Pinakamahuhusay na Kasanayan para sa Pagsubaybay sa Mga Aktibidad sa Pagba-browse Nang Walang Kinokompromiso ang Tiwala

Ang pagsubaybay sa mga aktibidad sa pagba-browse sa lugar ng trabaho ay karaniwang kinabibilangan ng pagre-record ng mga binisita na website, mga query sa paghahanap, aktibidad sa social media, at mga chat (paminsan-minsan kasama ang mga log ng pagmemensahe). Minsan, maaari ding subaybayan ng employer ang mga paglilipat ng file at mga keystroke (halimbawa, mga mensahe o mga query sa paghahanap).

Maaaring gumamit ang mga organisasyon ng isa sa ilang paraan para sa pagsubaybay sa aktibidad sa internet:

1. Pagsubaybay sa network sa pamamagitan ng pagsasaayos ng router: pag-set up ng router upang itala ang trapiko sa Internet;
2. Ang mga proxy server at firewall ay maaaring mag-log ng trapiko sa Internet para sa administratibong pagsusuri. Maaari rin nilang harangan ang pag-access sa hindi naaangkop na mga website;
3. Nila-log ng software sa pagsubaybay ng empleyado ang lahat ng aktibidad ng computer ng empleyado, kabilang ang kasaysayan ng pagba-browse at aktibidad sa social media, at mayroong functionality na pag-block ng site.

Ang legalidad ng pagsubaybay sa aktibidad sa Internet ay nakasalalay sa estado at lokal na mga batas sa iyong lugar. Halimbawa, sa ilalim ng batas ng U.S., karaniwang legal ang pagsubaybay sa empleyado. Sa pangkalahatan, pinapayagan ng Electronic Communication Privacy Act (ECPA) ang mga employer na subaybayan ang mga device at network na pag-aari ng kumpanya kung ipagpatuloy nila ang mga lehitimong layunin ng negosyo. Hinihimok ng ilang estado ang mga organisasyon na abisuhan ang mga empleyado tungkol sa mga aktibidad sa pagsubaybay; ang ibang mga estado ay nag-iiwan ng abiso sa pagpapasya ng employer. Pinapayuhan din ang mga employer na magkaroon ng malinaw na patakaran na nagbabalangkas sa saklaw at mga gawi ng pagsubaybay.

Pinamamahalaan ng General Data Protection Regulation (GDPR) ang pagsubaybay sa aktibidad ng computer ng empleyado sa EU. Sa ilalim nito, dapat limitahan ng mga organisasyon ang pagkolekta ng data sa mahigpit na kinakailangan para sa mga lehitimong layunin ng negosyo, ipaalam sa mga kawani ang tungkol sa pagsubaybay, at madalas makuha ang kanilang pahintulot.

Nalalapat ang mga katulad na regulasyon sa proteksyon ng data sa Australia, India, Canada, Denmark, at iba pang mga bansa.

Ang ibang mga hurisdiksyon ay may mas mahigpit na proteksyon sa privacy. Sa Greece, halimbawa, ipinagbabawal ang electronic surveillance maliban kung ang employer ay may legal na awtorisasyon o mga lehitimong layunin sa negosyo. Ang Netherlands ay nangangailangan ng mga organisasyon na magkaroon ng mga lehitimong interes sa negosyo na higit sa mga karapatan sa privacy ng empleyado upang ipatupad ang pagsubaybay sa empleyado. Nililimitahan ng Finland ang pagsubaybay sa mga email, tawag, at paggamit ng computer.

Sa seksyong ito, panandalian lang naming na-overview ang legalidad ng pagsubaybay ng empleyado sa ilalim ng iba't ibang hurisdiksyon. Sa pangkalahatan, habang ang pagsubaybay sa empleyado ay karaniwang legal sa karamihan ng mga bansa, mayroong tumataas na diin sa pagbabalanse ng mga interes ng employer sa mga karapatan sa privacy ng empleyado. Inirerekomenda namin ang pagkonsulta sa iyong legal na tagapayo bago ipatupad ang mga kasanayan sa pagsubaybay sa iyong organisasyon.

