Employee Monitoring Software sa California: Mga Legal na Kinakailangan at Pinakamahuhusay na Kasanayan

Ang Artikulo I, Seksyon 1 ng Konstitusyon ng California ay nagdedeklara ng pagkapribado bilang isang hindi maiaalis na karapatan ng lahat ng tao. Gayunpaman, ang mga karapatan sa pagkapribado ay hindi masyadong ganap sa lugar ng trabaho dahil maaaring mag-overlap ang mga ito sa mga lehitimong interes ng negosyo, tulad ng pagpapanatili ng pagiging produktibo at seguridad.

Ang mga salungatan ng interes na ito ay kinokontrol ng mga sumusunod:

• California Invasion of Privacy Act (CIPA). Ipinagbabawal ng CIPA ang pag-eavesdrop o ang pagtatala ng mga kumpidensyal na pag-uusap sa lahat ng kanilang anyo nang walang pahintulot ng lahat ng partido. Kasama sa mga form na ito ang mga tawag sa telepono, email, at instant message. Ipinagbabawal ng CIPA ang mga organisasyon na lihim na mag-record ng kahit na mga pag-uusap na may kaugnayan sa trabaho (hal. mga tawag sa telepono sa mga kliyente) nang walang pahintulot ng empleyado at ng kliyente. Ang pahintulot na ito ay dapat na tahasan at dokumentado. Ang simpleng pagsasabi sa isang pangkalahatang patakaran na maaaring mangyari ang pagsubaybay ay maaaring hindi sapat upang magtatag ng wastong pahintulot sa lahat ng sitwasyon.

• Kodigo sa Paggawa ng California Seksyon 435 nagbabawal sa mga employer na humiling ng impormasyon sa social media ng mga empleyado o kandidato.

• California Consumer Privacy Act (CCPA) at California Privacy Rights Act (CPRA) pangunahing tumutok sa data ng consumer, ngunit pinalawig nila ang ilang mga karapatan sa mga empleyado bilang mga residente ng California. Ibig sabihin, dapat abisuhan ng mga negosyo ang mga empleyado tungkol sa kung ano ang kinokolekta ng kanilang impormasyon, bakit, paano ito ginagamit, at ang kanilang mga karapatan na ma-access, tanggalin at mag-opt out sa paggamit ng kanilang personal na impormasyon.

• Makatwirang inaasahan ng privacy nagmumungkahi na ang legalidad ng pagsubaybay ay kadalasang nakasalalay sa kung ang isang empleyado ay makatwirang inaasahan ang pagkapribado sa lugar o isang paraan ng komunikasyon. Ang isang malinaw na ipinahayag na patakaran sa pagsubaybay ay maaaring bahagyang bawasan ang inaasahan na ito. Gayunpaman, kahit na ang naturang patakaran ay hindi maaaring payagan ang mga tagapag-empleyo na subaybayan ang mga lugar kung saan palaging inaasahan ng mga empleyado ang privacy, tulad ng mga banyo o mga silid ng pahinga.

Ang mga makatwirang inaasahan sa privacy ay maaaring mag-iba nang malaki depende sa sinusubaybayang device at lugar. Halimbawa, natural na umaasa ang mga empleyado ng mas kaunting privacy sa mga karaniwang bukas na lugar, tulad ng mga workstation o meeting room, lalo na kapag nagbibigay ang employer ng isang transparent na patakaran sa pagsubaybay. Sa kabaligtaran, ang mga personal na opisina, mga personal na locker, at, siyempre, ang mga banyo at mga silid ng pagpapalit ay ang mga lugar kung saan inaasahan ng mga empleyado ang isang mataas na antas ng privacy.

A similar principle applies to monitoring devices. Tracking company-owned laptops, phones, and other devices is generally more expected and legally defensible. At the same time, monitoring personal devices, especially, outside work hours or involving personal accounts is considered a "no-no" in most cases.

Sa kabuuan, masusubaybayan ng mga employer ng California ang:

• Mga device at platform na pag-aari ng kumpanya at mga komunikasyong nauugnay sa trabaho sa mga ito.

• Pagganap ng empleyado sa loob ng makatwirang limitasyon.

• Lokasyon ng mga sasakyan o device na pag-aari ng kumpanya.

• Pagsunod sa mga patakaran sa seguridad, code ng pag-uugali ng kumpanya, at mga legal na regulasyon.

• Paggamit ng Internet sa mga network ng kumpanya.

• Panseguridad na footage sa loob ng lugar ng kumpanya.

Ang mga organisasyon ay hindi dapat:

• Subaybayan ang mga personal na komunikasyon sa mga personal na device ng mga empleyado o sa labas ng oras ng trabaho.

• Subaybayan ang mga pribadong lugar na may mataas na inaasahan ng pagkapribado, tulad ng pagpapalit ng mga silid o banyo.

• Gumamit ng mga kasanayan sa pagsubaybay na may diskriminasyon batay sa kasarian, kapansanan, relihiyon, o iba pang protektadong katangian.

• Gumamit ng nakatagong pagsubaybay na sumisira sa dignidad ng mga empleyado.

• Gumamit ng pagsubaybay ng paraan ng panliligalig o pananakot laban sa mga hindi kanais-nais na empleyado.

Upang manatili sa kanang bahagi ng batas at igalang ang privacy ng empleyado, inirerekomenda namin ang mga may-ari ng negosyo sa California na sundin ang mga prinsipyong ito:

• Palaging ipaalam sa mga empleyado ang tungkol sa anumang paraan ng pagsubaybay.

• Kumuha ng pahintulot sa pagsubaybay kung kinakailangan.

• Magkaroon ng lehitimong layunin sa negosyo, gaya ng mga alalahanin sa pagganap o seguridad.

