Doanh nghiệp Ohio: Cách triển khai phần mềm giám sát nhân viên mà không gặp rủi ro pháp lý

Ngày nay, phần mềm giám sát nhân viên là một công cụ phổ biến trong bộ công cụ của nhiều công ty. Nó giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm, cải thiện năng suất, theo dõi chấm công, quản lý nhóm làm việc từ xa và thực hiện nhiều tác vụ khác.

Trong hoạt động giám sát, các công ty thường chỉ tập trung vào cách thức theo dõi. Nên chọn phần mềm nào? Làm thế nào để tích hợp nó vào hệ thống hiện tại? Cần cấu hình những cảnh báo nào và tần suất kiểm tra số liệu thống kê năng suất ra sao? Trong quá trình theo đuổi mục tiêu này, các công ty thường bỏ qua các khía cạnh đạo đức và pháp lý: lý do tại sao họ giám sát và liệu các hoạt động của họ có tuân thủ luật pháp hay không.

Bối cảnh pháp lý mỗi quốc gia, thậm chí mỗi tiểu bang, đều khác nhau. Hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu cách triển khai giám sát nhân viên tại Ohio sao cho không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn tôn trọng đội ngũ của bạn.

Lưu ý: Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và không nhằm thay thế tư vấn pháp lý. Chúng tôi khuyên bạn nên tìm kiếm tư vấn pháp lý từ chuyên gia trước khi triển khai hệ thống giám sát nhân viên tại công ty.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

Hai luật liên bang tạo thành nền tảng cho tính hợp pháp của hoạt động giám sát nơi làm việc.

Đạo luật Bảo mật Truyền thông Điện tử (ECPA) nghiêm cấm việc cố ý chặn và theo dõi các thông tin liên lạc bằng lời nói, qua đường dây và điện tử của nhân viên. Tuy nhiên, có hai ngoại lệ:

• Nhà tuyển dụng có thể giám sát các hoạt động giao tiếp của nhân viên được thực hiện trên thiết bị của công ty cho mục đích kinh doanh hợp pháp nếu việc giám sát được thực hiện thường xuyên và nhân viên được thông báo.

• Người sử dụng lao động có thể giám sát nhân viên nếu họ có được sự đồng ý của họ, thường thông qua các thỏa thuận đã ký hoặc các chính sách được thừa nhận trong quá trình tuyển dụng và tuyển dụng.

Ohio là tiểu bang áp dụng chế độ một bên đồng ý. Điều này có nghĩa là bạn có thể ghi âm cuộc trò chuyện hợp pháp miễn là bạn là một trong những người tham gia, hoặc nếu ít nhất một bên trong cuộc trò chuyện đồng ý cho ghi âm. Không cần phải có sự đồng ý của tất cả các bên trong cuộc trò chuyện.

Đạo luật Quan hệ Lao động Quốc gia (NLRA) bảo vệ quyền của người lao động trong việc thảo luận về tiền lương, điều kiện làm việc và thành lập công đoàn. Các công ty không được phép sử dụng hệ thống giám sát để theo dõi hoặc ngăn cản các cuộc thảo luận nhóm được bảo vệ. Nếu phần mềm của bạn gắn cờ nhân viên vì hợp tác về các vấn đề lao động, bạn đang đứng trên một nền tảng pháp lý không vững chắc.

Luật pháp Ohio củng cố quyền riêng tư của nhân viên theo những cách cụ thể và có ý nghĩa. Dưới đây là những điểm chính:

Giám sát video

Camera có thể hữu ích cho việc đảm bảo an ninh, đặc biệt là trong nhà kho, khu vực bán lẻ hoặc các khu vực khác có nguy cơ trộm cắp cao. Bạn có thể lắp đặt camera tại:

• Sàn làm việc
• Lối vào
• Bãi đậu xe
• Phòng nghỉ ngơi (cần thận trọng!)

Tuy nhiên, nhân viên có những kỳ vọng hợp lý về quyền riêng tư ở một số khu vực nhất định. Đó là lý do tại sao bạn không thể lắp đặt camera ở:

• Nhà vệ sinh
• Phòng thay đồ
• Thay đổi khu vực
• Văn phòng riêng không cần báo trước

Ngay cả trong không gian chung như phòng nghỉ, bạn cũng nên dán biển báo rõ ràng cho biết hệ thống giám sát đang hoạt động. Nếu không, nhân viên có thể nói rằng họ mong muốn có sự riêng tư - khiến bạn có nguy cơ bị kiện vì xâm phạm quyền riêng tư.

