Delaware Employee Monitoring Software: Pangangasiwa ng Kumpidensyal na Data sa Mga Financial Firm

Hindi lang kapital ang pinangangasiwaan ng mga financial firm kundi pati na rin ang malawak na dami ng sensitibong data, mula sa mga trade execution at mga portfolio ng kliyente hanggang sa mga kumpidensyal na komunikasyon sa email. Ang pag-secure sa data na ito ay isang kritikal na kinakailangan sa pagsunod at kinakailangan sa pamamahala ng panganib. Ang software sa pagsubaybay ng empleyado ay isa sa mga pinakamahusay na paraan upang maprotektahan ang kumpidensyal na impormasyon, ngunit paano mo ito pipiliin at ipapatupad?

Ang tagumpay ay nangangailangan ng maingat, dalawang bahagi na diskarte. Una, dapat kang pumili ng software na sumasaklaw sa lahat na may matatag, antas ng seguridad sa bangko upang maprotektahan ang data ng pagsubaybay mismo. Pangalawa, dapat mong subaybayan ang aktibidad ng empleyado alinsunod sa mga batas sa privacy ng pederal at Delaware. Pinoprotektahan ng isang mahusay na sistema ng seguridad ng data ang iyong mga kliyente, ang iyong kumpanya, at ang iyong reputasyon; ang maling isa ay maaaring humantong sa mapangwasak na mga kahihinatnan.

Sa artikulong ito, susuriin namin ang mga teknikal na kinakailangan para sa software sa pagsubaybay ng empleyado sa mga financial firm, ang legal na tanawin, at balangkas ang isang roadmap para sa pagpapatupad ng pagsubaybay sa loob ng isang financial company.

Ang pagsubaybay ng empleyado ay maaaring maging madulas na lupa kung ipinatupad nang walang ingat. Ang iyong mga kasanayan sa pagsubaybay ay nangangailangan ng matibay na legal na pundasyon. Bago mo simulan ang pagpili ng software sa pagsubaybay at pag-isipan ang mga pamamaraan, kailangan mong maunawaan ang mga pederal at lokal na batas ng Delaware na namamahala sa pagsubaybay.

Ang mga pederal na katawan tulad ng Securities and Exchange Commission (SEC) at ang Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) ay nagtatatag ng mga pamantayan at panuntunan para sa paghawak ng sensitibong data ng kliyente sa mga financial firm.

Ayon sa FINRA Rule 3110 (Supervision), dapat mong ipatupad at panatilihin ang mga system para pangasiwaan ang mga aktibidad ng empleyado, kabilang ang mga modernong digital na channel ng komunikasyon gaya ng Slack, Mga Koponan, o email.

Hindi mo mapagkakatiwalaang matugunan ang kinakailangang ito maliban kung mayroon kang visibility sa mga channel na iyon. Dito, ang monitoring software ay isang praktikal na pangangailangan upang matugunan ang iyong mga tungkulin sa pangangasiwa. Gamit ito, maaari mong pangasiwaan ang mga panloob na komunikasyon at mga pakikipag-ugnayan ng kliyente at magkaroon ng audit trail na inaasahan ng mga regulator. Ipinapatupad din ng FINRA ang recordkeeping sa pamamagitan ng Rule 4511

at mga kinakailangan sa pampublikong komunikasyon sa ilalim ng Tuntunin 2210, na ginagawang hindi mapaghihiwalay na bahagi ng pagsunod ang pangangasiwa at pagpapanatili.

Sa ilalim ng SEC Rule 17a-4 (Recordkeeping) [17 C.F.R. § 240.17a‑4], dapat mong itala, panatilihin, at panatilihin ang mga pangunahing talaan ng negosyo, kabilang ang mga elektronikong komunikasyon, sa isang format na hindi maaaring muling isulat o mabubura. Ito ay karaniwang kilala bilang WORM compliance. Dapat makuha ng mga broker-dealer ang mga rekord sa loob ng 24 na oras at panatilihin ang mga ito sa loob ng tatlo hanggang anim na taon, depende sa uri.

Ang mga kamakailang aksyon sa pagpapatupad ng SEC ay pinarusahan ang dose-dosenang mga kumpanya para sa hindi pagkukulang sa wastong pagkuha ng mga elektronikong komunikasyon sa mga personal na device at mga off-channel na app gaya ng WhatsApp, iMessage, o Signal. Ang mga stake para sa pagkakamaling ito ay mataas, na may higit sa $600 milyon sa mga parusa na tinasa sa mga kaso ng recordkeeping noong 2024 lamang.

The Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) Safeguards Rule [16 C.F.R. Ang Bahagi 314] ay nag-oobliga sa iyo na protektahan upang protektahan ang seguridad at pagiging kumpidensyal ng hindi pampublikong personal na impormasyon (NPI) ng mga kliyente. Ang mga update sa 2023 ay nangangailangan ng mga institusyong pampinansyal na magpatupad ng tuluy-tuloy na pagsubaybay o taunang pagsubok sa penetration at bi-taunang pagtatasa ng kahinaan. Ang software sa pagsubaybay ng empleyado ay isang mahusay na tool sa pagsunod dito, dahil nakakatulong ito upang makita ang mga hindi sinasadyang pagtagas, mapanganib na pag-uugali, hindi awtorisadong pag-access, at sinasadyang maling paggamit ng data ng kliyente.

