New Jersey Employee Monitoring Software: Data Security and Compliance

Ang bilang ng mga kumpanyang sumusubaybay sa kanilang mga empleyado ay tumaas nang malaki sa U.S. dahil sa pagtaas ng remote at hybrid na trabaho. Ang mga negosyo sa New Jersey ay sumasalamin sa pambansang kalakaran: gumagamit sila ng mga tool sa pagsubaybay upang mapahusay ang kahusayan sa trabaho at protektahan ang kanilang sarili laban sa mga pagtagas ng data at cyberattack. Ngunit paano mabalanse ng mga negosyo sa New Jersey ang pangangailangan para sa pagsubaybay sa mga hinihingi ng seguridad ng data at privacy ng empleyado?

Sinusuri ng artikulong ito ang dalawang mahahalagang aspetong ito, na nag-aalok ng mga insight para sa mga negosyo sa New Jersey na gustong ipatupad o pinuhin ang kanilang mga diskarte sa pagsubaybay ng empleyado. Tuklasin namin kung gaano katatag ang cybersecurity at proteksyon ng personal na data ay dapat na maging pundasyon ng anumang programa sa pagsubaybay, at kung bakit ang isang holistic na diskarte, na isinasama ang pagsubaybay sa kontrol sa pag-access, ay hindi lamang isang magandang ideya - ito ay isang pangangailangan para sa komprehensibong seguridad at pagsunod.

Sa kaibuturan nito, ang pagsubaybay ay higit pa sa pagsubaybay sa pagiging produktibo. Ang terminong ito ay sumasaklaw din sa pagprotekta sa mga asset ng kumpanya at pagpapababa sa mga panganib ng mga paglabag at pagtagas ng data.

Ang pagsubaybay ng empleyado ay isang mahalagang bahagi ng anumang sistema ng seguridad, na nagpoprotekta sa kumpidensyal na data at intelektwal na pag-aari. Hindi iyon isang sorpresa, kung isasaalang-alang na ang mga pagkakamali ng empleyado ay nagdudulot o makabuluhang lumalala 88% ng lahat ng mga paglabag sa data. Ang software ng Specialized Data Leakage Prevention (DLP) ay maaaring makakita ng hindi awtorisadong pag-access sa file, kahina-hinalang mga pattern ng komunikasyon, o hindi pangkaraniwang pag-uugali sa pag-log in bago sila umakyat sa ganap na mga insidente.

Ang software ng Specialized Data Leakage Prevention (DLP) ay maaaring makakita ng hindi awtorisadong pag-access sa file, kahina-hinalang mga pattern ng komunikasyon, o hindi pangkaraniwang pag-uugali sa pag-log in bago sila umakyat sa ganap na mga insidente.

Ang pagkontrol kung ang iyong organisasyon ay sumusunod sa mga regulasyon ay isa pang lugar kung saan makakatulong ang pagsubaybay ng empleyado. Halimbawa, ang mga tagapagbigay ng pangangalagang pangkalusugan ay dapat sumunod sa HIPAA, at ang mga institusyong pampinansyal na may FINRA. Maaaring kailanganin ng ilang kumpanya sa New Jersey na isaalang-alang ang GDPR kung mayroon silang mga empleyadong nakabase sa Europa. Ang pagsubaybay ay lumilikha ng isang audit trail at tinitiyak ang pananagutan, na ginagawang mas madaling ipakita ang pagsunod.

Maaaring gumamit ang mga manager ng mga tool sa pagsubaybay para matukoy ang mga idler at overloaded na empleyado, muling magtalaga ng mga workload, magbunyag ng mga hadlang sa kalsada, at pangkalahatang pagbutihin ang mga proseso ng trabaho. Hindi ito tungkol sa micromanaging - ito ay tungkol sa pagkuha ng layunin na impormasyon at paggawa ng mas epektibong mga desisyon.

