Etika ng Pagsubaybay ng Empleyado: Ano ang Dapat Isaalang-alang ng Bawat Negosyo

Lunes na, 9 am. Binuksan mo ang iyong computer sa trabaho, at binuksan ng hindi nakikitang tagamasid ang virtual na log book nito. Simula noon, ang iyong bawat keystroke, email, pagbisita sa website, o query sa paghahanap ay irerehistro at susuriing mabuti. Ang isang dispassionate electronic judge ay magpapasya kung gaano ka produktibo ang iyong pang-araw-araw na aktibidad at iulat sa iyong manager na kahit isang minuto kang huli mula sa iyong lunch break. Iniisip mo at nanginginig ka. Marahil, hindi ka magpapahinga ngayon at gawin ang karagdagang gawain sa halip. Malamang na ito ay magpapagabi sa iyo sa trabaho, ngunit ang nakakabagabag na pakiramdam ng mga electronic na mata na sinusundan ng iyong bawat pagkilos ay nagtutulak sa iyo na sumulong, hindi ka na hahayaang magpahinga.

Isang eksena mula sa isang corporate horror movie? Sa kasamaang palad, ito ang katotohanan para sa milyun-milyong empleyado sa buong mundo na ang mga tagapag-empleyo ay hindi mag-abala sa etika ng pagsubaybay sa empleyado.

Ayon sa kamakailang pananaliksik, 78% ng mga employer ay gumagamit ng software sa pagsubaybay upang subaybayan ang aktibidad sa trabaho ng mga empleyado. Ang pandemya ng COVID-19 ay tumataas ang katanyagan ng mga programa sa pagsubaybay. Kapag ang mga negosyo ay kailangang lumayo at ang mga karaniwang paraan ng pagsubaybay sa pagganap ay hindi na inilapat, natuklasan ng mga tagapamahala ang hindi maikakaila na mga benepisyo ng software sa pagsubaybay.

Ang mga pakinabang ng software sa pagsubaybay ay mahirap maliitin.

Sa mga analog na oras, kailangang suriin ng manager ang mga time sheet at mga ulat ng ginawang trabaho nang manu-mano at gumawa ng mga desisyon, kadalasang may kinikilingan, tungkol sa kung gaano ka produktibo ang bawat empleyado. Ang mga responsibilidad na iyon ay nagbawas ng malaking bahagi ng kanilang oras sa trabaho.

Kinailangan din ng mga empleyado na gumugol ng oras sa pagpuno sa mga ulat na ito, at depende sa istilo ng pamamahala sa kumpanya, maaaring masyadong malawak ang mga ulat na ito.

Magagawa ito ng modernong software nang awtomatiko sa ilang segundo, na may minimum na partisipasyon ng empleyado at employer.

Ang pagpapalakas ng pagiging produktibo ay isa sa mga pangunahing layunin ng software sa pagsubaybay ng empleyado. Ang programa ay nangongolekta at nagbubuod ng data ng aktibidad, gaya ng aktibo/hindi aktibong oras, simula at pagtatapos ng araw ng trabaho, binisita ang mga website, paggamit ng app, at higit pa. Ang impormasyong ito ay nagpapakita ng mga pattern ng trabaho, inefficiencies, mga lugar na dapat pagbutihin, at mga empleyado na maaaring mangailangan ng karagdagang suporta.

Sinusuportahan ng pagsubaybay ng empleyado ang pananagutan at transparency. Kapag alam ng mga empleyado na sinusubaybayan ang kanilang trabaho, kadalasan ay mas hilig nilang manatiling nakatutok at matugunan ang mga deadline. Bilang karagdagan, ang data ng pagsubaybay ay maaaring makatulong sa paglutas ng mga hindi pagkakaunawaan at linawin ang mga inaasahan.

Makakatulong ang ilang software sa pagsubaybay ng empleyado na makakita ng kahina-hinalang aktibidad, gaya ng hindi awtorisadong pag-access sa sensitibong data, hindi gustong pag-install ng app, o hindi pangkaraniwang pag-download. Salamat sa pagsubaybay, maaaring matukoy ng mga kumpanya ang mga potensyal na panganib nang maaga at maprotektahan ang kanilang mga system at mahalagang impormasyon nang maagap.

