Ein Leitfaden für unverzichtbare Software für die Mitarbeiterverwaltung
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Die Verwaltung von Mitarbeitern ist komplex und zeitaufwändig. Die Einstellung und Eingliederung des besten Bewerbers, die Überwachung der Produktivität, die Einhaltung aller Fristen und die Planung von Strategien zur Mitarbeiterentwicklung und -motivation sind Herausforderungen, die Manager und Personalabteilungen bewältigen müssen. Glücklicherweise leben wir im Zeitalter der boomenden Technologie, die uns den Alltag erheblich erleichtern kann. Es gibt für alles eine digitale Lösung. In diesem Artikel gehen wir auf die verschiedenen Arten von Mitarbeiterverwaltungssoftware und ihre Vorteile ein und beschreiben zuverlässige Lösungen in jeder Kategorie.
Software zur Mitarbeiterüberwachung
Tracking-Programme sind vielleicht die bekannteste Art von Software für die Mitarbeiterverwaltung. Ihre Funktionen umfassen in der Regel:
- screenshots
- Protokollierung der Tastenanschläge
- Verfolgung besuchter Websites
- Aufzeichnung von Suchanfragen
- Überwachung von Dateioperationen
- Erfassen der Druckeraktivität
- Zeiterfassung und mehr.
Diese Daten werden zu Produktivitätskennzahlen und Statistiken zusammengefasst, was die Leistungsbewertung vereinfacht.
Auf der anderen Seite der Medaille stehen Datenschutzbedenken. Aufgrund ihrer Besonderheiten kann die Software zur Überwachung von Mitarbeitern große Mengen an Daten sammeln, darunter auch sensible Informationen. Deshalb ist es notwendig, sich vor der Implementierung solcher Lösungen mit den örtlichen Datenschutzbestimmungen vertraut zu machen. Wenn Sie den Überwachungsbedarf und den Schutz der Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter in Einklang bringen, wird die Software zur Mitarbeiterüberwachung Ihr zuverlässiger Helfer bei der Steigerung der Produktivität Ihres Teams sein.
CleverControl ist eine leistungsstarke Software für die Mitarbeiterverwaltung. Sie bietet alle notwendigen Funktionen für eine reibungslose Produktivitätsüberwachung: Screenshots, Überwachung der Zwischenablage, Aufzeichnung von Suchanfragen und Website-Besuchen, Verfolgung von Aktivitäten in sozialen Medien und Messengern und mehr. Die Plattform analysiert die Nutzung von Apps, Chats und des Internets durch den Mitarbeiter, einschließlich der Zeit, die der Mitarbeiter täglich verbringt und wie sich diese Trends über den ausgewählten Zeitraum verändern. CleverControl hebt auch die meistgenutzten Apps und Websites hervor. Mit diesen Statistiken können Sie sich schnell einen Überblick über den Tag jedes Mitarbeiters verschaffen und Ablenkungen sofort erkennen.
CleverControl ermöglicht die Überwachung nicht nur im Nachhinein, sondern auch in Echtzeit. Dank der Live-Viewing-Funktion können Sie sofort sehen, was auf dem Bildschirm eines jeden Mitarbeiters passiert.
CleverControl verfügt über eine Reihe von Funktionen zur Zeiterfassung, mit denen Sie die Anwesenheitserfassung automatisieren können. Die Software erfasst die Anwesenheit jedes Mitarbeiters am Arbeitsplatz, den Beginn und das Ende des Arbeitstages sowie die Aktivitäts- und Inaktivitätszeiten. Sie können das detaillierte Aktivitätsprotokoll nach Zeit und stündliche Aktivitätsstatistiken mit den hervorgehobenen aktivsten Stunden einsehen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, individuelle Arbeitsmuster zu verstehen und Aufgaben und Besprechungen besser zu planen.
