Hướng dẫn cách giám sát email của nhân viên - Hướng dẫn sử dụng Outlook và Gmail (trước đây là G Suite)

Email là công cụ quan trọng để giao tiếp và hợp tác, chứa đựng nhiều dữ liệu bí mật của công ty. Cùng với sự phổ biến liên tục của email trong phát triển kinh doanh, câu hỏi cấp bách về bảo vệ dữ liệu nhạy cảm ngày càng được đặt ra. Mối quan ngại này đã góp phần tạo ra phần mềm giám sát nhân viên với mục đích theo dõi việc sử dụng email, bao gồm cả Outlook hoặc Gmail (trước đây là G Suite). Hướng dẫn này sẽ tổng quan về các dữ liệu thực tế liên quan đến cách giám sát email của nhân viên: các công cụ, các vấn đề pháp lý, quan điểm của cả nhà tuyển dụng và nhân viên, v.v.

Việc giám sát email của nhân viên một cách minh bạch là điều cần thiết để tạo ra môi trường kinh doanh thân thiện với môi trường, thoải mái và hiệu quả. Khi nhân viên hiểu được lý do đằng sau việc sử dụng phần mềm giám sát, họ cảm thấy được tôn trọng, điều này sẽ xây dựng lòng tin vào ban lãnh đạo. Chiến lược này không chỉ nâng cao tỷ lệ hài lòng trong công việc của nhân viên mà còn góp phần tăng năng suất, cải thiện sự hợp tác, bảo mật dữ liệu nhạy cảm, dẫn đến doanh nghiệp sinh lời hơn.

Chúng tôi đã tổng hợp một số lời khuyên để xây dựng mối quan hệ minh bạch với nhóm của bạn. Hãy thoải mái sử dụng chúng để đạt được các mục tiêu đã đề ra:

• xây dựng các chính sách rõ ràng
• lấy sự đồng ý của nhân viên
• Giải thích mục đích của việc giám sát.
• Giới hạn việc giám sát chỉ đối với các cuộc giao tiếp liên quan đến công việc.
• Sử dụng các công cụ giám sát một cách có trách nhiệm.
• thường xuyên cập nhật thông tin cho nhân viên
• đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý
• theo dõi và đánh giá hiệu quả của chính sách

Có nhiều cách khác nhau để theo dõi email Outlook. Cách đầu tiên là sử dụng các tính năng tích hợp sẵn của Outlook. Sử dụng tính năng theo dõi tin nhắn để giám sát việc gửi email, xác nhận đã đọc và trạng thái của email đã gửi, tạo ra các bản ghi về email đến và email đi.

Cùng với nhật ký email đến và đi, hãy sử dụng công cụ này như một công cụ kiểm tra hộp thư. Chức năng chính của nó là theo dõi các hành động như gửi, xóa email và truy cập bởi người khác. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Exchange, bạn có thể bật tính năng kiểm tra hộp thư thông qua Trung tâm quản trị Exchange.

Tuy nhiên, việc sử dụng Microsoft 365 Compliance Center được thiết kế để giám sát nâng cao hơn. Các tính năng như chính sách Ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) giúp giám sát và ngăn chặn việc chia sẻ thông tin nhạy cảm qua email.

In many cases, built-in tools do not address the inquiries. Employers start searching for extra software to reach the set goals. A long search ago, they managed to find and implement third-party tools - phần mềm giám sát nhân viên Công cụ này tích hợp hiệu quả với Outlook. Nó có thể cung cấp cảnh báo từ khóa, theo dõi tệp đính kèm và phân tích các mẫu giao tiếp email.

Phần mềm giám sát nhân viên đã tạo dựng được danh tiếng vững chắc nhờ vào nhiều tùy chọn đa dạng được sử dụng để theo dõi năng suất của từng nhân viên. Trong số các tính năng hiện có, bao gồm: giám sát email, theo dõi ứng dụng, chụp ảnh màn hình, hoạt động tổng thể trên trang web, v.v.

Các doanh nhân sẵn sàng sử dụng mọi biện pháp có sẵn để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và các ý tưởng kinh doanh sáng tạo. Họ thường xem xét áp dụng bất kỳ phương án nào khả thi, đôi khi, bằng cách sử dụng... Triển khai giải pháp ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) Các công cụ này tự động giám sát email gửi đi để tìm dữ liệu nhạy cảm, chẳng hạn như thông tin tài chính hoặc sở hữu trí tuệ, và chặn hoặc gắn cờ các email không phù hợp.