Gaya ng nakikita natin, ang software sa pagsubaybay ng empleyado ay talagang nagbibigay sa mga negosyo ng mahahalagang benepisyo. Gayunpaman, nasilaw sa mga benepisyong ito at sa matagumpay na karanasan ng ibang mga kumpanya, madalas na hindi pinapansin ng mga employer ang etika ng pagsubaybay sa empleyado at mga kaugnay na potensyal na downsides.

Ang pagpapatupad ng pagsubaybay sa empleyado sa etikal na paraan ay maaaring mukhang tulad ng paglalakad sa isang mahigpit na lubid. Ang masira ang balanse at mga downsides ay malalampasan ang mga benepisyo na maaaring idulot ng tracking software. Kapag nagpapatupad ng pagsubaybay, dapat isaalang-alang ng mga negosyo ang mga isyu gaya ng legal na pagsunod, privacy, mga potensyal na bias, at pagtaas ng stress.

Responsibilidad ng isang negosyo na pag-aralan ang mga naaangkop na batas at regulasyon sa privacy at tiyaking sumusunod ang kanilang mga kasanayan sa pagsubaybay. Ang hindi wastong pangangasiwa ng data ng empleyado ay maaaring humantong sa matitinding legal na kahihinatnan.

Ang privacy ay isang pundasyon ng etika sa pagsubaybay ng empleyado. Maaaring subaybayan ng software ang isang malawak na hanay ng mga aktibidad, mula sa mga keystroke at email hanggang sa kasaysayan ng pagba-browse sa website at maging ang footage sa webcam. Kahit na ang ganitong mga kasanayan ay sumusunod sa mga lokal na regulasyon, maaari nilang masira ang tiwala ng empleyado at lumikha ng pakiramdam ng patuloy na pagsisiyasat. Sa hinaharap, hahantong ito sa pagbaba ng kasiyahan sa trabaho at pagtaas ng stress.

Kung susuriin nang walang maingat na pagsasaalang-alang, maaaring ma-misinterpret ang data ng pagsubaybay upang i-target ang mga partikular na empleyado para sa kanilang pagkakakilanlan o paniniwala nang hindi patas.

Ang isang manager na may mga pagkiling laban sa isang empleyado ay maaaring makita ang kanilang malawak na paggamit ng social media bilang katamaran at hindi pagiging produktibo. Sa totoo lang, maaaring gumamit ang empleyado ng mga chat para sa mga layuning nauugnay sa trabaho.

Minsan ginagamit ng mga tagapag-empleyo ang data ng pagsubaybay sa maling pamamahala sa mga empleyado o gumawa ng hindi patas na paghuhusga tungkol sa kanilang pagganap.

Halimbawa, maaaring gamitin ng isang tagapamahala ang kasaysayan ng pagba-browse ng empleyado upang akusahan sila ng pagpapabaya, nang hindi isinasaalang-alang ang mga salik tulad ng pananaliksik o mga personal na emerhensiya.

Ang pakiramdam na patuloy na binabantayan ay maaaring magpapataas ng pagkabalisa at presyon sa mga empleyado. Ang mga empleyado ay hindi komportable sa ideya na ang kanilang bawat galaw ay sinusubaybayan. Maaaring hindi sila kumuha ng mga kinakailangang pahinga o magkamali dahil sa takot na mababawasan nito ang kanilang rekord ng pagiging produktibo. Bukod dito, mag-aalala ang mga empleyado na kung hindi nila maabot ang mga inaasahan, maaari silang madisiplina o matanggal sa trabaho. Ang lahat ng mga salik na ito ay mababawasan ang positibong epekto ng pagsubaybay. Sa halip na isang produktibo at mahusay na workforce, ikaw ay makakakuha ng stress, burn-out na mga empleyado na hindi nasisiyahan sa kanilang mga trabaho.

