Phần mềm giám sát nhân viên Colorado: Giảm bớt gánh nặng công việc cho bộ phận nhân sự và quản lý nhóm làm việc từ xa

Các hình thức làm việc từ xa hoặc kết hợp làm việc tại nhà khiến nhiều nhiệm vụ nhân sự thường nhật trở nên phức tạp hơn. Làm thế nào để theo dõi quá trình hội nhập nếu nhân viên mới ở một thành phố khác? Làm thế nào để xác nhận sự có mặt nếu nhóm làm việc phân tán khắp tiểu bang? Làm thế nào để lập báo cáo cho ban quản lý?

Một vấn đề khác là sự thiếu nhất quán. Một văn phòng có thể tuân theo một quy trình rõ ràng, có thể lặp lại, trong khi văn phòng khác lại dựa vào các giải pháp tạm thời. Một người quản lý có thể rất giỏi trong việc hướng dẫn và theo dõi nhân viên mới, trong khi người khác lại cho rằng nhân viên mới sẽ tự tìm hiểu mọi thứ. Nhân viên làm việc từ xa không nhất thiết đồng nghĩa với việc không hiệu quả, nhưng công việc của họ khó được theo dõi hơn nếu không có sự kiểm tra thường xuyên.

Cuối cùng, việc lấp đầy tất cả những khoảng trống đó đều thuộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự. Họ phải thu thập thông tin cập nhật, giải quyết sự nhầm lẫn và đánh giá công việc của các nhóm khác nhau, điều này tốn nhiều thời gian và phức tạp hơn trong môi trường làm việc từ xa.

Một nền tảng giám sát nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt gánh nặng cho bộ phận nhân sự. Nó trở thành nơi mà các chuyên gia nhân sự và trưởng nhóm có thể xem thời gian của mỗi nhân viên được sử dụng như thế nào, họ dùng công cụ gì và điều gì cản trở quy trình. Họ có thể theo dõi những thay đổi trong quy trình làm việc và phát hiện các vấn đề về hiệu suất trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng. Thay vì so sánh các văn phòng dựa trên phản hồi mang tính giai thoại, ban lãnh đạo có thể so sánh chúng dựa trên cùng một dữ liệu.

Nhưng việc giám sát không thay thế cho quản lý. Nó chỉ cung cấp cho bộ phận nhân sự và các nhà lãnh đạo đủ thông tin để dành ít thời gian hơn cho việc thu thập thông tin và nhiều thời gian hơn để hành động dựa trên thông tin đó.

Dành cho các công ty quản lý đội ngũ làm việc từ xa hoặc kết hợp, CleverControl Có thể giúp theo dõi các mô hình năng suất dễ dàng hơn mà không cần thêm một quy trình báo cáo thủ công nào khác. Nền tảng này có thể:

• Tự động hóa việc chấm công và theo dõi thời gian làm việc
• Theo dõi quy trình làm việc: mọi người đang làm gì và họ sử dụng công cụ gì.
• tạo báo cáo tóm tắt
• Thống nhất khả năng hiển thị thông tin trên toàn bộ văn phòng và quy trình làm việc.
• và còn nhiều hơn thế nữa.

Các quyết định tuyển dụng thường được đưa ra dựa trên thông tin không đầy đủ. Một nhóm nói rằng họ đang quá tải, người quản lý nói rằng họ cần thêm người, và bộ phận nhân sự tiến hành tuyển dụng.

Trên thực tế, đây không phải lúc nào cũng là vấn đề thiếu nhân sự - thường thì đó là do quy trình làm việc bị gián đoạn, công việc trùng lặp, quy trình đào tạo nhân viên mới kém hiệu quả hoặc các quy trình không hiệu quả giữa các văn phòng. Việc bổ sung một nhân viên mới thực chất chỉ làm trầm trọng thêm vấn đề chứ không giải quyết được nó.

Nếu nhóm thực sự thiếu nhân lực, nhiệm vụ là tuyển dụng đúng ứng viên phù hợp. Quan sát cách những người giỏi làm việc ở các vị trí tương tự, những công cụ họ sử dụng và những công việc nào thường bị dồn lại sẽ giúp tạo ra các mô tả công việc tốt hơn. Điều này cũng giúp cải thiện tiêu chí sàng lọc và sự chuyển giao công việc giữa người quản lý tuyển dụng và người tuyển dụng.

