Paano Nakikinabang ang Mga Negosyo sa Florida mula sa Employee Monitoring Software

Ang pagsubaybay sa empleyado ay isang tool na maaaring makinabang nang malaki sa halos anumang industriya, kabilang ang HoReCa, retail, at turismo. Narito ang nangungunang 5 pakinabang na maaari mong makuha sa pamamagitan ng paggamit ng mga tool sa pagsubaybay.

Ang masiglang ekonomiya ng Florida ay umaakit sa patas na bahagi nito sa mga hamon, kabilang ang panganib ng panloob na pagnanakaw at mga paglabag sa seguridad. Ang pagsubaybay ng empleyado ay maaaring maging isang karagdagang layer ng seguridad para sa iyong kumpanya, na nagpapakita at pumipigil sa mga naturang insidente.

Halimbawa, ang pagsubaybay sa mga sistema ng POS at pag-access ng empleyado sa accounting at iba pang mahahalagang sistema ay maaaring hadlangan ang pagnanakaw, magbunyag ng mga pagkakaiba, at magbigay ng ebidensya sa kaso ng mga insidente.

Ang mga retail na negosyo ay partikular na mahina sa pag-urong. Ang pagsubaybay sa mga pakikipag-ugnayan ng empleyado sa pag-checkout, pagsubaybay sa mga paggalaw ng imbentaryo, at pagrepaso sa footage ng pagsubaybay kasama ng data ng transaksyon ay makabuluhang binabawasan ang mga pagkalugi mula sa pagnanakaw at mga error.

Ang HoReCa, retail, at turismo ay mga industriyang may mataas na karanasan. Kaya, ang pambihirang serbisyo sa customer ay kinakailangan para sa anumang negosyo na gustong manalo sa kumpetisyon para sa mga kliyente. Sa pagsubaybay ng empleyado, masusubaybayan ng mga organisasyon ang mga pakikipag-ugnayan ng empleyado-customer at magbunyag ng mga mahihinang punto at lugar para sa pagpapabuti.

Halimbawa, maaaring subaybayan ng mga tagapamahala ang mga tawag sa telepono para sa mga reserbasyon, online na pakikipag-chat sa mga kliyente, at maging ang mga personal na komunikasyon (kung saan legal na pinahihintulutan at may wastong abiso) upang maunawaan kung paano sinusunod ng mga empleyado ang mga patakaran sa komunikasyon at pangasiwaan ang mahihirap na sitwasyon. Ang mga pag-record na ito ay maaaring magbunyag ng mga lugar kung saan mahusay ang mga kawani at kung saan maaaring kailanganin ang pagsasanay upang mapabuti ang mga kasanayan sa komunikasyon, kaalaman sa produkto, at pangkalahatang kasiyahan ng customer.

Walang alinlangan, ang pagiging produktibo at kahusayan ng empleyado ay susi sa tagumpay ng anumang organisasyon.

Ang pagsubaybay sa mga iskedyul at pagdalo ng mga kawani ay nakakatulong upang ma-optimize ang mga gastos sa paggawa, maiwasan ang labis na trabaho, at sumunod sa mga batas at regulasyon sa paggawa sa mga peak season.

Sa retail, ang pagsubaybay sa kung paano nagtatrabaho ang mga empleyado sa floor ng pagbebenta, sa mga stock room, o pagtupad sa mga online na order ay maaaring magbunyag ng mga kawalan ng kahusayan at pagkakataong i-optimize ang mga proseso.

Ang industriya ng turismo ay nagsasangkot ng kumplikadong logistik, mula sa mga booking hanggang sa pamamahala ng mga pasilidad at pagtulong sa mga bisita. Ang pagsubaybay sa pagkumpleto ng gawain, mga oras ng pagtugon sa mga kahilingan ng bisita, at pagsunod sa mga iskedyul ay magsisiguro ng isang maayos na karanasan para sa mga bisita at mapabuti ang kahusayan sa pagpapatakbo.

Ang anumang negosyo ay tumatakbo sa loob ng isang legal na balangkas. Ang pagtiyak sa pagsunod sa paggawa, privacy, at iba pang mga regulasyon na natatangi sa iyong industriya ay isang gawain na matutulungan ka ng pagsubaybay ng empleyado na malutas. Halimbawa, makakatulong ang mga espesyal na sistema ng HRIS na subaybayan ang mga sertipikasyon ng empleyado, magsagawa ng mga pagsusuri sa background, at ligtas na mag-imbak ng sensitibong data ng empleyado.

