Pennsylvania Employee Monitoring Software: Pinakamahuhusay na Kasanayan para sa Mga Reguladong Industriya

Maaari kang magpatakbo ng isang bangko sa Pittsburgh o mamahala ng isang ospital sa Harrisburg. O, marahil, ang iyong kompanya ng seguro sa Philadelphia ay humahawak ng libu-libong sensitibong mga tala ng kliyente araw-araw. Sa lahat ng sitwasyong ito, ang iyong mga empleyado ay may access sa sensitibong data na, kung mali ang pangangasiwa ng sinadya o hindi sinasadya, ay maaaring humantong sa malubhang legal, pinansyal, at reputasyon na kahihinatnan.

Sa buong Pennsylvania, ang mga organisasyon sa pagbabangko, pananalapi, insurance, at pangangalagang pangkalusugan ay nasa ilalim ng mahigpit na mga kinakailangan sa seguridad at pagsunod. Ang software sa pagsubaybay ng empleyado ay isang mahalagang bahagi para matugunan ang mga kinakailangang ito, pamamahala sa mga panganib, at pagpapahusay ng seguridad.

Ngunit paano ito maipapatupad nang tama sa Pennsylvania? Tuklasin natin ang paksang ito sa artikulo ngayong araw.

Ang pag-unawa sa mga regulasyon ng estado at lokal na privacy ay kritikal para sa pagpapatupad ng pagsubaybay ng empleyado sa anumang industriya; sa regulated spheres, gayunpaman, ito ay dalawang beses bilang kritikal. Ang software sa pagsubaybay ng empleyado ay tumutulong na matiyak na ang data ng kliyente o pasyente ay protektado at pinangangasiwaan nang tama. Sa proseso, nangongolekta ito ng malawak na dami ng data sa aktibidad ng empleyado at maaaring hindi sinasadyang makakuha din ng sensitibong data ng kliyente o pasyente. Kaya, kapag nagpapatupad ng software sa pagsubaybay sa mga regulated na industriya sa Pennsylvania, dapat mong isaalang-alang ang sumusunod:

1. Gaano ito kahusay nakakatulong na protektahan ang sensitibong data ng kliyente?

2. Sumusunod ba ito sa mga regulasyong partikular sa industriya?

3. Sinusuportahan ba nito ang mga karapatan ng empleyado tungkol sa nakolektang data tungkol sa kanila?

Upang masagot ang mga tanong na ito, kailangan ang kaalaman sa legal na tanawin ng Pennsylvania. Magsimula tayo sa mga regulasyong partikular sa industriya.

Sa pangangalagang pangkalusugan, ang mga employer ay dapat sumunod sa HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Hinihingi nito ang sukdulang proteksyon para sa Protected Health Information (PHI), na indibidwal na nakakapagpakilalang impormasyon sa kalusugan, tulad ng mga medikal na kasaysayan, resulta ng pagsusulit, impormasyon sa insurance, o anumang data na nauugnay sa pisikal o mental na kalusugan ng isang tao, ibinigay na pangangalagang pangkalusugan, o pagbabayad para sa pangangalagang pangkalusugan.

Ipinagbabawal din ng batas ng Pennsylvania ang pagsisiwalat ng impormasyong nauugnay sa HIV at mga rekord ng paggamot sa kalusugan ng isip o pag-abuso sa sangkap nang walang nakasulat na pahintulot.

Ang software sa pagsubaybay ng empleyado, kapag ipinatupad nang tama, ay nagsisilbing isang mapagbantay na tagapag-alaga, na tumutulong sa iyong makita at maiwasan ang mga potensyal na paglabag sa sensitibong data na ito.

Ang mga kumpanyang nagtatrabaho sa pananalapi ay dapat sumunod sa GLBA (Gramm-Leach-Bliley Act). Nangangailangan ito ng pag-iingat sa Non-Public Personal Information (NPI) ng isang mamimili. Ang NPI ay anumang impormasyon na:

1. Nagbibigay ang kliyente upang makakuha ng isang produkto o serbisyo sa pananalapi (isang pangalan, address, kita, atbp.)

2. Mga resulta mula sa anumang transaksyong ginawa para sa isang kliyente (mga numero ng account, pagbabayad, kasaysayan, balanse, atbp.)