Ang pagsubaybay sa mga aktibidad sa pagba-browse ay maaaring makinabang sa parehong mga organisasyon at empleyado at narito kung paano:

1. Ang pagsubaybay ay nagpapabuti sa pagiging produktibo. Ang paglaban sa tuksong tingnan ang mga papasok na mensahe sa chat o isang shopping website ay maaaring maging mahirap, at hindi lahat ay maaaring labanan ito. Ang pagsubaybay sa mga aktibidad sa pagba-browse ay nagpapakita ng mga empleyado na gumugugol ng labis na oras sa mga aktibidad na hindi nauugnay sa trabaho, tulad ng personal na pagba-browse, social media, mga video platform, at iba pa. Gamit ang impormasyong ito, ang mga tagapamahala ay maaaring gumawa ng mga hakbang upang mapabuti ang pagtuon at pagiging produktibo, halimbawa, sa pamamagitan ng pagharang sa mga distractions.
2. Ang mga nakolektang data ay nagpapakita ng mga gaps sa kasanayan. Kung ang isang empleyado ay madalas na nag-google kung paano gumamit ng isang partikular na app na kinakailangan para sa trabaho, maaaring kailangan nila ng karagdagang pagsasanay. Ang pagsusuri sa kasaysayan ng pagba-browse ng isang empleyado ay maaaring magbigay sa iyo ng clue tungkol sa kung anong mga kasanayan at kaalaman ang kulang sa kanila. Pagkatapos nito, maaari kang magplano ng mga programa sa pagsasanay at pagpapaunlad nang naaayon.
3. Ang pagsubaybay ay nagpapataas ng seguridad ng data. Ang isang malakas na solusyon sa DLP ay maaaring makakita at maiwasan ang hindi awtorisadong pag-access ng empleyado, pagbabahagi, o pag-download ng sensitibong data ng kumpanya.
4. Nakakatulong ang pagsubaybay na mapataas ang seguridad ng network ng kumpanya. Maaaring tukuyin ng espesyal na software ang mga pagtatangka na i-access ang mga nakakahamak na website o mag-download ng mga nahawaang file.

Sa kabila ng lahat ng mga benepisyo nito, ang pagsubaybay sa mga aktibidad sa pagba-browse ng empleyado ay maaaring maging backfire kung ipinatupad nang hindi etikal. Ang pangunahing alalahanin dito ay ang privacy ng manggagawa. Ang mga empleyado ay may karapatan sa pagkapribado, at ang paggamit ng masyadong mapanghimasok na mga paraan ng pagsubaybay ay maaaring humantong sa kawalan ng tiwala, masamang kapaligiran sa trabaho, at maging ang mga legal na epekto. Ang mga empleyado ay maaaring makaramdam ng micromanaged at hindi pinagkakatiwalaan, na maaaring magpababa sa kanilang kasiyahan sa trabaho at gumawa sa kanila na maghanap ng mas mahusay na mga kondisyon sa ibang mga kumpanya.

Ang pagsubaybay sa aktibidad sa Internet ay nauugnay din sa mga teknikal na hamon. Ang pagpapatupad at pagpapanatili ng mga sistema ng pagsubaybay ay maaaring maging kumplikado at magastos. Bilang karagdagan, kahit na ang pinaka-maaasahang solusyon ay madaling kapitan ng mga pagkakamali. Maaari nilang i-flag ang mga lehitimong aktibidad bilang kahina-hinala, na humahantong sa hindi kinakailangang pagsusuri sa mga empleyado.

Ang pagpapatupad ng pagsubaybay sa empleyado ay nangangailangan ng maingat na diskarte upang pagaanin ang mga paghihirap na ito at anihin ang lahat ng mga pakinabang.

Nakolekta namin ang pinakamahuhusay na kagawian para sa pagpapatupad ng software sa pagsubaybay.

Ang merkado ngayon ay nag-aalok ng maraming tool sa pagsubaybay ng empleyado para sa pagsubaybay sa mga aktibidad sa pagba-browse. Ang CleverControl ay isa sa mga pinaka-advance at maaasahang solusyon sa globo. Sinusubaybayan nito ang kasaysayan ng pagba-browse ng bawat empleyado, mga query sa paghahanap, oras na ginugol sa bawat website, at aktibidad sa social media. Ang nakolektang data ay pinagsama-sama sa malinaw na mga istatistikal na chart at graph, na nagbibigay-daan sa mabilis na pagsusuri ng indibidwal na produktibidad at mga trend sa buong koponan. Nag-aalok din ang platform ng mga flexible na setting ng pag-block ng site, para malimitahan mo ang mga distractions at matulungan ang mga empleyado na tumuon sa trabaho.