Kapag hindi alam ng mga empleyado kung anong impormasyon ang iyong kinokolekta at para sa anong layunin, o - mas masahol pa - hindi sila naabisuhan tungkol sa pagsubaybay, madarama nila na tinitiktikan sila. Masisira ang kanilang tiwala at katapatan na hahantong sa isang nakakalason na kapaligiran sa trabaho at pagtaas ng turnover.

Ang pagbabantay sa mga potensyal na isyung ito sa etika ay responsibilidad ng isang negosyo. Ang pagsubaybay ay hindi dapat maging mabigat. Ang epekto nito ay nakadepende sa ilang salik: ang uri ng pagsubaybay, ang antas ng transparency, ang patakaran sa pagsubaybay, at ang kultura ng kumpanya.

Kaya, paano natin binabalanse ang epektibong pagsubaybay sa etika at paggalang sa privacy? Inirerekomenda naming gamitin ang mga sumusunod na pinakamahuhusay na kagawian.

1. Pag-aralan ang mga naaangkop na batas at regulasyon sa privacy

   Responsibilidad ng negosyo na sumunod sa estado at lokal na privacy at mga batas sa paggawa. Kung ang iyong koponan ay nahahati sa heograpiya, dapat mong bigyang pansin ang mga regulasyon hindi lamang sa lugar ng iyong punong tanggapan kundi pati na rin sa mga lugar kung saan nakatira ang iyong mga empleyado. Kumunsulta sa isang legal na eksperto upang matiyak na ang iyong mga kasanayan sa pagsubaybay ay hindi lumalabag sa mga limitasyon sa pangongolekta ng data.

2. Gawing may layunin ang pagsubaybay

   Magtatag ng mga malinaw na layunin para sa pagsubaybay ng empleyado, tulad ng pagpapabuti ng pagiging produktibo, pagpapahusay ng seguridad, o pagtiyak ng pagsunod. Limitahan ang saklaw ng pagsubaybay sa mga aktibidad na mahigpit na kinakailangan upang masubaybayan upang makamit ang itinakdang layunin. Iwasang mangolekta ng hindi kinakailangang data o panatilihin ito nang mas matagal kaysa sa kinakailangan ng iyong layunin.

3. Bumuo ng isang detalyado at malinaw na patakaran sa pagsubaybay

   Ang patakaran sa pagsubaybay ng empleyado ay isang hanay ng mga regulasyon at alituntunin na naglalarawan ng mga kasanayan sa pagsubaybay sa iyong organisasyon. Dapat itong tukuyin ang mga sumusunod na aspeto:

   • Ano ang layunin ng pagsubaybay ng empleyado?

   • Sino ang sinusubaybayan?

   • Anong mga aktibidad ang susubaybayan?

   • Gaano katagal mapapanatili ang data?

   • Paano gagamitin ang data ng pagsubaybay? (hal., pagsusuri sa pagganap, seguridad, pagsasanay)

   • Sino ang magkakaroon ng access sa data ng pagsubaybay?

   • Paano mapoprotektahan ang nakolektang data?

   • Ano ang mga karapatan ng mga empleyado tungkol sa mga nakalap na datos?

   • Paano haharapin ng kumpanya ang mga reklamo o alalahanin tungkol sa pagsubaybay?

   Ang patakaran ay dapat na madaling magagamit sa mga empleyado. Ang kumpanya ay responsable para sa napapanahong pagpapaalam sa mga empleyado ng anumang mga pagbabago sa dokumentong ito.

4. Gawing bukas at transparent ang mga kasanayan sa pagsubaybay

   Ipaalam sa kawani ang tungkol sa software sa pagsubaybay at ang mga patakaran sa pagsubaybay. Ipaliwanag ang layunin ng pagsubaybay, halimbawa, pagsusuri ng pagganap, seguridad, o pagpapalakas ng pagiging produktibo. Ibunyag ang saklaw ng pagsubaybay: anong data ang kokolektahin, anong mga device at aktibidad ang susubaybayan, at kung paano gagamitin ang data.

