Kontrolle und Motivation: Was Mitarbeiter zu guter Arbeit veranlasst

A 2021 study on the impact of COVID-19-induced remote work on motivation revealed that employees find it harder to "focus" and keep their working "routine" intact. This was very much in line with a range of surveys carried out between 2010 and 2015 to draw on the difference in motivation between working remotely and working in-house.

While this was way before the advent of the pandemic, the surveys did show remote work in a bad light - pointing at a stark 17-point gap between motivational factors. In fact, the authors went on to say that this was the "equivalent of moving from one of the best to the most miserable cultures."

Derzeit genügen jedoch verschiedene Arbeitsmodelle (Inhouse, Hybrid, Remote) den Anforderungen am Arbeitsplatz weltweit. Und es ist nur natürlich, dass Unternehmen, die sich an die neuen Einstellungsmodalitäten anpassen, auch Wege finden müssen, um die Motivation ihrer Mitarbeiter am modernen Arbeitsplatz zu verbessern.

Es liegt auf der Hand, dass Unternehmen, die ihre Mitarbeiter effizient verwalten können, bessere Chancen haben, sie dazu zu bringen, härter und länger, konzentrierter und entschlossener zu arbeiten. Dies erklärt, warum der Einsatz von Instrumenten zur Leistungsverfolgung im Laufe der Jahre stetig zugenommen hat - ein sicheres Mittel zur Überwachung und Verbesserung der Mitarbeiterergebnisse. Diese Kontrollsysteme werden auch immer komplexer und bieten mehr Informationen, die zur Verbesserung der Leistungsergebnisse der Mitarbeiter beitragen können.

Eine kürzlich durchgeführte Studie von Top10VPN berichtet von einer 54%igen Zunahme der Neigung zu Lösungen für die Mitarbeiterüberwachung - wobei die Pandemie der Hauptgrund für diesen Anstieg ist. Tatsächlich bestätigte die von Gartner durchgeführte Umfrage unter 239 Großunternehmen bereits vor der Pandemie die Nachfrage nach besseren Kontrollinstrumenten. Die Analyse ergab, dass mehr als 50 % der Unternehmen verschiedene Arten von Performance-Management-Systemen einsetzen - gegenüber 30 % im Jahr 2015.

Es überrascht vielleicht nicht, dass in einer Opinium-Umfrage im Vereinigten Königreich 32 % der Remote-Mitarbeiter angaben, dass sie überwacht werden. Kürzlich veröffentlichte Capterra eine Umfrage unter kanadischen Arbeitnehmern, aus der hervorging, wie verschiedene Funktionen (Anwesenheit der Mitarbeiter, Zeitmanagement, Verwaltung der Arbeitslast, Computeraktivitäten und digitale Kommunikation) überwacht werden, um die Leistung zu verbessern. Eine ähnliche Studie, die sich auf Südostasien bezog, zeigte, dass 78 % der Unternehmen Systeme zur Leistungsverfolgung einsetzen, um den hybriden Arbeitsplatz zu stärken.

Along those lines, Mark Turner, CEO of Instant Group, said that the strategic use of "monitoring" can help "identify resourcing issues, streamline processes and identify gaps" while aiding employees in prioritising and managing workloads.

Mitarbeiter, die im Rahmen eines strategischen Kontrollsystems arbeiten, sind mit größerer Wahrscheinlichkeit auf die Ziele, Vorgaben und Werte des Unternehmens ausgerichtet. Anstatt sich von externen Informationen oder Einflüssen ablenken zu lassen, können sie sich besser auf ihre Arbeit konzentrieren. Und wenn Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie sich um ihre Arbeitsleistung kümmern, sind sie wahrscheinlich motivierter.

Dies wirft jedoch die Frage auf, ob die Aktivitätsüberwachung wirklich nützlich ist. Die Antwort lautet tatsächlich: Ja. Sie kann dazu beitragen, die tatsächlichen Auswirkungen verschiedener Strategien zu quantifizieren, so dass begrenzte Ressourcen gezielter eingesetzt werden können, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Vor allem aber ist sie der Schlüssel zur Verringerung von Ablenkungen am Arbeitsplatz, insbesondere in Zeiten, in denen die Mitarbeiter über den ganzen Globus verteilt sind und aus der Ferne arbeiten.

Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, wie Überwachungslösungen für Mitarbeiter dazu beitragen können, Ablenkungen am Arbeitsplatz einzudämmen und die Leistung der Mitarbeiter zu verbessern.

1. Verwaltung der Internet-Nutzung.

   Das Internet ist eine großartige Informationsquelle, aber es kann auch eine große Quelle der Ablenkung sein. Wer zum Beispiel schon einmal stundenlang auf Facebook oder Instagram hängen geblieben ist, weiß, wie schlimm die Algorithmen für den Sofortbefriedigungsverkauf sein können. Dieses Cyber-Slacking führt zu einer Verschwendung von Zeit und Produktivität.

   Besorgniserregend ist, dass etwa 40 % der Internetaktivitäten der Mitarbeiter nichts mit ihrer Arbeit zu tun haben. Das Problem verschärft sich noch, wenn die Mitarbeiter ihre privaten Geräte regelmäßig nutzen. Einfach ausgedrückt: Es ist eine teure Ablenkung, die die Kernproduktivität des Unternehmens beeinträchtigt.

   Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, dass Arbeitgeber eine Richtlinie für die Internetnutzung entwickeln, die wichtige Bereiche abdeckt, wie zum Beispiel:

   • Die Zeiten der Internetnutzung (vorzugsweise während der geplanten Pausen)

   • Zuweisung spezifischer Geräte und Verbindungen für die Arbeit, anstatt sich auf persönliche Geräte zu verlassen.

   • Feedback zur Internetnutzung, um die Effektivität und verbesserungswürdige Bereiche zu verstehen

   All diese Bereiche können durch ein Internet-Überwachungstool überwacht und reguliert werden. So können beispielsweise Funktionen wie URL-Filter, App-Blocker, Website-Sperrung und automatische Berichte dazu beitragen, Probleme in Echtzeit zu erkennen und proaktiv zu lösen.

   Was hat das mit der Motivation der Mitarbeiter zu tun? Anstatt zuzulassen, dass sich Ablenkungen einschleichen, können Arbeitgeber Raum für Gamification schaffen und den Mitarbeitern einen Anreiz geben, produktiv zu sein und die Unternehmensziele zu verfolgen.

2. Zeiterfassung und -verwaltung

   A recent study by researchers at the University of North Dakota found a positive correlation between effective time management and the nurturing of self-motivation. The research further elaborated on the fact that time management reinforces the "perceived success."

   Eine Studie aus dem Jahr 2019 belegt ebenfalls einen positiven Zusammenhang zwischen Zeitmanagement und Zielsetzung, Prioritätensetzung, Unterbrechungsmanagement und Zeitplanung. Während diese beiden Studien die Wissenschaft an die Spitze ihrer Forschung stellen, haben Trends in der Geschäftswelt auch die Aktivitätsüberwachung und Zeiterfassung als eine Möglichkeit zur Verbesserung der Mitarbeitermotivation bestätigt.

   Wie wird eine effektive Zeiterfassungs- und -verwaltungspraxis realisiert?

   • Durch die Erfassung der Arbeitsbeginn- und -endezeiten kann der Arbeitgeber die Zeit dokumentieren, die er für vorher festgelegte und dringende Aufgaben aufwendet. Außerdem können sie so sicherstellen, dass niemand überlastet wird.

   • By keeping tabs on the inactivity time, employers can identify "downtime" in their employees' day and take necessary steps to curb productivity-sapping distractions.

   • Die stundenweise Erfassung kann eine optimale Anwesenheit gewährleisten und den Bedarf an kurz- oder langfristigen Pausen berücksichtigen.

   Was hat das mit der Motivation der Mitarbeiter zu tun? Mit Hilfe von Tracking und Monitoring lassen sich sowohl Spitzen- als auch Tiefphasen der Mitarbeiteraktivität ermitteln. Sie können auch genutzt werden, um produktivitätssteigernde Gelegenheiten zu erkennen, wie sie sich während der Pausen und nach der Arbeit ergeben. Vor allem aber kann eine solche Echtzeit-Überwachung helfen:

   • Dringende Aufgaben nach Prioritäten ordnen

   • Pausen und Belohnungen einplanen

   • Erkennen von Ablenkungen und Bereitstellen von Lösungen, um diese einzudämmen

   • Proaktive Anpassung der Arbeitsbelastung usw.

