Paano Ipaalam sa Mga Empleyado ang Tungkol sa Pagsubaybay: Pinakamahuhusay na Kasanayan

Ang iyong kumpanya ay namuhunan sa software sa pagsubaybay ng empleyado. Sinusubaybayan nito ang pagdalo at pagiging produktibo ng empleyado, nagba-flag ng mga problema sa seguridad, at maingat na inila-log ang bawat website na binibisita ng bawat empleyado. Ang paggamit ng pagsubaybay ay isang matalino at lehitimong hakbang: ang mga sukatan ng pagiging produktibo ay nakakatulong sa lahat na manatili sa track at may pananagutan. Bukod pa rito, ang impormasyon ay isa sa mga pinakamahalagang mapagkukunan ngayon, at ang mga panganib ng pagtagas ng data at mga banta sa seguridad ay mas mataas kaysa dati. Ngunit alam ba ng iyong mga empleyado na sila ay nasa ilalim ng pagbabantay?

Sa unang tingin, ang lihim na pagsubaybay ay tila naghahatid ng mas matapat na mga resulta. Kapag hindi alam ng mga empleyado ang tungkol sa pagsubaybay, kumikilos sila gaya ng dati. Maaaring huli na sila, gumugugol ng kalahati ng araw ng trabaho sa mga shopping site, o magpahinga ng dalawang oras na tanghalian. Sa katotohanan, gayunpaman, ang lihim na pagsubaybay ay isang minahan. Maaari itong magdulot ng legal na problema, masira ang tiwala, at gawing pressure cooker ng hinala ang iyong lugar ng trabaho.

Ang totoo, kung paano mo ipaalam sa mga empleyado ang tungkol sa pagsubaybay ay mahalaga gaya ng pagsubaybay mismo.

Ipinapalagay ng karamihan sa mga empleyado na ang kanilang mga device sa trabaho ay hindi ganap na pribado. Ngunit ang pagpapalagay ay hindi pagsang-ayon. At kapag ang pagsubaybay ay lumitaw nang hindi inaasahan - sabihin, sa isang pagsusuri sa pagganap o pagpupulong ng pagdidisiplina - ang mga empleyado ay nakakaramdam ng pagkabulag. Kasunod ang kawalan ng tiwala. Lumalaki ang sama ng loob.

Higit pa riyan, ang lihim na pagsubaybay ay ilegal sa maraming hurisdiksyon. GDPR sa Europe, mga batas sa ilang estado ng U.S., gaya ng Connecticut, New York, at California, PIPEDA sa Canada, Workplace Surveillance Act 2005 sa Australia, LGPD sa Brazil, at iba pang mga regulasyon sa buong mundo ay nangangailangan ng mga employer na abisuhan ang mga empleyado tungkol sa pagsubaybay. Ang pagkabigong sumunod sa mga ito ay maaaring magresulta sa mga multa, demanda, at isang nasirang pampublikong imahe ng kumpanya.

Ang huli - ngunit hindi ang pinakamaliit - ay ang kultura. Ang isang manggagawa na nakakaramdam ng pagbabantay nang walang paliwanag ay hindi na nakakabit at maaaring tahimik na maghanap ng labasan. patunayan ito ng mga survey: ang mapanghimasok na software sa pagsubaybay ng empleyado ay magiging dahilan para huminto sa kanilang trabaho para sa 63% na empleyado. Ang transparency, sa kabilang banda, ay nagtataguyod ng pananagutan. Kapag alam ng mga tao kung bakit umiiral ang pagsubaybay, mas malamang na igalang nila ang mga hangganan at layunin.

Kapag isinasaalang-alang ang pagsubaybay sa empleyado, ang numero unong pinakamahusay na kasanayan ay ang pag-unawa sa legal na kapaligiran. Walang unibersal na recipe; malaki ang pagkakaiba ng mga regulasyon depende sa bansa o maging sa lugar. Ang ilang paraan ng pagsubaybay, tulad ng pag-record ng tawag o pagsubaybay sa webcam, ay maaaring ipinagbabawal sa iyong lugar, habang ang iba, gaya ng pagsubaybay sa email, ay maaaring mangailangan ng tahasang pahintulot ng empleyado sa nakasulat na anyo.

