Employee Monitoring Software sa Texas: Pagsunod sa Mga Batas ng Estado at Pederal

Sa antas ng pederal, ang pangunahing batas na namamahala sa pagsubaybay sa mga elektronikong komunikasyon ay ang Electronic Communications Privacy Act (ECPA) ng 1986. Sa pangkalahatan, ipinagbabawal nito ang intensyonal na pagharang ng wire, oral, at electronic na komunikasyon. Gayunpaman, may mga pagbubukod para sa mga employer. Malaya ang mga employer na subaybayan ang mga elektronikong komunikasyon sa mga device na pag-aari ng kumpanya sa ordinaryong kurso ng negosyo o may pahintulot ng empleyado. Ang pagsubaybay sa mga pribadong pag-uusap ay karaniwang ipinagbabawal.

Para sa mga batas ng estado, dapat isaalang-alang ng mga employer sa Texas ang Texas Privacy Protection Act of 2019. Ayon dito, dapat ipaalam ng mga employer sa mga empleyado kung kailan at paano sinusubaybayan ang kanilang mga aktibidad. Sa madaling salita, bagama't pinahihintulutan ang pagsubaybay, dapat na maabisuhan ang mga empleyado tungkol sa uri at lawak ng mga kasanayan sa pagsubaybay.

Ang mga kasanayang maaaring ituring na mapanghimasok, ibig sabihin, video at audio surveillance, ay pinahihintulutan ngunit may mga limitasyon. Bagama't karaniwang pinapayagan ng batas ng Texas ang pagsubaybay sa video sa mga pampublikong lugar ng trabaho nang walang pahintulot ng empleyado, ang pag-record ng audio ay nangangailangan ng hindi bababa sa pahintulot ng isang partido (ibig sabihin, ang recorder ay dapat na kalahok sa pag-uusap o may pahintulot mula sa isang kalahok). Ang pagsubaybay sa mga pribadong lugar o mga personal na device/account ay nangangailangan ng tahasang pahintulot ng empleyado.

Texas also recognizes the common law right to privacy and the tort of invasion of privacy, specifically the "intrusion upon seclusion." To claim a violation, an employee must prove an intentional and highly offensive intrusion into private affairs where there is a reasonable expectation of privacy. For example, areas like locker rooms and bathrooms fall under the category of reasonable expectations of privacy. At the same time, personal chats on company-owned devices do not.

Ang mga partikular na kasanayan sa pagsubaybay ay maaaring ibuod sa sumusunod na talahanayan:

Isinasaalang-alang ang mga regulasyon ng estado at pederal, ang pinakamahuhusay na kagawian para sa mga organisasyon sa Texas na gumagamit ng software sa pagsubaybay ng empleyado ay:

• Dapat tukuyin ng mga employer ang layunin ng pagsubaybay at ang saklaw ng mga aktibidad na susubaybayan upang makamit ang layuning ito. Ang pagsubaybay ay dapat na limitado sa mga partikular na aktibidad na ito.
• Dapat na maingat na isaalang-alang ng mga tagapag-empleyo ang pagsubaybay sa mga kaso kapag ang mga hangganan sa pagitan ng trabaho at pribadong buhay ay malabo, halimbawa, mga opisina sa bahay o magdala ng iyong sariling mga patakaran sa device.
• Ang mga organisasyon ay dapat gumamit ng hindi gaanong mapanghimasok na mga pamamaraan ng pagsubaybay kung posible. Halimbawa, maaaring mag-set up ang mga tagapamahala ng software sa pagsubaybay upang harangan ang mga hindi gustong website at social media sa halip na masusing subaybayan ang internet at kasaysayan ng chat.
• Dapat gumawa ang mga employer ng detalyadong mga patakaran sa pagsubaybay at gawin itong available sa lahat ng apektadong empleyado. Dapat ilarawan ng mga dokumentong ito kung anong data ang kinokolekta, ang mga termino ng storage nito, ang mga layunin ng pagsubaybay, at ang mga taong maaaring mag-access sa data. Dapat na regular na suriin ng mga organisasyon ang mga patakaran sa pagsubaybay, na may konsultasyon sa mga human resources at legal na propesyonal, upang matiyak na sumusunod sila sa kasalukuyang batas.
• Dapat ipaalam ng mga employer sa Texas ang mga empleyado tungkol sa mga kasanayan sa pagsubaybay at, sa isip, kumuha ng kanilang nakasulat na pahintulot. Bagama't hindi palaging kinakailangan ang pahintulot, ang pagkuha nito ay nakakatulong na pamahalaan ang mga inaasahan ng empleyado at nagpapalakas ng legal na depensa ng employer laban sa mga claim sa privacy.
• Ang batas ng Texas, tulad ng pederal na batas, ay kinikilala na ang ilang mga lugar ay likas na pribado. Ang mga lugar kung saan ang mga empleyado ay may mataas na inaasahan ng privacy, tulad ng pagpapalit ng mga silid o banyo, ay ilegal na subaybayan. Bagama't maaaring pahintulutan ang mga tagapag-empleyo na mag-monitor sa mga silid ng pahinga o karaniwang mga lugar na may abiso, dapat nilang tiyakin na ang pagsubaybay ay hindi masyadong mapanghimasok o nanliligalig.
• Hindi dapat i-access o subaybayan ng mga empleyado ng Texas ang mga personal na device ng mga empleyado, gaya ng mga laptop o telepono, nang walang tahasang pahintulot ng may-ari, kahit na ginagamit ang device para sa trabaho. Katulad nito, hindi pinapayagan ang pagsubaybay sa personal na email o mga social media account ng empleyado, kahit na na-access sila ng empleyado sa isang computer ng kumpanya.
• Maaaring subaybayan ng mga employer ang lokasyon ng mga sasakyan at device na pag-aari ng kumpanya kung aabisuhan nila ang mga empleyado tungkol sa pagsubaybay at pagkuha ng kanilang pahintulot.
• Bago magpatupad ng mga bagong form sa pagsubaybay, dapat tasahin ng mga employer ang kanilang posibleng epekto at kumunsulta sa mga awtoridad sa regulasyon sa privacy at mga work council.

Kung maingat na isasaalang-alang ng mga tagapag-empleyo ng Texas ang parehong mga batas ng pederal at estado at magpapatupad ng mahusay na tinukoy, malinaw na mga patakaran sa pagsubaybay, ang software sa pagsubaybay ng empleyado ay magiging kanilang makapangyarihang kaalyado sa pagpapalakas ng produktibidad at seguridad ng kumpanya.