Software zur Mitarbeiterüberwachung in Kalifornien: Rechtliche Anforderungen und bewährte Praktiken

Artikel I, Abschnitt 1 der kalifornischen Verfassung erklärt die Privatsphäre zu einem unveräußerlichen Recht aller Menschen. Am Arbeitsplatz sind die Rechte auf Privatsphäre jedoch nicht so absolut, da sie sich mit den legitimen Interessen des Unternehmens überschneiden können, wie z. B. der Aufrechterhaltung von Produktivität und Sicherheit.

Diese Interessenkonflikte werden durch die folgenden Bestimmungen geregelt:

• Kalifornisches Gesetz über das Eindringen in die Privatsphäre (CIPA). Das CIPA verbietet das Abhören oder Aufzeichnen vertraulicher Gespräche in all ihren Formen ohne die Zustimmung aller Beteiligten. Zu diesen Formen gehören Telefongespräche, E-Mails und Sofortnachrichten. CIPA verbietet es Unternehmen, selbst arbeitsbezogene Gespräche (z. B. Telefongespräche mit Kunden) ohne die Zustimmung des Mitarbeiters und des Kunden heimlich aufzuzeichnen. Diese Zustimmung muss ausdrücklich erfolgen und dokumentiert werden. Der bloße Hinweis in einer allgemeinen Richtlinie, dass eine Überwachung stattfinden kann, reicht möglicherweise nicht aus, um in allen Situationen eine gültige Zustimmung zu erhalten.

• Kalifornisches Arbeitsgesetzbuch, Abschnitt 435 verbietet es Arbeitgebern, Informationen über soziale Medien von Arbeitnehmern oder Bewerbern anzufordern.

• Kalifornisches Verbraucherschutzgesetz (CCPA) und kalifornisches Datenschutzgesetz (CPRA) konzentrieren sich in erster Linie auf Verbraucherdaten, gewähren aber auch Arbeitnehmern mit Wohnsitz in Kalifornien bestimmte Rechte. So müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter darüber informieren, welche Daten über sie gesammelt werden, warum, wie sie verwendet werden und welche Rechte sie haben, um auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen, sie zu löschen oder ihre Verwendung abzulehnen.

• Angemessene Erwartungen an die Privatsphäre weist darauf hin, dass die Rechtmäßigkeit der Überwachung oft davon abhängt, ob ein Arbeitnehmer vernünftigerweise davon ausgeht, dass der Bereich oder die Kommunikationsmethode geschützt ist. Eine klar kommunizierte Überwachungspolitik kann diese Erwartung etwas abschwächen. Aber selbst eine solche Richtlinie kann es dem Arbeitgeber nicht erlauben, Bereiche zu überwachen, in denen die Mitarbeiter immer Privatsphäre erwarten, wie z. B. Toiletten oder Pausenräume.

Angemessene Erwartungen an den Schutz der Privatsphäre können je nach überwachtem Gerät und Bereich sehr unterschiedlich sein. So erwarten die Mitarbeiter in allgemein zugänglichen Bereichen wie Arbeitsplätzen oder Besprechungsräumen naturgemäß weniger Privatsphäre, insbesondere wenn der Arbeitgeber eine transparente Überwachungspolitik betreibt. Im Gegensatz dazu sind persönliche Büros, persönliche Schließfächer und natürlich Toiletten und Umkleideräume die Bereiche, in denen die Mitarbeiter ein hohes Maß an Privatsphäre erwarten.

Ein ähnlicher Grundsatz gilt für die Überwachung von Geräten. Die Überwachung von firmeneigenen Laptops, Telefonen und anderen Geräten wird im Allgemeinen eher erwartet und ist rechtlich vertretbar. Gleichzeitig wird die Überwachung privater Geräte, insbesondere außerhalb der Arbeitszeiten oder in Verbindung mit privaten Konten, in den meisten Fällen als "No-No" betrachtet.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass kalifornische Arbeitgeber überwachen können:

• Firmeneigene Geräte und Plattformen und arbeitsbezogene Kommunikation auf diesen Geräten.

• Leistung der Mitarbeiter innerhalb angemessener Grenzen.

• Standort von firmeneigenen Fahrzeugen oder Geräten.

• Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien, des Verhaltenskodex des Unternehmens und der gesetzlichen Vorschriften.

• Nutzung des Internets in Unternehmensnetzen.

• Sicherheitsaufzeichnungen auf dem Firmengelände.

Organisationen sollten dies nicht tun:

• Verfolgen Sie die persönliche Kommunikation auf den privaten Geräten der Mitarbeiter oder außerhalb der Arbeitszeiten.

• Überwachen Sie private Bereiche mit hohen Erwartungen an die Privatsphäre, z. B. Umkleideräume oder Toiletten.

• diskriminierende Überwachungspraktiken aufgrund von Geschlecht, Behinderung, Religion oder anderen geschützten Merkmalen anwenden.

• Verdeckte Überwachung, die die Würde der Mitarbeiter untergräbt.

• Einsatz der Überwachung als Belästigungs- oder Einschüchterungsmethode gegen unliebsame Mitarbeiter.

Um auf der richtigen Seite des Gesetzes zu bleiben und die Privatsphäre der Mitarbeiter zu respektieren, empfehlen wir kalifornischen Unternehmern, diese Grundsätze zu befolgen:

• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter stets über jede Form der Überwachung.