• Subaybayan lamang kung ano ang mahalaga upang makamit ang nakasaad na layunin ng negosyo. Iwasan ang sobrang malawak o mapanghimasok na pagsubaybay.

• Limitahan ang pagsubaybay sa mga komunikasyon at aktibidad na nauugnay sa trabaho sa oras ng trabaho.

• Kapag may pag-aalinlangan, kumunsulta sa isang abogado na dalubhasa sa batas sa pagtatrabaho sa California upang matiyak na ang iyong mga kasanayan sa pagsubaybay ay sumusunod.

Ang pagpapatupad ng solusyon sa pagsubaybay ay isang mas kumplikadong proseso kaysa sa pagpili ng pinakamakapangyarihang solusyon sa merkado at paghampas nito sa mga computer ng empleyado. Iminumungkahi namin ang isang maingat na unti-unting proseso na binubuo ng ilang hakbang.

Inirerekomenda namin na magsimula sa pagtukoy ng mga partikular na problema sa negosyo na inaasahan mong matugunan sa pamamagitan ng pagsubaybay. Ano ang mga ito: seguridad, pagganap, pagsunod, o kumbinasyon ng mga ito? Ang sagot sa tanong na ito ay magdidikta sa mga tampok na dapat mong hanapin sa isang solusyon sa pagsubaybay.

Kapag nag-explore ka ng mga tool sa pagsubaybay, dapat mong isipin ang ilang mahahalagang salik. Ang una ay ang mga tampok ng software. Suriin ang mga inaalok na kakayahan, tulad ng pagsubaybay sa aktibidad, pagsubaybay sa email, pagsubaybay sa paglilipat ng file, atbp. Piliin ang mga naaayon sa iyong tinukoy na mga pangangailangan at legal na pinahihintulutan sa California.

Ang kadalian ng paggamit at pagsasama ay parehong mahalagang mga kadahilanan. Ang isang perpektong pagpipilian ay ang user-friendly na software na walang putol na isinasama sa iyong umiiral na imprastraktura at system ng IT.

Bukod dito, maaaring gusto mong maghanap ng lubos na nako-customize na software. Papayagan ka nitong baguhin ang mga setting ng pagsubaybay at ilapat ang mga ito nang paisa-isa sa mga partikular na tungkulin, departamento, o empleyado. Tutulungan ka ng ganitong diskarte na makakuha ng mahahalagang insight habang pinapaliit ang pangongolekta ng data at sumusunod sa mga regulasyon sa privacy.

Ang isa pang makabuluhang kadahilanan ay scalability. Lumalago ang iyong negosyo, at ang iyong solusyon sa pagsubaybay ay dapat na lumago kasama nito.

Panghuli, pagsasaliksik sa reputasyon ng vendor. Dahil mangolekta ka ng potensyal na sensitibong impormasyon, ang iyong software provider ay dapat magkaroon ng maaasahang reputasyon, mga sertipikasyon sa seguridad, at matibay na mga protocol sa proteksyon ng data.

Ang isang biglaang paglulunsad ng software sa pagsubaybay sa buong kumpanya ay maaaring magbunyag ng mga hindi nahuhulaang isyu at mga bottleneck na mahirap lutasin sa ganoong sukat. Sa halip, inirerekomenda namin na magsimula sa isang pilot program na kinasasangkutan ng isang departamento o isang grupo ng mga empleyado. Nagbibigay-daan ito sa iyo na subukan ang software, suriin ang pagiging epektibo nito, mangalap ng feedback, at makakita ng mga hindi inaasahang problema.

Pagkatapos matapos ang pilot phase at gawin ang mga kinakailangang pagsasaayos sa software, ilalabas mo ito sa buong kumpanya.

Ang epektibong pagpapatupad ng software sa pagsubaybay ng empleyado ay hindi lamang ang pag-install nito at pag-aayos ng mga teknikal na isyu kundi pati na rin ang pagsasanay sa mga tagapamahala at mga kawani kung paano ito magagamit nang mahusay.

Ang pagsasanay na ito ay dapat magturo sa mga tagapamahala kung paano gamitin ang software, bigyang-kahulugan ang mga ulat nito, sumunod sa mga patakaran sa pagsubaybay ng kumpanya, at tugunan ang mga isyu na maaaring mangyari.

Para sa mga empleyado, dapat nilang maunawaan kung ano ang sinusubaybayan, kung paano gagamitin ang data, kung ano ang patakaran sa pagsubaybay ng kumpanya, at sagutin ang anumang mga katanungan o alalahanin na maaaring mayroon sila.

Ang pagpapatupad ng solusyon sa pagsubaybay ng empleyado ay hindi isang beses na proseso. Nagbabago ang mga regulasyon sa privacy, gumagawa ng mga bagong feature ang software, at maaaring mag-evolve ang iyong mga layunin sa pagsubaybay sa paglipas ng panahon. Iyon ang dahilan kung bakit ang regular na pagsusuri sa mga kasanayan at patakaran sa pagsubaybay ng kumpanya ay mahalaga upang manatiling sumusunod at matiyak na may kaugnayan pa rin ang mga ito sa iyong mga layunin.

Ang mga regulasyon ng California ay mahigpit tungkol sa personal na privacy. Bilang isang may-ari ng negosyo o isang manager na naghahanap na gumamit ng solusyon sa pagsubaybay ng empleyado, dapat kang maghanap ng balanse sa pagitan ng mga lehitimong interes ng iyong organisasyon at pagsunod sa mga naaangkop na batas. Ang balanseng ito ay nakasalalay sa matatag na kaalaman sa mga regulasyon sa privacy, malinaw, makatwiran, at proporsyonal na mga kasanayan, at maingat na pagpili ng software sa pagsubaybay.