Wie CleverControl die Produktivität in einem Technologieunternehmen steigerte

Wie CleverControl die Produktivität in einem Technologieunternehmen steigerte

Zeitdiebstahl, mangelnde Verantwortlichkeit, ineffektive Arbeitsmuster und Entschädigung für faule Kollegen sind nur einige der Produktivitätsprobleme, die moderne Arbeitsplätze plagen. Doch was wäre, wenn Sie in Echtzeit Einblicke in die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter erhalten, diese Probleme rechtzeitig erkennen oder sogar verhindern und die Produktivität Ihres Teams steigern könnten? In dieser Fallstudie von CleverControl werden wir untersuchen, wie ein Technologieunternehmen diese Herausforderungen bekämpft und die Produktivität mit einer Software zur Mitarbeiterüberwachung gesteigert hat.

Die Herausforderung

Unser Kunde ist ein schnell wachsendes mittelständisches Softwareentwicklungsunternehmen mit 47 Mitarbeitern. Das Unternehmen hat sich auf die Entwicklung maßgeschneiderter Softwarelösungen spezialisiert, darunter mobile Apps, interne Unternehmensplattformen und CRM-Systeme für kleine und mittlere Unternehmen. Das Unternehmen begann als kleines Startup und verließ sich anfangs auf die direkte Sichtbarkeit als Hauptmethode für die Anwesenheits- und Leistungsverwaltung. Als die Belegschaft wuchs, konnte der Leiter des Unternehmens nicht mehr alle Mitarbeiter und Prozesse direkt kontrollieren.

Das Unternehmen sah sich mit Problemen bei der Erfassung der Arbeitszeit, der Messung der Produktivität und der Projekttransparenz konfrontiert. Die herkömmlichen Zeiterfassungsmethoden waren unzuverlässig. Die Mitarbeiter vergaßen oft, die Zeiterfassungsbögen rechtzeitig auszufüllen und gaben daher ungenaue, ungefähre Daten an. Darüber hinaus entdeckte der Leiter sogar mehrere Fälle von Zeitdiebstahl.

Die Beobachtung von Arbeitsprozessen durch Überwachung und regelmäßige Team- und Einzelgespräche war zeitaufwändig, subjektiv und ungenau. Dieser Mangel an zuverlässigen Daten behinderte genaue Projektschätzungen und machte es schwierig, zeitaufwändige Aufgaben zu identifizieren.

Das Team versäumte Fristen: Bei etwa 15 % der Projekte wurden die ursprünglichen Fristen überschritten, was die Kunden unzufrieden machte und den Ruf des Unternehmens schädigte. Es war schwierig, die wahren Gründe für die Misserfolge zu ermitteln: schlechtes Management, ineffiziente Prozesse oder persönliche Unproduktivität. Jeder Mitarbeiter schilderte das Problem aus einer anderen Perspektive.

Außerdem hatte der Leiter keine Möglichkeit, die 12 externen Teammitglieder direkt zu überwachen und konnte sich nicht nur auf deren Berichte verlassen. Er wünschte sich mehr Transparenz in Echtzeit, um Probleme an Ort und Stelle zu erkennen und zeitnahes Feedback zu geben.

Schließlich suchte der Leiter nach einer Möglichkeit, weniger Zeit mit der Überwachung der Produktivität zu verbringen und objektivere Ergebnisse zu erzielen.

Die Lösung

Um diese Herausforderungen zu lösen, beschloss das Unternehmen, eine Software zur Mitarbeiterüberwachung auszuprobieren und entschied sich für CleverControl. CleverControl verfolgte automatisch den Beginn und das Ende des Arbeitstages, was es dem Unternehmen ermöglichte, Zeiterfassungsbögen vollständig abzuschaffen. Die Überwachungsberichte enthielten auch aktive und inaktive Zeiten während des Tages, wodurch gewohnheitsmäßige Faulenzer aufgedeckt werden konnten.

Die Live-Viewing-Funktion von CleverControl verschaffte dem Firmenchef die gewünschte Echtzeitsichtbarkeit. Er konnte den Bildschirm eines jeden Mitarbeiters einsehen und sehen, in welchem Stadium sich die Arbeit während des Arbeitstages befand.

Anhand der detaillierten Aktivitätsberichte und Statistiken über die meistgenutzten Apps und Websites konnte analysiert werden, wie viel Zeit die Mitarbeiter tatsächlich für Arbeitsaufgaben aufwenden und was verbessert werden könnte.

Das Ergebnis

Die ersten Ergebnisse der Überwachung waren nicht überraschend: Die meisten Teammitglieder zeigten ein hohes Maß an Produktivität und Engagement. Der Produktivitätsschub wurde durch die Überwachung selbst verursacht. Da die Mitarbeiter wussten, dass alle ihre Handlungen verfolgt werden, verbrachten sie weniger Zeit mit unproduktiven oder nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten.