Maaaring maimpluwensyahan din ng industriya ang iyong mga kasanayan sa pagsubaybay. Ang ilang mga industriya, halimbawa, pananalapi at pangangalagang pangkalusugan, ay nangangailangan ng mas mahigpit na mga hakbang sa pagkontrol kaysa sa iba.

Bottom line? Inirerekomenda namin ang pag-aaral ng iyong mga kinakailangan sa industriya, pagkonsulta sa isang legal na eksperto sa iyong lugar, at iangkop ang iyong mga kasanayan sa pagsubaybay sa mga rekomendasyon. Maaaring magmukhang maginhawa ang isang one-size-fits-all na template, ngunit hindi ka nito mapoprotektahan laban sa mga potensyal na demanda.

Iwasan ang mga hindi malinaw na parirala tulad ng "maaaring suriin ang aktibidad ng system." Sa halip, direktang ipaliwanag kung ano ang iyong ginagawa:

"Sinusubaybayan namin ang paggamit ng internet sa mga device ng kumpanya upang maiwasan ang malware at matiyak ang seguridad ng network."

"Ang mga email na ipinadala sa pamamagitan ng mga account ng kumpanya ay napapailalim sa pagsusuri para sa pagsunod sa mga regulasyon sa industriya."

Ang kalinawan ay binabawasan ang pagkabalisa at stress na karaniwang nauugnay sa pagsubaybay.

Tinatanggap ng mga tao ang mga alituntuning naiintindihan nila. Kaya, ang pinakamahusay na kasanayan dito ay hindi lamang upang ipahayag ang pagsubaybay, ngunit upang ma-conteksto ito.

Maaari mong sabihin:

"Sinusubaybayan namin ang mga malalayong workstation upang matukoy ang hindi awtorisadong pag-access, dahil noong nakaraang taon, ang isang phishing na pag-atake ay halos nakompromiso ang data ng kliyente."

O kaya: "Sinusubaybayan namin ang oras ng system upang matukoy ang mga bottleneck na nagpapabagal sa iyong trabaho."

Kapag ang pagsubaybay ay nakabalangkas bilang proteksyon o pagpapabuti, hindi hinala, ito ay may ibang epekto.

Ang iyong patakaran sa pagsubaybay ay kabilang sa handbook ng empleyado. O, kung ito ay detalyado, bilang isang standalone na dokumento. Sa alinmang paraan, dapat itong sakupin:

1. Ano ang sinusubaybayan (hal., mga oras ng pag-log in, pag-access sa file, paggamit ng webcam)
2. Bakit ito sinusubaybayan (seguridad, pagsunod, pagiging produktibo)
3. Gaano katagal iniimbak ang data
4. Who can access it (e.g., IT, HR, department heads)
5. Mga karapatan ng empleyado (hal., para hilingin ang kanilang data)

Panatilihing propesyonal ang tono ngunit madaling lapitan.

Ipahayag nang personal ang patakaran. Mag-host ng isang maikling pulong ng pangkat. Magpadala ng follow-up na email na may nakalakip na dokumento. Gawing madaling mahanap sa iyong intranet.

Inaasahan at normal ang mga alalahanin dito. Ang ilang mga empleyado ay mag-aalala tungkol sa micromanagement. Ang iba ay maaaring natatakot na husgahan para sa isang limang minutong scroll sa social media. Tugunan ang mga ito nang direkta.

Maaari ka ring gumawa ng FAQ sa mga pinakakaraniwang tanong ng mga empleyado, halimbawa:

1. "Maaari mo bang basahin ang aking mga pribadong mensahe?" Kung ang mga ito ay nasa mga sistema ng kumpanya - at kung pinapayagan lamang ng patakaran.
2. "Sinusubaybayan ba ang aking mga personal na file?" Hindi maliban kung nakaimbak sa mga device ng kumpanya.
3. "Gaano katagal pinapanatili ang data?" Karaniwang 90-180 araw, maliban kung kinakailangan para sa pagsisiyasat.

Mag-imbita ng feedback. Ang mga anonymous na survey ay gumagana nang maayos. Maaari mong malaman na pinahahalagahan ng mga empleyado ang pag-alam na secure ang mga system, kahit na pinapanood sila.

Ang isang pirma ay hindi lamang papeles. Ito ay patunay na naiintindihan ng mga empleyado kung ano ang kanilang sinasang-ayunan.

