Paano Protektahan ang Kumpidensyal na Impormasyon ng Empleyado: Mga Panuntunan at Solusyon

Ang iyong kumpanya ay nangangalap ng maraming sensitibong impormasyon ng empleyado, kabilang ang mga numero ng social security, mga medikal na rekord, mga petsa ng kapanganakan, at pang-araw-araw na aktibidad sa mga computer sa trabaho. Ang pagprotekta sa data na ito ay hindi lamang isang usapin ng etika at tiwala; ang data breach ay mangangahulugan ng makabuluhang legal at pinansyal na epekto.

Kaya, paano mo sinisigurado ang kumpidensyal na impormasyon ng empleyado? Dapat kang magsimula sa pamamagitan ng pagtukoy sa buong saklaw ng sensitibong data, mula sa halata, gaya ng mga detalye ng personal na pagkakakilanlan, hanggang sa madalas na hindi napapansin, gaya ng pagsubaybay sa analytics ng empleyado. Pagkatapos, bubuo ka ng iyong sistema ng seguridad. Nangangahulugan ito ng pagpapatupad ng mahigpit na mga limitasyon sa pag-access, pag-encrypt ng data, at pagbabago ng iyong workforce mula sa isang potensyal na kahinaan sa iyong unang linya ng depensa sa pamamagitan ng pare-parehong pagsasanay.

Ang landas patungo sa matatag na proteksyon ng data ay sistematiko. Tuklasin natin ang mahahalagang kategorya ng impormasyon kung saan ka responsable, ang legal na balangkas na nangangailangan ng proteksyon ng data na ito, at ang mga praktikal at naaaksyunan na solusyon na tutulong sa iyong i-secure ito.

Bago bumuo ng anumang depensa, kailangan mo munang i-map ang teritoryo. Ano nga ba ang kumpidensyal na impormasyon ng empleyado? Karaniwan, iniisip namin ito bilang personal na makikilalang data, halimbawa, isang numero ng Social Security o mga detalye ng bank account. Gayunpaman, ang sensitibong impormasyon ay lumalampas sa mga limitasyong ito sa pagsasanay.

Mag-isip nang higit pa sa file ng tauhan. Lumilikha ka ng sensitibong data sa buong trabaho ng isang tao, mula sa tawag sa pagre-recruit hanggang sa huling panayam sa paglabas. Ang data na ito ay maaaring ikategorya sa:

Personal identifiable information (PII)

Ito ang ilan sa mga pinakasensitibong data na maaaring tumukoy sa isang indibidwal. Kung makompromiso, maaari itong humantong sa pagnanakaw ng pagkakakilanlan at iba pang malubhang kahihinatnan. Ito ang hindi mapag-usapan na listahang dapat protektahan:

• Mga numero ng Social Security
• Address ng tahanan at personal na impormasyon sa pakikipag-ugnayan
• Petsa ng kapanganakan
• Mga detalye ng bank account para sa payroll
• Katayuan sa pag-aasawa at impormasyong umaasa

Mga talaan ng trabaho

Sa unang sulyap, ang mga talaang ito ay maaaring hindi gaanong mahalaga, ngunit ang kanilang pagiging kompidensiyal ay susi sa pagpapanatili ng pagiging patas at pagtitiwala. Ang mga talaan ng trabaho ay:

• Mga aplikasyon at resume sa trabaho
• Mga tala sa panayam
• Mga kontrata sa pagtatrabaho
• Mga pagsusuri sa pagganap, pagsulat ng pandisiplina, at pormal na babala.
• Mga rekord ng pagwawakas at mga liham ng pagbibitiw.

Data sa pananalapi

Marahil ang pinakasensitibong paksa para sa karamihan ng mga empleyado, ang impormasyong ito ay dapat na bantayan nang may matinding pag-iingat upang maiwasan ang panloob na salungatan at panlabas na pag-target.