3. Kinukuha ng isang kumpanya sa pananalapi ang tungkol sa kliyente upang magbigay ng serbisyo o isang produkto (mga talaan ng hukuman, mga ulat ng consumer, atbp.)

Ang pagsubaybay ng empleyado ay mahalaga sa maagang pagtukoy sa mga banta sa seguridad at pagresolba sa mga ito.

Sa insurance, ang Pennsylvania Insurance Data Security Act (PIDSA), na epektibo noong Disyembre 2023, ay nangangailangan ng matatag na pag-iingat para sa hindi pampublikong impormasyon, pagtugon sa insidente, at pagsasanay ng empleyado tungkol sa cybersecurity at pagsubaybay.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Habang pinaghihigpitan ng Wiretap Act ang pag-record ng audio, sa pangkalahatan ay hindi nito ipinagbabawal ang pagsubaybay sa video hangga't walang na-record na audio. Ipinagbabawal ang pagsubaybay sa video sa mga banyo, locker room, at iba pang lugar kung saan ang mga empleyado ay may makatwirang inaasahan ng privacy.

Ang pederal na Electronic Communications Privacy Act (ECPA) ay katulad ng Wiretap Act. Ipinagbabawal nito ang mga employer na humarang sa mga elektronikong komunikasyon nang walang pahintulot, ngunit nagbibigay ng mga eksepsiyon kapag sinusubaybayan ang mga sistemang pagmamay-ari ng employer, lalo na para sa mga lehitimong dahilan ng negosyo.

Sa ilalim ng batas ng Pennsylvania, hindi obligado ang mga employer na ipaalam sa mga empleyado ang tungkol sa pagsubaybay, maliban sa pagsubaybay sa mga komunikasyon.

Ito ay isang maikling pangkalahatang-ideya lamang ng mga regulasyon ng Pennsylvania. Inirerekomenda namin na humingi ng payo mula sa isang legal na eksperto bago ipatupad ang pagsubaybay sa empleyado.

Ngunit bakit ang mga empleyado sa mga industriya tulad ng pananalapi, insurance, at pangangalaga sa kalusugan ay kailangang subaybayan sa unang lugar?

Isipin ang data na kanilang pinangangasiwaan araw-araw. Mga numero ng social security, balanse ng account, kasaysayang medikal, personal na pagkakakilanlan, at marami pang mahalagang data. Tulad ng natutunan namin sa nakaraang seksyon, ang data na ito ay protektado ng batas, na naglalagay ng mga obligasyon sa mga organisasyong humahawak nito. Maaaring makatulong ang software sa pagsubaybay ng empleyado:

1. Tiyakin ang patuloy na pagsunod sa mga regulasyon at bumuo ng isang audit trail.

2. I-detect ang hindi awtorisadong pag-access sa sensitibong data, hindi pangkaraniwang paglilipat ng data, o iba pang kahina-hinalang aktibidad na maaaring magpahiwatig ng potensyal na pagtagas ng data.

3. Tugunan ang mga panloob at panlabas na banta.

4. Tiyakin na ang data ay naproseso ayon sa itinatag na mga protocol.

Ang pagpapatupad ng pagsubaybay sa empleyado ay maaaring maging isang kumplikado at nakakalito na proseso, lalo na sa mga regulated na industriya, kung saan ang mga pagkakamali ay maaaring magastos. Narito ang pitong pinakamahusay na kagawian na iniakma para sa mga pinuno ng negosyo sa Pennsylvania.

Anong data ang hawak ng iyong organisasyon? Sino ang may access? Nasaan ang mga kahinaan?

Bago bumili ng software, suriin ang iyong mga panganib. Ang isang bangko na nangangasiwa sa mga wire transfer ay may iba't ibang pangangailangan kaysa sa isang klinika na namamahala sa paggamit ng pasyente.

