Mitarbeiterüberwachung: Wie man Slacker unbemerkt identifiziert

Viele Führungskräfte entscheiden sich früher oder später für die Einführung eines Mitarbeiterüberwachungssystems in ihrem Unternehmen. Die Tatsache, dass im Büro ein Überwachungssystem installiert ist, sollte den Mitarbeitern jedoch nicht verborgen bleiben, um Konflikte zu vermeiden.

In diesem Artikel geht es um die Frage, wie die Überwachung der Mitarbeiter organisiert werden kann und welches System der Arbeitszeitüberwachung am effektivsten ist. Die Überwachung von Mitarbeitern wird häufig von Managern eingesetzt, die alles unter Kontrolle halten wollen. Die moderne technische Ausrüstung ermöglicht es, jedes Gespräch abzuhören, die Räumlichkeiten zu besichtigen und den Netzwerkverkehr auf jedem Kanal zu erfassen.

Die einzige Frage ist die Angemessenheit der Kosten - das Mitarbeiterüberwachungssystem muss der Aufgabe angemessen sein. Wie kann man es also mit einem minimalen Budget einführen? Wenn Sie sich für ein Mitarbeiterüberwachungssystem entscheiden, sollten Sie es zunächst einmal nicht vor den Mitarbeitern verstecken. Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter darüber Bescheid weiß.

Dies verschafft Ihnen erstens die Rechtsgrundlage für diese Art der Überwachung und macht die Ergebnisse in den meisten Fällen legitim. (In vielen Ländern dürfen das nicht einmal Privatdetektive tun. Nur Strafverfolgungsbehörden haben das Recht, verdeckte Überwachung durchzuführen, und selbst die brauchen dafür eine Genehmigung. Erinnern wir uns: Das Ziel jeder Sicherheitsmaßnahme ist es, Straftaten zu verhindern und die Begehung von Straftaten zu erschweren, was bedeutet, dass es nicht nur unnötig, sondern auch kontraproduktiv ist, die Installation von Video- und Audioüberwachung zu verbergen.

Surely when dialing call centers of large banks, mobile operators, and so on, you have noticed warnings similar to this one: "Your call might be recorded in order to improve the quality of service." Employees do not know whether they will or will not be recorded or whether they are ever recorded at all. But the possibility of surveillance instantly eliminates the probability of criminal communications on that channel. Similar situation we get with video and audio surveillance in meeting rooms. Hang a sign with a warning of the ongoing monitoring. Sometimes the sign itself is enough for preventing anything contradicting corporate rules from occurring in these areas.

Theoretisch können Sie in diesem Fall die Kosten für Kameras sparen und einfach gefälschte Kameras aufhängen. Die Sache hat allerdings einen Haken - billige Imitationen funktionieren gut für Kunden in öffentlichen Bereichen wie Supermärkten. Diejenigen, die sich mehr oder weniger gut auskennen, werden leicht herausfinden, dass die Kameras nicht echt sind. Sie haben keine Linsen, und das sieht man auch - die Linse blendet nicht. Außerdem kommunizieren die Angestellten in der Regel miteinander, einschließlich des Wachpersonals, das sich in der Regel der fehlenden Überwachung bewusst ist.

It is bad if the staff considers employee monitoring system as an expression of distrust (even if this is true). Therefore, you need to properly present it. For example, you can explain that the monitoring will be carried out not to punish, but to make fair decisions in difficult situations. Avoid the word "surveillance", it has a negative connotation, it is better to talk about time tracking system or incidents prevention system. Similarly, it is not necessary to tell directly that e-mail will be monitored – explain to the staff, that for the purposes of confidential information leakage prevention, management can monitor incoming and outgoing messages. But to completely avoid the problems with the law you should warn employees about monitoring not only verbally but in writing too – get the personal signature of each employee's on a consent form.

Gleichzeitig sollten Sie in den internen Vorschriften das Vorhandensein eines spezifischen Überwachungssystems (z. B. Videoüberwachung, Überwachung des Internetverkehrs, E-Mail-Überwachung) angeben, um die Notwendigkeit seiner Einführung zu begründen. Gleichzeitig müssen Sie bedenken, dass eine Warnung über die Aufzeichnung von Telefongesprächen im Büro oder die Videoüberwachung diese Arten der Überwachung in den meisten Fällen legitim macht, während dies bei der Überwachung von E-Mails und Korrespondenz anders ist.

Einerseits kann die Kommunikation über die Firmenpost theoretisch nicht privat sein. Andererseits sind an der Korrespondenz zwei Personen beteiligt, von denen eine erstens möglicherweise nicht vor der Überwachung gewarnt wird und zweitens möglicherweise nicht Ihr Mitarbeiter ist, so dass Sie kein Recht haben, seine oder ihre E-Mails einzusehen. Aus rechtlicher Sicht ist diese Art der Überwachung illegal. Es ist auch unangemessen, die Korrespondenz zu überprüfen, die über das persönliche Konto eines Mitarbeiters läuft (Skype, ICQ usw.). Daher ist es manchmal sinnvoll, die Anzahl der Kanäle mit persönlichen Informationen zu reduzieren: zum Beispiel die Nutzung von Skype oder ICQ während der Arbeitszeit zu verbieten. Andererseits kann ein Mitarbeiter, der z. B. einen Tablet-PC mit 3G-Verbindung benutzt, außerhalb des Unternehmensnetzes kommunizieren. Das Abfangen des Datenverkehrs von allen elektronischen Geräten im Büro, einschließlich der Gespräche auf Mobiltelefonen, ist theoretisch möglich, in der Praxis aber sehr teuer. Für die meisten Unternehmen ist die Installation solcher Systeme nicht praktikabel (ganz zu schweigen davon, dass sie illegal ist).