Ngunit sa mga benepisyong ito ay may mga hamon. Ang New Jersey ay may matatag na proteksyon sa paggawa; bukod pa, ang mga empleyado ay nagiging mas at higit na kamalayan sa kanilang mga karapatan sa privacy. Dahil sa mga salik na ito, mas maingat na tumapak ang mga negosyo sa lugar ng pagsubaybay. Dapat nilang balansehin ang dami ng kinakailangang pangangasiwa at paggalang sa privacy ng empleyado at mga legal na regulasyon.

Ang pagsubaybay ng empleyado ay nangangahulugan ng pangangalap ng data, kadalasang sensitibo. Kahit na kolektahin mo lang ang mahigpit na kinakailangang data, maaaring malaki ang resultang digital footprint: mga screenshot, email at mga log ng chat, kasaysayan ng pagba-browse sa web, at higit pa. Ang pagpapanatili at pag-secure ng personal na data ng iyong mga empleyado ay isang napakalaking responsibilidad.

Ang unang hakbang sa responsableng pangangasiwa ng data ay ang tukuyin kung anong data ang kailangang kolektahin ng iyong organisasyon at kung bakit. Ito ang prinsipyo ng pag-minimize ng data: pagkolekta lamang ng data na talagang kinakailangan upang makamit ang iyong mga lehitimong layunin sa negosyo. Kailangan mo bang i-log ang bawat keystroke, o sapat na ba ang buod ng mga ginamit na app? Dapat mo bang i-log ang kasaysayan ng web kung ang iyong layunin ay subaybayan ang pagdalo? Ang pagtatanong sa mga tanong na ito nang maaga ay maaaring magligtas sa iyong kumpanya mula sa problema sa ibang pagkakataon.

Kapag ang saklaw ng kinakailangang data ay tinukoy at nagsimula ang pagsubaybay, ang seguridad ng nakolektang impormasyon ay nagiging pinakamahalaga. Dapat itong protektahan hindi lamang mula sa mga panlabas na pag-atake, ngunit mula sa hindi awtorisadong pag-access mula sa loob ng kumpanya, masyadong. Ang mga pangunahing aspeto ng proteksyon ay:

1. Encryption: Ang data ng pagsubaybay ay dapat na naka-encrypt kapwa kapag gumagalaw ito (gamit ang mga protocol tulad ng TLS/SSL) at kapag naka-store ito sa mga server (karaniwang may mga algorithm tulad ng AES-256). Tingnan sa iyong tagapagbigay ng software sa pagmamanman ng empleyado kung nag-e-encrypt sila ng data habang pahinga at nasa transit.
2. Mga kontrol sa pag-access: Sino ang nakakakita sa nakolektang data ay mahalaga. Ang iyong monitoring system ay dapat magkaroon ng mahigpit na Role-Based Access Control (RBAC). Karaniwang ginagawa ito sa pamamagitan ng paggawa ng admin account at ilang sub-account, halimbawa, para makita lang ng mga manager ang kanilang data ng team.
3. Secure na storage: pipiliin mo man ang cloud-based o on-premise na solusyon, tiyaking secure ang storage environment. Kabilang dito ang mga secure na data center, regular na pag-backup, at isang mahusay na tinukoy na plano sa pagbawi ng kalamidad.
4. Pamamahala ng kahinaan: Walang software na hindi malalabag. Iyon ang dahilan kung bakit dapat kang magsagawa ng regular na pag-audit sa seguridad, pagsubok sa pagtagos, at i-update ang iyong tool sa pagsubaybay sa oras. Ang mga hakbang na ito ay nagbibigay-daan sa pag-patch ng mga potensyal na kahinaan bago sila mapagsamantalahan.

Ang New Jersey, tulad ng maraming estado, ay may sariling legal na tanawin tungkol sa privacy ng empleyado. Bagama't ang partikular na legal na payo ay dapat palaging magmumula sa kwalipikadong tagapayo, sa artikulong ito, tutuklasin natin ang mga pangkalahatang prinsipyo.

Sa New Jersey, ang pangunahing pokus ng regulasyon sa mga nakaraang taon ay ang pagsubaybay sa sasakyan sa lugar ng trabaho, mga elektronikong komunikasyon, pagsubaybay sa video, at ang mas malawak na karapatan sa privacy ng empleyado.