• suweldo
• Mga detalye ng sahod
• Mga bonus
• Bayad sa insentibo
• Mga form sa pagpapatala ng mga benepisyo (kalusugan, dental, seguro sa buhay)
• Mga detalye at kontribusyon sa account ng plano sa pagreretiro

Impormasyong pangkalusugan at medikal

Ang kategoryang ito ay pinamamahalaan ng isang web ng mga mahigpit na regulasyon na maaaring mag-iba sa iba't ibang bansa at kabilang ang:

• Mag-iwan ng mga sertipikasyon at dokumentasyong medikal
• Mga talaan ng mga makatwirang akomodasyon
• Mga file ng paghahabol sa kompensasyon ng mga manggagawa
• Mga resulta ng pagsusuri sa droga at mga ulat ng pisikal na pagsusulit
• Ang mga tala ng doktor ay isinumite para sa mga pagliban

Ang isang kritikal na pinakamahusay na kasanayan, kadalasang legal na kinakailangan, ay ang pag-imbak ng mga rekord na ito sa isang hiwalay, secure na medikal na file, ganap na hiwalay sa pangkalahatang file ng tauhan.

Mga rekord ng pagsisiyasat

Ang mga pagsisiyasat ng panliligalig, diskriminasyon, o iba pang maling pag-uugali ay lumilikha ng napakasensitibong data. Kung makompromiso, maaaring sirain ng data na ito hindi lamang ang pagsisiyasat kundi pati na rin ang kultura sa lugar ng trabaho at humantong sa mga legal na kahihinatnan. Ang mga rekord ng pagsisiyasat ay:

• Mga nakasulat na pahayag ng mga reklamo
• Saksi ang mga tala at buod ng panayam
• Nakolektang ebidensya (mga email, ulat)
• Mga ulat at konklusyon sa huling pagsisiyasat

Data ng Pagsubaybay ng Empleyado

Ang data na nakolekta ng monitoring software ay isang detalyadong digital profile ng iyong empleyado. Tratuhin ang data na ito sa parehong kaseryosohan tulad ng gagawin mo sa isang file ng tauhan.

• Keystroke log at kasaysayan ng paggamit ng website
• Mga screen capture at antas ng aktibidad
• Data ng lokasyon ng GPS mula sa mga sasakyan o device ng kumpanya
• Metadata ng email at komunikasyon

Marami sa mga uri sa itaas ng kumpidensyal na impormasyon ng empleyado ay protektado sa ilalim ng mga partikular na batas o regulasyon. Gayunpaman, ang saklaw ng proteksyon ay nag-iiba mula sa hurisdiksyon sa hurisdiksyon at sa bawat bansa. Sa Estados Unidos, halimbawa, ang mga tagapag-empleyo ay dapat sumunod sa Americans with Disabilities Act (ADA), na nangangailangan na ang impormasyong medikal ng empleyado ay panatilihing kumpidensyal at nakaimbak nang hiwalay sa mga file ng pangkalahatang tauhan.

Ang iba pang mga kilalang regulasyon ay:

• Ang Family and Medical Leave Act (FMLA). Sa ilalim nito, ang mga medikal na sertipikasyon at mga detalye na may kaugnayan sa bakasyon ng isang empleyado ay dapat panatilihing pribado.
• Ang Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA). Pinoprotektahan nito ang genetic na impormasyon ng mga empleyado at kasaysayan ng medikal ng pamilya.
• Ang Fair Credit Reporting Act (FCRA). Kapag ang mga employer ay nagsasagawa ng mga pagsusuri sa background para sa mga desisyon sa pagtatrabaho, ang regulasyong ito ay nagpapataw ng mahigpit na obligasyon sa kanila.

Bilang karagdagan, ang ilang mga estado ay nagpatupad ng mga komprehensibong batas sa privacy. Ang isang halimbawa ay ang Consumer Privacy Act (CCPA/CPRA) ng California, na nagbibigay ng karagdagang mga karapatan at proteksyon sa data ng empleyado sa mga rehiyong iyon.

Sa Europe, ang General Data Protection Regulation (GDPR) ang pangunahing regulasyon sa privacy. Anumang organisasyon sa EU na nagpoproseso ng personal na data (kabilang ang kumpidensyal na data ng empleyado) ay dapat sumunod sa ilang pangunahing prinsipyo: isang naaayon sa batas na batayan para sa pagproseso, pagliit ng data, proteksyon ng data, at paggalang sa mga karapatan ng mga indibidwal.

Kung ang iyong workforce ay sumasaklaw sa maraming hurisdiksyon, dapat mong isaalang-alang ang mga regulasyon sa privacy sa bawat isa sa mga hurisdiksyon na ito. Ang one-size-fits-all na diskarte ay isang recipe para sa pagkabigo sa pagsunod. Ang pagkonsulta sa isang eksperto sa batas na dalubhasa sa mga batas sa pagtatrabaho at pagkapribado ng data ng bawat bansa kung saan ka nagpapatakbo ay isang matalinong pagpili na makakatulong na maiwasan ang mga potensyal na legal na problema.