Đối với các nhà tuyển dụng ở Colorado đang cạnh tranh để thu hút nhân tài, điều đó rất quan trọng. Với hàng triệu vị trí còn trống trên thị trường lao động Hoa Kỳ, các nhà tuyển dụng cần phải tuyển dụng cẩn thận và đào tạo nhân viên mới chu đáo, chứ không chỉ đơn thuần là tuyển dụng nhanh chóng.

Quy trình hội nhập nhân viên mới là một trong những lĩnh vực rõ ràng nhất mà phần mềm giám sát nhân viên có thể giúp giảm bớt khối lượng công việc của bộ phận nhân sự.

Khi quy trình hội nhập nhân viên mới diễn ra ở nhiều văn phòng hoặc địa điểm làm việc từ xa, tính nhất quán thường bị ảnh hưởng đầu tiên. Nhân viên mới có thể nhận được cùng một danh sách kiểm tra trên giấy, nhưng trải nghiệm thực tế của họ có thể rất khác nhau. Có người được hướng dẫn sử dụng các công cụ cần thiết, trong khi người khác lại mất cả tuần để chuyển đổi giữa các ứng dụng, chờ đợi quyền truy cập và cố gắng không tỏ ra bối rối trên Zoom.

Phần mềm giám sát giúp bộ phận nhân sự nhận thấy sự khác biệt đó sớm hơn nhiều.

Nếu một nhân viên mới không sử dụng các hệ thống cần thiết, bộ phận nhân sự có thể phát hiện ra. Nếu tài liệu đào tạo được giao nhưng nhân viên đó không bao giờ mở ra, điều đó sẽ trở nên rõ ràng. Nếu một nhân viên mới liên tục không hoạt động, chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc dành quá nhiều thời gian cho những công cụ không phù hợp, đó có thể là dấu hiệu cho thấy họ cần hỗ trợ hơn là chỉ trích.

Thành công trong quá trình hội nhập nhân viên mới có tác động kinh doanh đo lường được, đó là lý do tại sao việc phát hiện vấn đề sớm rất quan trọng. SHRM khuyến nghị theo dõi quá trình hội nhập bằng các chỉ số như thời gian đạt năng suất, tỷ lệ nghỉ việc và giữ chân nhân viên, hiệu suất và phản hồi của nhân viên mới. SHRM cũng lưu ý rằng quá trình hội nhập tốt sẽ đặt nền tảng cho năng suất và lòng trung thành lâu dài.

Trên thực tế, điều đó có nghĩa là bộ phận nhân sự có thể ngừng coi quá trình hội nhập nhân viên mới như một thủ tục giấy tờ diễn ra một lần và bắt đầu coi đó là một quy trình có thể quan sát được. Điều này đặc biệt có giá trị khi các nhóm làm việc phân tán và người quản lý không phải lúc nào cũng nhận thấy khi một nhân viên mới đang gặp khó khăn.

Làm việc từ xa không phải là vấn đề. Vấn đề là tầm nhìn kém.

Nếu thiếu khả năng giám sát, nhiều nhà quản lý thường rơi vào hai lựa chọn sai lầm: hoặc là quản lý quá chi tiết, hoặc là gần như hoàn toàn buông lỏng cho đến khi xảy ra sự cố. Cả hai cách đều không hiệu quả.

Phần mềm giám sát nhân viên tạo ra một giải pháp trung gian. Người quản lý có thể thấy được sự phân bổ khối lượng công việc, mô hình năng suất và các điểm nghẽn trong quy trình mà không cần phải lên lịch các cuộc gọi báo cáo tiến độ kéo dài vô tận. Họ có thể huấn luyện dựa trên hành vi thực tế, chứ không phải dựa trên phỏng đoán. Họ có thể so sánh hiệu suất của các nhóm giữa các văn phòng một cách công bằng hơn. Họ cũng có thể phát hiện ra các dấu hiệu quá tải trước khi tình trạng kiệt sức hoặc trễ hạn trở nên rõ ràng.

Đó là một trong những lý do thiết thực nhất khiến các nhà tuyển dụng ở Colorado xem xét phần mềm giám sát cho các nhóm làm việc từ xa. Mục tiêu không phải là theo dõi từng cú nhấp chuột. Mục tiêu là quản lý với ít điểm mù hơn.