Zu den erweiterten Funktionen von CleverControl gehören Bildschirmaufzeichnung, Webcam-Aufzeichnung und Anrufaufzeichnung. Mit der Bildschirmaufzeichnung können Sie die Bildschirme ausgewählter Mitarbeiter den ganzen Tag über aufzeichnen. Webcam-Aufzeichnung verwandelt die Webcam des Computers in ein einfaches Überwachungssystem oder hilft bei der Überwachung von Interaktionen zwischen Kunden und Mitarbeitern. Mit der Anrufaufzeichnung können Sie Anrufe von beliebten Messengern wie Zoom, WhatsApp und Discord aufzeichnen. Diese Funktion ist von unschätzbarem Wert für die Bewertung der Arbeit von Kundendienstmitarbeitern oder für die Zusammenfassung von Informationen aus einer wichtigen Besprechung.
CleverControl hält mit den neuesten technologischen Fortschritten Schritt. Die Plattform hat kürzlich eine KI-Funktionalität integriert. Die KI untersucht die Aktivitäten der Mitarbeiter in Apps, Chats und online, vergleicht sie mit Branchen-Benchmarks, berechnet individuelle Produktivitätswerte und gibt kurze Kommentare zu gefundenen Ineffizienzen ab.
CleverControl hat flexible Einstellungen. Die meisten Funktionen können aktiviert/deaktiviert werden, so dass Sie Ihre Überwachungspraktiken an die geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften anpassen können. Die Software kann auch im sichtbaren Modus installiert werden, so dass die Mitarbeiter die Überwachung starten und beenden oder auf ihr persönliches Aktivitäts-Dashboard zugreifen können.
Software für Projektmanagement
So sehr sich Manager auch wünschen würden, alle Projekttermine, Aufgaben und Ausgaben im Auge zu behalten und zu kontrollieren, die wenigsten können sich mit einem Supercomputergehirn rühmen. Projektmanagement ist eine Art Software für das Mitarbeitermanagement, die den Managern diese Last abnehmen soll. Es handelt sich um eine zentrale Plattform für die Planung, Organisation und das effektive Management von Projekten. Zu ihren üblichen Funktionen gehören:
- Erstellen, Zuweisen und Priorisieren von Aufgaben
- Fristen setzen
- Verfolgung des Aufgabenfortschritts
- Kommentare, Nachrichten und Chats auf der Plattform
- gemeinsames Nutzen von Dateien
- Roadmapping und Meilensteinverfolgung
- Zeiterfassung
- Budgetverfolgung, Ausgabenmanagement und mehr.
Eine solche Software für die Mitarbeiterverwaltung ermöglicht es Managern, das gesamte Projekt zu überblicken, es einfach in Aufgaben und Teilaufgaben zu unterteilen und diese den Mitarbeitern zuzuweisen. Sie können sich in Echtzeit einen Überblick über den Fortschritt verschaffen, potenzielle Probleme erkennen und die erforderlichen Ressourcen neu zuweisen. Diese verbesserte Aufgabentransparenz erhöht die Effizienz des Teams und verbessert die Entscheidungsfindung und das Budgetmanagement. Klare Aufgabenzuweisungen und die Verfolgung des Fortschritts machen die Teammitglieder für ihre Arbeit verantwortlich.
Asana ist eine der beliebtesten cloudbasierten Projektmanagement-Software. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die breite Palette an Funktionen haben Tausende von Unternehmen auf der ganzen Welt überzeugt. Sie können große Projekte in kleinere, überschaubare Aufgaben und Teilaufgaben unterteilen, Abhängigkeiten definieren und Prioritäten und Fristen festlegen. Die Projektansichten können je nach Ihren Wünschen angepasst werden. Sie können Aufgaben als Liste, Kalender, Zeitleiste, Gantt-Diagramm oder Kanban-Tafel organisieren. Zur einfacheren Sortierung, Filterung und Berichterstellung können Sie Aufgaben benutzerdefinierte Felder hinzufügen.
Asana kann die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit nachverfolgen, so dass Sie Ausgaben und benötigte Zeit genauer einschätzen können.
Die Plattform bietet hervorragende Kommunikationsfunktionen wie Teamnachrichten, Erwähnungen und Dateifreigabe. Der intelligente Posteingang ermöglicht die Anpassung von Benachrichtigungen, um die wichtigsten Aktualisierungen zu filtern, Benachrichtigungen anzuhalten, um Ihre Konzentration zu schützen, und Benachrichtigungen aus dem Posteingang zu verfolgen.