3. Leistungsmanagement

   Eine Studie, in der 800.000 Arbeitnehmer zwei Jahre lang nach Ausbruch der Pandemie untersucht wurden, bestätigte, dass Fernarbeit zu einer Produktivitätssteigerung beiträgt. Aus einem von Prodoscore veröffentlichten Bericht geht hervor, dass die Produktivität seit 2020 im Jahresvergleich um 47 % gestiegen ist.

   Jüngsten Untersuchungen zufolge sind jedoch auch diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, 70 % weniger produktiv als ihre Kollegen. Was soll man nun glauben? Es liegt nahe anzunehmen, dass die Arbeit von zu Hause aus oder in einem hybriden Arbeitsumfeld die Bequemlichkeit erhöht und die Produktivität steigert, aber letztlich ist dies ein zweischneidiges Schwert. Genauer gesagt: So sehr die Fernarbeit die Produktivität steigert, so sehr ist sie auch ein Nährboden für Ablenkungen und Aufschieberitis.

   Und hier kommen die Kontrollsysteme ins Spiel: Sie können dazu beitragen, die Leistungskennzahlen aufrechtzuerhalten, indem sie einen Keylogger implementieren, Screenshots von Echtzeit-Aktivitäten anfertigen, die Kontrolle über das Drucken einrichten und die Video- und Audioaufzeichnung per Webcam und Mikrofon fördern, usw. Die Erkenntnisse aus diesen Daten können genutzt werden, um die Arbeitslast zu verwalten, Aufgaben neu zuzuweisen und den Mitarbeitern sofortiges Feedback zu geben.

   Darüber hinaus können solche Daten aber auch hilfreich sein:

   • Überprüfung der Aktivitätsmuster der Mitarbeiter und Ermittlung von Produktivitätsunterbrechungen

   • Erstellen Sie sinnvolle Ziele und Benchmarks für eine bessere Leistung

   • Bereitstellung einer interaktiven Plattform für Coaching und Feedback in Echtzeit

   • Treffen Sie fundierte Entscheidungen in Bezug auf die Nachfolgeplanung und die Einstellung von Mitarbeitern.

   Um noch detailliertere Informationen über die verschiedenen Überwachungstools zu erhalten, empfehlen wir Ihnen den Artikel über die 20 beliebtesten Überwachungsprogramme im Jahr 2022 zu lesen.

4. Verhaltensanalyse und Management

   Themen wie Cybermobbing, Insider-Bedrohungen und sexuelle Belästigung sind in letzter Zeit immer wieder in den Nachrichten zu finden. Und das sind genau die Arten von Problemen, mit denen sich Personalverantwortliche befassen sollten.

   Laut dem Bericht "2022 Cost of Insider Threats Global" des Ponemon Institute sind die Kosten für die Bewältigung von Insider-Bedrohungen für Finanzdienstleister um 47 % gestiegen. Es ist nicht so, dass die Fälle schwerer oder akuter sind, aber die Risiken sind sicherlich höher.

   Darüber hinaus kann die Videoüberwachung bei der Erkennung und Bekämpfung von Insider-Bedrohungen helfen. So können beispielsweise ferngesteuerte Überwachungsgeräte nach Online-Bewegungen Ausschau halten, die auf einen bevorstehenden Verstoß oder Diebstahl hinweisen könnten.

   Was hat das mit der Motivation der Mitarbeiter zu tun? Wenn man das Verhalten der Mitarbeiter im Auge behält und eine potenzielle Bedrohung erkennt, kann man ein wirksames Verhaltensmanagementsystem aufbauen, das wiederum das Unternehmen vor einer Reihe von Missgeschicken und Problemen schützt.

   Neben all den oben genannten Modellen lassen sich auch Aspekte wie Gehaltsabrechnung, Zutrittsmanagement usw. mit der Mitarbeitermotivation verknüpfen. Und das geht am besten mit einem ganzheitlichen Mitarbeiterüberwachungsprogramm.

Bei CleverControl haben wir eine Reihe von Tools entwickelt, die die Überwachung der Mitarbeiter so einfach wie möglich machen sollen. Das Endergebnis ist eine robuste Berichts- und Analyseplattform, die zur Verfolgung der Überwachungsziele genutzt werden kann - erhöhte Produktivität, verbesserte Betriebszeit, bessere Arbeitsmoral und vor allem motivierte Belegschaften.