Halos hindi makukuha ng manager ang tiwala ng kanilang team sa pamamagitan ng palihim na pagsubaybay sa kanilang aktibidad. Ang katapatan ay palaging ang pinakamahusay na patakaran. Inirerekumenda namin na hayagang ipaalam ang mga dahilan para sa pagpapatupad ng mga hakbang sa pagsubaybay sa mga empleyado, kahit na hindi ito kailangan ng iyong hurisdiksyon. Maging transparent tungkol sa kung anong data ang kinokolekta: binisita ang mga website, oras na ginugol sa mga website na ito, mga screenshot, mga social media log, atbp. Hangga't maaari, humingi ng pahintulot ng empleyado para sa pagsubaybay, lalo na para sa mas mapanghimasok na mga pamamaraan.

Kung ito ay katanggap-tanggap para sa iyong mga layunin sa pagsubaybay, alisin ang personal na nakakapagpakilalang impormasyon mula sa pagsusuri ng aktibidad upang maprotektahan ang privacy ng empleyado. Subukang tumuon sa pagsusuri ng mga uso sa halip na indibidwal na aktibidad. Huwag subaybayan ang kasaysayan ng pagba-browse ng isang partikular na empleyado; sa halip, maghanap ng mga pattern tulad ng labis na oras sa social media o pagbisita sa mga mapanganib na website.

Tukuyin ang malinaw na mga layunin sa pagsubaybay at ang saklaw ng data na kailangan mong kolektahin upang makamit ang mga ito. Halimbawa, kung ang layunin ay magbunyag ng mga distractions, ito ay sapat na upang makuha ang binisita na mga website at oras na ginugol sa mga ito. Ang pag-record ng mga papasok at papalabas na mensahe sa social media ay sobra-sobra sa kasong ito.

Ang mga aktibidad sa pagba-browse ay dapat na subaybayan sa mga device na pag-aari ng kumpanya at sa oras ng trabaho lamang. Iwasang subaybayan ang aktibidad ng empleyado sa labas ng oras ng trabaho o sa mga personal na device. Ang tanging pagbubukod ay maaaring kapag ang isang empleyado ay gumagamit ng isang personal na aparato para sa trabaho. Sa kasong ito, ang napiling solusyon sa pagsubaybay ay dapat magkaroon ng clock-in at clock-out na functionality upang mahinto ng empleyado ang pagsubaybay kapag natapos ang araw ng trabaho.

Ang organisasyon ay dapat magkaroon ng isang komprehensibong patakaran sa paggamit ng Internet na tumutukoy sa katanggap-tanggap at hindi katanggap-tanggap na pag-uugali sa online. Bukod pa rito, dapat mayroong hiwalay na patakaran na nagbabalangkas sa saklaw ng pagsubaybay, kung paano ginagamit ang nakolektang data, kung gaano ito katagal pinananatili, at kung sino ang maaaring ma-access ito. Ang parehong mga patakaran ay dapat na madaling ma-access ng mga empleyado. Dapat na maunawaan ng team ang mga patakaran at ang mga implikasyon nito at magkaroon ng channel para ipahayag ang kanilang mga alalahanin.

Ang mga kasanayan sa pagsubaybay ay hindi dapat itakda sa bato. Dapat na pana-panahong suriin ang mga ito upang matiyak na kailangan at epektibo pa rin ang mga ito.

Aktibong makinig sa feedback ng empleyado at isaayos ang pagsubaybay sa anumang alalahanin sa privacy. Bukod, dapat kang manatiling updated sa mga nauugnay na batas sa privacy at paggawa at tiyakin ang pagsunod sa mga pagbabago.

Ang pagsubaybay sa mga aktibidad sa pagba-browse ng mga empleyado ay maaaring makabuluhang mapabuti ang pagiging produktibo ng empleyado at tumuon at palakasin ang seguridad ng kumpanya. Gayunpaman, ang mga kasanayan sa pagsubaybay ay nangangailangan ng isang maingat na diskarte na magbibigay-daan sa iyo upang maiwasan ang kanilang mga negatibong panig. Sa pamamagitan ng pagbibigay-priyoridad sa transparency, pagtutuon sa pinagsama-samang data, at paggalang sa privacy ng empleyado, maaari mong ipatupad ang pagsubaybay sa aktibidad ng pagba-browse sa paraang nagpapanatili ng tiwala at nagpapaunlad ng positibong kapaligiran sa trabaho.