G Suite hiện được biết đến với tên gọi Google Workplace, cụ thể là Gmail. Khảo sát do WifiTalents tổ chức Hiển thị những số liệu thống kê đáng kinh ngạc:

• 60% doanh nghiệp nhỏ sử dụng Gmail làm nhà cung cấp email chính của họ.
• 70% doanh nghiệp sử dụng Gmail hoặc G Suite cho dịch vụ email của họ.

Với những số liệu thống kê ấn tượng này, điều quan trọng là phải giải đáp hai câu hỏi chính về việc giám sát Gmail:

1. Cách sử dụng các công cụ tích hợp sẵn để giám sát email
2. Cách giám sát email nhân viên trên G Suite với các tài nguyên bổ sung

Chúng ta hãy trả lời từng câu hỏi một và tìm hiểu xem bạn đã tận dụng tối đa các công cụ giám sát email tích hợp sẵn của Gmail hay chưa.

Bạn có thể bắt đầu đặt những câu hỏi như: những tùy chọn tích hợp nào có thể sử dụng được trong trường hợp cụ thể của bạn? Hãy cùng tìm câu trả lời. Bản thân Google khuyến nghị sử dụng bảng điều khiển quản trị Google Workspace. Bảng điều khiển này cung cấp các tùy chọn sau:

Tiếp tục xem xét các đề xuất của Google, hãy bật tính năng Lưu trữ và Khám phá điện tử (eDiscovery) của Gmail. Bắt đầu với khái niệm đầu tiên - Lưu trữ. Sử dụng Google Vault để lưu trữ, sao lưu và khám phá điện tử email. Vault cho phép bạn giữ lại email trong một khoảng thời gian nhất định, ngay cả sau khi người dùng xóa chúng, điều này rất cần thiết cho việc tuân thủ pháp luật và các cuộc điều tra nội bộ.

Kết hợp với Google Vault để lưu trữ dữ liệu, tính năng này cho phép tìm kiếm và xuất email trong quá trình điều tra hoặc kiểm toán. Điều này đảm bảo bạn có quyền truy cập vào tất cả các thông tin liên lạc liên quan.

Mặc dù các công cụ tích hợp sẵn hoạt động tốt, câu hỏi quan trọng vẫn là: liệu chúng có đủ để giám sát email một cách toàn diện? Do những hạn chế của một giải pháp đơn lẻ, các công cụ bên ngoài cung cấp một loạt các tính năng phong phú được thiết kế để đáp ứng nhiều nhu cầu giám sát khác nhau.

Ngoài ra, nó sẽ cung cấp cho doanh nghiệp của bạn vô số giải pháp giám sát, bao gồm ghi hình webcam, ghi hình màn hình, hoạt động mạng xã hội và nhận diện khuôn mặt. Một trong những tính năng hấp dẫn nhất đối với nhiều doanh nghiệp là tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI). Bạn sẽ nhận được số liệu thống kê do AI ghi lại về năng suất làm việc của nhân viên.

Tóm lại, câu trả lời cho cả hai câu hỏi đều góp phần vào các cuộc thảo luận, nhưng điều rõ ràng là không có giải pháp duy nhất. Hãy sử dụng bất kỳ lựa chọn nào để bảo vệ công ty, uy tín và năng suất của nhân viên.

Giám sát email nhân viên không chỉ đơn thuần là việc giám sát; đó là một công cụ chiến lược giúp cải thiện bảo mật, năng suất và tuân thủ quy định. Dưới đây là năm lý do quan trọng nhất để triển khai việc này:

Email là kênh chính để truyền tải thông tin nhạy cảm. Việc giám sát cho phép bạn phát hiện và chặn các email chứa dữ liệu bí mật - chẳng hạn như báo cáo tài chính, danh sách khách hàng hoặc sản phẩm - khỏi bị gửi đến các tài khoản cá nhân hoặc bên ngoài không được ủy quyền. Cách tiếp cận chủ động này là tuyến phòng thủ đầu tiên của bạn chống lại cả các vụ rò rỉ dữ liệu cố ý và vô tình.