Als sich die Mitarbeiter an die Überwachung gewöhnt hatten, kehrten sie allmählich zu ihrem gewohnten Arbeitsverhalten zurück. Die Überwachung dieser Muster lieferte viel interessantere Ergebnisse. So deckte der Leiter mit CleverControl zum Beispiel mehrere Ineffizienzen auf:

  • Einer der Softwareentwickler verbrachte Stunden damit, jede noch so kleine Aufgabe akribisch zu dokumentieren und übermäßig viele Berichte zu erstellen. Obwohl die Dokumentation bei der Softwareentwicklung von entscheidender Bedeutung ist, führte der Mitarbeiter ein solches Mikromanagement durch, dass es den tatsächlichen Fortschritt behinderte.

  • Einer der Manager plante zahlreiche Besprechungen zu jedem noch so kleinen Problem. Er wollte das Team zwar auf dem Laufenden halten, aber die meisten dieser häufigen Besprechungen waren unproduktiv, zeitraubend und ruinierten den Arbeitsablauf des Tages für andere Teammitglieder. Aus den Berichten ging hervor, dass an den Tagen, an denen die Teammitglieder an mehreren derartigen Besprechungen teilnehmen mussten, die inaktive Zeit, das persönliche Surfen und die weniger produktiven Aktivitäten um 15 % zunahmen.

Die Überwachung half dem Unternehmen auch, die Ursachen für die gewohnheitsmäßige Unproduktivität einiger Mitarbeiter herauszufinden:

  • Eine der IT-Spezialistinnen galt als gewohnheitsmäßige Faulenzerin, bis der Manager ihren Tätigkeitsbericht analysierte. Es stellte sich heraus, dass die Mitarbeiterin einen großen Teil ihres Arbeitstages damit verbrachte, ihren Kollegen zu helfen oder Aufgaben zu erledigen, die diese an sie delegiert hatten. Natürlich verpasste sie ihre Fristen und konnte sich nicht richtig auf ihre direkten Aufgaben konzentrieren.

  • Das KI-Scoring von CleverControl entdeckte einige Remote-Mitarbeiter, die nur minimale arbeitsbezogene Aktivitäten durchführten und viel Zeit mit privatem Surfen verbrachten.

  • Der PR-Manager erwies sich als echter "sozialer Schmetterling". Er nutzte fast 40 % des Arbeitstages Messenger. Er unterbrach die Arbeit seiner Kollegen häufig mit langatmigen und irrelevanten Gesprächen oder Nachrichten, was es ihnen erschwerte, sich zu konzentrieren und ihre Aufgaben zu erledigen.

Die Identifizierung dieser und anderer Ineffizienzen ermöglichte es dem Unternehmen, auf deren Beseitigung hinzuarbeiten und die Produktivität zu steigern. Mit einer genauen Zeiterfassung und Echtzeit-Überwachung konnten die Manager die Projektfristen genauer einschätzen, was dazu führte, dass mehr Projekte und Aufgaben pünktlich abgeschlossen wurden. Darüber hinaus konnten sie einige Ressourcen und Mitarbeiter neu zuordnen und so sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiteten.

Das Unternehmen beschloss, die Vorteile der Selbstüberwachungsfunktion zu nutzen. Die Mitarbeiter konnten auf ihre Aktivitätsberichte zugreifen und diese analysieren, was ihre Verantwortlichkeit erhöhte und ihr Engagement um 7 % steigerte.

Als Ergebnis der Überwachung erreichte die termingerechte Projektabwicklung innerhalb der ersten sechs Monate der Umsetzung 96 %. Das Management reduzierte unnötige Sitzungen, so dass nur noch wöchentliche und monatliche Kontrollbesprechungen stattfanden.

Insgesamt konnte das Unternehmen in den sechs Monaten seit der Einführung eine Produktivitätssteigerung von 11 % verzeichnen.

Einpacken

Die Überwachung der Mitarbeiter hat dem Unternehmen geholfen, seinen Ansatz zur Arbeitsverwaltung zu ändern. "Vor CleverControl befanden wir uns im Blindflug", sagt der Leiter des Unternehmens, "wir verließen uns stark auf unser Bauchgefühl und subjektive Einschätzungen. Mit den Überwachungsberichten und Aktivitätsstatistiken sehen wir jetzt ein klareres Bild und können fundierte Entscheidungen treffen."

Diese Fallstudie von CleverControl zeigt, dass die Software dem Unternehmen geholfen hat, seine Arbeitsabläufe zu verbessern und eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit zu fördern.

Möchten Sie mehr über CleverControl erfahren? Besuchen Sie die Produktseite oder kontaktieren Sie uns.

Tags:

Here are some other interesting articles: