Paano Tumugon sa Pagnanakaw, Panlilinlang, at Katamaran ng mga Empleyado

Bilang isang employer, isa sa mga pangunahing gawain mo ay ang pagyamanin ang isang produktibo at maayos na workforce. Karamihan sa mga empleyado ay ginagampanan ang kanilang mga gawain sa abot ng kanilang makakaya, ngunit maaaring samantalahin ng ilan ang kumpanya. Ang pagnanakaw, panlilinlang, at katamaran ay maaaring magdulot ng malaking panganib sa kalusugan ng iyong kumpanya kung wala kang tamang mga pamamaraan at patakaran upang matugunan ang mga ito.

Sa artikulong ito, susuriin natin ang tatlong magkakahiwalay na kaso na sumusuri sa pagnanakaw, panlilinlang, at katamaran. Bago ito gawin, kinakailangan munang maunawaan kung ano talaga ang kahulugan ng tatlong ito.

Bago natin tuklasin kung paano tutugon, dapat muna nating tukuyin ang tatlong kategoryang ito ng maling pag-uugali sa lugar ng trabaho.

Ang pagnanakaw ng empleyado ay tumutukoy sa mga empleyadong nagnanakaw mula sa kanilang mga employer. Mayroong iba't ibang antas ng pagnanakaw ng empleyado. Ang paglustay ang pinakakaraniwang kilala, dahil tumutukoy ito sa isang empleyado na umaabuso sa mga mapagkukunan ng korporasyon - pera o ari-arian - na nasa kanilang pangangalaga. Ang pagnanakaw ay isa pang uri ng pagnanakaw ng empleyado na tumutukoy sa mas maliliit na bagay, tulad ng mga gamit sa opisina, o dami ng ninakaw.

Sa pangkalahatan, ang pagnanakaw ng empleyado ay karaniwang nauukol sa linya ng occupational fraud, na siyang paggamit ng trabaho ng isang tao bilang isang paraan ng personal na pagpapayaman sa pamamagitan ng maling paggamit o paglalaan ng mga mapagkukunan ng kumpanya.

Ang panlilinlang sa empleyado, na karaniwang nabibilang sa pandaraya sa empleyado, ay tumutukoy sa isang empleyadong nagsisinungaling o mapanlinlang upang makakuha ng higit pa mula sa kanilang employer. Ang pagnanakaw ng datos, paglabag sa kumpidensyalidad, pandaraya sa accounting, panunuhol, at maging ang ilang uri ng pagnanakaw ay nabibilang sa kategorya ng panlilinlang sa empleyado.

Ang katamaran sa lugar ng trabaho ay tumutukoy sa patuloy na pag-aaksaya ng mga bayad na oras ng trabaho sa mga aktibidad na hindi naman talaga trabaho. Hindi ito ang paminsan-minsang pahinga, kundi isang patuloy na gawi na nakakasira sa produktibidad. Ito ay nagpapakita ng sarili bilang talamak na pagpapaliban, labis na personal na pakikisalamuha, hindi maipaliwanag na pagliban sa mga pulong, o isang ugali ng pagbibigay ng mga dahilan para sa mga hindi natutupad na deadline. Ang resulta ay isang malaking bahagi ng araw ng trabaho kung saan ang empleyado ay hindi nakikibahagi at hindi produktibo.

Kapag pinaghihinalaan o natuklasan mo ang pagnanakaw, panlilinlang, o talamak na katamaran, ang isang reaktibo at emosyonal na tugon ay maaaring humantong sa legal na panganib, mababang moral ng koponan, at hindi patas na mga resulta. Sa halip, sundin ang nakabalangkas at nakabatay sa ebidensyang balangkas na ito upang matiyak na ang iyong tugon ay pare-pareho, patas, at epektibo.

Hakbang 1: Mangalap ng obhetibong ebidensya
Bago ang anumang pag-uusap o akusasyon, lumipat mula sa hinala patungo sa katotohanan. Gumamit ng data mula sa iyong mga tool sa pagsubaybay (tulad ng mga screenshot ng CleverControl o mga talaan ng aktibidad), i-access ang mga rekord, mga pinansyal na pag-awdit, o mga sistema ng pamamahala ng proyekto. Ang ebidensyang ito ang bubuo ng walang kinikilingang pundasyon para sa iyong buong proseso at inaalis ang personal na pagkiling mula sa unang desisyon.