   Isipin na maaaring hindi gusto ng mga empleyado ang ideya ng pagsubaybay sa una. Tiyaking tugunan ang kanilang mga alalahanin at potensyal na pagtutol.

5. Kumuha ng pahintulot ng empleyado

   Karamihan sa mga hurisdiksyon ay nangangailangan sa iyo na kumuha ng tahasang pahintulot ng mga empleyado para sa pagsubaybay, lalo na para sa mga mas mapanghimasok nitong anyo, gaya ng keystroke logging o webcam surveillance. Ang pagpirma ng nakasulat na kasunduan para sa pagsubaybay ay ang pinaka-maginhawang paraan ng pagkuha ng pahintulot.

6. Ensure fair and consistent monitoring

   Ang etika ng pagsubaybay ng empleyado ay nangangailangan sa iyo na ilapat ang mga patakaran sa pagsubaybay nang pare-pareho sa lahat ng empleyado, pag-iwas sa mga kasanayan sa diskriminasyon. Kung sinusubaybayan mo lang ang mga partikular na empleyado o isang team, maaaring maramdaman nilang hindi mo sila pinagkakatiwalaan at may sama ng loob sa iyo o sa iba pang hindi sinusubaybayang empleyado. Bukod pa rito, maaaring magsimulang mag-iba ang pakikitungo sa kanila ng kanilang mga kasamahan, na maaaring magpalala sa kapaligiran sa lugar ng trabaho.

   Kahit na gusto mong subaybayan lamang ang pagganap ng mga piling empleyado, mas mainam pa rin na subaybayan nang malawakan. Ang malawak na pagsubaybay ay magbibigay sa iyo ng higit pang mga insight sa daloy ng trabaho at maaaring magbunyag ng mga inefficiencies na hindi mo alam.

   Ang pagsubaybay ay dapat magsilbi upang matukoy ang mga uso at mga lugar para sa pagpapabuti, hindi upang pamahalaan ang mga indibidwal na empleyado. Regular na suriin ang iyong mga kasanayan sa pagsubaybay upang matiyak na ang mga ito ay patas, epektibo, at nagsisilbi sa itinakdang layunin.

7. Protektahan ang privacy at seguridad ng data

   Tukuyin ang saklaw ng pagkolekta ng data na mahalaga upang makamit ang iyong layunin at manatili sa loob ng limitasyong ito. Mahigpit na iwasan ang pagsubaybay sa mga personal na device ng mga empleyado o ang kanilang aktibidad na lampas sa oras ng trabaho. Kung ginagamit ng isang empleyado ang kanilang personal na device para sa trabaho, ang software ay dapat magkaroon ng opsyon na ihinto ang pagsubaybay nang manu-mano, o awtomatikong subaybayan lamang sa loob ng preset na oras ng trabaho.

   Kung maaari, iwasan ang pagkolekta ng kumpidensyal na impormasyon. Kung hindi, gumamit ng data anonymization, para hindi maiugnay ang data sa mga partikular na empleyado.

   Magpatupad ng mga matibay na hakbang sa seguridad para sa nakolektang data ng pagsubaybay. Gumamit ng malalakas na password, two-factor authentication, at data encryption kung posible. Limitahan ang pag-access sa data ng pagsubaybay sa mga awtorisadong tauhan sa batayan na kailangang malaman.

Ang etikal na paggamit ng software sa pagsubaybay ng empleyado ay maaaring maging katulad ng paglalakad sa isang mahigpit na lubid kung saan ang isang maling hakbang ay maaaring masira ang tiwala ng mga empleyado at magdulot ng mga legal na epekto. Gayunpaman, sa isang responsable at balanseng diskarte, maaaring tamasahin ng mga negosyo ang mga benepisyo ng pagsubaybay nang hindi kinokompromiso ang mga prinsipyong etikal. Responsibilidad ng isang negosyo na unahin ang transparency, pagiging patas, at pahintulot ng empleyado kung nagsusumikap itong lumikha ng kapaligiran sa trabaho kung saan ginagamit ang teknolohiya upang mapahusay ang pagiging produktibo at pagganap.