Ang panliligalig at diskriminasyon sa lugar ng trabaho ay hindi lamang isang paglabag sa mga patakaran ng kumpanya at mga legal na regulasyon kundi isang potensyal na pumatay sa reputasyon ng kumpanya kapwa sa mga mata ng mga empleyado at mga kliyente. Ang pagsubaybay sa mga komunikasyon sa trabaho ng kawani (kung saan pinahihintulutan ng batas) ay makakatulong na maiwasan ang mga ganitong kaso.

Ang data ng pagsubaybay ng empleyado ay pinagmumulan ng mahalagang impormasyon tungkol sa kasalukuyang pagganap ng koponan at mga kakulangan sa kasanayan.

Ang pagsubaybay kung paano pinamamahalaan ng mga empleyado ang mga kahilingan ng customer, kung gaano katumpak ang kanilang pangangasiwa ng mga order at mga dokumentong nauugnay sa trabaho, at ang pagsusuri kung paano nila ginagawa ang kanilang pang-araw-araw na gawain ay mas madali gamit ang mga partikular na idinisenyong app. Maaaring awtomatikong kalkulahin ng software sa pagsubaybay ng empleyado ang mga indibidwal na marka ng pagganap at gawing madali ang pagtukoy ng mga hindi epektibong pattern ng trabaho para sa mga empleyadong pangunahing nagtatrabaho sa mga computer.

Ang mga empleyadong nagtatrabaho sa mga kliyente ay maaaring mabilis na masuri batay sa mga pag-record ng kanilang mga pakikipag-ugnayan sa mga customer, feedback, at kasiyahan ng customer.

Batay sa mga gaps sa kasanayan at mga mahinang lugar na ipinakita sa panahon ng pagsusuri, maaaring magplano ang mga kumpanya ng mga naka-target na programa sa pagsasanay.

Bago ipatupad ang anumang pagsubaybay sa lugar ng trabaho, dapat suriin ng mga organisasyon ang naaangkop na mga batas ng estado at lokal na kumokontrol sa personal na impormasyon at pagsubaybay ng empleyado.

Sa Florida, ang pagsubaybay sa empleyado ay kinokontrol ng mga sumusunod na batas at regulasyon:

• Pederal:

  • Electronic Communications Privacy Act (ECPA)

  • Fair Labor Standards Act (FLSA)

  • National Labor Relations Act (NLRA)

• Estado:

  • Florida Security of Communications Act (FSCA)

  • Florida Information Protection Act (FIPA)

  • Makatwirang Pag-asa sa Privacy

  • Batas sa Privacy ng Social Media

Ang mga regulasyong ito ay lumilikha ng mga legal na hangganan para sa pagsubaybay sa lugar ng trabaho. Ang mga kumpanyang nagnanais na ipatupad ang pagsubaybay, ay maaaring:

Ito marahil ang pinakasikat na paraan para matiyak ang pagiging produktibo at pagsubaybay sa mga pakikipag-ugnayan ng kliyente-empleyado. Sa ilalim ng batas ng Florida, pinahihintulutan ang pagsubaybay sa aktibidad ng email at internet kung maayos na aabisuhan ng employer ang staff at tatanggap ng kanilang pahintulot para sa pagsubaybay.

Maaaring subaybayan ng mga employer ang mga tawag sa telepono ng negosyo na may wastong abiso ng mga empleyado. Hindi masusubaybayan ang mga personal na komunikasyon.

Ang pagsubaybay sa video para sa mga layuning pangseguridad ay karaniwang hindi ipinagbabawal maliban sa mga lugar kung saan makatuwirang inaasahan ng mga empleyado ang privacy, gaya ng mga banyo.

Ipinagbabawal ng FSCA ang pagtatala ng mga pag-uusap nang walang pahintulot ng lahat ng partido. Kaya, kung nais ng employer na gumamit ng audio surveillance, dapat nilang ipaalam sa mga apektadong empleyado at kunin ang kanilang pahintulot.

Maaaring subaybayan ang mga sasakyan o device na pagmamay-ari ng kumpanya. Gayunpaman, hindi maaaring subaybayan ng mga employer ang personal na sasakyan o mobile device ng empleyado nang walang tahasang pahintulot.

Ang mga tracking screen at keystroke ay isang bahagi ng pagsubaybay sa aktibidad ng computer. Bagama't pinahihintulutan ng batas, dapat itong ipatupad nang may pag-iingat. Ang kanilang labis na paggamit ay maaaring tingnan bilang mapanghimasok at nagpapataas ng mga alalahanin sa privacy.

Ito ay isang pangkalahatang pangkalahatang-ideya lamang ng legal na balangkas ng Florida. Inirerekomenda namin ang pagkonsulta sa iyong legal na tagapayo bago ipatupad ang pagsubaybay.