Im Folgenden finden Sie zwei Fallstudien, die zeigen, wie unsere Lösungen zur Verwirklichung unterschiedlicher Unternehmensziele eingesetzt werden können.

Fallstudie 1: Umgang mit Insider-Bedrohungen

Ein Unternehmen stand vor dem Problem, den Mitarbeiter zu identifizieren, der sich illegal Zugang zu Daten verschafft und höchst vertrauliche Informationen aus dem Unternehmen gestohlen hatte. Dies war sehr besorgniserregend, da das Unternehmen an einigen sensiblen Projekten arbeitete. Das Unternehmen versuchte, einen Verhaltenskodex einzuführen und durchzusetzen, doch dieser war zu reaktiv.

Günstig, wenn man die CleverControl Plattform konnten sie den Übeltäter recht schnell identifizieren. Bei dem Täter handelte es sich um einen bekannten Teilzeitmitarbeiter, der auch an mehreren anderen Projekten des Unternehmens beteiligt war. Die Handlungen des Mitarbeiters wurden aufgezeichnet und als Beweismittel hochgeladen, um seine Behauptungen zu untermauern. Darüber hinaus half die Lösung anhand von Screenshots auch dabei, die Tatsache aufzudecken, dass die Hälfte des Büros die Firmencomputer zum Mining nutzte.

Ergebnis:

Das Unternehmen war in der Lage, das Risiko eines weiteren ähnlichen Vorfalls zu mindern und setzte eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen durch. Zu den neuen Maßnahmen gehörten obligatorische Audits, regelmäßige Aufklärungsgespräche mit den Mitarbeitern, Hintergrundprüfungen bei der Einstellung usw. Außerdem konnte das Unternehmen durch die automatisierte Zugangsverwaltung fast 500 Stunden Zeit der IT-Administratoren und Tausende von Dollar jährlich einsparen.

Fallstudie 2: Verringerung der Mitarbeiterfluktuation

Das Unternehmen suchte verzweifelt nach einer Lösung für das Problem der Mitarbeiterfluktuation. Jedes Jahr beendeten viele Mitarbeiter der betreffenden Abteilung ihre Tätigkeit und verließen das Unternehmen. Die meisten IT-Spezialisten nahmen ihren gesamten Zugang mit, was das Problem noch verschärfte.

Das Unternehmen musste die Ursache der Fluktuation ermitteln und verhindern, dass sie sich wiederholt. Sie installierten CleverControl, um alle Mitarbeiter zu überwachen und auch die Zugangskontrolle aufrechtzuerhalten. Sie begannen mit der Verfolgung der Metriken, um einige Gemeinsamkeiten in den Mitarbeiterdaten zu finden.

Ergebnis:

Das Unternehmen war in der Lage, potenzielle Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie auftraten. Zu den aufgedeckten Problemen gehörten: Gehalt, Sozialleistungen, Arbeitskultur, Zugangskontrolle usw. Tatsächlich konnte das Unternehmen über das Web-Suchtool einen Buchhalter ausfindig machen, der auf der Suche nach einer neuen Stelle war. Das Unternehmen bot ihm ein besseres Gehalt und entsprechende Zusatzleistungen an, was er gerne annahm.

"Ob es nun darum geht, eine Insider-Bedrohung zu erkennen oder die Produktivität der Mitarbeiter im Auge zu behalten, die oben genannten Fallstudien zeigen deutlich, dass die Mitarbeiterüberwachung ein leistungsfähiges Instrument ist, das zur Lösung komplexer Geschäftsprobleme eingesetzt werden kann."

"In diesem Sinne ist es wichtig zu verstehen, dass die Motivation der Mitarbeiter ein Schlüsselfaktor für die Langlebigkeit eines Unternehmens ist. Bei CleverControl stellen wir sicher, dass kein Unternehmen auf eine effektive Mitarbeiterüberwachung verzichten muss, die ein Schlüsselelement zur Verbesserung der Mitarbeitermoral ist."

Wenn Sie mehr über unsere Lösungen erfahren möchten und darüber, wie sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter steigern können, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf!