Step-by-Step na Gabay sa Pagpapatupad ng Employee Control System

Ang pagpapatupad ng isang epektibong sistema ng pagsubaybay ay mas kumplikado kaysa sa simpleng pagbili ng pinakamakapangyarihang software sa pagsubaybay at pag-install nito sa mga computer ng opisina.

Ang unang mahalagang hakbang ay ang tukuyin kung bakit kailangan ang sistema ng kontrol ng empleyado sa iyong organisasyon. Upang mas mahusay na matukoy ang pangangailangan para sa pagsubaybay, tanungin ang iyong sarili:

• Anong mga problema ang sinusubukan nating lutasin?
• Ang mga empleyado ba ay patuloy na nakakatugon sa mga deadline?
• Nababahala ba tayo tungkol sa pakikipag-ugnayan at pagganyak ng empleyado?
• Mayroon bang mga panganib ng mga paglabag sa data o hindi awtorisadong pag-access sa sensitibong impormasyon?
• Kinakailangan ba ng aming organisasyon na subaybayan ang aktibidad ng empleyado para sa legal o pagsunod sa regulasyon?
• Ano ang gusto nating makamit sa pagsubaybay? (halimbawa, pagbutihin ang pagiging produktibo, pahusayin ang kasiyahan ng empleyado, tiyakin ang pagsunod, atbp.)

Ang mga sagot sa mga tanong na ito ay tutukuyin kung anong mga tampok ang dapat magkaroon ng iyong hinaharap na control system.

Ngayong natukoy mo na kung ano ang gusto mong makamit sa pagsubaybay, maaari mong unahin ang pinakamahalagang feature ng iyong system. Sa pangkalahatan, ang mga sistema ng kontrol ng empleyado ay maaaring magkaroon ng mga sumusunod na pangkat ng mga tampok:

• Pagsubaybay sa oras:clock-in/clock-out, manual o automated timesheets, kalkulasyon ng overtime, pamamahala at pag-apruba sa bakasyon at sick leave, atbp.
• Pag-iiskedyul:pamamahala ng mga iskedyul ng empleyado, pagsubaybay sa pagiging available ng empleyado, pagpapalit/trading ng shift, at mga paalala at notification sa shift.
• Pagsubaybay sa pagdalo:pagsubaybay sa pagliban ng empleyado, mga kahilingan at pag-apruba sa pagliban, mga ulat sa mga pattern ng pagdalo, at mga rate ng pagliban.
• Activity monitoring on the computer: mga screenshot, screen recording, pagsubaybay sa kasaysayan ng pagba-browse, keylogging, kontrol ng aktibidad ng printer, pagsubaybay sa mga external na storage device, pagre-record ng aktibo/hindi aktibong oras, atbp.
• Pamamahala ng pagganap:pagtukoy sa mga produktibo/hindi produktibong aktibidad, mga istatistika sa karamihang ginagamit na mga app at site, pagkalkula ng mga indibidwal na marka ng pagiging produktibo, atbp.
• Project management: paglikha ng mga proyekto, paghahati-hati sa mga ito sa mga gawain at pagtatalaga sa mga ito sa mga empleyado, pagsubaybay sa oras na ginugol sa isang gawain, pagsubaybay sa mga milestone at badyet, atbp.

Bukod pa rito, ang ilang mga sistema ng kontrol ng empleyado ay may mga kakayahan sa pagsasama. Maaari silang isama sa iyong kasalukuyang payroll, pamamahala ng proyekto, o mga human resources information system (HRIS). Nakakatulong ang integration na i-streamline ang mga kalkulasyon ng payroll, suriin ang performance, at gawing simple ang mga prosesong pang-administratibo.

Ang mga aktibidad ng empleyado na gusto mong subaybayan ay maaaring ilegal na subaybayan sa ilalim ng iyong hurisdiksyon. Iyon ang dahilan kung bakit mahalagang pag-aralan ang naaangkop na privacy at mga regulasyon sa paggawa. Inirerekomenda namin ang pagkonsulta sa iyong legal na tagapayo bago ipatupad ang pagsubaybay ng empleyado sa iyong organisasyon.

Sa unang yugto, nabuo mo ang ideya kung anong mga problema ang dapat lutasin ng tool sa pagsubaybay sa hinaharap at kung anong mga tampok ang dapat na mainam na taglay nito. Ngayon, oras na upang galugarin ang merkado at piliin ang solusyon na pinakaangkop sa iyong mga kinakailangan.

Bilang karagdagan sa mga tampok at kakayahan sa pagsasama, isaalang-alang ang mga sumusunod na salik habang pinipili ang tool:

• Ang iyong badyet para sa software, hardware, pagpapatupad, at pagpapanatili;
• Scalability: ang perpektong solusyon ay dapat na lumago sa iyong negosyo;
• Kabaitan ng gumagamit;
• Suporta sa customer;
• Mga tampok ng seguridad at privacy ng data;
• Pagsunod sa mga nauugnay na regulasyon sa paggawa at privacy.