Hakbang 2: Magsagawa ng masusing at walang kinikilingang imbestigasyon
Kapanayamin ang empleyado sa isang pribadong lugar, na magbibigay-daan sa kanila na ipaliwanag ang kanilang mga kilos. Ang layunin ay maunawaan ang konteksto at layunin. Ito ba ay isang sinasadyang gawain, isang kapabayaang pagkakamali, o isang sintomas ng isang mas malaking isyu tulad ng mahinang pagsasanay o burnout? Gayundin, makipag-usap sa sinumang may kaugnayang saksi nang maingat upang patunayan ang mga katotohanan.

Hakbang 3: Uriin ang kalubhaan at layunin
Batay sa iyong ebidensya at imbestigasyon, ikategorya ang insidente. Ito ang magiging gabay sa iyong tugon:

Hindi sinasadya/pabaya: Ang empleyado ay nagkamali dahil sa kakulangan ng kaalaman, pagsasanay, o atensyon, ngunit walang masamang intensyon. (Halimbawa: Hindi sinasadyang nagpadala ng kumpidensyal na email sa maling tao).

Sinasadyang maling pag-uugali: Sadyang nilabag ng empleyado ang patakaran para sa personal na kaginhawahan o pakinabang, ngunit walang malubhang pinsala. (Halimbawa: Patuloy na pamemeke ng mga timesheet).

Malalang maling pag-uugali/masamang hangarin: Ang empleyado ay nasangkot sa isang seryoso at sinasadyang gawain na nakapinsala sa kumpanya, tulad ng pagnanakaw, pandaraya, o pagsabotahe sa datos. Kadalasan, ito ay nangangailangan ng pinakamatinding aksyong pandisiplina.

Hakbang 4: Tukuyin ang isang proporsyonal na tugon
Itugma ang iyong aksyon sa kalubhaan at layunin ng maling pag-uugali. Ang layunin ay maaaring pagwawasto o proteksiyon.

Mga pagwawasto (para sa hindi sinasadya/pabaya o maliit na sinasadyang maling pag-uugali):

• Pagtuturo at muling pagsasanay: Tugunan ang mga kakulangan sa kasanayan o kaalaman.
• Pasalita o nakasulat na babala: Pormal na idokumento ang isyu at mga inaasahan para sa pagpapabuti.
• Plano sa pagpapabuti ng pagganap (PIP): Isang nakabalangkas na plano na may malinaw na mga layunin at takdang panahon.

Mga aksyong pangproteksyon (para sa matinding maling pag-uugali):

• Suspensyon: Maaaring kailanganin ang bayad na suspensyon habang isinasagawa ang isang buong imbestigasyon.
• Pagtatanggal sa trabaho: Ang agarang pagputol sa trabaho para sa mga gawaing lubhang sumisira sa tiwala at patakaran ng kumpanya.

Hakbang 5: Kumonsulta sa HR at idokumento ang lahat
Bago ka gumawa ng pangwakas na aksyon, palaging kumonsulta sa iyong departamento ng Human Resources o legal na tagapayo. Titiyakin nila ang pagsunod sa patakaran ng kumpanya at mga lokal na batas sa pagtatrabaho. Sa buong proseso, maingat na idokumento ang bawat hakbang: ang mga paunang ebidensya, mga tala sa panayam, mga konklusyon, at ang pangwakas na desisyon. Lumilikha ito ng mahalagang talaan ng mga dokumento.

Sa pamamagitan ng pagsunod sa balangkas na ito, lilipat ka mula sa pagiging isang hukom patungo sa pagiging isang propesyonal na imbestigador at tagapamahala, na pinoprotektahan ang iyong kumpanya habang binibigyan ang mga empleyado ng patas na proseso.

