Delegieren: Erledigung von 100 % der Aufgaben
Was ist Delegation?
Unter Delegation versteht man die Übertragung von Aufgaben, die von einem Vorgesetzten mit dem nötigen Ermessensspielraum erledigt werden müssen, an einen Untergebenen.
Ja, das ist eine Managementmaßnahme, von der viele Manager zu Recht glauben, dass sie das Geheimnis des Erfolgs ist. Wer es versteht zu delegieren, kommt im Geschäftsleben schneller nach oben und seine Mitarbeiter werden effizienter. Manager, die wissen, wie man delegiert, haben allen Grund, als gute Organisatoren bezeichnet zu werden: Sie fragen nicht nach Positionen - sie werden gefragt.
Delegation ist die Organisation der Arbeit, bei der der Vorgesetzte bestimmte Aufgaben auf die Untergebenen verteilt. Man kann es auch anders nennen: Delegation ist der Prozess der Zuweisung von Aufgaben, die von einem Vorgesetzten mit dem nötigen Ermessensspielraum erledigt werden müssen, an einen Untergebenen.
Wie kann man lernen, Aufgaben bereitwillig zu delegieren, ohne zu denken, dass es besser ist, sie selbst zu erledigen, als sie zehnmal zu wiederholen? Schließlich können Sie nicht das ganze Geld verdienen und nicht alle Aufgaben erledigen.
Welche Aufgaben sollen delegiert werden?
Es gibt 3 Arten von Aufgaben, die Sie fast immer an andere delegieren müssen:
Routinefälle. Meiner Meinung nach sollten sich die Manager für eine effektive Geschäftsentwicklung auf die wichtigsten Teile der Projekte konzentrieren, ohne sich in Details zu verlieren. Pedantisches Herangehen an die Kontrolle, der Wunsch, alles zu kontrollieren und alles zu wissen, führt zu einem übermäßigen Zeitverlust. Es ist unmöglich, den Überblick über alles zu behalten. Kein Manager wird in der Lage sein, die gesamte Arbeit allein zu erledigen.
Spezifische Arbeit. Es gibt immer Aufgaben, die nur von Fachleuten gut erledigt werden können. Ja, lassen Sie den Programmierer programmieren, lassen Sie den technischen Administrator neue Geschäftsvorgänge verwalten und lassen Sie den Büromanager den Fluss von Dokumenten und E-Mails kontrollieren. Gestalten Sie den Arbeitsablauf so, dass jeder Mitarbeiter die Aufgaben versteht und gut ausführt, so dass Sie ihn nicht kontrollieren müssen.
Dinge, die du nicht magst. Ja, das ist richtig. Wenn Sie das, was Sie gerade tun, nicht mögen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Machen Sie es weiter oder delegieren Sie es an eine Person, die es vielleicht gerne tut. Und wenn nicht, dann bieten Sie dieser Person Geld oder eine Alternative nach dem Motto "Du hilfst mir - ich helfe dir".
Häufige Probleme bei der Delegation
Die Delegation besteht aus mehreren Teilen: Delegation = Zuweisung + Befugnis + Vertrauen.
Vielleicht haben Sie Gedanken gehabt wie: "Wenn du die Arbeit gut machen willst, dann mach sie selbst" oder "Ich bin die einzige Person, der man die Arbeit wirklich anvertrauen kann" oder "Keiner wird besser arbeiten als ich" oder "Ich bin unentbehrlich".
Im Allgemeinen handelt es sich jedoch um klassische Missverständnisse, die sich in kurzen Definitionen ausdrücken lassen:
"Egomanie" (niemand kann diesen Job besser machen als ich),
"Perversität" (es ist einfacher, die Arbeit selbst zu machen, als anderen zu erklären, wie man sie macht)
"Selbstbetrug" (ich arbeite schon so lange und so gut, dass ich keine Fehler mache),
"Angst, unterschätzt zu werden (wenn jemand die Arbeit besser macht als ich, stehe ich schlecht da),
"Einfachheit" (ich kann die ganze Arbeit selbst machen, ich brauche keine Hilfe),
"Charakter" (die Zusammenarbeit mit anderen ist mir zu schwierig).