Ang pagpapatupad ng pagsubaybay sa empleyado ay isang maselan at kumplikadong proseso na binubuo ng ilang hakbang.

Ano ang iyong nilalayon na makamit sa pagsubaybay? Ito ba ay pagpapabuti ng serbisyo sa customer? O bawasan ang pag-urong sa mga tindahan? Ang iyong mga layunin ay magdidikta sa iyong pagpili ng solusyon sa pagsubaybay at ang mga tampok na iyong gagamitin. Iwasan ang tukso na subaybayan ang lahat dahil kaya mo. Sa halip, mas mainam na tumuon sa mga partikular na lugar kung saan mo gustong makakita ng pagpapabuti.

Walang universal monitoring tool para sa lahat. Depende sa mga layunin na iyong hinahangad at posisyon ng empleyado, maaari kang pumili ng iba't ibang mga opsyon. Halimbawa, para sa pagsubaybay sa field staff tulad ng mga tour guide, maaari mong isaalang-alang ang pagsubaybay sa GPS upang matiyak ang pagdalo at pagsunod sa mga iskedyul at ruta.

Makakatulong ang mga feature tulad ng pagsubaybay sa paggamit ng website at application na maunawaan kung epektibong ginagamit ng mga retail na empleyado ang oras at mapagkukunan para sa mga gawain tulad ng pamamahala ng imbentaryo o online na pagbebenta.

Software na maaaring sumubaybay sa mga chat at tawag sa telepono ay magiging perpekto para sa mga empleyado na ang mga trabaho ay may kasamang pang-araw-araw na pakikipag-ugnayan sa mga kliyente.

Dapat kasama sa patakarang ito ang sumusunod na impormasyon:

• anong data ang kinokolekta at para sa anong layunin;

• gaano katagal ito nakaimbak;

• sino ang may access dito;

• mga karapatan ng empleyado tungkol sa kanilang data.

Ang patakarang ito ay dapat na magagamit sa lahat ng empleyado. Bigyang-diin na ang layunin ng pagsubaybay ay pahusayin ang pangkalahatang kahusayan at bigyan sila ng suporta na kailangan nila upang magtagumpay.

Kapag alam mo na ang iyong mga layunin, tukuyin ang mga partikular na KPI na nagpapahiwatig ng pag-unlad. Anong mga sukatan ang magsasabi sa iyo kung bumubuti ang iyong pagiging produktibo?

Halimbawa, ang mga sukatang ito ay maaaring mga benta bawat empleyado, average na halaga ng transaksyon, bilang ng mga reklamo ng customer, atbp. I-configure ang iyong software sa pagsubaybay upang subaybayan ang mga KPI na ito nang partikular at bumuo ng mga ulat.

Karamihan sa mga tool sa pagsubaybay ng empleyado ay may pagpapagana ng pag-aalerto. Ang software ay nagpapadala ng isang abiso kung ang isang partikular na aksyon o paglihis mula sa inaasahang pag-uugali ay nangyari. Gamitin ang tampok na ito nang matalino. Tumutok sa pagse-set up ng mga alerto para sa mga kritikal na kaganapan na nangangailangan ng agarang atensyon, gaya ng mga paglabag sa patakaran, paglabag sa seguridad, o makabuluhang pagbaba sa produktibidad sa mga oras ng trabaho. Nagbibigay-daan ito sa iyo na matugunan kaagad ang mga isyu nang hindi nababato sa hindi kinakailangang data.

Ang pagsubaybay ay dapat gamitin bilang isang tool para sa pagpapabuti, hindi para mahuli ang mga empleyado na gumagawa ng mali. Magbahagi ng mga insight sa mga miyembro ng iyong koponan, na nagha-highlight ng mga lugar kung saan sila mahusay at pagtukoy ng mga pagkakataon para sa pagpapabuti. I-frame ang mga pag-uusap na ito bilang mga pagkakataon para sa pag-unlad at pag-unlad ng kasanayan.

Gaya ng nakikita natin, ang pagsubaybay sa empleyado ay nag-aalok ng mga makabuluhang benepisyo para sa mga negosyo sa Florida. Gayunpaman, ang pag-unlock sa mga kalamangan na ito ay nangangailangan ng isang maalalahanin at madiskarteng diskarte. Ang pagsunod sa legal na balangkas ng Florida, maingat na pagsasaayos, pagtutok sa mga pangunahing sukatan ng pagganap, at malinaw na komunikasyon ay magdadala ng pagiging produktibo at isang positibong kapaligiran sa trabaho.