidemie, die Unternehmen Milliarden kostet

Stellen Sie sich einen unsichtbaren Dieb vor, der still und leise Millionen aus den Kassen Ihres Unternehmens abzieht. Mitarbeiterdiebstahl, eine weit verbreitete und oft übersehene Bedrohung, ist genau das.

Nach Angaben von Exploding Topics werden US-amerikanische Unternehmen jährlich von ihren eigenen Mitarbeitern um unglaubliche 50 Milliarden Dollar bestohlen. Die Unternehmen verlieren etwa 5 % ihrer Einnahmen, weil Mitarbeiter Geld oder Sachwerte stehlen oder Finanzbetrug begehen.

Abgesehen von den finanziellen Verlusten untergraben Mitarbeiterdiebstähle das Vertrauen, schaden der Moral und gefährden den Ruf Ihres Unternehmens. Die Wahrheit ist, dass Diebstahl am Arbeitsplatz kein isoliertes Problem ist - es ist eine drohende Gefahr für alle Branchen und betrifft Unternehmen jeder Größe.

Dieser Artikel soll Ihnen als Leitfaden dienen, indem er die verschiedenen Formen des Mitarbeiterdiebstahls, seine weitreichenden Folgen und vor allem die konkreten Schritte beleuchtet, die Sie unternehmen können, um ihn in Ihrem Unternehmen zu verhindern und aufzudecken.

Diebstahl durch Mitarbeiter ist kein singuläres Verbrechen, sondern äußert sich in verschiedenen betrügerischen Verhaltensweisen, die je nach Branche und Position des Mitarbeiters groß oder klein sind. Die Mitnahme eines Blocks mit Haftnotizen oder eines Stifts scheint keine große Sache zu sein - aber technisch gesehen ist selbst dies ein Diebstahl, der die Ressourcen Ihres Unternehmens schmälert.

Schauen wir uns an, für welche Formen des Diebstahls die verschiedenen Branchen am anfälligsten sind.

Der Einzelhandel ist ein fruchtbares Feld für alle Arten von Betrug. So verlieren amerikanische Einzelhändler bis zu 43 % ihrer Einnahmen durch Mitarbeiterdiebstahl.

Zum Diebstahl in dieser Branche gehören:

• Diebstahl einer Registrierkasse: Die Beschäftigten können täglich mit großen Bargeldbeträgen umgehen, was ihnen Raum für zwielichtige Machenschaften lässt. Dazu gehört das Abschöpfen von Geldern, bevor sie im System erfasst werden, oft durch betrügerische Transaktionen oder das Einstecken von Bargeldzahlungen.

  Fall 1. Manche Mitarbeiter sind bei solchen Programmen bemerkenswert kreativ. CleverControl arbeitete mit einem kleinen Offline-Händler zusammen, der ein Bonuskartenprogramm für treue Kunden anbot. Ein skrupelloser Kassierer ersann einen Plan, um dieses System auszunutzen. Er zog diskret Boni von Kundenkarten ab, um einen Teil oder sogar den gesamten Kaufpreis zu decken. Dennoch stellte er dem Kunden den vollen Preis in bar in Rechnung. Auf diese Weise kassierte er die Differenz zwischen dem tatsächlichen Preis und dem mit den Boni bezahlten Betrag.

• Warendiebstahl ist der Diebstahl von Produkten für den persönlichen Gebrauch oder den Weiterverkauf. Einzelhandelsgeschäfte sind für diese Art von Diebstahl besonders anfällig: Mitarbeiter haben viele Gelegenheiten, kleine Gegenstände, Kleidung, Lebensmittel und sogar technische Geräte zu stehlen.

• Manipulation des Inventars beinhaltet betrügerische Praktiken, die die Bestandsaufzeichnungen verfälschen. Mitarbeiter könnten Schadensberichte fälschen, um nicht vorhandene Produkte zu ihrem persönlichen Vorteil geltend zu machen. Die Kassierer könnten auch rechtmäßige Verkaufstransaktionen stornieren, indem sie vorgeben, dass der Kunde seine Meinung geändert hat. Sie könnten dann das Bargeld behalten oder die entwertete Quittung verwenden, um eine betrügerische Rückgabe für sich selbst oder einen Komplizen zu bearbeiten. Diese Masche kann auch bei Warenrücksendungen angewandt werden, indem eine Rücksendung bearbeitet wird, ohne dass die Artikel tatsächlich ankommen.

Das Finanzwesen ist ein weiterer Bereich, der am anfälligsten für Diebstahl ist. Hier gibt es die folgenden Betrugsmethoden:

• Veruntreuung bezieht sich auf die Veruntreuung von anvertrauten Geldern oder Eigentum zum persönlichen Vorteil. Ein vertrauenswürdiger Mitarbeiter könnte Firmengelder zu seinem eigenen Nutzen abzweigen.

• Spesenkonto-Betrug Mitarbeiter, die überhöhte oder gefälschte Spesenabrechnungen einreichen, um persönliche Ausgaben als Geschäftskosten geltend zu machen.

• Manipulation von Finanzunterlagen Mitarbeiter könnten Finanzunterlagen ändern, um Unterschlagungen oder andere Formen des Diebstahls zu verbergen. Diese Manipulationen können die Aufdeckung betrügerischer Aktivitäten erschweren und schwerwiegende rechtliche Folgen haben.

  Fall 2. Ein dreister interner Diebstahl kam in einer Unternehmensniederlassung ans Licht, als sich ein ehemaliger Mitarbeiter an die Unternehmenszentrale wandte. Der Mann fragte sich, warum er immer noch W-2-Steuerformulare erhielt und Steuern für Löhne schuldete, die er nie verdient hatte. Die Ermittlungen ergaben, dass die Geschäftsführerin den ehemaligen Mitarbeiter zwei Jahre lang in betrügerischer Absicht in das Lohnbuchhaltungssystem aufgenommen hatte. Anschließend steckte sie das unter dem Namen des falschen Mitarbeiters ausgezahlte Gehalt ein.

Die Arbeit im Gastgewerbe wird oft mit einer niedrigen Vergütung, schlechten Arbeitsbedingungen, überwältigendem Stress und Burnout durch die Kommunikation mit Kunden in Verbindung gebracht. Unter diesen Bedingungen kann der Arbeitnehmer der Versuchung nicht widerstehen, wenn sich die Gelegenheit bietet, wie eine vergessene Sache oder eine offene Kassenschublade.

Zu den häufigsten Diebstählen im Gastgewerbe gehören:

• Diebstahl von Bargeld aus Registrierkassen ist, wenn Angestellte Bargeld direkt aus Restaurantkassen oder von Hotelrezeptionen stehlen können.

• Einstecken von Trinkgeldern, die für Kollegen bestimmt sind: Mitarbeiter, die Trinkgelder zusammenlegen, könnten einen Teil, der für ihre Kollegen bestimmt ist, stehlen. Ein solches Verhalten schadet nicht nur dem Unternehmen, sondern führt auch zu Spannungen und Misstrauen unter den Mitarbeitern.

• Überhöhte Preise für die Kunden: Mitarbeiter könnten unzulässige Posten auf Rechnungen setzen oder die Preise zum persönlichen Vorteil überhöhen.

  Fall 3. Kriminelle Köpfe tauchen im Gastgewerbe genauso auf wie im Einzelhandel und schmieden komplexe Pläne, um Profit zu machen, wie im folgenden Fall.

  Der General Manager des Hotels erhielt einen Beschwerdeanruf von einem Gast, der eine Rückerstattung für einen früheren Aufenthalt verlangte. Nach einer kurzen Untersuchung stellte er fest, dass der Aufenthalt des Gastes im System fehlte und das betreffende Zimmer aufgrund einer Teppichreinigung an diesem Tag als nicht in Ordnung markiert war.

  Weitere Nachforschungen brachten eine verblüffende Entdeckung zutage: Das Nachtprüfungspersonal und eine Haushälterin, die in einer intimen Beziehung standen, hatten sich abgesprochen, um Zahlungen von bar zahlenden Gästen, die nachts für einen Aufenthalt von einer Nacht eincheckten, zu kassieren. Die Nachtkontrolle nahm Barzahlungen entgegen, checkte die Gäste ein und markierte die Zimmer als "nicht in Ordnung". Am Morgen reinigte die Haushälterin das Zimmer und setzte dessen Status auf "frei/gereinigt" zurück.

  Dieser betrügerische Plan hielt fünf Jahre lang an, wurde von der Geschäftsleitung nicht entdeckt und führte zu einem geschätzten Verlust von etwa 100.000 Dollar.

Diebstähle im Büro können unauffällige Formen annehmen und manchmal unbedeutend erscheinen; sie können jedoch schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben. Hier sehen Sie, was Büroangestellte normalerweise stehlen:

• Büromaterial: Auch wenn es auf den ersten Blick unbedeutend erscheint, kann die Anhäufung von gestohlenem Büromaterial wie Papier, Stiften oder Tonerkartuschen im Laufe der Zeit zu erheblichen Kosten führen. Ja, auch die Nutzung von Bürodruckern für persönliche Zwecke gilt als Diebstahl.

• Ausrüstung: Der Diebstahl von Geräten wie Laptops, Tablets oder Spezialwerkzeugen kann den Betrieb stören und zu Datenschutzverletzungen führen.

• Datenschutzverletzungen: Mitarbeiter mit Zugang zu sensiblen Informationen könnten Kundendaten, Geschäftsgeheimnisse oder geistiges Eigentum stehlen. Dies kann schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen für Unternehmen aller Branchen haben, insbesondere für solche im Finanz- und Technologiesektor.

• Zeitdiebstahl: Arbeitnehmer, die während ihrer Arbeitszeit Zeit verschwenden, indem sie beispielsweise übermäßig lange Pausen einlegen oder persönliche Besorgungen machen, bestehlen im Grunde ihren Arbeitgeber. Zeitdiebstahl kann ein Problem in Umgebungen sein, in denen die Arbeitszeiten nicht streng überwacht werden.

Ähnlich wie im Einzelhandel und in Büroumgebungen stehlen Mitarbeiter in der Fertigung Materialien, Werkzeuge oder fertige Produkte für den persönlichen Gebrauch oder den Weiterverkauf. Diese Diebstähle können die Produktionspläne stören und erhebliche finanzielle Verluste verursachen.

Diebstahl durch Mitarbeiter kann Ihr Unternehmen auf verschiedene Weise erheblich beeinträchtigen, weit über die offensichtlichen finanziellen Folgen hinaus.

Laut TechJury haben 75 % der Angestellten ihren Arbeitgeber mindestens einmal bestohlen; über 37 % haben es mindestens zweimal getan. Drei von zehn Mitarbeiterdieben tun dies schon seit Jahren.

Infolgedessen entgehen den Unternehmen durch Mitarbeiterdiebstahl jährlich erstaunliche 50 Milliarden Dollar, und über 30 % der Konkurse in den USA sind darauf zurückzuführen.

Mitarbeiterdiebstahl ist der Grund für 28 % der Inventarverluste und 43 % der Umsatzeinbußen im Einzelhandel, wobei jeder unehrliche Mitarbeiter ein Unternehmen im Durchschnitt 1.551,66 Dollar kostet.

Ein Veruntreuungsfall führt im Durchschnitt zu Verlusten in Höhe von 357.650 Dollar. Dieser Betrag umfasst nicht nur die direkten Betrugsverluste, sondern auch die indirekten, wie z. B. Ausgaben für die Entlassung und Einstellung von Mitarbeitern, erhöhte Ausgaben für Prüfungen und Sicherheit sowie verlorene Kunden.

Zeitdiebstahl ist auf den ersten Blick subtil und unschuldig, führt aber zu spürbaren Verlusten - rund 400 Milliarden Dollar pro Jahr, wovon 75 % der Unternehmen betroffen sind. Mehr als 40 % der Arbeitnehmer begehen die eine oder andere Form des Zeitdiebstahls, von der Aufblähung ihrer Arbeitszeit bis hin zu häufigen Pausen während der Stechuhr.

Mitarbeiterdiebstahl kann das Vertrauen der Kunden untergraben und den Ruf Ihres Unternehmens schädigen. Wenn Kunden feststellen, dass Mitarbeiter gestohlen haben, machen sie sich Sorgen um die Sicherheit ihrer Daten oder die allgemeine Integrität des Unternehmens. Zu den Folgen für den Ruf gehören auch der Verlust von Kunden, das Misstrauen der Aktionäre und geringere Gewinne.

Interne Diebstähle können Misstrauen und Verdacht bei den Mitarbeitern wecken. Ehrliche Mitarbeiter, die einen Diebstahl entdecken, fühlen sich möglicherweise entmutigt und stellen das Engagement des Unternehmens für eine faire Behandlung in Frage. Diebstahl kann sich negativ auf die Moral und die Arbeitsplatzkultur auswirken, zu erhöhter Mitarbeiterfluktuation und sogar zu höheren Einstellungskosten führen, um den geschädigten Ruf des Unternehmens wiederherzustellen.