Ang pagtagas ng kumpidensyal na impormasyon sa isang hindi awtorisadong ikatlong partido ay maaaring isa sa mga pinakamalaking isyung kinakaharap ng isang kumpanya. Kapag una mong natuklasan na may pagtagas, may ilang iba't ibang hakbang na kakailanganin mong gawin. Ang mga hakbang na ito ay makakatulong sa iyo na mas maunawaan kung ano ang naging mali, at magbibigay din sa iyo ng mas epektibong mga tool para sa pagwawasto ng sitwasyon.

Pangangalap ng ebidensya

Sa kaso ng aksidenteng pagbubunyag ng iyong empleyado ng mga sikretong pangkalakalan sa isang kakumpitensya, ang unang bagay na kailangan mong matukoy ay kung paano eksaktong nangyari ang tagas. Kadalasan, may dalawang opsyon sa kasong ito. Ang una ay hindi sinunod ng empleyadong pinag-uusapan ang mga patakaran sa seguridad para sa pag-secure ng dokumento at datos na nasa file mo. Ito ang humantong sa pagkakaroon ng access ng isang kakumpitensya sa datos ng iyong kumpanya.

Ang pangalawang senaryo ay maaaring ang iyong kumpanya ay walang malinaw na mga patakaran sa paghawak ng datos. Ibinahagi ng empleyado ang impormasyon sa paraang tila lehitimo dahil walang malinaw na patakaran na umiiral upang maiwasan ito.

Pagsisiyasat at pag-uuri ng layunin

Mahalaga ang hakbang na ito sa pagpapasya ng iyong tugon. Kapanayam ang empleyado upang maunawaan ang kanilang pangangatwiran.

• Kung makumpirma ng imbestigasyon ang unang senaryo, ang kilos ay isa sa kapabayaan. Alam ng empleyado ang mga patakaran ngunit hindi niya sinunod ang mga ito, na humantong sa isang hindi sinasadyang paglabag.
• Kung makumpirma ng imbestigasyon ang pangalawang senaryo, ang pagkakamali ay nasa kompanya, hindi sa empleyado. Walang masamang intensyon, at ang empleyado ay hindi lumabag sa isang kilalang patakaran.

Pagtukoy ng proporsyonal na tugon

Ang iyong aksyon ay dapat na proporsyonal sa mga natuklasan.

Sa unang kaso, bagama't hindi sinasadyang tinulungan ng empleyado ang iyong kakumpitensya na makakuha ng access sa mga sikreto ng kumpanya, na-access nila ang data at nagsagawa ng mga gawain nang hindi sinusunod ang mga protocol at patakaran na ipinatupad ng iyong kumpanya. Samakatuwid, nasa iyo ang pagpapasya kung paano magpapatuloy.

Karaniwan, kinakailangan ang muling pagsasanay sa mga ganitong pagkakataon. Bukod pa rito, kakailanganin mong tiyakin na wala sa iyong mga empleyado ang gagawa ng parehong pagkakamali. Ang simpleng paghihigpit sa access ng empleyado sa data at impormasyon ay hindi laging gagana sa mga ganitong pagkakataon. Kaya naman kadalasan ay pinakamahusay na isaalang-alang kung anong mga partikular na pagbabago ang kinakailangan sa kung paano sinasanay ang mga empleyado upang maitatag ang higit na tiwala sa loob ng kumpanya.

Kung ang dahilan ng pagtagas ng datos ay hindi dahil sa hindi sinasadyang hindi pagsunod ng empleyado sa mga tamang pamamaraan, kundi dahil walang wastong mga patakaran na maaaring makaiwas sa sitwasyong iyon, hindi kasalanan ng empleyado ang pagkakamali. Bilang employer, nasa iyo ang responsibilidad na aminin ang pagkakamali at simulan ang paglikha ng mga bagong patakaran na makakatulong na protektahan ang iyong datos at pigilan ang muling mangyari ang ganitong pangyayari.

Kung nangyari ang pagtagas dahil ibinahagi ng empleyado ang impormasyon sa maling tatanggap - kahit hindi sinasadya - ito ay paglabag pa rin sa pagiging kumpidensyal na nagmumula sa kapabayaan. Ang tugon ay dapat na naaayon sa kalubhaan ng kapabayaan: ito ba ay isang pabaya na pagkakamali o isang pattern ng kawalan ng atensyon? Ito ang magtatakda kung ang sitwasyon ay nangangailangan ng karagdagang pagsasanay o mas seryosong aksyong pandisiplina, kabilang ang potensyal na pagtanggal sa trabaho.