Depende sa iyong mga pangangailangan, maaari kang pumili ng mga opsyon sa pagsubaybay sa software o hardware.

Naiiba ang software ng kontrol ng empleyado ayon sa modelo ng deployment: on-premise o cloud-based.

Cloud-based software ay hino-host ng software developer sa mga malalayong server at ina-access sa pamamagitan ng Internet. Nangangahulugan ito na hindi mo kailangang mag-alala tungkol sa pagbili at pagpapanatili ng mga server. Ang cloud-based na software ay karaniwang mas friendly at nangangailangan lamang ng tatlong hakbang para ipatupad: pag-set up ng account, pag-install ng monitoring agent, at pag-log in para subaybayan ang mga resulta. Ang nasabing software ay nauugnay sa mas mababang mga gastos sa paunang bayad at mas mataas na accessibility at scalability. Makokontrol mo ang aktibidad ng empleyado kahit na nasa labas ka ng network ng kumpanya. Ang software na nakabatay sa cloud ay perpekto para sa mga kumpanyang may malalayong empleyado o nagnanais ng dagdag na kaginhawahan.

On-premise na software ay naka-install at pinapatakbo sa loob ng pisikal na lokasyon ng isang organisasyon. Nangangailangan ang ganitong uri ng software ng mas mataas na mga paunang gastos (hardware, mga lisensya ng software, at pag-install) at nakalaang mga mapagkukunang IT para sa pagpapanatili at pag-update. Bilang kapalit, makakatanggap ka ng kumpletong kontrol sa system, nakolektang data, at mga update. Ang on-premise software ay may potensyal na higit na kakayahang umangkop para sa pag-customize at mas mataas na seguridad. Gayunpaman, maaaring hindi ito nasusukat at naa-access gaya ng on-premise na software. Perpekto ang on-premise software para sa mga industriyang may mahigpit na mga kinakailangan sa regulasyon.

Ang mga sistema ng kontrol ng empleyado ay maaaring nakapag-iisa o isang pinagsamang sistema ng HRIS.

Nakatuon ang standalone na software sa isang partikular na function o kumbinasyon ng mga function: pagsubaybay sa oras, pagsubaybay sa oras at pagsusuri sa pagganap, pamamahala ng proyekto, atbp. Nag-aalok ang HRIS ng komprehensibong hanay ng mga function ng HR, kabilang ang oras at pagdalo, payroll, mga benepisyo, at higit pa. Ang mga standalone na system ay kadalasang mas abot-kaya ngunit maaaring kulang sa mga kakayahan sa pagsasama-sama ng mga mas komprehensibong solusyon.

Panghuli, maaari kang mag-order ng custom-developed na solusyon na iniayon sa mga pangangailangan at workflow ng iyong organisasyon. Gayunpaman, ang mga naturang solusyon ay kadalasang mas mahal at tumatagal ng oras upang mabuo at mapanatili, kaya naman hindi gaanong popular ang mga ito kaysa sa mga yari na tool.

CleverControl ay isang makapangyarihan software ng kontrol ng empleyado Sinusubaybayan nito ang lahat ng aktibidad sa computer, kabilang ang nai-type at kinopyang text, aktibidad sa website at social media, idle time, aktibidad ng printer, at higit pa. Nag-aalok din ang platform ng mga live na feature sa pagsubaybay: real-time na streaming ng mga screen ng empleyado at live webcam. Itinatala ng CleverControl ang simula at pagtatapos ng araw ng trabaho at aktibo/hindi aktibong oras, na ginagawang awtomatiko at madali ang pagsubaybay sa oras ng trabaho. Ang malakas na feature ng AI Scoring ay nagbibigay ng mga indibidwal na marka ng pagiging produktibo at maiikling komento tungkol sa aktibidad ng empleyado, na inaalis ang administratibong pagkarga ng mga pagsusuri sa pagganap.

Magiging perpektong solusyon ang CleverControl para sa mga organisasyong gustong subaybayan ang pang-araw-araw na daloy ng trabaho, subaybayan ang oras ng trabaho, at tiyaking nakatuon ang mga empleyado sa mga produktibong aktibidad. Matuto pa tungkol sa mga feature ng CleverControl dito.

Ang iyong mga layunin sa pagsubaybay ay maaaring mangailangan ng paggamit ng mga sistema ng kontrol ng empleyado ng hardware. Kabilang dito ang mga biometric scanner, card reader, mobile app para sa pag-clocking in/out nang malayuan, mga access control system, video surveillance, atbp.

ang aming kamakailang artikulo

Magsimula sa paggawa ng detalyadong patakaran sa pagsubaybay. Dapat isaad ng patakarang ito ang mga layunin ng pagsubaybay at tukuyin ang saklaw nito: anong mga aktibidad ang susubaybayan, anong data ang kokolektahin, at paano ito gagamitin. Dapat din nitong ilarawan ang data privacy at mga hakbang sa seguridad at payagan ang empleyado ng access sa kanilang nakolektang data.