Kaya, paano mo pinoprotektahan ang kumpidensyal na data ng empleyado? Iminumungkahi namin ang limang haligi kung saan maaari kang bumuo ng isang solidong sistema ng proteksyon ng data.

Ang proteksyon ng data ay nagsisimula sa pangako. Ang isang komprehensibong patakaran sa seguridad ng data ay nagsisilbing konstitusyon ng iyong organisasyon para sa pangangasiwa ng impormasyon.

Ano ang gagawin:

• Gumawa ng malinaw, komprehensibong dokumento. Dapat itong tiyak na tukuyin ang kumpidensyal na impormasyon, tsart ng malinaw na mga pamamaraan sa pangangasiwa, at balangkasin ang mga tunay na kahihinatnan para sa mga paglabag.
• Ligtas na nilagdaan na mga kasunduan. Gagawin nitong personal ang patakaran sa paghawak ng data. Ang paglagda sa patakaran ay magbabago ng pangkalahatang tuntunin sa personal na pangako ng bawat empleyado, kung saan sila ang mananagot.

Ang isang database na walang mga kontrol sa pag-access ay tulad ng isang bahay na ang bawat pinto ay bukas. Sa isang matatag na sistema ng proteksyon ng data, walang sinuman ang dapat magkaroon ng access sa data maliban kung hinihingi ito ng kanilang trabaho.

Ano ang gagawin:

• Magpatupad ng mga kontrol sa pag-access na nakabatay sa tungkulin. Lumikha ng mga subaccount sa iyong mga HR system, software sa pagsubaybay ng empleyado, at iba pang sistema ng pag-iimbak ng data, upang makita lamang ng mga tagapamahala at tauhan ng HR ang impormasyong talagang kailangan nila. Ang marketing team ay walang negosyo sa payroll folder, tulad ng accounting ay hindi nangangailangan ng product development roadmap.
• Huwag pabayaan ang pisikal na mundo. Para sa bawat naka-lock na digital na file, dapat mayroong kaukulang locked filing cabinet. Kontrolin ang mga susi nang maingat. Ang pinaka-sopistikadong pag-encrypt ay walang silbi kung ang isang tao ay maaaring umalis gamit ang isang folder ng papel.
• Panatilihin ang mga log ng pag-access para sa mga system ng pag-iimbak ng data. Ang pag-alam kung sino ang nag-access kung ano at kailan lumilikha ng isang napakahalagang audit trail.

Dapat mong palaging protektahan ang kumpidensyal na impormasyon ng empleyado, hindi alintana kung paano ito iniimbak at ginagamit, nasa server man ito, ipinadala sa pamamagitan ng email, o nasa isang folder sa desk ng manager.

Ano ang gagawin:

• I-encrypt ang lahat ng sensitibong data. Tratuhin ang pag-encrypt bilang isang default na estado para sa lahat ng kumpidensyal na impormasyon ng empleyado, parehong nakatigil sa iyong mga device at nasa transit sa iyong network.
• Gumamit ng multi-factor authentication. Ang mga password ay hindi na isang kabuuang proteksyon sa kanilang sarili. Ang multi-factor na pagpapatotoo ay nangangailangan ng pangalawang patunay ng pagkakakilanlan at nagdaragdag ng karagdagang layer ng seguridad. Ito ay isang libre at epektibong paraan upang mapababa ang mga potensyal na panganib.
• Magpatupad ng patakaran sa malinis na desk. Kahit na tila nakakagulat, ang isang kalat na workspace o isang naka-unlock na computer ay nagpapakita ng isang mahusay na pagkakataon para sa isang paglabag sa data. Ang isang simpleng panuntunan - pag-secure ng lahat ng mga dokumento at pag-log-off bago umalis - bubuo ng iyong unang linya ng depensa at maaaring makabuluhang mapababa ang mga banta sa seguridad.
• Gumuhit ng matigas na linya sa mga personal na device. Ang kaginhawahan ng paggamit ng personal na telepono o laptop para sa trabaho ay isang Trojan horse. Ipagbawal ito. Hindi mo makokontrol kung anong mga potensyal na hindi secure na app ang ini-install ng empleyado sa device o kung kanino nila ito pinapahiram.