Robuste Automatisierungsfunktionen helfen bei der Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben. So können Sie beispielsweise Aufgaben auf der Grundlage von Regeln oder auslösenden Benachrichtigungen zuweisen.
Asana lässt sich mit vielen anderen Tools integrieren, darunter Google Drive, Slack und Microsoft Teams.
Die Plattform eignet sich dank ihrer Benutzerfreundlichkeit, ihrer leistungsstarken Funktionen und ihrer Skalierbarkeit für Unternehmen jeder Größe und in verschiedenen Branchen.
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Systeme zur Verwaltung der Humanressourcen
Personalverwaltungssoftware (HRMS) ist eine umfassende Plattform zur Rationalisierung und Automatisierung von Personalfunktionen während des gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter. Ihre wichtigsten Funktionen sind:
- Speicherung von Mitarbeiterinformationen (Kontaktdaten, Beschäftigungsgeschichte, Leistungsnachweise usw.)
- Applicant Tracking System (ATS) (Verwaltung von Stellenausschreibungen und Bewerbungen)
- Onboarding-Workflows und Checklisten
- Zuverlässigkeitsüberprüfungen und Drogenscreenings
- Gehaltsabrechnung und Steuerberechnungen
- Verwaltung der Sozialleistungen (Krankenversicherung, Altersvorsorge usw.)
- Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle
- Leistungsmanagement
- Initiativen zur Mitarbeiterentwicklung und vieles mehr.
Eine solche Software für die Mitarbeiterverwaltung automatisiert sich wiederholende Aufgaben, reduziert den Verwaltungsaufwand für HR-Spezialisten und minimiert Fehler bei der Dateneingabe und der Gehaltsabrechnung. Dadurch können sich die HR-Teams auf strategische Initiativen konzentrieren, die das Engagement der Mitarbeiter fördern.
Mit HRMS können Unternehmen genaue Aufzeichnungen führen und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherstellen. Außerdem liefert HRMS wertvolle Daten und Erkenntnisse, die fundierte Personalentscheidungen ermöglichen.
HRMS bietet auch Funktionen für Mitarbeiter. Die Selbstbedienungsfunktionen ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Informationen zu verwalten und einfach auf HR-Dienste zuzugreifen.
Workday ist eine fortschrittliche Cloud-basierte Software für die Mitarbeiterverwaltung. Sie vereint alle HR-Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Talentverwaltung und Mitarbeiterdatenmanagement in einem einzigen System.
Die Plattform bietet anpassbare Dashboards und Berichte. Dort erhalten Sie Einblicke in Fluktuationsraten, Leistungstrends und demografische Daten der Belegschaft. Alle Änderungen werden sofort angezeigt, so dass Sie immer Zugriff auf die aktuellsten Informationen haben und strategische Entscheidungen treffen können.
Workday unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters, von der Stellenausschreibung über die Bewerberverfolgung und das Onboarding bis hin zum Leistungsmanagement und den Sozialleistungen. Es erleichtert auch die Nachfolgeplanung, da es dabei helfen kann, Mitarbeiter mit hohem Potenzial zu identifizieren. Später können Sie diese dann auf künftige Führungsaufgaben vorbereiten.
Ein weiterer praktischer Funktionsumfang automatisiert die Lohn- und Gehaltsabrechnung: Gehalt, Steuern, Leistungen und Abzüge. Die Automatisierung reduziert Fehler und den Verwaltungsaufwand und gewährleistet rechtzeitige und genaue Zahlungen.
Auch die Mitarbeiter profitieren von Workday. Die robuste Selbstbedienungsfunktion ermöglicht es ihnen, ihre persönlichen Daten zu verwalten, Gehaltsabrechnungen abzurufen, Urlaub zu beantragen und sich für Leistungen anzumelden.
Alles in allem ist Workday eine effektive Lösung, die das Personalmanagement deutlich verbessert. Sie lässt sich an die spezifischen Anforderungen von Organisationen in verschiedenen Branchen anpassen und unterstützt sowohl kleine als auch große Unternehmen.