• Erforderlichenfalls ist die Zustimmung zur Überwachung einzuholen.

• einen legitimen Geschäftszweck haben, wie z. B. Leistungs- oder Sicherheitsbelange.

• Überwachen Sie nur das, was zur Erreichung des angegebenen Geschäftszwecks notwendig ist. Vermeiden Sie eine zu umfassende oder aufdringliche Überwachung.

• Beschränken Sie die Überwachung auf arbeitsbezogene Kommunikation und Aktivitäten während der Arbeitszeiten.

• Im Zweifelsfall sollten Sie einen auf kalifornisches Arbeitsrecht spezialisierten Anwalt konsultieren, um sicherzustellen, dass Ihre Überwachungspraktiken den Vorschriften entsprechen.

Die Implementierung einer Überwachungslösung ist ein komplexer Prozess, bei dem es nicht darum geht, die leistungsstärkste Lösung auf dem Markt auszuwählen und sie auf die Computer der Mitarbeiter zu packen. Wir empfehlen einen sorgfältigen, schrittweisen Prozess, der aus mehreren Schritten besteht.

Wir empfehlen, mit der Definition spezifischer Geschäftsprobleme zu beginnen, die Sie mit der Überwachung angehen wollen. Welche sind das: Sicherheit, Leistung, Compliance oder eine Kombination davon? Die Antwort auf diese Frage bestimmt die Funktionen, nach denen Sie in einer Überwachungslösung suchen sollten.

Wenn Sie sich mit Überwachungsprogrammen beschäftigen, sollten Sie einige wichtige Faktoren beachten. Der erste Faktor sind die Funktionen der Software. Prüfen Sie die angebotenen Funktionen wie Aktivitätsüberwachung, E-Mail-Überwachung, Verfolgung von Dateiübertragungen usw. Wählen Sie diejenigen aus, die Ihren Bedürfnissen entsprechen und in Kalifornien rechtlich zulässig sind.

Benutzerfreundlichkeit und Integration sind ebenso wichtige Faktoren. Eine perfekte Wahl ist eine benutzerfreundliche Software, die sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und Ihre Systeme integrieren lässt.

Außerdem sollten Sie sich für eine Software entscheiden, die in hohem Maße anpassbar ist. Sie ermöglicht es Ihnen, die Überwachungseinstellungen zu ändern und sie individuell auf bestimmte Rollen, Abteilungen oder Mitarbeiter anzuwenden. Mit einem solchen Ansatz können Sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen und gleichzeitig die Datenerfassung minimieren und die Datenschutzbestimmungen einhalten.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Skalierbarkeit. Ihr Unternehmen wächst, und Ihre Überwachungslösung sollte mitwachsen können.

Und schließlich sollten Sie den Ruf des Anbieters prüfen. Da Sie potenziell sensible Daten sammeln, sollte Ihr Softwareanbieter einen zuverlässigen Ruf, Sicherheitszertifizierungen und starke Datenschutzprotokolle haben.

Eine plötzliche, unternehmensweite Einführung von Überwachungssoftware kann unvorhergesehene Probleme und Engpässe zutage fördern, die in einem solchen Umfang nur schwer zu lösen sind. Wir empfehlen stattdessen, mit einem Pilotprogramm zu beginnen, an dem eine einzelne Abteilung oder eine Gruppe von Mitarbeitern beteiligt ist. So können Sie die Software testen, ihre Effektivität bewerten, Feedback einholen und unerwartete Probleme erkennen.

Nach Abschluss der Pilotphase und den notwendigen Anpassungen der Software führen Sie diese im gesamten Unternehmen ein.

Eine wirksame Implementierung von Software zur Mitarbeiterüberwachung besteht nicht nur in der Installation und der Behebung technischer Probleme, sondern auch in der Schulung von Managern und Mitarbeitern in der effizienten Nutzung der Software.

In dieser Schulung müssen die Manager lernen, die Software zu nutzen, ihre Berichte zu interpretieren, die Überwachungsrichtlinien des Unternehmens zu befolgen und auftretende Probleme zu lösen.

Die Mitarbeiter sollten wissen, was überwacht wird, wie die Daten verwendet werden, wie die Überwachungspolitik des Unternehmens aussieht, und sie sollten alle Fragen und Bedenken, die sie haben könnten, beantworten.

Die Implementierung einer Lösung zur Mitarbeiterüberwachung ist kein einmaliger Prozess. Datenschutzbestimmungen ändern sich, Software entwickelt neue Funktionen, und Ihre Überwachungsziele können sich im Laufe der Zeit ändern. Deshalb ist es wichtig, die Überwachungspraktiken und -richtlinien des Unternehmens regelmäßig zu überprüfen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und sicherzustellen, dass sie für Ihre Ziele weiterhin relevant sind.

Die kalifornischen Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre sind streng. Als Geschäftsinhaber oder Manager, der eine Lösung zur Mitarbeiterüberwachung einsetzen möchte, sollten Sie auf ein Gleichgewicht zwischen den legitimen Interessen Ihres Unternehmens und der Einhaltung der geltenden Gesetze achten. Dieses Gleichgewicht liegt in einer soliden Kenntnis der Datenschutzbestimmungen, in transparenten, vertretbaren und verhältnismäßigen Praktiken und in einer sorgfältigen Auswahl der Überwachungssoftware.