Maaari kang gumamit ng simpleng form ng pahintulot, gaya ng sample sa ibaba. Dapat itong lagdaan ng mga empleyado sa panahon ng onboarding o kapag ipinakilala ang patakaran. Kung ang isang tao ay nakakaramdam ng pressure, iyon ay isang pulang bandila - hindi lamang sa etika, ngunit legal.

Halimbawang Pahintulot sa Dokumento sa Pagsubaybay

Narito ang isang template na maaari mong iakma (inirerekumenda namin ang pagkonsulta sa iyong eksperto sa batas):

Kasunduan sa Pahintulot sa Pagsubaybay sa Empleyado

Ako, si [Employee Name], ay kinikilala na maaaring subaybayan, i-log, at suriin ng [Pangalan ng Kumpanya] ang aking paggamit ng mga device, network, email, internet access, at software application na ibinigay ng kumpanya. Kabilang dito, ngunit hindi limitado sa, mga website na binisita, mga file na na-access, at paggamit ng application.

Isinasagawa ang pagsubaybay na ito upang matiyak ang seguridad ng data, maiwasan ang maling paggamit ng mga mapagkukunan, sumunod sa mga legal na kinakailangan, at mapanatili ang isang produktibong kapaligiran sa trabaho.

Naiintindihan ko na ang aking aktibidad sa mga system ng kumpanya ay maaaring suriin anumang oras. Ang personal na paggamit ng mga sistemang ito ay dapat na minimal at naaayon sa patakaran ng kumpanya.

Nabasa ko ang Employee Monitoring Policy at nagkaroon ako ng pagkakataong magtanong. Sumasang-ayon ako sa pagsubaybay na ito bilang bahagi ng aking trabaho.

Lagda: _________________________

Naka-print na Pangalan: ______________________

Petsa: ___________

Ang mga tagapamahala ay ang front line. Kung hindi nila maipaalam sa mga empleyado at ipaliwanag ang patakaran nang mahinahon - o mas masahol pa, maling gamitin ang data - maaari itong maging isang problema.

Sanayin ang mga superbisor sa:

1. Paano sagutin ang mga tanong ng empleyado nang walang pagtatanggol
2. Ano ang magagawa at hindi nila magagawa sa pagsubaybay sa data
3. Paano maiiwasan ang paglikha ng kultura ng pagsubaybay

Nakakasira ng moral ang isang manager na nagsasabing, "Nakita kong nasa YouTube ka sa loob ng 20 minuto," nang walang konteksto. Isang taong nagsasabing, "Napansin ko ang ilang off-task na pagba-browse - okay na ang lahat?" ay nagbubukas ng dialogue.

Kahit sa mga device ng kumpanya, may karapatan ang mga empleyado sa ilang privacy. Ang pinakamahusay na kagawian ay ang pag-iwas sa pagsubaybay sa mga personal na email, pribadong chat, o hindi gumaganang app maliban kung mayroong malinaw na patakaran at pahintulot.

At huwag kailanman mag-record ng audio o video sa mga pribadong lugar. Ang mga camera sa mga break room o banyo ay hindi lamang hindi etikal; sila ay ilegal.

Ang pagpapaalam sa mga empleyado tungkol sa pagsubaybay ay hindi lamang isang legal na obligasyon - ito ay isang pangangailangan para sa pagpapanatili ng tiwala. Kapag ginawa nang tama, gagawin nitong sandali ng kalinawan at paggalang sa isa't isa ang isang sensitibong paksa.

Ang mga panganib sa seguridad ay totoo. Ang pagiging produktibo ay nangangailangan ng pagsukat. At kailangan ang ilang anyo ng pagsubaybay ng empleyado. Ngunit hindi pinapalitan ng pangangailangan ang pangangailangan para sa transparency. Ang pinakamahuhusay na kagawian para sa pagsubaybay ng empleyado ay maaaring ibuod sa isang parirala: patas na pakikitungo sa mga tao.

Maging malinaw. Maging tapat ka. Maging consistent. Ipaliwanag kung bakit, kumuha ng tunay na pahintulot, at igalang ang mga personal na hangganan. Sanayin ang iyong mga tagapamahala hindi sa pulis, ngunit upang suportahan. Ang iyong koponan ay hindi pinaghihinalaan; bahagi sila ng solusyon.

Tapos nang may integridad, ang pagsubaybay ay hindi nakakasira ng tiwala - pinalalakas nito ito.