Therefore it is better to practice selective monitoring. Viewing and listening to everything is impossible. Therefore, only several recordings are usually selected. Generally, they are the ones with keywords. For example, "kickback, counterfeit, cash, hand over, stiff out, money, bucks", but each company has its own set of alert words. This applies to office phones surveillance, and e-mail monitoring, and controlling any other electronic communication system.

Die Sichtung aller aufgezeichneten Video- und Audiodaten, auch selektiv, ist sehr zeitaufwändig. Viel effektiver ist der gezielte Umgang mit Daten, d. h. die Überwachung von Personen, gegen die ein Verdacht besteht oder die von Informanten Informationen erhalten haben. Auf diese Weise wurde zum Beispiel in einem Unternehmen der Leiter der Verkaufsabteilung enttarnt. Der kaufmännische Leiter dieser Organisation wandte sich an den Sicherheitsdienst mit der Bitte, diesen Mitarbeiter zu überprüfen: Er war jeden Tag im Büro anwesend, arbeitete aber schlecht und tat wer weiß was.

It turned out that this sales manager was very busy with work, but only working for himself. By using his position, he opened a few shops and supplied them with company’s goods with large discounts and without prepayment. In addition, every company has so called "black holes", which should be paid attention to without reminding. For example, controlling the smoking room, stairs cubbyholes or other places where employees go to have private conversations. In one instance, which was caught on a camera in such a stairwell, a sales manager gave a bundle of money to an employee of purchasing department.

Dies war der Grund für die Überwachung der beiden, bei der sich später herausstellte, dass sie gemeinsam ein Nebengeschäft betrieben und den Gewinn 50/50 teilten.

Helen Richards, Geschäftsführerin, VisConsulting Ltd. Manager haben oft kein Vertrauen in ihre Untergebenen und greifen daher auf die Überwachung ihrer Mitarbeiter zurück. Eine übermäßige Personalkontrolle kann jedoch manchmal zu einer Gegenreaktion führen - dem Wunsch, ungesetzliche Handlungen zu begehen, aber sehr heimlich, so dass das Überwachungssystem dies nicht aufdecken kann. Dies ist das erste Risiko. Das zweite Risiko hängt mit der Tatsache zusammen, dass der Arbeitsmarkt nicht so groß ist und sich Informationen über diese Art der Überwachung in jedem Unternehmen sehr schnell verbreiten (durch die Erstellung schwarzer Listen und die Verbreitung von Gerüchten). Die interessantesten Bewerber lehnen in der Regel Angebote solcher Unternehmen ab oder nehmen Stellen dort nur für ein sehr hohes Gehalt an.

Dies könnte in der Folge die Fluktuation erhöhen, was die Qualität der Arbeit definitiv beeinträchtigt. Deshalb bin ich gegen eine solche Überwachung der Mitarbeiter. Um auf die Überwachung der Mitarbeiter verzichten zu können, müssen Vorgesetzte und Untergebene eine Beziehung aufbauen, die auf Vertrauen und gegenseitigem Respekt beruht. Dies kann erreicht werden, indem zunächst Mitarbeiter mit bestimmten persönlichen Eigenschaften und einer Motivation ausgewählt werden, die mit den Werten des Unternehmens übereinstimmt. Die Führungskraft wiederum muss häufiger mit den Mitarbeitern kommunizieren, die Stimmung im Team erfassen und bei der Lösung von arbeitsbezogenen Problemen helfen. Nur dann brauchen die Mitarbeiter nichts mehr im Verborgenen zu tun.

Die Wahl des Überwachungsinstruments hängt hauptsächlich davon ab, wen Sie überwachen wollen. Um z. B. Verkaufspersonal, Lagerpersonal und Kellner zu überwachen, wäre die Installation einer Videoüberwachung die geeignetste Option. Für die Kontrolle von Büromitarbeitern ist sie jedoch wahrscheinlich nicht effektiv. Für sie ist es effizienter, ein spezielles Computerprogramm zu installieren, das Informationen über die Computeraktivitäten der Mitarbeiter sammelt und Telefongespräche aufzeichnet. Lassen Sie uns alle Methoden im Detail untersuchen. VIDEOÜBERWACHUNG. Um die Videoüberwachung in einem Geschäft richtig einzurichten, muss man zunächst wissen, wie viele Kameras man benötigt.