Nasa iyo ang desisyon kung gaano kalala ang sitwasyon at kung ano nga ba ang nangyari kung dapat mo bang wakasan ang kontrata ng iyong mga empleyado o bigyan na lang sila ng mas maraming pagsasanay.

Kung magdesisyon kang panatilihin ang empleyado, maaari mong isaalang-alang ang paggamit ng software sa pagsubaybay sa empleyado upang makagawa ng mga pag-iingat. Maaari kang makahanap ng karagdagang impormasyon tungkol sa mga sistema ng pagsubaybay sa empleyado at kung paano pumili ng pinakamahusay. dito.

Ang pagsubaybay gamit ang CleverControl ay nagbibigay sa iyo ng maraming kaalaman tungkol sa ginagawa ng iyong mga empleyado at kung paano nila ginugugol ang kanilang oras sa trabaho. Kung sakaling matuklasan na ang isang empleyado ay gumugugol ng kalahati ng kanilang araw sa YouTube, maaaring iniisip mo kung ito ba ang dahilan ng pagkatanggal sa trabaho. Bago magdesisyon, narito ang ilan sa iba't ibang bagay na kailangan mong matukoy.

Pangangalap ng Ebidensya
Ang iyong datos sa pagsubaybay ang iyong panimulang punto. Gamitin ang mga ulat ng CleverControl upang matukoy:

• Ang mga partikular na oras ng araw kung kailan nangyayari ang ganitong pag-uugaling hindi ginagawa.
• Maging ito man ay pang-araw-araw na gawain o nakaugnay sa mga partikular na araw/proyekto.
• Kung natutugunan pa rin ng empleyado ang kanilang mga pangunahing deadline sa kabila ng mga pang-abala.

Pagsisiyasat at pag-uuri ng layunin

This situation is rarely black and white. A discussion with the employee is essential to understand the why behind the behavior. The intent typically falls into one of two categories:

Hindi sinasadya / Sintomas ng isang mas malaking isyu: Maaaring ginagamit ng empleyado ang YouTube bilang ingay sa background, nahihirapang mag-focus dahil sa burnout, o maaaring natapos na ang mga nakatalagang gawain at kulang pa sa mga bago. Maaaring hindi nila namamalayan ang haba ng oras na ginugol.

Sinasadyang maling pag-uugali: The employee is consciously disengaged, understands this violates company policy, and is making a deliberate choice to avoid work.

Determining a proportional response

Your action should be based on the root cause identified in your investigation.

Kung ang sanhi ay hindi sinasadya (hal., burnout, hindi malinaw na mga gawain, kawalan ng hamon), isang mabuting kasanayan ang makipag-usap nang seryoso sa iyong empleyado upang malaman kung bakit sila kulang sa sigasig. Maaaring kailanganing muling suriin ang kanilang mga gawain, workload, at interes sa kanilang trabaho. Ang tugon ay dapat na sumusuporta at nagwawasto:

• Pagtuturo: Talakayin ang mga estratehiya sa pamamahala ng oras at ang kahalagahan ng nakapokus na trabaho.
• Pagbabago ng istruktura ng trabaho: Linawin ang mga prayoridad, magbigay ng mas mahihirap na takdang-aralin, o tugunan ang mga isyu sa daloy ng trabaho.
• Pagtatakda ng malinaw na mga inaasahan: Ulitin ang patakaran ng kumpanya sa personal na paggamit ng internet.

Sa mga kaso ng sinasadyang katamaran, kinakailangan ang isang seryosong pag-uusap. Isang mabuting gawain ang ilagay sila sa probation nang ilang panahon at mas masusing subaybayan ang kanilang mga kilos. Ang tugon ay lilipat sa pagiging mas pormal at disiplinaryo:

• Pormal na babala: Magbigay ng pasalita o nakasulat na babala na nagbabalangkas sa dokumentadong paglabag sa patakaran.
• Plano sa Pagpapabuti ng Pagganap (PIP): Ipatupad ang isang PIP na may malinaw at masusukat na mga layunin para sa produktibidad at isang mahigpit na takdang panahon para sa pagpapabuti.
• Patuloy na pagsubaybay: Gamitin ang CleverControl upang obhetibong subaybayan ang progreso laban sa mga layunin ng PIP.