Việc triển khai giám sát nhân viên phức tạp hơn nhiều so với việc chỉ cài đặt phần mềm trên máy tính của nhóm. Cần phải hiểu rõ bối cảnh pháp lý mà các nhà tuyển dụng ở Colorado cũng nên xem xét.

Ở cấp liên bang, Đạo luật về quyền riêng tư trong truyền thông điện tử Bảo vệ các hình thức liên lạc bằng dây dẫn, lời nói và điện tử. Trong môi trường làm việc, người sử dụng lao động thường có nhiều quyền hơn để giám sát các cuộc liên lạc trên hệ thống của công ty vì những lý do kinh doanh chính đáng, nhưng điều đó không tạo ra quyền lực vô hạn.

Tuy nhiên, NLRB đã cảnh báo rằng việc giám sát điện tử xâm phạm quyền riêng tư có thể can thiệp vào các quyền theo Mục 7 của người lao động, bao gồm quyền thảo luận về tiền lương và điều kiện làm việc hoặc tham gia vào các hoạt động tập thể được bảo vệ khác.

Colorado bổ sung thêm một vài điểm mà người sử dụng lao động nên biết. Thứ nhất, Colorado nhìn chung là tiểu bang cho phép ghi âm cuộc trò chuyện với sự đồng ý của một bên, điều này ít hạn chế hơn so với các tiểu bang cho phép ghi âm với sự đồng ý của tất cả các bên, mặc dù người sử dụng lao động vẫn không nên cho rằng tất cả các hoạt động ghi âm đều không có rủi ro.

Thứ hai, các nhân viên ở Colorado làm việc trong khu vực tư nhân có quyền Nhân viên được phép kiểm tra và nhận bản sao hồ sơ nhân sự ít nhất mỗi năm một lần theo yêu cầu, và cựu nhân viên được kiểm tra một lần sau khi chấm dứt hợp đồng. Điều đó cho thấy việc lập hồ sơ và lưu giữ tài liệu một cách nhất quán là đặc biệt quan trọng.

Phần này không nhằm thay thế tư vấn pháp lý, nhưng nó giải thích lý do tại sao người sử dụng lao động nên thận trọng trong việc giám sát các chính sách, thông báo cho nhân viên và mục đích kinh doanh đằng sau bất kỳ công cụ theo dõi nào mà họ sử dụng.

Bên cạnh khía cạnh pháp lý, còn có khía cạnh đạo đức. Nếu bạn muốn biết cách thực hiện việc giám sát không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính đạo đức, hãy xem... bài viết này.

Không phải công cụ giám sát nào cũng hữu ích như nhau đối với bộ phận nhân sự, đặc biệt là ở các công ty có đội ngũ làm việc từ xa hoặc phân tán. Giải pháp tốt nhất nên đáp ứng các tiêu chí sau:

• kết hợp khả năng hiển thị với sự đơn giản
• cho phép nhận diện các mẫu nhanh chóng
• Cho phép so sánh các nhóm mà không cần phải lập báo cáo thủ công.
• Dữ liệu và báo cáo cần phải dễ hiểu mà không cần đào tạo chuyên sâu.

Những tính năng hữu ích cần tìm kiếm trong phần mềm giám sát nhân viên:

• bảng điều khiển tập trung
• giám sát điểm danh
• theo dõi giờ làm việc
• Thông tin chi tiết về việc sử dụng ứng dụng và hoạt động

Đối với các công ty ở Colorado, phần mềm giám sát nhân viên không chỉ đơn thuần là công cụ giám sát. Ở mức độ tốt nhất, nó là một cách để giúp bộ phận nhân sự hoạt động hiệu quả hơn và việc quản lý nhóm trở nên nhất quán hơn.

Nếu được sử dụng một cách khéo léo, một nền tảng như CleverControl có thể giúp bộ phận nhân sự dành ít thời gian hơn cho việc thu thập thông tin và nhiều thời gian hơn để cải thiện trải nghiệm của nhân viên, hỗ trợ các nhà quản lý và xây dựng các nhóm làm việc từ xa thực sự hiệu quả.

Hãy xem CleverControl giúp các nhóm nhân sự và quản lý theo dõi quy trình làm việc, đơn giản hóa quy trình tuyển dụng và quản lý nhân viên làm việc từ xa tại nhiều văn phòng như thế nào.