Hindi lahat ng monitoring software ay angkop para sa mga regulated na industriya. Ang iyong piniling software ay dapat na malinaw na nakasaad na ito ay sumusunod sa HIPAA o iba pang naaangkop na mga regulasyon sa iyong industriya. Maghanap ng mga tampok tulad ng:

1. Mga naka-encrypt na audit trail (nangangailangan ang HIPAA ng 6 na taong pagpapanatili)

2. Pag-log ng access na nakabatay sa tungkulin

3. Pagsasama sa mga DLP at SIEM system

4. Mga alerto para sa kahina-hinalang gawi (hal., pag-access pagkatapos ng oras, maramihang pag-download)

Ang pagsubaybay sa sorpresa ay maaaring maging backfire. Sa halip, maging bukas. Bumuo ng isang malinaw at nakasulat na patakaran na tahasang binabalangkas kung ano ang susubaybayan, bakit ito kinakailangan, at kung paano gagamitin at secure ang nakolektang data. Magdaos ng maikling pagpupulong. Ipaliwanag na ang pagsubaybay ay ginagamit hindi para manghuli ng mga tao, ngunit para protektahan ang mga kliyente at matugunan ang mga legal na obligasyon.

Bagama't sa Pennsylvania, sa pangkalahatan ay hindi mo kailangan ng pahintulot para sa visual o computer na pagsubaybay sa lugar ng trabaho, binabawasan ng transparency ang paglaban at nagpapatibay ng kooperasyon.

Hindi na kailangang i-record ang bawat keystroke. Tukuyin ang mga malinaw na layunin para sa iyong programa sa pagsubaybay. Ito ba ay upang maiwasan ang data exfiltration? Upang matiyak ang pagsunod sa mga tiyak na protocol ng seguridad? Limitahan ang iyong mga aktibidad sa pagsubaybay sa kung ano ang mahigpit na kinakailangan upang makamit ang mga nakasaad na layuning ito.

Tumutok sa mga system na may mataas na peligro: mga database ng pasyente, mga platform sa pananalapi, mga tool sa pagproseso ng mga claim. Ilapat ang pagsubaybay batay sa papel at pagiging sensitibo ng data. Ang isang receptionist ay hindi nangangailangan ng parehong pangangasiwa bilang isang claim adjuster.

Ang mga log na kinokolekta mo ay sensitibo. Maaaring naglalaman ang mga ito ng personal na impormasyon ng iyong mga empleyado at hindi sinasadyang nakuha ang data ng kliyente.

Tratuhin ang data na nakolekta ng iyong monitoring software na may parehong antas ng seguridad na inilalapat mo sa sensitibong impormasyon ng iyong mga kliyente. Kung may naghack sa iyong monitoring system, makikita nila ang lahat. Kaya i-secure, i-encrypt, at higpitan ang pag-access dito sa limitadong bilang ng mga tauhan, at i-audit kung sino ang tumitingin sa mga log.

Dapat na maunawaan ng mga tagapamahala kung ano ang ginagawa ng software, mga patakaran sa pagsubaybay ng kumpanya, ang mas malawak na mga kasanayan sa seguridad, at ang kahalagahan ng pagsunod sa regulasyon. Dapat alam ng mga empleyado ang kanilang mga responsibilidad. At kailangan ng mga executive na magmodelo ng etikal na pag-uugali - walang mga pagbubukod.

Nagbabago ang mga regulasyon. Nangyayari ang paglilipat ng mga tauhan. Nag-evolve ang teknolohiya. Muling bisitahin ang iyong patakaran sa pagsubaybay kahit isang beses sa isang taon. Gayundin, ang mga mahuhusay na kagawian ay nagpapatakbo ng mga kunwaring pag-audit at sinusubukan ang iyong plano sa pagtugon sa insidente.

Summing up, ang pagsubaybay ng empleyado sa mga regulated na lugar ay tungkol sa responsibilidad.

Kung nagpapatakbo ang iyong kumpanya sa pangangalagang pangkalusugan, insurance, o pananalapi sa Pennsylvania, pinangangasiwaan nito ang ilan sa mga pinakasensitibong impormasyon na mayroon ang mga tao. Umaasa ang iyong mga kliyente, pasyente, at customer na protektahan ito.

Kapag ipinatupad nang maingat, ang monitoring software ay isang kalasag. Isang paraan upang mahuli ang mga pagkakamali bago sila maging mga paglabag. Isang paraan upang patunayan ang pagsunod pagdating ng oras ng pag-audit.

Ang pinakalayunin ng pagsubaybay ay hindi upang pasiglahin ang isang klima ng hinala, ngunit sa halip na linangin ang isang ligtas at sumusunod na kapaligiran na nagpoprotekta sa iyong organisasyon, iyong mga kliyente, at iyong reputasyon.