Sử dụng Giám sát Nhân viên để Nâng cao Việc Nhập môn cho Nhân viên Mới

Tuyển dụng một nhân tài mới là một khoản đầu tư và công ty cần đảm bảo khoản đầu tư đó vì lợi ích tốt nhất của mình. Những tuần và tháng đầu tiên rất quan trọng: đó là lúc nhân viên mới quyết định ở lại hay tiếp tục tìm kiếm những lựa chọn tốt hơn. Thống kê cho thấy 20% nhân viên mới nghỉ việc trong vòng 45 ngày đầu tiên và 10% trong số những người nghỉ việc chủ yếu là do trải nghiệm khi mới vào làm không tốt. Nhưng làm sao chúng ta biết được nhân viên mới trải qua những gì trong thời gian này? Các phương pháp tiếp nhận truyền thống thường giống như một phát súng trong bóng tối. Chúng ta áp dụng các thông lệ tiêu chuẩn, áp dụng chúng một cách phổ biến và hy vọng rằng chúng sẽ hiệu quả.

Có cách nào để có được cái nhìn sâu sắc hơn, cung cấp hỗ trợ có mục tiêu và tăng cường quá trình tuyển dụng cho mọi nhân tài mới không? Câu trả lời cho câu hỏi này là giám sát nhân viên. Dữ liệu theo dõi là nguồn thông tin có giá trị về các vấn đề tiềm ẩn của nhân viên mới tại nơi làm việc mới, khoảng cách kiến ​​thức của họ và sự hỗ trợ mà họ có thể cần.

Các hoạt động định hướng truyền thống, mặc dù có ý định tốt, thường không đạt được mục tiêu. Chúng thiếu phản hồi theo thời gian thực và cách để xem những khó khăn của nhân viên mới. Liệu người đó có thực sự hiểu cách sử dụng phần mềm chưa biết không? Họ có thoải mái khi đặt câu hỏi hay họ giữ sự bối rối của mình cho riêng mình? Việc xác định những khó khăn này trở thành một hoạt động phản ứng, thay vì chủ động, mà không có một cửa sổ rõ ràng về những trải nghiệm hàng ngày của họ.

Thiếu hiểu biết về kinh nghiệm của nhân viên mới dẫn đến đào tạo và hỗ trợ không nhất quán và không hiệu quả. Một cách tiếp cận chuẩn hóa không tính đến phong cách học tập cá nhân và kiến ​​thức và kinh nghiệm hiện tại. Những gì hiệu quả với người này có thể không hiệu quả với người khác. Bên cạnh đó, với các thông lệ chuẩn, rất khó để xác định và giải quyết các khoảng cách kiến ​​thức cá nhân trước khi chúng ảnh hưởng đến năng suất.

Kết quả là gì? Những tài năng mới có thể cảm thấy không được hỗ trợ, bối rối và choáng ngợp. Khi quá trình tuyển dụng không cung cấp đủ hỗ trợ và con đường rõ ràng để thành công, ngay cả những tài năng triển vọng nhất cũng có thể nhanh chóng rời đi và tìm kiếm cơ hội ở nơi khác.

What do we imagine when we hear the phrase "employee monitoring"? Most probably, some intrusive spy that immediately alerts the manager if you stop working for one minute. However, this picture is exaggerated, outdated, and far from modern ethical monitoring practices.

Trong ứng dụng hiện đại của nó, đặc biệt là liên quan đến phát triển và hỗ trợ tài năng, giám sát nhân viên đề cập đến việc thu thập dữ liệu về các hoạt động liên quan đến công việc, sử dụng phần mềm và các mẫu giao tiếp. Sự khác biệt nằm ở mục đích: giám sát nhân viên không còn là giám sát mang tính trừng phạt nữa. Nó đã trở thành một công cụ để theo dõi các mẫu công việc, phân tích chúng, tìm kiếm cơ hội học tập và hỗ trợ chủ động.

Giám sát có thể cung cấp những thông tin chi tiết có giá trị có thể cải thiện đáng kể quá trình hướng dẫn. Đầu tiên, các số liệu hiệu suất, chẳng hạn như tiến độ thực hiện nhiệm vụ được giao, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ và tuân thủ quy trình công việc đã thiết lập cho thấy rõ kiến ​​thức, kỹ năng và hiệu quả của nhân viên mới được tuyển dụng.

Phân tích dữ liệu sử dụng ứng dụng và trang web có thể tiết lộ những lỗ hổng kiến ​​thức. Những ứng dụng mà người mới được tuyển dụng sử dụng, trong bao lâu và thông tin nào họ tìm kiếm trực tuyến có thể làm nổi bật những lĩnh vực mà họ cần đào tạo hoặc hướng dẫn bổ sung.

Việc theo dõi sự tham gia của nhân viên mới vào giao tiếp nhóm và loại câu hỏi họ đặt ra cho thấy mức độ thoải mái khi yêu cầu hỗ trợ và quá trình hòa nhập của họ vào nhóm diễn ra như thế nào.

Cuối cùng, việc xem xét thời gian mà người mới tuyển dụng dành cho các nguồn đào tạo hoặc các chức năng công việc cụ thể có thể gợi ý về nơi họ gặp khó khăn. Hoặc có thể là dấu hiệu cho thấy bản thân quá trình đào tạo không hiệu quả và có thể được tối ưu hóa.