Ang desisyon na tanggalin ang isang empleyado dahil sa kadahilanang ito ay hindi dapat ibatay lamang sa aktibidad sa YouTube, kundi sa kanilang tugon sa iyong interbensyon. Kung, pagkatapos ng inyong talakayan at isang probationary period, ipagpapatuloy nila ang parehong mga gawi ng pagpapaliban at hindi matugunan ang mga napagkasunduang pamantayan, ang pagtanggal sa trabaho ay maaaring ang kinakailangang hakbang upang protektahan ang pangkalahatang produktibidad ng iyong koponan. Kung magpakita sila ng pagbuti, matagumpay mong nailigtas ang isang potensyal na mahalagang empleyado.

Ang pagsubaybay gamit ang CleverControl ay maaaring magbunyag ng iba pang nakababahalang aktibidad, tulad ng pagkopya ng isang empleyado ng datos sa trabaho sa isang flash drive at pag-browse sa mga job site habang oras ng trabaho. Ang dalawang gawaing ito ay dapat na tugunan nang magkahiwalay, dahil kumakatawan ang mga ito sa magkaibang antas ng kalubhaan.

Pangangalap ng Ebidensya

Ang iyong datos sa pagsubaybay - mga pagbisita sa mga job site tulad ng LinkedIn, Indeed, atbp., habang oras ng trabaho, at ang paggamit ng naaalis na USB drive para kopyahin at i-save ang mga work file - ay ebidensya na para kumilos.

Pagsisiyasat at pag-uuri ng layunin

Nangangailangan ito ng maingat na pagsisiyasat upang maunawaan ang mga motibo ng empleyado para sa bawat aksyon.

Kung ang iyong empleyado ay ginugugol ang kanilang mga oras ng pagtatrabaho sa paghahanap ng ibang trabaho, ipinapakita nito na hindi sila nakatuon sa iyong kumpanya o sa trabahong ginagawa mo. Dapat mong talakayin ito sa iyong empleyado at subukang alamin kung bakit sila hindi nasisiyahan at sinusubukang maghanap ng bagong trabaho. Maaari itong makatulong sa iyong kumpanya na baguhin ang mga patakaran nito upang mapanatili mo ang mga talento sa pinakamahusay na paraan.

Bagama't hindi propesyonal, ang paghahanap ng trabaho lamang ay karaniwang isang gawa ng pag-alis ng pakikialam, hindi isang masamang hangarin. Ang layunin ay kadalasang umalis sa kumpanya, hindi para saktan ito.

Gayunpaman, kung ang empleyadong iyon ay nagse-save din ng kanilang data sa trabaho sa isang flash drive, mayroon kang mas malalaking problema na haharapin kaysa sa katotohanan na naghahanap sila ng ibang trabaho. Ang ganitong uri ng pagnanakaw ng data ay kadalasang nasa ilalim ng paniniktik ng mga korporasyon o kung minsan ay maaaring gamitin bilang isang palihim na taktika sa kompetisyon. Ang impormasyong iniimbak ng iyong empleyado sa flash drive ay hindi lamang protektado kapag umalis na ito sa iyong lugar, kundi maaari rin itong ma-leak, na maaaring magdulot ng pinsala sa iyong kumpanya.

Ito ay isang sinasadyang gawain na lumalabag sa mga protocol ng seguridad ng datos. Ang layunin ay maaaring kunin ang impormasyong pagmamay-ari sa isang kakumpitensya, gamitin ito bilang leverage, o para sa iba pang hindi awtorisadong layunin. Ito ay isang malubhang gawain na may potensyal na malisyosong layunin.

Pagtukoy ng proporsyonal na tugon

Ang dalawang aktibidad ay nangangailangan ng pinagsamang, ngunit natatanging, tugon.

