New York Employers' Guide sa Pagpapatupad ng Employee Monitoring Software

Ang pag-aaral ng mga legal na kinakailangan ay dapat ang unang hakbang para sa sinumang employer sa New York na gustong ipatupad o kasalukuyang ginagamit software sa pagsubaybay ng empleyado Ang mga batas ng pederal at estado ay naglalayong protektahan ang mga karapatan ng empleyado (kabilang ang karapatan sa privacy). Maaari silang magpataw ng makabuluhang limitasyon sa mga kasanayan sa pagsubaybay na maaaring gamitin ng mga negosyo.

Pederal na batas

Sa antas ng pederal, ang kapansin-pansing bahagi ng batas ay ang Electronic Communications Privacy Act (ECPA) ng 1986. Sa ilalim nito, ipinagbabawal ang intensyonal na pagharang ng wire, oral, at electronic na komunikasyon. Gayunpaman, mayroong dalawang pagbubukod para sa mga employer:

• Maaari nilang subaybayan ang mga komunikasyon kung mayroon silang lehitimong interes sa negosyo (ang pagbubukod sa layunin ng negosyo).

• Ang mga tagapag-empleyo ay pinahihintulutan na subaybayan kung ang hindi bababa sa isang partido sa komunikasyon ay pumayag (ang pagbubukod sa pahintulot). Sa isip, ang pahintulot na ito ay dapat na tahasan. Bagama't kadalasang binibigyang-kahulugan ng mga hukuman ang paggamit ng empleyado ng mga device na ibinigay ng kumpanya pagkatapos ng paunawa tungkol sa pagsubaybay bilang ipinahiwatig na pahintulot, palaging isang mas ligtas na paraan ang tahasang pahintulot.

Ang mga tagapag-empleyo ay maaaring sumubaybay lamang ng mga device at system na pag-aari ng kumpanya. Kung gusto nilang subaybayan ang mga personal na komunikasyon o device, magagawa lang nila ito nang may tahasang pahintulot o sa kaso ng mga bihirang pagbubukod.

Ang Stored Communications Act (SCA) ay isang bahagi ng ECPA na kumokontrol sa pag-access ng employer sa mga nakaimbak na elektronikong komunikasyon. Ang mga halimbawa ng naturang mga komunikasyon ay mga email o mga record ng tawag na nauugnay sa trabaho na naka-save sa mga server ng kumpanya. Sa pangkalahatan, maa-access ng mga employer ang mga nakaimbak na komunikasyon sa kanilang mga system. Gayunpaman, ang pag-access sa mga personal na account ng isang empleyado (tulad ng isang pribadong Gmail) ay nangangailangan ng pahintulot ng empleyado o isang legal na batayan tulad ng isang warrant.

Mga batas ng Estado ng New York

Ang New York ay may ilang kapansin-pansing regulasyon na umaakma sa pederal na batas. Ang una ay ang Electronic Monitoring Law (Civil Rights Law Section 52-c), na nagkabisa noong Mayo 7, 2022. Nalalapat ito sa lahat ng pribadong employer sa lugar, anuman ang kanilang laki, na sumusubaybay sa mga elektronikong komunikasyon ng mga empleyado.

Ayon sa batas sa Electronic Monitoring, ang mga organisasyon ay dapat magbigay ng nakasulat na paunawa sa mga empleyado sa pag-hire at taun-taon pagkatapos noon, na nagpapaalam sa kanila na ang kanilang mga komunikasyon ay maaaring subaybayan. Dapat kilalanin ng mga empleyado ang pagtanggap ng pabatid na ito sa pamamagitan ng sulat o elektronikong paraan. Bukod pa rito, dapat i-post ng mga tagapag-empleyo ang mga abisong ito sa mga kapansin-pansing lugar kung saan makikita ng lahat ng empleyado (mga pisikal na poster o elektronikong abiso sa mga login screen o panloob na network).