Plattformen für Mitarbeitererfahrungen
Wie der Name schon sagt, dienen Employee-Experience-Plattformen (EX) dazu, das Gesamterlebnis der Mitarbeiter vom Onboarding bis zum Austritt aus dem Unternehmen zu verbessern. Diese Art von Software ergänzt die traditionellen HR-Funktionen. Ihr Hauptzweck ist es, das Wohlbefinden und die Motivation der Mitarbeiter zu verbessern, die Produktivität zu steigern und eine freundliche und ansprechende Arbeitsumgebung zu schaffen.
EX bietet in der Regel die folgenden Funktionen:
- employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
- Anerkennungsinstrumente (z. B. punktebasierte Systeme, Peer-to-Peer-Auszeichnungen usw.)
- interne soziale Netzwerke oder Foren
- Chats und Dateiaustausch
- eine zentrale Anlaufstelle für Unternehmensnachrichten und -ankündigungen
- Daten und Analysen zu Mitarbeiterengagement, Stimmungslage und Leistungstrends
- Zugang zu Schulungsmaterialien und Kursen
- Wohlfühlprogramme und vieles mehr.
Dank der Employee Experience-Plattformen fühlen sich die Mitarbeiter stärker verbunden und wertgeschätzt. Studien zufolge sind Mitarbeiter, die regelmäßig Anerkennung erhalten, 14% produktiver, 43 % engagierter und dreimal loyaler gegenüber ihren Unternehmen. Eine Investition in EX bedeutet also eine Investition in geringere Fluktuation und höhere Produktivität.
EX bietet Zugang zu allen notwendigen Ressourcen an einem Ort, von unternehmensweiten Bekanntmachungen bis hin zu Wohlfühlprogrammen. Dadurch verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und bleiben über verfügbare Möglichkeiten informiert.
Schließlich tragen Programme für Mitarbeitererfahrungen dazu bei, Burnout und Stress am Arbeitsplatz zu verringern, was wiederum die Produktivität und das Engagement verbessert.
Culture Amp ist eine der führenden Plattformen für Mitarbeitererfahrungen. Sie bietet mehrere Umfragevorlagen und Tools, um Mitarbeiterfeedback zu verschiedenen Aspekten ihrer Erfahrungen zu sammeln. Sie können zum Beispiel Umfragen zum Engagement, Bewertungen zur Vielfalt und Integration sowie 360-Grad-Feedback durchführen. Sie können die Feedback-Ergebnisse das ganze Jahr über bequem in einem zentralen Hub sammeln und organisieren. Diese Datendrehscheibe erleichtert die Vorbereitungen für Leistungsbeurteilungen erheblich.
Culture Amp stützt sich auf die neuesten Erkenntnisse der Psychologie und Datenwissenschaft. Es hilft Ihnen nicht nur dabei, Feedback zu sammeln, sondern es auch in umsetzbare Verbesserungspläne zu übersetzen.
Mit Culture Amp können Sie Rollenbeschreibungen und die für jede Rolle erforderlichen Kompetenzen erstellen und weitergeben. Diese Informationen verdeutlichen nicht nur die individuellen Verantwortlichkeiten, sondern ermöglichen es den Mitarbeitern auch, ihre aktuellen Fähigkeiten zu bewerten und mögliche Lücken zu erkennen. Die Plattform kann auch dazu genutzt werden, personalisierte Entwicklungspläne zu erstellen, um Leistung und Engagement zu steigern.
Culture Amp bietet eine unterstützende Gemeinschaft mit virtuellen Veranstaltungen und einer Slack-Gruppe. Es bietet kontinuierliche Weiterbildung und Networking-Möglichkeiten für HR-Fachleute.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Culture Amps effektive Auswertung von Mitarbeitererfahrungen in Kombination mit wissenschaftlichen Erkenntnissen ein wertvolles Werkzeug für jede Organisation darstellt, die einen attraktiven und ansprechenden Arbeitsplatz schaffen möchte.
Einpacken
In unserem Technologiezeitalter haben wir das Glück, dass es für jede Routineaufgabe eine App gibt. Diese vier Arten von Software für die Mitarbeiterverwaltung erleichtern den Verwaltungsaufwand, optimieren komplexe, zeitraubende Aufgaben wie Leistungsbewertungen und Umfragen zum Mitarbeiterengagement und ermöglichen ein effektives Projektmanagement.