Software zur Mitarbeiterüberwachung in Texas: Einhaltung von Landes- und Bundesgesetzen
Seit dem Aufschwung der Überwachungssoftware für Arbeitnehmer ist der Schutz der Privatsphäre der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz ein häufiges rechtliches Problem. Welche Aktivitäten und Geräte kann der Arbeitgeber überwachen und welche nicht? Welche Überwachungspraktiken werden als Verstoß gegen die Privatsphäre der Mitarbeiter angesehen? Die Antwort auf diese Frage hängt von der Gesetzgebung ab, in der das Unternehmen tätig ist.
Die Schwierigkeit besteht darin, dass es in der Regel kein spezifisches Gesetz gibt, das die Überwachung von Mitarbeitern regelt. Stattdessen wird sie durch ein komplexes Geflecht von staatlichen und bundesstaatlichen Datenschutz- und Arbeitsgesetzen geregelt. Heute werden wir dieses Geflecht für Texas entwirren und untersuchen, wie Mitarbeiterüberwachungssoftware im Einklang mit staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen eingesetzt werden kann.
Der rechtliche Rahmen des Bundes und der Länder
Auf Bundesebene wird die Überwachung der elektronischen Kommunikation in erster Linie durch den Electronic Communications Privacy Act (ECPA) von 1986 geregelt. Es verbietet im Allgemeinen das absichtliche Abhören von drahtgebundener, mündlicher und elektronischer Kommunikation. Es gibt jedoch Ausnahmen für Arbeitgeber. Es steht den Arbeitgebern frei, die elektronische Kommunikation auf firmeneigenen Geräten im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit oder mit Zustimmung der Mitarbeiter zu überwachen. Das Abhören von Privatgesprächen ist generell verboten.
Was die staatlichen Gesetze betrifft, so sollten texanische Arbeitgeber das texanische Gesetz zum Schutz der Privatsphäre von 2019 berücksichtigen. Demnach müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter darüber informieren, wann und wie ihre Aktivitäten überwacht werden. Mit anderen Worten: Auch wenn die Überwachung erlaubt ist, müssen die Mitarbeiter über Art und Umfang der Überwachungspraktiken informiert werden.
Praktiken, die als aufdringlich angesehen werden können, nämlich die Video- und Audioüberwachung, sind zulässig, allerdings mit Einschränkungen. Während die texanische Gesetzgebung die Videoüberwachung in öffentlichen Bereichen am Arbeitsplatz ohne Zustimmung des Mitarbeiters generell erlaubt, ist für die Audioaufzeichnung mindestens die Zustimmung einer Partei erforderlich (d. h. der Aufzeichner muss ein Teilnehmer des Gesprächs sein oder die Zustimmung eines Teilnehmers haben). Die Überwachung privater Bereiche oder persönlicher Geräte/Konten erfordert die ausdrückliche Zustimmung der Mitarbeiter.
Texas kennt auch das Gewohnheitsrecht auf Privatsphäre und das Delikt des Eindringens in die Privatsphäre, insbesondere das "Eindringen in die Abgeschiedenheit". Um eine Verletzung geltend machen zu können, muss ein Arbeitnehmer ein vorsätzliches und höchst beleidigendes Eindringen in private Angelegenheiten nachweisen, bei denen eine angemessene Erwartung an die Privatsphäre besteht. So fallen beispielsweise Bereiche wie Umkleideräume und Toiletten in die Kategorie der angemessenen Erwartungen an die Privatsphäre. Persönliche Chats auf firmeneigenen Geräten fallen jedoch nicht darunter.
Spezifische Überwachungspraktiken können in der folgenden Tabelle zusammengefasst werden:
Praktische Schritte für eine gesetzeskonforme Mitarbeiterüberwachung
In Anbetracht der staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften sind die besten Praktiken für texanische Organisationen, die Software zur Mitarbeiterüberwachung einsetzen, folgende:
- Die Arbeitgeber sollten das Ziel der Überwachung und den Umfang der zu überwachenden Aktivitäten definieren, um dieses Ziel zu erreichen. Das Tracking sollte auf diese spezifischen Aktivitäten beschränkt sein.
- Arbeitgeber sollten die Überwachung in Fällen, in denen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen, sorgfältig in Betracht ziehen, z. B. bei Heimbüros oder bei Maßnahmen, bei denen man seine eigenen Geräte mitbringt.
- Unternehmen sollten nach Möglichkeit weniger einschneidende Überwachungsmethoden anwenden. So können Manager beispielsweise Überwachungssoftware einrichten, um unerwünschte Websites und soziale Medien zu blockieren, anstatt den Internet- und Chatverlauf akribisch zu verfolgen.
- Die Arbeitgeber sollten detaillierte Überwachungsrichtlinien erstellen und sie allen betroffenen Mitarbeitern zur Verfügung stellen. In diesen Dokumenten sollte beschrieben werden, welche Daten erfasst werden, wie sie gespeichert werden, zu welchem Zweck die Überwachung erfolgt und wer auf die Daten zugreifen darf. Die Unternehmen sollten die Überwachungsrichtlinien regelmäßig unter Hinzuziehung von Personal- und Rechtsexperten überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den geltenden Rechtsvorschriften entsprechen.
- Arbeitgeber in Texas sollten ihre Mitarbeiter über die Überwachungspraktiken informieren und im Idealfall ihre schriftliche Zustimmung einholen. Obwohl die Zustimmung nicht immer erforderlich ist, trägt sie dazu bei, die Erwartungen der Mitarbeiter zu erfüllen, und stärkt die rechtliche Verteidigung des Arbeitgebers gegen Datenschutzklagen.
- Das texanische Recht erkennt, wie auch das Bundesrecht, an, dass bestimmte Bereiche von Natur aus privat sind. Orte, an denen die Beschäftigten ein hohes Maß an Privatsphäre erwarten, wie Umkleideräume oder Toiletten, dürfen nicht überwacht werden. Arbeitgebern ist es zwar gestattet, Pausenräume oder Gemeinschaftsbereiche mit entsprechender Ankündigung zu überwachen, sie sollten jedoch sicherstellen, dass die Überwachung nicht zu aufdringlich oder belästigend ist.
- Mitarbeiter in Texas dürfen ohne die ausdrückliche Zustimmung des Besitzers nicht auf persönliche Geräte wie Laptops oder Telefone zugreifen oder diese verfolgen, selbst wenn das Gerät für die Arbeit verwendet wird. Ebenso ist es nicht erlaubt, die persönlichen E-Mail- oder Social-Media-Konten eines Mitarbeiters zu verfolgen, selbst wenn der Mitarbeiter über einen Firmencomputer darauf zugreift.
- Arbeitgeber dürfen den Standort von firmeneigenen Fahrzeugen und Geräten überwachen, wenn sie die Mitarbeiter über das Tracking informieren und ihre Zustimmung einholen.
- Bevor Arbeitgeber neue Überwachungsformen einführen, sollten sie deren mögliche Auswirkungen abschätzen und sich mit den Datenschutzbehörden und Betriebsräten beraten.
Wenn texanische Arbeitgeber sowohl die Bundes- als auch die Landesgesetze sorgfältig berücksichtigen und gut definierte, transparente Überwachungsrichtlinien einführen, wird die Software zur Mitarbeiterüberwachung zu einem mächtigen Verbündeten bei der Steigerung der Produktivität und Sicherheit des Unternehmens.