Para sa paghahanap ng trabaho, dapat mo silang talakayin sa iyong empleyado at ipaalam sa kanila na ang mga paghahanap na ito sa oras ng trabaho ay hindi pinahihintulutan. Ang pagtanggal sa kanila dahil sa mga paghahanap na ito ay higit na nakasalalay sa kung natatapos nila ang kanilang mga gawain sa oras. Kung ang iyong empleyado ay patuloy na masigasig sa kanilang trabaho at nais lamang na lumipat o umalis sa iyong kumpanya, wala nang dahilan para tanggalin mo sila sa ngayon. Gayunpaman, magtakda ng malinaw na mga inaasahan sa kung ano ang inaasahan mo sa kanila habang sila ay nasa posisyon, pati na rin sa mga tuntunin ng paghahanap at pagsasanay sa kanilang kapalit sa oras.

Ang paglabag sa seguridad ng datos ay isa pang isyu. Ito ay isang matinding maling pag-uugali. Kung matuklasan mong sinasadyang itago ng isa sa iyong mga empleyado ang datos ng trabaho sa naturang device, kakailanganin mong maglunsad ng imbestigasyon upang malaman kung bakit nila ito ginagawa, kung anong datos ang kanilang iniimbak, at kung sino pa ang maaaring nakakuha ng access dito.

Sa karamihan ng mga kaso, ito ang batayan ng pagtatapos ng kontrata ng empleyado, dahil gumawa sila ng mga sinasadyang aksyon na maaaring makapinsala sa iyong negosyo at sa iyong mga kliyente kung ang sensitibong impormasyong iyon ay mabunyag. Ang pag-secure ng impormasyon ay dapat na maging pangunahing prayoridad mo sa mga kasong ito.

Dapat mo ring suriin ang iyong mga umiiral na patakaran upang matiyak na hindi na ito mauulit. Maaaring kailanganin ang mga patakaran na may mataas na seguridad at proteksyon ng impormasyon kung nais mong panatilihing protektado ang data ng iyong kumpanya. Ang mga kasunduan sa hindi pagsisiwalat at pagsubaybay sa pagbabahagi at paggalaw ng sensitibong impormasyon ay makakatulong din sa iyo na mapanatiling mas ligtas ang iyong impormasyon, pati na rin ang pagsubaybay kung saan nagmula ang isang paglabag sa data.

Ang mas mahigpit na pagsubaybay sa datos ay makakatulong na protektahan ang iyong kumpanya. Gayunpaman, dapat itong maging patakaran sa buong kumpanya at hindi isang bagay na nakadirekta sa isang empleyado na sadyang pumili na labagin ang iyong kumpidensyalidad at seguridad. Malamang na dapat silang tanggalin sa trabaho dahil tinangka nilang magnakaw ng datos.

Ang pagharap sa pagnanakaw, panlilinlang, at mga talamak na isyu sa produktibidad ay isa sa mga pinakamahirap na aspeto ng pamamahala. Ang isang pare-pareho at nakabatay sa ebidensyang pamamaraan, na iniayon sa bawat natatanging sitwasyon, ay mahalaga at ang iyong pinakamahusay na depensa. Sa pamamagitan ng paglipat mula sa hinala patungo sa imbestigasyon, at pagtutugma ng iyong tugon sa partikular na layunin at kalubhaan ng maling pag-uugali, pinoprotektahan mo ang iyong kumpanya habang tinitiyak ang pagiging patas. Sa huli, ang nakabalangkas na balangkas na ito ay nagbibigay-daan sa iyo na gumawa ng mahihirap na desisyon nang may kumpiyansa, maging ang landas ay patungo sa pagsasanay sa pagwawasto o kinakailangang pagtanggal sa trabaho.

Gayunpaman, ang pinakamabisang estratehiya ay ang proaktibo. Ang malinaw na mga patakaran, regular na pagsasanay, positibong kultura ng kumpanya, at ang matalinong paggamit ng mga kagamitan sa pagsubaybay upang matukoy at suportahan ang mga nahihirapang empleyado - hindi lamang para parusahan - ay bubuo ng isang mas ligtas, transparent, at produktibong lugar ng trabaho para sa lahat.