Ghi âm

Như đã đề cập trước đó, người sử dụng lao động không thể ghi lại các cuộc trò chuyện mà không có sự đồng ý của ít nhất một bên (ví dụ: người quản lý có thể ghi lại cuộc họp kỷ luật với nhân viên hoặc cuộc gọi điện thoại của nhân viên tới khách hàng với sự đồng ý của nhân viên).

Hoạt động số

Trên các thiết bị và mạng công ty, người sử dụng lao động tại Ohio có quyền rộng rãi. Nhân viên thường không có kỳ vọng hợp lý nào về quyền riêng tư khi sử dụng:

• Email công ty
• Máy tính xách tay hoặc điện thoại do công ty cấp
• Nền tảng nhắn tin nội bộ

Điều này có nghĩa là trên các thiết bị này, bạn có thể theo dõi:

• Lịch sử duyệt Internet
• Nội dung email
• Sử dụng ứng dụng
• Thời gian đăng nhập/đăng xuất
• Truy cập tệp

Tuy nhiên, việc giám sát các hoạt động này phải phục vụ mục đích kinh doanh hợp pháp. Bên cạnh đó, việc giám sát tài khoản cá nhân hoặc hoạt động ngoài công việc của nhân viên là bị nghiêm cấm.

Tóm lại, theo luật pháp Ohio, việc giám sát nhân viên là được phép, nhưng người sử dụng lao động phải tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên. Các công ty không nên sử dụng thiết bị giám sát ở khu vực riêng tư và phải xin phép trước khi ghi âm.

Ngay cả khi luật không yêu cầu rõ ràng về việc tiết lộ thông tin, việc không thông báo cho nhân viên về việc giám sát có thể khiến bạn phải đối mặt với các khiếu nại về xâm phạm quyền riêng tư, đặc biệt nếu việc giám sát mang tính bí mật hoặc quá mức.

Một chính sách rõ ràng, được viết ra không chỉ là một thông lệ tốt - mà còn là lá chắn pháp lý của bạn. Một chính sách vững chắc không chỉ đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ. Nó:

• Đặt ra kỳ vọng rõ ràng

• Xóa bỏ sự mơ hồ về quyền riêng tư

• Tài liệu xác nhận nhân viên

• Bảo vệ doanh nghiệp của bạn trong trường hợp tranh chấp

• Xây dựng văn hóa công bằng

Chính sách giám sát nhân viên của bạn phải rõ ràng, dễ hiểu và toàn diện. Dưới đây là những nội dung cần đề cập:

Phạm vi giám sát

Nêu rõ rằng tất cả các thiết bị, mạng và hệ thống thuộc sở hữu của công ty đều phải được giám sát. Bao gồm các ví dụ: email, hoạt động sử dụng internet, truyền tệp, theo dõi GPS (nếu có) và hoạt động đăng nhập.

Những gì đang được theo dõi

Hãy cụ thể. Bạn có đang ghi lại thao tác phím không? Theo dõi hoạt động trên màn hình? Theo dõi lượt truy cập trang web? Hãy liệt kê ra. Sự mơ hồ sẽ gây căng thẳng và tạo ra những suy đoán.

Mục đích kinh doanh

Chính sách này phải giải thích lý do bạn cần theo dõi. Ví dụ:

• Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của khách hàng
• Ngăn chặn các mối đe dọa nội bộ
• Đảm bảo tuân thủ các quy định của ngành
• Đánh giá năng suất
• Tiết lộ những nhân viên cần được đào tạo và hỗ trợ thêm
• Hỗ trợ năng suất làm việc nhóm từ xa, v.v.

Những giải thích này sẽ giúp nhân viên giảm bớt căng thẳng và thấy rằng việc giám sát là biện pháp hỗ trợ chứ không phải là hình phạt.

Không mong đợi sự riêng tư

Cần nêu rõ rằng việc sử dụng công nghệ của công ty không đảm bảo quyền riêng tư. Nếu nhân viên sử dụng công nghệ này để kiểm tra email cá nhân hoặc truy cập trang web không liên quan đến công việc, hoạt động này cũng có thể bị theo dõi.

Giới hạn giám sát

Hãy trấn an nhân viên bằng cách nêu rõ những điều bạn sẽ không làm, ví dụ:

• Không ghi âm nếu không có sự đồng ý
• Không có camera ở khu vực riêng tư
• Không theo dõi thiết bị cá nhân hoặc hành vi ngoài giờ làm việc

Xử lý và truy cập dữ liệu

Nhân viên phải được thông báo về những ai có thể truy cập dữ liệu giám sát (ví dụ: nhân sự, CNTT, giám sát trực tiếp) và thời gian lưu giữ dữ liệu.

Chính sách này cũng phải nêu rõ các biện pháp bảo mật sẽ được thực hiện liên quan đến dữ liệu được thu thập và thông tin sẽ được sử dụng cho mục đích hợp pháp nào.

Xác nhận và đồng ý

Mỗi nhân viên phải ký vào mẫu đơn xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý với chính sách. Lưu giữ những hồ sơ này trong hồ sơ.

Việc triển khai phần mềm giám sát không nhất thiết phải mang tính chất giám sát. Với cách tiếp cận đúng đắn, nó có thể là một thay đổi minh bạch và thậm chí tích cực.

Sau đây là cách thực hiện đúng:

Bước 1: Nói chuyện với Luật sư Việc làm

Trước khi mua phần mềm hoặc soạn thảo chính sách, hãy tham khảo ý kiến ​​luật sư lao động tại Ohio. Họ sẽ giúp bạn nắm rõ các sắc thái của luật tiểu bang, đặc biệt là về ghi âm và các kỳ vọng về quyền riêng tư. Khoản đầu tư nhỏ này có thể giúp bạn tránh được những vụ kiện tụng tốn kém sau này.

Step 2: Define Your "Why"

Bạn đang cố gắng giải quyết vấn đề gì?

• Bạn có đang phải đối mặt với rủi ro bảo mật dữ liệu không?

• Bạn đang cố gắng cải thiện năng suất làm việc của một nhóm làm việc từ xa?

• Đáp ứng yêu cầu tuân thủ?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

Bước 3: Soạn thảo chính sách rõ ràng, lấy con người làm trung tâm

Viết chính sách của bạn bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu. Tránh dùng thuật ngữ pháp lý. Hãy đưa ra các ví dụ thực tế để tránh nhầm lẫn.

Chính sách này không phải là tài liệu dùng một lần. Hãy cập nhật khi doanh nghiệp, công nghệ hoặc các quy định hiện hành của bạn thay đổi.

Bước 4: Giao tiếp - Đừng thông báo

Đừng thả chính sách như một quả bom. Hãy tổ chức một cuộc họp nhóm. Giải thích lý do thay đổi. Trả lời các câu hỏi. Lắng nghe những lo ngại.

Hãy coi nó không phải là sự kiểm soát mà là sự rõ ràng và bảo vệ cho công ty, khách hàng và nhân viên.

Sau đó, hãy nhận được lời xác nhận bằng văn bản từ mỗi nhân viên.

Bước 5: Chọn phần mềm tôn trọng ranh giới

Không phải tất cả các công cụ đều phù hợp với mục tiêu và bối cảnh pháp lý của bạn. Hãy tìm phần mềm giám sát:

• Cho phép bạn tùy chỉnh những gì được giám sát

• Cung cấp quyền kiểm soát truy cập dựa trên vai trò

• Mã hóa dữ liệu và hỗ trợ lưu giữ an toàn

• Cho phép bạn tắt các tính năng xâm lấn (như ghi lại màn hình hoặc ghi lại thao tác phím) trừ khi thực sự cần thiết

Lựa chọn tốt nhất không phải lúc nào cũng là công cụ mạnh nhất. Hãy chọn công cụ phù hợp với giá trị và nghĩa vụ pháp lý của bạn.

Bước 6: Áp dụng chính sách một cách công bằng và nhất quán

Sự thiên vị là kẻ giết chết lòng tin thầm lặng. Nếu chỉ giám sát một số nhân viên nhất định, đặc biệt nếu những nhân viên đó có chung đặc điểm được bảo vệ, bạn có nguy cơ bị kiện vì phân biệt đối xử.

Giám sát thường xuyên, minh bạch và chỉ vì lý do kinh doanh hợp pháp. Tránh quản lý quá mức.

Bằng cách hiểu rõ bối cảnh pháp lý của Ohio, minh bạch với nhân viên và áp dụng biện pháp giám sát công bằng, bạn có thể xây dựng một nơi làm việc mà trách nhiệm giải trình và sự tin tưởng song hành.

Bởi vì hình thức giám sát tốt nhất không phải là theo dõi những gì mọi người làm - mà là hình thức giúp họ làm việc tốt nhất.