Obligado ka man ng iyong hurisdiksyon na ipaalam sa mga empleyado ang tungkol sa pagsubaybay, ang katapatan ay palaging ang pinakamahusay na patakaran. Ipaalam sa iyong team ang tungkol sa paparating na pagsubaybay at ipaalam ang nabanggit na patakaran sa lahat ng empleyado. Tiyaking nauunawaan ng lahat ang kanilang mga karapatan at responsibilidad tungkol sa pagsubaybay. Maaari mo ring bigyan ang mga empleyado ng isang kopya ng patakaran para sa kanilang mga talaan.

Sa ilang hurisdiksyon, kinakailangan ang pahintulot ng empleyado para sa ilang partikular na uri ng pagsubaybay gaya ng keylogging o pagsubaybay sa email. Sa kasong ito, dapat kang kumuha ng nakasulat o elektronikong pahintulot mula sa mga empleyado bago magpatupad ng anumang paraan ng pagsubaybay.

Makakatulong ang transparency na mapanatili ang tiwala ng empleyado at matugunan ang mga posibleng alalahanin at reklamo sa oras.

Dapat alam ng mga empleyado, pinuno ng pangkat, at tagapamahala kung paano gamitin ang sistema ng pagsubaybay ng empleyado nang pinakamabisa. Ang mga komprehensibong user manual, tutorial, presentation, at hands-on na pagsasanay ay makakatulong sa team na maunawaan kung paano gumagana ang system at makakuha ng mga sagot sa mga potensyal na tanong.

Maaaring gusto mong magsagawa ng pilot program bago ilunsad ang system sa buong organisasyon. Pumili ng isang maliit na grupo ng mga empleyado o isang partikular na departamento at i-install ang monitoring agent sa kanilang mga computer. Suriin kung gumagana ang system ayon sa nilalayon at nagsisilbi sa mga layunin sa pagsubaybay at mangolekta ng feedback mula sa mga kalahok at tagapamahala ng piloto. Kung may anumang mga isyu na mangyari, ang paggawa ng mga kinakailangang pagsasaayos ay magiging mas madali sa isang mas maliit na grupo kaysa sa buong organisasyon.

Kapag natiyak mong gumagana ang sistema ng kontrol ng empleyado ayon sa gusto, maaari mo itong ipatupad nang unti-unti sa mga departamento o grupo ng empleyado. Inirerekomenda namin ang malapit na pagsubaybay sa system sa yugtong ito para sa mga teknikal na isyu o hindi inaasahang mga problema.

Kung gusto mong maging tunay na mahusay ang iyong sistema ng pagkontrol ng empleyado, hindi ka dapat huminto sa hakbang ng pagpapatupad. Ang iyong software sa pagsubaybay ay maaaring mangailangan ng mga karagdagang pag-aayos; nagbabago ang mga regulasyon sa paggawa at privacy at lumilitaw ang mga bagong teknolohiya sa pagsubaybay. Kaya naman ang patuloy na pagsubaybay at pag-optimize ay mahalaga para matiyak ang pangmatagalang tagumpay ng iyong sistema ng pagkontrol ng empleyado.

Kasama ng pagsubaybay sa performance ng empleyado, inirerekomenda namin ang pagsubaybay sa performance ng system para sa mga teknikal na isyu o potensyal na pagpapabuti.

Ang isa pang epektibong paraan ay ang pangangalap ng feedback ng empleyado sa kanilang mga karanasan sa system. Kung may mga alalahanin o reklamo, dapat mong tugunan ang mga ito at ayusin ang mga setting ng system, daloy ng trabaho, o pagsasanay batay sa feedback ng empleyado.

Ang pananatiling updated tungkol sa mga bagong teknolohiya, pinakamahuhusay na kagawian, at mga pagbabago sa regulasyon na nauugnay sa pagsubaybay ng empleyado ay napakahalaga. Kung ang iyong mga kasanayan sa pagsubaybay ay sumasalungat sa pinakabagong mga update sa batas, dapat mong baguhin ang mga ito sa lalong madaling panahon upang maiwasan ang mga legal na kahihinatnan.

Huwag kalimutang i-update ang tracking software nang regular upang mapabuti ang pagganap nito, mapahusay ang seguridad ng data, o magdagdag ng mga bagong feature.

We hope this comprehensive guide helps you answer the question: "How do I control my employees?". The successful implementation of an employee monitoring system requires ongoing effort and attention. It needs careful planning, goal setting, choosing, and refining to ensure it meets your evolving business needs, improves employee productivity, and enhances overall organizational performance.