Chỉ cần một cú nhấp chuột vào liên kết trong email lừa đảo được ngụy trang tinh vi cũng có thể làm tổn hại toàn bộ mạng lưới của bạn. Bằng cách theo dõi các địa chỉ người gửi, liên kết và tệp đính kèm đáng ngờ, bạn có thể xác định các cuộc tấn công lừa đảo tiềm tàng hoặc các tài khoản bị xâm phạm trước khi chúng gây ra thiệt hại, cho phép nhóm CNTT của bạn phản ứng ngay lập tức.

Duy trì các tiêu chuẩn cao về tính chuyên nghiệp và tuân thủ bằng cách đảm bảo tất cả các thông tin liên lạc bên ngoài đều phù hợp và đúng với thương hiệu. Việc giám sát giúp thực thi chính sách của công ty, ngăn chặn việc gửi nội dung xúc phạm hoặc thiếu chuyên nghiệp, và cung cấp bằng chứng kiểm toán cho các ngành công nghiệp được quản lý chặt chẽ, những ngành phải lưu trữ và xem xét các thông tin liên lạc.

Phân tích luồng email để hiểu các mô hình giao tiếp nội bộ và bên ngoài. Liệu các yêu cầu của khách hàng có bị bỏ sót quá lâu? Các nhóm nội bộ có đang gặp khó khăn với thời gian phản hồi chậm? Giám sát email cung cấp dữ liệu để xác định những điểm nghẽn này, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể.

Khi phát sinh xung đột nội bộ hoặc các vấn đề về nhân sự, email cung cấp một bản ghi khách quan về các sự kiện. Việc giám sát (với sự đồng ý hợp pháp) tạo ra một nhật ký liên lạc có thể kiểm chứng được, điều này rất cần thiết để tiến hành các cuộc điều tra công bằng và chính xác về các tranh chấp, khiếu nại quấy rối hoặc vi phạm chính sách.

Trước khi cài đặt phần mềm như vậy, mỗi nhà tuyển dụng nên cân nhắc kỹ về tính hợp pháp của hoạt động giám sát. Mỗi quốc gia đều có các quy định riêng để quản lý lĩnh vực này. Các trường hợp điển hình cho thấy nhiều quốc gia cho phép sử dụng phần mềm giám sát nhưng với một điều kiện: nhân viên phải biết rằng hoạt động này đang được áp dụng.

Hãy nhớ tôn trọng quyền riêng tư thông tin cá nhân của nhân viên. Ban quản lý chỉ được phép giám sát các khía cạnh liên quan đến công việc trong đời sống cá nhân. Vì vậy, không ai được vượt quá giới hạn này - nếu nhân viên hiểu rõ quy định này, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng hơn, từ đó dẫn đến tăng động lực và năng suất làm việc.

Khi triển khai việc giám sát nhân viên, hãy cân nhắc tác động của nó đến văn hóa nơi làm việc và lựa chọn các công cụ phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn đồng thời đảm bảo an toàn dữ liệu. Cân bằng giữa kiểm soát và quyền tự chủ của nhân viên để hỗ trợ lòng tin và tinh thần làm việc. Thường xuyên xem xét và cập nhật các quy trình của bạn để luôn tuân thủ pháp luật và minh bạch. Cung cấp đào tạo về pháp luật và đạo đức cho ban quản lý, cùng với việc truyền đạt thông tin rõ ràng cho nhân viên, sẽ giúp thúc đẩy một môi trường làm việc tôn trọng và hiệu quả.

Bảo mật email công ty là điều thiết yếu trong môi trường làm việc hiện nay. Mặc dù Outlook và Gmail cung cấp tính năng giám sát cơ bản, phần mềm chuyên dụng như CleverControl cung cấp bảo mật sâu hơn, ngăn chặn rò rỉ dữ liệu chủ động và những thông tin chi tiết có giá trị về năng suất.

Thành công đòi hỏi một cách tiếp cận minh bạch: thiết lập các chính sách rõ ràng, nhận được sự đồng thuận của nhân viên và sử dụng dữ liệu để hỗ trợ nhóm của bạn, chứ không phải để trừng phạt họ.

Hãy bảo vệ hoạt động truyền thông kinh doanh của bạn ngay hôm nay. Hãy dùng thử CleverControl miễn phí! and experience the benefits yourself.