Wie Unternehmen ihre Mitarbeiter überwachen

Systeme zur Mitarbeiterüberwachung werden immer gefragter. Ein sicheres Zeichen für den Beginn schwieriger Zeiten sind die Versuche von Unternehmen, Ordnung in das Arbeitsteam zu bringen und die Schrauben anzuziehen. In der Regel bedeutet dies eine genauere Überwachung von Verspätungen, die Sperrung von sozialen Netzwerken auf Firmencomputern sowie die Einführung verschiedener Lösungen, um zu verfolgen, was die Mitarbeiter im Büro tun. Es wird erwartet, dass diese Methoden dazu beitragen werden, die Ergebnisse zu verbessern und endlich die faulen Mitarbeiter zu identifizieren. Lassen Sie uns herausfinden, was die tatsächlichen Ergebnisse der Mitarbeiterüberwachung sein können.

Am ersten Arbeitstag des Jahres 2016 hat CleverControl Software mehr als 40 Anfragen für die Durchführung von Pilotprojekten registriert. Die Erklärung dafür ist einfach: Die meisten Unternehmen wollen sich von ineffizienten Mitarbeitern verabschieden und die produktivsten Mitarbeiter behalten. Und um herauszufinden, wer wer ist, brauchen sie ein Werkzeug zur objektiven Bewertung jedes Mitarbeiters. Mit CleverControl können Arbeitgeber herausfinden, wie ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit verbringen und welche Programme sie nutzen. Durch die Verfolgung aller Aktionen auf einem Computer kann dieses Mitarbeiterüberwachungssystem Datenlecks aufzeichnen und sogar vor der Absicht eines Mitarbeiters warnen, das Unternehmen zu verlassen. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel "Stellenangebote" in eine Suchmaschine eingibt und dann einige Zeit auf Recruiting-Websites verbringt, zeichnet CleverControl dies auf und informiert den Vorgesetzten. Das Gleiche passiert, wenn ein Mitarbeiter in einem Messenger oder einem E-Mail-Client "Datenbank" und "Geld" schreibt und dann in einen Internet-Cloud-Speicher oder eine File-Sharing-Website geht oder einfach einen USB-Stick an den PC anschließt. Das System kann Ihnen auch dabei helfen, zu überprüfen, ob Bürodrucker zum Drucken von nicht arbeitsbezogenen Dokumenten verwendet werden. Es kann Audio von einem Mikrofon oder einer Web-Kamera aufzeichnen und erlaubt Ihnen, jeden Desktop live zu sehen. Mit diesem Programm ist nur eine versteckte Nutzung möglich, d. h. das laufende Programm ist für den Benutzer nicht sichtbar. "Jeder neue Mitarbeiter, den wir heutzutage einstellen, muss eine schriftliche Bestätigung unterschreiben, dass er oder sie über die Überwachung informiert wurde und weiß, welches Programm auf seinem Arbeitsplatz installiert ist und welche Funktionen es hat", sagt die erfahrene HR-Managerin Nancy Boyd. "Wir nutzen das Programm hauptsächlich als produktivitätssteigerndes Instrument. Wir überwachen vor allem Neueinsteiger, falls sie beim Start Hilfe brauchen, aber wir kontrollieren auch andere. Das Programm eignet sich gut für die Verbesserung von HR-Prozessen, aber der Anwendungsbereich ist ziemlich breit gefächert, so dass es immer gut ist, ein Ass im Ärmel zu haben, falls wir einmal ein Fehlverhalten im Büro untersuchen müssen." Einige Kunden haben CleverControl bereits auf tatsächliche Fälle aufmerksam gemacht, in denen Mitarbeiter ihr Unternehmen sabotiert haben, indem sie Datenbanken und Informationen über Transaktionen an Konkurrenten weitergegeben haben. Ein anderes Unternehmen fand heraus, dass seine Mitarbeiter oft nichts bei der Arbeit tun. Eine ihrer Abteilungen wurde komplett aufgelöst und die Mitarbeiter wurden in eine andere Abteilung versetzt. Aber drei Monate lang kamen sie zur Arbeit, taten so gut wie nichts und bekamen trotzdem ihr Gehalt. In einem anderen Fall hat ein Designer systematisch die Fristen für seine Projekte nicht eingehalten, was nicht verwunderlich ist, da sich herausstellte, dass er sechs Stunden am Tag Gitarre spielen lernte, anstatt zu arbeiten.

So nützlich solche Programme auch sein mögen, man sollte sie mit Vorsicht einsetzen: Anstatt die Effizienz zu steigern, können sie zu Problemen mit dem Gesetz führen. Wenn man es aus der Sicht der Arbeitnehmer betrachtet, sammelt das Unternehmen ihre personenbezogenen Daten, was rechtswidrig ist. Die jüngsten Entwicklungen zeigen jedoch, dass die Gerichte immer häufiger auf der Seite der Arbeitgeber stehen. So wie das wegweisende Urteil des Europäischen Gerichtshofs für Menschenrechte vom Januar 2016, das es Arbeitgebern grundsätzlich erlaubt, unter bestimmten Umständen die persönliche Korrespondenz ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu überwachen. Dieser Fall hat jedoch viele Fragen aufgeworfen, von denen viele noch nicht beantwortet wurden. Es gibt also noch viele Grauzonen. Deshalb sollten Sie immer einen Anwalt konsultieren, bevor Sie ein solches System einrichten.

Eine der Benutzerinnen des Programms, die Leiterin des B2B-Centers, Sarah Flores, sagte, dass das Programm in ihrem Unternehmen verwendet wird, um die Berechnung der Löhne bei Abwesenheit eines Mitarbeiters zu korrigieren. "Wenn jetzt ein Mitarbeiter nicht zur Arbeit kommt, sieht das Überwachungssystem dies und wir können uns schnell mit dem Abteilungsleiter in Verbindung setzen, um den Grund für die Abwesenheit herauszufinden."

Nach Ansicht des Unternehmensberaters Michael Greene haben diese Programme sowohl positive als auch negative Seiten. Dank dieser Programme erhält die Führungskraft ein mehr oder weniger realistisches Bild davon, wie ihre Mitarbeiter arbeiten. Gleichzeitig wird durch die totale Kontrolle eine Lüge erzeugt. "Wir müssen verstehen, dass der Mensch kein Roboter ist. Mitarbeiter können nicht den ganzen Tag lang dasselbe tun, weil es Faktoren wie das Bedürfnis nach Ablenkung und Erschöpfung gibt", so der Experte. Greene zufolge ist es bei der Verwendung solcher Programme notwendig, die Menschen davor zu warnen, um die Rechte der Untergebenen nicht zu verletzen. Anstatt jedoch zu versuchen, moderne Kommunikationsmittel aus dem Büro zu verbannen, sollte man versuchen, den Mitarbeitern beizubringen, sie für die Arbeit zu nutzen. Soziale Netzwerke ermöglichen es den Mitarbeitern zum Beispiel, Informationen von ihren Kollegen zu erhalten und den Verhandlungsprozess zu etablieren. Diese Programme sind also in vielen Fällen recht nützlich. Aber sie können nicht allein genutzt werden oder als Instrument der Unterdrückung und totalen Kontrolle dienen. Stattdessen liefern sie Informationen, die als Grundlage für eine ganze Strategie zur Verbesserung der Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen dienen können.