Delaware Employee Monitoring Software: Umgang mit vertraulichen Daten in Finanzunternehmen

Finanzunternehmen verarbeiten nicht nur Kapital, sondern auch große Mengen sensibler Daten, von Handelstransaktionen und Kundenportfolios bis hin zu vertraulicher E-Mail-Kommunikation. Die Sicherung dieser Daten ist eine wichtige Compliance-Anforderung und ein Muss für das Risikomanagement. Mitarbeiterüberwachungssoftware ist eine der besten Methoden zum Schutz vertraulicher Informationen. Doch wie wählt und implementiert man sie?

Erfolg erfordert eine sorgfältige, zweiteilige Strategie. Erstens müssen Sie eine umfassende Software mit robuster, banküblicher Sicherheit wählen, um die Überwachungsdaten selbst zu schützen. Zweitens sollten Sie die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter gemäß den Datenschutzgesetzen des Bundes und des Staates Delaware überwachen. Ein effizientes Datensicherheitssystem schützt Ihre Kunden, Ihr Unternehmen und Ihren Ruf; ein falsches System kann verheerende Folgen haben.

In diesem Artikel untersuchen wir die technischen Anforderungen an Mitarbeiterüberwachungssoftware in Finanzunternehmen, die rechtlichen Rahmenbedingungen und skizzieren einen Fahrplan für die Implementierung der Überwachung in einem Finanzunternehmen.

Mitarbeiterüberwachung kann bei unsachgemäßer Umsetzung heikel sein. Ihre Überwachungspraktiken benötigen eine solide rechtliche Grundlage. Bevor Sie mit der Auswahl der Tracking-Software und der Planung der Methoden beginnen, sollten Sie die bundesstaatlichen und lokalen Gesetze von Delaware kennen, die die Überwachung regeln.

Bundesbehörden wie die Securities and Exchange Commission (SEC) und die Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) legen die Standards und Regeln für den Umgang mit sensiblen Kundendaten in Finanzunternehmen fest.

Gemäß FINRA-Regel 3110 (Aufsicht) müssen Sie Systeme zur Überwachung der Mitarbeiteraktivitäten implementieren und pflegen, einschließlich moderner digitaler Kommunikationskanäle wie Slack, Teams oder E-Mail.

Sie können diese Anforderung nur dann glaubwürdig erfüllen, wenn Sie Einblick in diese Kanäle haben. Überwachungssoftware ist daher eine praktische Notwendigkeit, um Ihren Aufsichtspflichten nachzukommen. Damit können Sie die interne Kommunikation und Kundeninteraktionen überwachen und verfügen über den von den Aufsichtsbehörden erwarteten Prüfpfad. Die FINRA erzwingt außerdem die Aufzeichnungspflicht durch Regel 4511.

und Anforderungen an die öffentliche Kommunikation gemäß Regel 2210, wodurch Aufsicht und Aufbewahrung untrennbare Teile der Compliance sind.

Gemäß SEC-Regel 17a-4 (Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen) [17 C.F.R. § 240.17a‑4] müssen Sie wichtige Geschäftsunterlagen, einschließlich elektronischer Kommunikation, in einem Format aufzeichnen, aufbewahren und sichern, das nicht überschrieben oder gelöscht werden kann. Dies wird allgemein als WORM-Compliance bezeichnet. Broker-Dealer müssen in der Lage sein, die Unterlagen innerhalb von 24 Stunden abzurufen und sie je nach Art drei bis sechs Jahre lang aufzubewahren.

Im Rahmen jüngster Durchsetzungsmaßnahmen der SEC wurden Dutzende Unternehmen bestraft, weil sie die elektronische Kommunikation auf privaten Geräten und über Off-Channel-Apps wie WhatsApp, iMessage oder Signal nicht ordnungsgemäß erfasst hatten. Bei Fehlern ist die Gefahr hoch: Allein im Jahr 2024 wurden in Fällen der Datenaufzeichnung Strafen in Höhe von über 600 Millionen US-Dollar verhängt.

Die Sicherheitsbestimmungen des Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) [16 C.F.R. Part 314] verpflichten Sie zum Schutz der Sicherheit und Vertraulichkeit nicht öffentlicher personenbezogener Daten (NPI) Ihrer Kunden. Die Aktualisierungen von 2023 verpflichten Finanzinstitute zur kontinuierlichen Überwachung oder zu jährlichen Penetrationstests sowie halbjährlichen Schwachstellenanalysen. Mitarbeiterüberwachungssoftware ist hier ein hervorragendes Compliance-Tool, da sie hilft, versehentliche Datenlecks, riskantes Verhalten, unbefugten Zugriff und vorsätzlichen Missbrauch von Kundendaten zu erkennen.

Die SEC-Verordnung S-P [17 C.F.R. Part 248] wurde 2024 geändert und verpflichtet Finanzunternehmen, Incident-Response-Programme und 72-Stunden-Meldeverfahren für den unbefugten Zugriff auf Kundendaten einzurichten. Idealerweise sollte Ihre Überwachungslösung in diese Programme integriert sein, um eine schnelle Erkennung und Eindämmung potenzieller Sicherheitsverletzungen zu gewährleisten.