Paunawa Bago ang Pagsubaybay ng Sasakyan (Assembly Bill No. 3950)

Simula Abril 18, 2022, ang mga employer sa New Jersey ay dapat magbigay sa mga empleyado ng nakasulat na abiso bago gumamit ng anumang electronic o mechanical tracking device sa isang sasakyan na ginagamit ng empleyado. Nalalapat ito kung ang sasakyan ay pagmamay-ari ng kumpanya o ng empleyado.

Elektronikong Komunikasyon at Pagsubaybay

Ipinagbabawal ng New Jersey Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ang pagharang sa telepono ng mga empleyado o mga elektronikong komunikasyon maliban kung pumayag man lang ang isang partido. Karaniwan, sinisiguro ng mga tagapag-empleyo ang pahintulot na ito sa pamamagitan ng mga patakaran ng empleyado o mga handbook.

Bagama't ang mga empleyado ay may ilang inaasahan sa pagkapribado, ang pagsubaybay ay kadalasang pinahihintulutan kung ang mga empleyado ay naabisuhan at ang pagsubaybay ay nagsisilbi sa isang lehitimong layunin ng negosyo.

Video Surveillance

Maaaring subaybayan ng mga organisasyon ang mga empleyado sa mga karaniwang lugar, tulad ng mga opisina. Ngunit ang pagsubaybay sa video ay mahigpit na ipinagbabawal sa mga lugar kung saan inaasahan ng mga empleyado ang privacy, tulad ng mga banyo o locker room.

Ang batas ay hindi palaging nangangailangan ng pag-abiso sa mga empleyado tungkol sa video surveillance. Gayunpaman, inirerekomenda pa rin ang mga employer na gawin ito.

Pagsubaybay sa Email, Paggamit ng Internet, at Aktibidad sa Computer

Legal na pinapayagan ang mga employer na subaybayan ang paggamit ng computer ng empleyado, kabilang ang pag-browse sa web at mga email, kung mayroong malinaw na ipinapaalam na patakaran.

Mga Personal na Social Media Account

Naniniwala ang ilang employer na may karapatan silang subaybayan ang online na gawi ng kanilang mga empleyado sa labas ng mga oras ng trabaho o kahit na humiling ng access sa kanilang mga personal na account. Ito ay mahigpit na ipinagbabawal sa ilalim ng batas ng New Jersey.

Gaya ng nakikita natin, ang susi sa pagsunod sa karamihan ng mga legal na kinakailangan ay transparency at isang malinaw na patakaran sa pagsubaybay. Ang isang mahusay na nakasulat at mahusay na pakikipag-usap na patakaran ay maaaring maiwasan ang mga hindi pagkakaunawaan, pamahalaan ang mga inaasahan, at kahit na magbigay ng isang legal na depensa kung sakaling magkaroon ng mga katanungan.

Isipin ang iyong mga sistema ng seguridad hindi bilang ilang mga isla, ngunit bilang isang konektado, matalinong network. Ito ang kapangyarihan ng pagsasama ng pagsubaybay ng empleyado sa iyong mga access control system. Maaari mong ikonekta ang mga ulat ng software sa pagsubaybay sa data mula sa mga pisikal na sistema ng pag-access (tulad ng mga badge reader at biometric scanner) at mga sistema ng lohikal na pag-access (tulad ng mga pag-login sa network at mga pahintulot sa aplikasyon). Ang ganitong paraan ay lumilikha ng tunay na pinag-isang depensa.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

Ang pinag-isang diskarte ay may makabuluhang benepisyo, tulad ng:

1. Mas mahusay na pagtuklas ng pagbabanta salamat sa pag-uugnay ng data mula sa iba't ibang mga mapagkukunan
2. Mas mabilis na pagkakakilanlan ng pinagmulan at ang saklaw ng paglabag
3. Awtomatikong pagpapatupad ng patakaran
4. Isang solong, pinagsama-samang pagtingin sa aktibidad ng empleyado para sa pagsunod at mga pagsisiyasat
5. Ang pamamahala sa isang pinag-isang sistema sa halip na maraming mga nakadiskonektang sistema ay makabuluhang binabawasan ang mga administratibong pagkarga.