Ang susunod na mahalagang regulasyon ay ang New York Employee Privacy Law, simula Marso 12, 2024. Sa ilalim nito, hindi dapat humiling o humiling ang mga employer sa mga empleyado o aplikante ng trabaho na ibunyag ang mga username, password, o iba pang impormasyon sa pagpapatotoo para sa mga personal na account (gaya ng social media). Hindi rin dapat hilingin ng mga employer ang mga empleyado na mag-log in sa kanilang mga account sa presensya ng employer.

Higit pa sa mga umiiral nang regulasyong ito, ang iminungkahing batas ay maaaring higit pang baguhin ang mga kasanayan sa pagsubaybay. Noong 2023, iminungkahi ng New York State Senate ang Draft Bill 7623 na maghihigpit sa mga employer mula sa paggamit ng ganap na awtomatikong mga tool sa paggawa ng desisyon. Hindi magagamit ng mga tagapag-empleyo ang mga tool na ito upang suriin ang mga kandidato o gumawa ng iba pang mga desisyon na nakakaapekto sa mga iskedyul ng trabaho, mga kompensasyon, mga aksyong pandisiplina, mga pagsusuri sa pagganap, at iba pang mga tuntunin ng trabaho. Sa liwanag ng mabilis na pag-unlad ng AI at ang potensyal na bias na output nito, ang mga naturang regulasyon ay makatwiran. Bukod dito, ang Senate Bill 7623 ay nagmumungkahi ng karagdagang mga paghihigpit sa pagsubaybay sa lugar ng trabaho, tulad ng paggamit ng hindi gaanong nakakagambalang mga pamamaraan, pagliit ng pagkolekta ng data, proporsyonalidad, at detalyadong paunawa tungkol sa kung anong data ang kinokolekta, paano, kailan, at para sa anong layunin.

Ang pagpapatupad ng software sa pagsubaybay ng empleyado ay epektibong lumalampas sa simpleng pagsunod sa mga nauugnay na regulasyon sa privacy. Dapat ding isipin ng mga employer ang tungkol sa etikal na bahagi ng usapin at ang mga potensyal na epekto ng pagsubaybay sa moral at motibasyon ng mga empleyado. Kung pagsasamahin namin ang mga legal na kinakailangan at etikal na pagsasaalang-alang, maaari naming ilista ang mga sumusunod na pinakamahuhusay na kagawian para sa pagpapatupad ng monitoring software:

• Maging transparent: Maging upfront sa iyong mga empleyado tungkol sa pagkakaroon, kalikasan, at layunin ng pagsubaybay. Kumuha ng pahintulot ng empleyado para sa pagsubaybay, lalo na kung sinusubaybayan mo ang kanilang mga komunikasyon.
• Limitahan ang pagsubaybay sa mga lehitimong layunin ng negosyo: subaybayan lamang ang mga aktibidad na direktang nauugnay sa iyong mga nakasaad na layunin sa negosyo, gaya ng pagsusuri sa pagganap o pagprotekta sa mga lihim ng kalakalan. Iwasang subaybayan ang mga personal na komunikasyon ng mga empleyado o mga lugar kung saan ang mga empleyado ay may makatwirang inaasahan ng privacy.
• I-minimize ang pangongolekta ng data: kolektahin lang ang data na kailangan para makamit ang iyong layunin sa pagsubaybay. Ang hindi gaanong sensitibong data na iyong kinokolekta, mas mababa ang panganib ng maling paggamit o isang paglabag sa data. Tanggalin ang data na hindi na nagsisilbi sa layunin nito.
• Huwag kailanman subaybayan ang mga pribadong social media account ng mga empleyado o hilingin sa kanila na ibigay ang kanilang mga username o password sa kanilang mga pribadong account.
• Humingi ng ekspertong legal na tagapayo: ang legal na larangan ay maaaring nakakalito at nababago. Ang artikulong ito ay isang pangkalahatang pangkalahatang-ideya at maaaring hindi ibunyag ang lahat ng mga sali-salimuot ng mga regulasyon ng NY at mga natatanging kalagayan ng iyong negosyo. Kapag may pag-aalinlangan, kumunsulta sa isang abogado na dalubhasa sa batas sa pagtatrabaho sa New York upang matiyak na ang iyong mga plano sa pagsubaybay, mga patakaran, at mga paraan ng pagpapatupad ay ganap na sumusunod.
• Bumuo ng isang komprehensibong patakaran sa pagsubaybay ng empleyado: dapat saklawin ng patakarang ito ang saklaw ng nakolektang data, mga tuntunin ng pag-iimbak at paggamit nito, at mga kasanayan sa pagsubaybay. Ang patakaran ay dapat na madaling magagamit sa lahat ng empleyado.
• Regular na suriin at i-update ang patakaran: Mabilis na nagbabago ang teknolohiya, at gayundin ang mga batas at pinakamahusay na kagawian. Pana-panahong suriin ang iyong patakaran at mga kasanayan sa pagsubaybay upang matiyak na mananatiling sumusunod ang mga ito sa kasalukuyang mga batas ng pederal at estado ng New York at nagsisilbi pa rin sa kanilang layunin nang epektibo at etikal.
• Tiyakin ang pare-pareho at walang diskriminasyon.

Ang isang malinaw, komprehensibo, mahusay na ginawang patakaran sa pagsubaybay ng empleyado ay isang kinakailangang bahagi ng pagsubaybay ng empleyado. Ginagawa nitong malinaw ang mga kasanayan sa pagsubaybay para sa kawani at employer at pinapaliit ang mga potensyal na ligal at etikal na patibong. Dapat itong isama ang mga sumusunod na pangunahing bahagi:

• Isang malinaw na pahayag ng layunin ng pagsubaybay
• Saklaw ng pagsubaybay: anong mga aktibidad at komunikasyon ang sinusubaybayan
• Mga pamamaraan na ginagamit para sa pagsubaybay (pagsubaybay sa video, mga log ng network, software sa pagsubaybay, atbp.)
• Paglalarawan kung paano ginagamit ang nakolektang data, gaano katagal ito nakaimbak, at kung sino ang may access dito
• Isang malinaw na pahayag na hindi dapat asahan ng mga empleyado ang privacy kapag gumagamit ng mga device, network, at system na pagmamay-ari ng kumpanya, hindi alintana kung ang paggamit ay nauugnay sa trabaho o personal
• Pagsunod sa batas
• Mga kahihinatnan ng paglabag sa patakaran
• Isang seksyon kung saan pumirma o elektronikong kinukumpirma ng mga empleyado na natanggap, nabasa, at naunawaan nila ang patakaran.

Kapag kumpleto na ang unang draft ng patakaran, hilingin sa isang legal na tagapayo na may karanasan sa batas sa pagtatrabaho sa New York na suriin ito. Sa ganitong paraan, makatitiyak kang sumusunod ito sa kasalukuyang mga regulasyon ng estado at pederal.

Kapag kumpleto na ang patakaran, ipamahagi ito sa mga empleyado. Mangolekta ng nakasulat o elektronikong pagkilala ng pagtanggap mula sa lahat ng empleyado, partikular na ang mga bagong hire sa panahon ng onboarding. Panatilihin ang mga talaan ng mga pagkilalang ito.

Ang patakaran ay dapat palaging magagamit sa lahat ng empleyado. Halimbawa, maaari mo itong ilagay sa handbook ng empleyado, intranet ng kumpanya, o sa karaniwang lugar.

Huwag kalimutang regular na suriin at i-update ang patakaran kasunod ng umuusbong na teknolohiya at legal na tanawin.

Ang pagpapatupad ng pagsubaybay ng empleyado sa New York ay nangangailangan ng maingat na pagsasaalang-alang sa mga pederal at mahigpit na regulasyon ng estado at ang paglikha ng isang komprehensibong patakaran sa pagsubaybay. Ang pagbibigay-priyoridad sa mga lehitimong layunin ng negosyo, pagsasanay sa pagliit ng data, at paghahanap ng legal na payo ay mahahalagang hakbang sa paglikha ng isang sumusunod at etikal na programa sa pagsubaybay na nakikinabang sa employer at sa mga manggagawa. Ang responsableng pagpapatupad ay susi sa epektibong paggamit ng teknolohiya sa pagsubaybay habang itinataguyod ang mga legal na obligasyon at pinalalakas ang isang mapagkakatiwalaang kapaligiran sa trabaho.