Der Electronic Communications Privacy Act (ECPA) verbietet grundsätzlich das Abfangen von Kommunikation, sieht jedoch zwei wichtige Ausnahmen vor: (1) Überwachung durch den Arbeitgeber mit eindeutiger, informierter Einwilligung (häufig bei der Einstellung eingeholt und im Mitarbeiterhandbuch dokumentiert) und (2) Überwachung im normalen Geschäftsverlauf zu legitimen Geschäftszwecken, wie z. B. Compliance-Aufsicht oder Sicherheit. Die Benachrichtigungsregelung von Delaware ist speziell auf die Einhaltung des ECPA ausgelegt.

Bundesgesetze bilden die Grundlage, aber Delaware fügt eine entscheidende Ebene hinzu. Gemäß Titel 19, Kapitel 7, Abschnitt 705 des Delaware Code [Del. Code tit. 19, § 705] müssen private Arbeitgeber ihre Mitarbeiter schriftlich oder elektronisch benachrichtigen, bevor sie ihre Telefon-, E-Mail- oder Internetnutzung überwachen oder abhören. Sie können:

• Eine einmalige Kündigung bei der Einstellung (schriftlich oder elektronisch) aussprechen, die vom Arbeitnehmer bestätigt werden muss, oder
• Geben Sie dem Mitarbeiter täglich eine Benachrichtigung, wenn er auf die E-Mail oder das Internet des Unternehmens zugreift. Die meisten Firmen verwenden jedoch ein festes System zur ersten Benachrichtigung und Bestätigung.

Die Benachrichtigung muss die Art der durchgeführten Überwachung beschreiben und ist nicht nur eine bewährte Vorgehensweise, sondern verpflichtend. Dieses Gesetz verbietet weder die Überwachung noch verlangt es wiederholte Benachrichtigungen für eine laufende, richtlinienbasierte Überwachung, es untersagt jedoch jegliche geheime Verfolgung. Die Überwachung zur Systemwartung oder zum Volumen (z. B. Netzwerkschutz, nicht persönliche Überwachung) ist ausgenommen, eine gezielte Überprüfung der Aktivitäten einzelner Mitarbeiter erfordert jedoch immer eine Benachrichtigung.

Delaware gehört mit seinem Gesetz zu einer kleinen Gruppe von Bundesstaaten (neben New York und Connecticut), die Transparenz bei der elektronischen Überwachung durchsetzen. Verstöße werden mit einer Geldstrafe von 100 US-Dollar pro Vorfall geahndet, daher ist ein solides Richtlinienmanagement unerlässlich.

Die Erstellung einer konformen Richtlinie zur Mitarbeiterüberwachung für ein Finanzunternehmen in Delaware bedeutet, dass Sie bundesstaatliche und staatliche Anforderungen in Ihren internen Governance-Rahmen integrieren müssen.

• Start by explaining the "why." Your policy should openly state that monitoring is in place for regulatory compliance, asset protection, and cybersecurity - not for micromanagement.
• Geben Sie an, welche Geräte und Kommunikationskanäle abgedeckt sind. In der Regel handelt es sich dabei um firmeneigene Computer, Telefone und das Unternehmensnetzwerk.
• Beschreiben Sie, wer Zugriff auf die erfassten Daten hat, wie lange diese gespeichert werden (entsprechend den Aufbewahrungsfristen der SEC) und wie die Überprüfung erfolgt. Der Datenzugriff muss dem Prinzip der geringsten Privilegien entsprechen, und die Datenspeicherung muss den Minimierungsstandard der GLBA- und SEC-Regeln einhalten.
• Fügen Sie eine Datenschutzerklärung bei, aus der hervorgeht, dass Sie die Anforderungen der Verordnung S-P zur Reaktion auf Vorfälle und zur Meldung von Verstößen erfüllen. Die Einhaltung der schriftlichen Benachrichtigungsvorschriften von Delaware, einschließlich einer Kopie der Überwachungsrichtlinie und einer Mitarbeiterbestätigung in den Akten, ist obligatorisch.

Die Erstellung dieser Richtlinie kann zwar einige Zeit in Anspruch nehmen, ist aber eine notwendige Voraussetzung für die Einhaltung der bundes- und landesrechtlichen Compliance-Standards. Darüber hinaus fördert sie Transparenz, Verantwortlichkeit und eine sicherheitsorientierte Unternehmenskultur, der Mitarbeiter und Aufsichtsbehörden gleichermaßen vertrauen.

Die Überwachung von Mitarbeitern führt zu einem Paradoxon. Sie implementieren Überwachungssoftware, um die Sicherheit zu erhöhen, erzeugen dabei aber einen neuen, konzentrierten Strom hochsensibler Daten. Dieser Strom enthält nicht nur potenzielle Hinweise auf Fehlverhalten, sondern oft auch die NPIs, Geschäftsgeheimnisse und strategischen Pläne Ihrer Kunden, die Sie schützen möchten. Werden diese Überwachungsprotokolle geleakt, kann der Schaden ebenso verheerend sein wie der Verlust vertraulicher Unternehmensdaten selbst.

Die von Ihnen gewählte Überwachungssoftware muss über integrierte Sicherheitstools zum Schutz der erfassten Daten verfügen. Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Überwachungstools achten?

Daten sind sowohl beim Transport als auch bei der Speicherung gefährdet. Eine gute Tracking-Software deckt beide Zustände ab.

Verschlüsselung während der Übertragung schützt Informationen auf dem Weg vom Gerät eines Mitarbeiters zu den Servern Ihres Unternehmens oder Softwareanbieters. Der Goldstandard hierfür ist TLS 1.2 oder höher. Dies ist dasselbe Sicherheitsprotokoll, das auch Ihre Online-Banking-Sitzungen schützt. Wenn Ihre gewählte Überwachungssoftware TLS verwendet, können Sie sicher sein, dass die Daten während der Übertragung verschlüsselt und für potenzielle Hacker unbrauchbar sind.

Sobald die Daten in der Datenbank ankommen, müssen sie geschützt werden. Der Industriestandard, auf den Sie idealerweise achten sollten, ist die AES-256-Verschlüsselung. Diese Art der Verschlüsselung wird von Finanzinstituten und Regierungen weltweit zum Schutz wertvollster Informationen eingesetzt. Selbst wenn ein Täter in die Speicherdatenbank eindringt oder einen Server physisch stiehlt, erhält er nur ein verschlüsseltes, unlesbares Datenpaket ohne den eindeutigen Schlüssel.

Die Kontrolle darüber, wer auf die Überwachungsdaten zugreifen kann, ist ebenso wichtig wie der Schutz der Daten selbst. Folgendes sollte Ihre Überwachungssoftware bieten.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)

The team leader needs access only to their team’s data, while the department manager should see the work of all employees in the department. RBAC allows you to grant access permissions to monitoring data based on job function. This principle of "least privilege" minimizes internal risk and contains potential exposure.

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

Ein Passwort allein reicht möglicherweise nicht aus, um solch sensible Daten zu schützen. MFA ist die zweite Verifizierungsebene; üblicherweise handelt es sich dabei um einen einmaligen SMS-Code oder eine Authentifizierungs-App. Trotz seiner Einfachheit reduziert es das Risiko eines Datenmissbrauchs erheblich, selbst wenn das Passwort kompromittiert ist. MFA sollte eine unumstößliche Regel für Ihre Überwachungsplattform sein.

Kommen wir von der Theorie zur Praxis. Wo sollten Sie beginnen, wenn Sie in Ihrem Finanzunternehmen ein Mitarbeitermonitoring einführen möchten?

Interne Risikobewertung

Überlegen Sie, wo Ihre größten Schwachstellen liegen. Ist es das Risiko von Insiderhandel? Ein versehentlicher Datenverlust durch einen wohlmeinenden Mitarbeiter? Oder der Diebstahl geistigen Eigentums? Berücksichtigen Sie diese realen Risiken und die gesetzlichen Anforderungen bei Ihren zukünftigen Überwachungsmaßnahmen.

Eine klare Überwachungspolitik

Erinnern Sie sich an die Meldepflicht in Delaware? Erstellen Sie eine klare, umfassende Überwachungsrichtlinie, die festlegt, was, warum und wie überwacht wird. Präsentieren Sie diese Ihrem Team und stellen Sie sie als Maßnahme zum Schutz des Unternehmens, der Kunden und ihrer Arbeitsplätze vor Sicherheitsbedrohungen und regulatorischen Fehltritten dar. Mitarbeiter sollten das Dokument unterzeichnen.

Eine Compliance- und Sicherheitscheckliste

Wenn Sie mit Softwareanbietern ins Gespräch kommen, sollten Sie nicht nur direkte Fragen zu den Funktionen ihrer Produkte stellen, sondern auch zu ihrem Engagement für regulatorische Anforderungen.

Sie können beispielsweise fragen:

• Bieten Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen an? Welche sind das?
• Beschreiben Sie Ihre Datenverschlüsselungsstandards für Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand.
• Können Sie Ihre Sicherheitszertifikate vorlegen?

Ein seriöser Anbieter wird auf diese Fragen klare und überzeugende Antworten haben.

Sicherheit vor Überwachung

Wie Ihre Mitarbeiter die Überwachung wahrnehmen, hängt von der Positionierung in Ihrem Unternehmen ab. Ziel ist es, eine sichere Umgebung zu schaffen, in der Mitarbeiter optimale Arbeit leisten können und wissen, dass ihre Daten, Kundendaten und das Unternehmensvermögen geschützt sind. Präsentieren Sie Überwachungssoftware als notwendiges Instrument für Compliance, Ehrlichkeit und Sicherheit in einer Branche, in der hohe Risiken bestehen.

Mit diesen wohlüberlegten und transparenten Schritten gehen Sie über die bloße Installation von Software hinaus. Sie implementieren ein strategisches Asset – eines, das Ihr Unternehmen widerstandsfähiger, konformer und vertrauenswürdiger macht.