Các chiến lược onboarding truyền thống thường dựa trên các giả định, quan sát chủ quan và các phương pháp tiếp cận chung. Các chiến lược onboarding được thúc đẩy bởi giám sát nhân viên có đạo đức dựa trên thông tin cụ thể, có thể hành động và do đó hiệu quả hơn.

Vì vậy, như chúng ta có thể thấy, việc giám sát nhân viên giúp các nhà quản lý có cái nhìn rõ ràng về những bước đầu tiên của nhân viên mới trong công ty và cho phép họ nhận thấy các vấn đề trước khi chúng leo thang. Sau đây là cách nó có thể cải thiện quy trình tuyển dụng.

Như đã đề cập trước đó, các công ty thường sử dụng phương pháp tiếp cận một kích thước phù hợp với tất cả trong quá trình hướng dẫn. Với dữ liệu theo dõi nhân viên, các chuyên gia và quản lý nhân sự xác định chính xác nơi mà người mới được tuyển dụng gặp khó khăn hoặc ngược lại, vượt trội và điều chỉnh chiến lược hướng dẫn của họ cho phù hợp. Ví dụ, nếu họ thấy người đó gặp khó khăn với một tính năng phần mềm hoặc khía cạnh công việc cụ thể, họ có thể cung cấp hướng dẫn có mục tiêu hoặc chỉ định một người cố vấn. Nói cách khác, các nhà quản lý có thể tạo lộ trình học tập được cá nhân hóa được tối ưu hóa cho nhu cầu cá nhân của nhân tài mới.

Giám sát nhân viên là nguồn thông tin lý tưởng để phản hồi và hướng dẫn theo thời gian thực. Các vấn đề trong quy trình làm việc của nhân viên mới được nhìn thấy ngay khi chúng xảy ra, chứ không phải nhiều tuần sau trong quá trình đánh giá hiệu suất. Nó cho phép các nhà quản lý cung cấp phản hồi và hỗ trợ ngay lập tức. Do đó, nhân viên mới học nhanh hơn, tự tin hơn và cảm thấy công ty cam kết với thành công của họ.

Giám sát có thể phát hiện dấu hiệu của sự mất gắn kết và thất vọng. Những dấu hiệu này có thể là thời gian nhàn rỗi kéo dài hoặc hoạt động không liên quan đến công việc, thời hạn bị bỏ lỡ mà không được báo cáo và sự tham gia thấp hơn vào các cuộc thảo luận của nhóm. Theo dõi cho phép các nhà quản lý nhận thấy những tín hiệu này sớm và tiếp cận nhân viên với sự hỗ trợ trước khi các vấn đề nhỏ trở thành lý do để nghỉ việc.

Một trong những mục tiêu mà các công cụ giám sát nhân viên được thiết kế là đánh giá hiệu suất khách quan. Nó có giá trị không chỉ đối với nhân viên hiện tại mà còn đối với nhân viên mới được tuyển dụng. Quan sát của con người có thể mang tính chủ quan, trong khi số liệu hiệu suất thì không. Chúng cung cấp góc nhìn rõ ràng, khách quan về tiến trình của nhân viên mới được tuyển dụng so với các chuẩn mực đã thiết lập, tôn vinh thành tích và hỗ trợ khi cần thiết.

Giám sát cung cấp dữ liệu có giá trị không chỉ về quá trình hội nhập của nhân tài mới mà còn về hiệu quả của chính chương trình đào tạo định hướng. Phân tích dữ liệu tập thể từ một số nhân viên mới được tuyển dụng sẽ cho thấy tài liệu đào tạo nào hiệu quả nhất và tài liệu nào cần được chỉnh sửa và làm lại. Người quản lý sẽ thấy hoạt động định hướng nào mang lại kết quả tốt nhất và có thể phân bổ lại nguồn lực ở đâu. Do đó, các công ty có thể tạo ra các chương trình định hướng thực sự hiệu quả và đảm bảo thời gian, tiền bạc và nguồn lực của họ được sử dụng hợp lý.

Tất cả những lợi ích này hợp nhất thành một lợi thế đáng kể: thời gian đạt được trình độ thành thạo nhanh hơn. Giám sát nhân viên giúp dễ dàng xác định các vấn đề đang diễn ra và nhu cầu học tập. Nó tạo điều kiện hỗ trợ kịp thời và giúp tối ưu hóa đào tạo. Do đó, giám sát nhân viên làm giảm đáng kể thời gian cần thiết để những người mới được tuyển dụng trở thành thành viên có năng lực và năng suất trong nhóm của bạn. Cả người mới được tuyển dụng và công ty đều được hưởng lợi từ nó: nhân viên phát triển sự tự tin và thành thạo, và doanh nghiệp nhận được lợi tức đầu tư hữu hình thông qua sự tích hợp và đóng góp nhanh hơn.

Một chương trình định hướng hiệu quả là cần thiết để giành chiến thắng trong cuộc chiến giành nhân tài: nó có thể cải thiện khả năng giữ chân nhân viên lên đến 82%! Như chúng tôi đã khám phá, việc giám sát nhân viên có chiến lược và đạo đức có thể cải thiện đáng kể quá trình định hướng. Với chương trình này, các nhà quản lý có thể vượt ra khỏi cách tiếp cận truyền thống, áp dụng chung cho tất cả và biến quá trình định hướng trở nên cá nhân hóa, chủ động và do đó hiệu quả hơn. Một nhân viên mới được hỗ trợ tốt và định hướng hiệu quả không chỉ là một con số thống kê; họ là một nhân viên năng suất, gắn bó và trung thành, sẵn sàng đóng góp đáng kể vào thành công của công ty bạn.