Normalerweise werden die Kameras in der Nähe der am häufigsten gestohlenen Produkte und in der Nähe der Kassengänge angebracht. Zweitens müssen Sie den Typ der Kameras bestimmen. Es ist besser, farbige Kameras zu verwenden, da sie informativer sind. Für die Warengänge sind Kuppelkameras optimal. Sie haben ein ästhetisches Aussehen: klein und ordentlich, mit einer kleinen Linse. Es gibt zwei Arten von Kameras: Kameras mit festem Objektiv (Blickwinkel 90-100°) und Kameras mit variabler Brennweite. In den Gängen werden oft mehrere feststehende Kameras installiert. Für Lagerräume sind jedoch Gleitsichtkameras besser geeignet. Über den Kassen ist es besser, Kameras mit einem festen Blickwinkel und einer höheren Auflösung zu installieren, die es ermöglichen, die Banknoten und das Display des Kassierers zu sehen. Überwachung von Telefongesprächen.

Die Auswahl an Geräten zur Aufzeichnung von Festnetztelefonen ist recht groß: von Geräten, die mehrere Telefonleitungen abdecken können, bis hin zu Einzelgeräten für jedes Festnetztelefon. In einigen Geschäftsabteilungen werden auch Mobiltelefone überwacht. Dies gilt vor allem für Mitarbeiter, die aus der Ferne oder auf Geschäftsreisen arbeiten: Vertriebsleiter, Handelsvertreter. In diesem Fall wäre es sinnvoll, den Mitarbeitern einen kostenlosen Mobilfunkanschluss zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise schlägt ein Unternehmen zwei Fliegen mit einer Klappe - es erhöht die Loyalität und bietet eine Überwachung. Überwachung der Internetaktivitäten. Sie kann in Echtzeit durchgeführt werden. Die so genannten Überwachungsagenten geben nicht nur Aufschluss darüber, was auf den Monitoren der Mitarbeiter gerade angezeigt wird, sondern auch darüber, welche Websites besucht wurden, welche Programme verwendet wurden, welche Informationen auf externe Laufwerke heruntergeladen wurden, und sie ermöglichen auch das Lesen und Speichern von Online-Korrespondenz. Solche Programme werden auf mehreren Computern installiert, und alle gewonnenen Informationen werden auf einem Server gespeichert.

Kontrolle von Nicht-Arbeitsbereichen. In der Regel handelt es sich dabei um Raucherräume, Küchen usw. An diesen Orten ist es nicht immer zweckmäßig, Kameras zu installieren. Es wäre billiger, versteckte Mikrofone oder Mini-Tonbandgeräte zu installieren. Letztere erfordern keine besondere Installation, es genügt, sie einzuschalten und zu verstecken. Datenerfassung durch Informanten. Wir werden gleich feststellen, dass 80 % der von ihnen eingehenden Informationen reines Geschwätz sind, aber dennoch sollte alles überprüft werden. Whistleblower werden in der Regel in zwei Kategorien eingeteilt: Freiwillige und Rekruten. Die Ersteren geben dem Sicherheitsdienst möglicherweise einfach nur Informationen um der Sache willen weiter.

So their effectiveness is very low. Recruited informants are much more useful. Usually they are the employees, which were caught by security service doing something illegal, such as thieving of goods in the amount sufficient for a criminal case. After a conversation with this employee Security Service can offer him or her two options: reimburse all losses and undergo a criminal investigation or simply return the money, but also...". For the second option to be possible, security service agent has to explain the conditions for future cooperation.

Brian Riley, Mitbegründer von PVTechnologies Inc. Viele unserer Kunden bitten darum, eine versteckte Überwachung in ihren Büros zu installieren. Zum Beispiel, um die Kamera an der Decke zu montieren, sie in Haushaltsgeräten oder Alarmanlagen zu verstecken. Eine versteckte Mitarbeiterüberwachung ist jedoch unpraktisch. Es ist viel effektiver, eine transparente Überwachung einzurichten. Hier ist ein Beispiel.

Der Kunde beauftragte uns mit der Installation einer Videoüberwachung in einem Lebensmittelgeschäft, um Diebstähle zu verhindern und systematische Mängel zu beseitigen. Auf Wunsch des Kunden erfolgte die Installation tagsüber, vor den Augen der Mitarbeiter. Zwei Kameras wurden auf der Straße installiert (um die Eingänge des Ladens zu sehen), eine am Eingang selbst (zur Aufzeichnung aller ein- und ausgehenden Besucher), eine Kamera in der Nähe jedes Kassengangs (zur Kontrolle der Kasse und des Geldwechsels), zwei Kameras zur Beobachtung des allgemeinen Kassenbereichs und der sich ihm nähernden Kunden, vier Kameras zur Aufzeichnung der Warengänge und zwei weitere im Lager.

Dem Wunsch des Kunden, die Aufzeichnungen aus der Ferne zu überprüfen, wurde ebenfalls Rechnung getragen (in Objekten wie diesem wird in der Regel ein System mit 8-16 Kameras installiert). Diese sorgfältige und durchdachte Platzierung der Kameras zeigte Wirkung - Diebstahl und Defizite im Geschäft wurden innerhalb einer Woche beseitigt. Das Personal konnte nichts Skrupelloses tun, weil es Angst hatte, enttarnt zu werden.