Ang teknolohiya ay maaaring gumawa ng maraming bagay, ngunit hindi nito mapapalitan ang paghatol ng tao. Ang iyong koponan ay alinman sa iyong pinakamalakas na kalasag o iyong pinakamahinang link. Pagsasanay ay kung ano ang gumagawa ng pagkakaiba.

Ano ang gagawin:

• Gawing salaysay ang pagsasanay, hindi isang panayam. Ditch ang bullet-point slide. Gumamit ng mga totoong kwento para turuan ang mga empleyado kung paano makita ang isang matalinong email sa phishing o labanan ang isang manipulative na tawag sa social engineering. Ikonekta ang mga tuldok sa pagitan ng kanilang mga aksyon at kaligtasan ng kumpanya.
• Ulitin, palakasin, paalalahanan. Ang pagsasanay sa seguridad ay hindi dapat isang beses na kaganapan. Dapat itong isang serye ng mga regular na sesyon (halimbawa, quarterly o taunang). Ang pagbabantay ay kumukupas nang walang pampalakas.
• I-demokrasiya ang responsibilidad. I-frame ang proteksyon ng data bilang isang kolektibong misyon, isang nakabahaging tungkulin, at pagkatapos ay magtatagumpay ka.

Ang data ay may habang-buhay. Ang pagwawalang-bahala sa huling yugto nito - ligtas na pagtatapon - ay tulad ng maingat na pag-lock ng isang dokumento sa isang vault at pagkatapos ay itinapon ang susi sa labas ng bintana.

Ano ang gagawin:

• Wasakin ang papel na may layunin. Huwag basta basta magtapon ng mga dokumento sa pagre-recycle. I-cross-cut at gupitin ang mga ito. Gawing karaniwan ang mga basurahan tulad ng mga basurahan sa mga lugar na humahawak ng mga sensitibong papeles.
• Delete data for good. Dragging a file to your computer's trash bin does not erase it. It just hides it. Use digital "shredding" software that overwrites the information, making it truly unrecoverable.
• Master ang sining ng redaction. Kung ang dokumentong iyong ibabahagi ay may kasamang kumpidensyal na impormasyon ng empleyado na hindi dapat makita, i-redact ang impormasyong ito. Para sa mga pisikal na kopya, maaari kang gumamit ng itim na marker, para sa mga elektronikong dokumento - mga espesyal na tool sa redaction na pinapagana ng AI.

Ang mga banta ay patuloy na nagbabago. Sa kabila ng iyong pinakamahusay na pagsisikap, ang mga insidente ay mangyayari. Ang isang mahusay na diskarte sa proteksyon ng data ay maaaring mabawasan ang mga insidenteng ito at magmungkahi ng isang plano ng aksyon kung sakaling magkaroon ng paglabag.

Una, regular na i-audit ang iyong mga kontrol. Ang isang tuntunin na hindi naipapatupad ay mabilis na nagiging isang panuntunan na hindi mahalaga. Ang pagkakapare-pareho sa pananagutan ang naghihiwalay sa isang dokumento ng patakaran sa isang realidad sa pagpapatakbo.

Second, create a breach response plan. It is not a matter of if the breach will happen; it is a matter of when. A breach response plan is a clear set of actionable steps that will make employees act in the right moment instead of panicking.

Dapat sakupin ng iyong plano kung paano itatago ang pinsala, tasahin ang epekto, tuparin ang mga tungkulin sa legal na pag-abiso, at, higit sa lahat, i-patch ang kahinaan. Kapag mahalaga ang bawat segundo, ang planong ito ang iyong compass.

Ang pagprotekta sa kumpidensyal na impormasyon ng empleyado ay isang tuluy-tuloy na pangako. Nangangailangan ito ng pagpapatupad ng mga komprehensibong hakbang sa seguridad para sa lahat ng sensitibong impormasyon, kabilang ang lampas sa karaniwang personal na makikilalang data, at paglikha ng isang matatag na plano sa pagtugon sa paglabag. Sa paggawa nito, hindi mo lang sinusuri ang isang kahon ng pagsunod - gumagawa ka ng mas ligtas, mas secure na lugar ng trabaho para sa lahat.