Die Bekämpfung von Mitarbeiterdiebstahl erfordert einen umfassenden Ansatz, der präventive Maßnahmen mit wirksamen Aufdeckungsstrategien kombiniert. Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie unternehmen können:

• Legen Sie klare und präzise Unternehmensrichtlinien fest, in denen akzeptables und inakzeptables Verhalten beschrieben wird. Sie sollten ausdrücklich auf Diebstahl durch Mitarbeiter und dessen Folgen eingehen.
• Führen Sie ein System der Aufgabentrennung ein. Dies bedeutet, dass kritische Aufgaben wie die Genehmigung von Zahlungen, der Umgang mit Bargeld und die Abstimmung von Konten voneinander getrennt werden, um die Möglichkeiten eines einzelnen Mitarbeiters zu minimieren, Diebstähle zu begehen und zu verbergen.
• Durchführung regelmäßiger interner Audits zur Ermittlung von Unstimmigkeiten oder verdächtigen Aktivitäten.

• Verwenden Sie Sicherheitskameras an strategischen Orten, um Diebstähle zu verhindern und die Aktivitäten der Mitarbeiter zu überwachen.
• Implementierung von Zugangskontrollsystemen, um den Zugang zu sensiblen Bereichen und Informationen auf der Grundlage von Aufgaben und Zuständigkeiten zu beschränken.
• Investieren Sie in moderne POS-Systeme (Point-of-Sale) mit Funktionen, die die Transaktionen der einzelnen Mitarbeiter verfolgen und unberechtigte Stornierungen oder Rabatte verhindern.
• Software zur Mitarbeiterüberwachung, wie CleverControl, kann ein weiteres Instrument zur Verteidigung gegen Mitarbeiterdiebstahl sein. Sie sollte zwar nicht die einzige Lösung sein, kann aber wertvolle Einblicke in die Aktivitäten der Mitarbeiter liefern. Durch die Überwachung der Computernutzung, des Internet-Browsing-Verlaufs, der Tastatureingaben, der Screenshots und der Gesichtserkennung können Sie verdächtiges Verhalten erkennen, das weitere Untersuchungen rechtfertigen könnte. Außerdem kann das Bewusstsein, überwacht zu werden, diejenigen abschrecken, die einen Diebstahl in Erwägung ziehen. Die Software zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität eignet sich auch hervorragend zur Bekämpfung des Zeitdiebstahls. Es ist wichtig, klare Richtlinien einzuführen und die Zustimmung der Mitarbeiter einzuholen, bevor solche Software eingesetzt wird.

• Förderung einer Unternehmenskultur, die Ehrlichkeit, Integrität und ethisches Verhalten in den Vordergrund stellt.
• Gehen Sie mit gutem Beispiel voran - zeigen Sie ethisches Verhalten von oben nach unten.
• Schaffen Sie anonyme Meldewege, um Mitarbeiter zu ermutigen, mutmaßliches Fehlverhalten ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen zu melden.

• Durchführung regelmäßiger Schulungsprogramme zur Aufklärung der Mitarbeiter über die Unternehmensrichtlinien zu Diebstahl und Betrug.
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die verschiedenen Arten von Mitarbeiterdiebstahl und deren Folgen.
• Hervorhebung der Bedeutung der Sicherung von Unternehmensvermögen und des Schutzes sensibler Informationen.

Durch die Umsetzung dieser Präventiv- und Aufdeckungsmaßnahmen können Sie Ihre Anfälligkeit für Mitarbeiterdiebstahl erheblich verringern und Ihr Unternehmen vor den verheerenden finanziellen und rufschädigenden Folgen schützen.

Obwohl Mitarbeiterdiebstahl oft im Verborgenen geschieht, kann er Ihrem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen. Die finanziellen Verluste, die Schädigung des Ansehens und die Schwächung der Mitarbeitermoral machen deutlich, wie wichtig proaktive Maßnahmen sind. Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht machtlos sind. Durch die Umsetzung der in diesem Artikel beschriebenen Strategien können Sie sich gegen Mitarbeiterdiebstahl wappnen.