Delegieren bedeutet nicht nur, dringende und unangenehme Aufgaben auf andere abzuwälzen oder Verpflichtungen abzulehnen. Sich von seinen Verpflichtungen zu befreien, bedeutet nicht, dass man auch die Verantwortung abgibt. Verantwortung kann delegiert, aber nicht übertragen werden, denn die Kontrolle liegt weiterhin bei Ihnen.
Um herauszufinden, wie man delegieren kann, sollten wir die Formel 5W1H oder die Kipling-Methode anwenden. In einem seiner Gedichte, "I Keep Six Honest Serving Men...", skizzierte er 6 einfache Fragen: Was, Wann, Warum, Wer, Wo und Wie.
Wie delegiert man mit der 5W1H-Technik?
Bei der 5W1H-Technik geht es um die Gewinnung neuer Informationen durch die Beantwortung einer Reihe von Sondierungsfragen. Vor der Delegation müssen Sie alle Fragen beantworten. Sie lauten: Was muss getan werden? Warum ist diese Aufgabe wichtig? Wo soll sie erledigt werden? Wann muss diese Aufgabe erledigt werden? Wer ist für das Ergebnis verantwortlich? Wie soll es gemacht werden?
Um herauszufinden, wie man delegieren kann, sollten wir die Formel 5W1H oder die Kipling-Methode anwenden. In einem seiner Gedichte, "I Keep Six Honest Serving Men...", skizzierte er 6 einfache Fragen: Was, Wann, Warum, Wer, Wo und Wie.
Vereinfacht gesagt, müssen Sie drei wichtige Fragen beantworten, bevor Sie delegieren:
Was ist der Zweck dieser Aufgabe? Am wichtigsten ist, dass Sie als Führungskraft ein klares Ziel und ein bestimmtes Endergebnis vorgeben.
Besprechen Sie die Aufgabe mit dem Mitarbeiter und finden Sie seine Einstellung dazu heraus. Lassen Sie den Mitarbeiter sagen, wie er oder sie die Rolle des Ausführenden dieser Aufgabe sieht und wie er sie lösen kann. Aus meiner Erfahrung kann ich sagen, dass die Übertragung von Befugnissen effektiver ist, wenn es sich um eine Partnerschaft handelt und nicht um ein Verhältnis zwischen Chef und Untergebenem.
Warum sollten Sie oder die Person Ihres Vertrauens diese Aufgabe übernehmen? Nicht jeder Mitarbeiter kann die Aufgabe so erledigen, wie Sie es sich wünschen. Daher empfehle ich, der Auswahl der Person, an die Sie delegieren, besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Zunächst einmal müssen Sie das Qualifikations- und Erfahrungsniveau berücksichtigen. Achten Sie auch auf das Arbeitspensum des Mitarbeiters. Sie sollten bedenken, dass eine übermäßige Arbeitsbelastung unweigerlich die Qualität der Arbeit mindert. Und schließlich müssen Sie die persönlichen Qualitäten des Mitarbeiters berücksichtigen. Denn nur der Mitarbeiter, der die Aufgabe erledigen will, macht sie gut. Die Aufgabe sollte den Mitarbeiter nicht unter Stress setzen, sonst wird das Problem nicht effizient gelöst.
Wie kann ich das Problem lösen? Geben Sie den Grad der Handlungsfreiheit des Mitarbeiters an. Zum Beispiel wird es eine Erfüllung der strengen Anforderungen auf der Liste, oder ausreichende Freiheit in Handlungen und Entscheidungen des Mitarbeiters, oder völlige Freiheit, die Hauptsache ist, dass das Ergebnis muss Ihren Erwartungen und Anforderungen entsprechen.
Sie sollten auch bedenken, dass Sie dem Mitarbeiter nur so viel Befugnis geben sollten, wie er für die Erledigung der Aufgabe benötigt. Wenn Sie ihm zu viel davon geben, könnte er es missbrauchen, und wenn Sie ihm zu wenig geben, könnte er das Ziel nicht erreichen.
Die Delegation kann also mit einer einfachen Formel realisiert werden. Denken Sie daran, dass die Grundlage eines jeden erfolgreichen Unternehmens die ordnungsgemäße Übertragung von Befugnissen ist. Sie können ein Genie und ein unermüdlicher Workaholic sein, aber wenn Sie Ihren Untergebenen keine Aufgaben zuweisen, können Sie alles verlieren, woran Sie so hart gearbeitet haben. Indem Sie Aufgaben delegieren, gewinnen Sie Zeit.