Upang makamit ang tuluy-tuloy na pagsasama na ito ay nangangailangan ng maingat na pagpaplano:

1. Mga API: Ang iyong napiling mga solusyon sa pagsubaybay at kontrol sa pag-access ay dapat na may mga bukas na API (Application Programming Interfaces) at sumunod sa mga pamantayan ng industriya upang payagan ang maayos na pagpapalitan ng data.
2. Pag-synchronize ng Data: Kailangang dumaloy ang data sa pagitan ng mga system nang real-time o malapit sa real-time para maging epektibo. Ang mga pagkaantala ay maaaring lumikha ng mga puwang sa seguridad.
3. Scalability: Habang lumalago ang iyong negosyo sa New Jersey, ang iyong pinagsama-samang solusyon sa seguridad ay dapat na masusukat dito, na matanggap ang higit pang mga empleyado, lokasyon, at mga punto ng data nang walang pagkawala sa pagganap.
4. Mga Pagsasama: Bigyang-priyoridad ang mga solusyon mula sa mga vendor na aktibong nagpo-promote at sumusuporta sa pagsasama sa iba pang mga platform ng seguridad.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Palaging maging upfront sa iyong mga empleyado tungkol sa pagsubaybay - transparency dapat ang iyong priyoridad. Dapat malaman ng mga empleyado kung bakit sila sinusubaybayan, anong mga aktibidad ang naitala ng software, sino ang makakakita ng kanilang data, at kung anong mga karapatan ang mayroon sila tungkol dito. Ang mga sagot sa mga tanong na ito ay dapat ding ilagay sa isang malinaw na patakaran sa pagsubaybay. Ang patakarang ito ay dapat na madaling ma-access anumang oras.

Ang mga kasanayan sa pagsubaybay ay maaari at dapat baguhin sa paglipas ng panahon. Ang mga regulasyon at mga patakaran ng iyong organisasyon ay nagbabago, at ang mga mas lumang diskarte sa pagsubaybay ay nagiging hindi gaanong epektibo. Iyon ang dahilan kung bakit kailangan mong suriin nang regular ang iyong mga kasanayan sa pagsubaybay at suriin kung ang mga ito ay sumusunod at epektibo. Alalahanin ang mga unang layunin. Ang pagsubaybay ay dapat palaging proporsyonal sa iyong mga layunin sa pagsubaybay nang hindi nagiging masyadong mapanghimasok.

Sa wakas, ang mga empleyado ay dapat na sanayin sa seguridad ng data sa pangkalahatan. Ang isang mahusay na kaalamang manggagawa ay ang iyong unang linya ng depensa.

Ngayon, ang pagsubaybay sa empleyado ay higit pa sa isang tool sa pamamahala ng pagganap. Ito ay isang mahalagang elemento ng sistema ng seguridad ng kumpanya at isang tool sa pagsunod.

Ang pagsubaybay ng empleyado ay maaaring gumana nang mas mahusay kung ito ay isinama sa mga access control system. Ngunit hindi alintana kung paano ito ginagamit, dapat itong gamitin nang malinaw, at ang nakolektang data ng pagsubaybay ay dapat na maayos na na-secure. Sa mga lider na gustong magpatupad o gumagamit na ng pagsubaybay: kumunsulta sa mga eksperto sa legal at cybersecurity, mamuhunan sa mga secure, nasusukat na solusyon, at laging makipag-usap nang may kalinawan at empatiya. Kung tapos na nang tama, ang pagsubaybay ng empleyado ay nagpapatibay sa iyong organisasyon, sa pagpapatakbo at sa kultura.

Lumampas tayo sa pangangasiwa na dulot ng takot at tungo sa matalino, pinagsama, at magalang na pagsubaybay.