Regulasyon ng SEC S-P [17 C.F.R. Ang Bahagi 248] ay binago noong 2024 upang hilingin sa mga financial firm na magtatag ng mga programa sa pagtugon sa insidente at 72-oras na mga pamamaraan sa pag-abiso ng paglabag para sa hindi awtorisadong pag-access sa data ng customer. Sa isip, ang iyong solusyon sa pagsubaybay ay dapat isama sa mga programang ito upang matiyak ang agarang pagkilala at pagpigil sa mga potensyal na paglabag.

Sa pangkalahatan, ipinagbabawal ng Electronic Communications Privacy Act (ECPA) ang pagharang sa mga komunikasyon ngunit nagbibigay ng dalawang pangunahing eksepsiyon: (1) pagsubaybay ng employer na may malinaw, may kaalamang pahintulot (kadalasang nakuha sa pag-hire at nakadokumento sa handbook ng iyong empleyado), at (2) pagsubaybay sa karaniwang kurso ng negosyo para sa mga lehitimong layunin ng negosyo, tulad ng pagbabantay sa pagsunod o seguridad. Ang panuntunan sa paunawa ng Delaware ay partikular na idinisenyo upang suportahan ang pagsunod sa ECPA.

Ang mga pederal na panuntunan ay lumikha ng pundasyon, ngunit ang Delaware ay nagdaragdag ng isang kritikal na layer. Sa ilalim ng Title 19, Kabanata 7, Seksyon 705 ng Delaware Code [Del. Code tit. 19, § 705] , ang mga pribadong tagapag-empleyo ay dapat magbigay ng nakasulat o elektronikong paunawa sa mga empleyado bago ang pagsubaybay o pagharang sa paggamit ng telepono, email, o internet. maaari kang:

• Mag-isyu ng isang beses na paunawa sa pag-hire (nakasulat o elektroniko), na dapat kilalanin ng empleyado, o
• Magbigay ng pang-araw-araw na abiso sa tuwing maa-access ng empleyado ang email o internet ng kumpanya, kahit na ang karamihan sa mga kumpanya ay gumagamit ng nakatayong paunang paunawa at sistema ng pagkilala.

Dapat ilarawan ng paunawa ang mga uri ng pagsubaybay na isinagawa at hindi lamang pinakamahusay na kasanayan - ito ay sapilitan. Hindi ipinagbabawal ng batas na ito ang pagsubaybay, at hindi rin ito nangangailangan ng mga paulit-ulit na notification para sa patuloy na pagsubaybay na nakabatay sa patakaran, ngunit ipinagbabawal nito ang anumang lihim na pagsubaybay. Ang pagsubaybay para sa pagpapanatili o dami ng system (hal., proteksyon ng network, hindi personal na pagsubaybay) ay hindi kasama, ngunit palaging nangangailangan ng abiso ang naka-target na pagsusuri sa aktibidad ng indibidwal na empleyado.

Inilalagay ito ng batas ng Delaware sa isang maliit na grupo ng mga estado (kasama ang New York at Connecticut) na nagpapatupad ng transparency ng electronic monitoring. Ang mga paglabag ay may mga parusang sibil na $100 bawat insidente, kaya ang matatag na pamamahala sa patakaran ay mahalaga.

Ang paglikha ng sumusunod na patakaran sa pagsubaybay ng empleyado para sa isang kumpanyang pinansyal ng Delaware ay nangangahulugan ng pagsasama ng mga kinakailangan ng pederal at estado sa iyong panloob na balangkas ng pamamahala.

• Start by explaining the "why." Your policy should openly state that monitoring is in place for regulatory compliance, asset protection, and cybersecurity - not for micromanagement.
• Tukuyin kung aling mga device at channel ng komunikasyon ang sakop. Kadalasan, ang mga ito ay mga computer, telepono, at corporate network na pagmamay-ari ng kumpanya.
• Balangkas kung sino ang may access sa nakolektang data, kung gaano ito katagal nakaimbak (ayon sa mga panahon ng pagpapanatili ng SEC), at ang mga pamamaraan para sa pagrepaso nito. Ang pag-access ng data ay dapat sumunod sa pinakamababang pribilehiyo na prinsipyo, at dapat na igalang ng pagpapanatili ang pamantayan sa pag-minimize sa mga panuntunan ng GLBA at SEC.
• Isama ang isang pahayag sa privacy na nagpapakita ng pagsunod sa pagtugon sa insidente ng Regulation S-P at mga kinakailangan sa abiso ng paglabag. Ang pagsunod sa nakasulat na panuntunan ng paunawa ng Delaware, kabilang ang isang kopya ng patakaran sa pagsubaybay at pagkilala ng empleyado sa file, ay sapilitan.

Maaaring magtagal ang paggawa ng patakarang ito, ngunit ito ang kinakailangang kundisyon upang matugunan ang mga pamantayan sa pagsunod sa pederal at estado. Bukod dito, itinataguyod nito ang transparency, pananagutan, at kulturang nakatuon sa seguridad na pinagkakatiwalaan ng mga empleyado at regulator.

Ang pagsubaybay ng empleyado ay lumilikha ng isang kabalintunaan. Nagpapatupad ka ng monitoring software upang mapahusay ang seguridad, ngunit sa paggawa nito, lumikha ka ng bago, puro stream ng hindi kapani-paniwalang sensitibong data. Ang stream na ito ay naglalaman ng hindi lamang potensyal na ebidensya ng maling pag-uugali, ngunit kadalasan ang mismong client NPI, mga trade secret, at mga madiskarteng plano na sinusubukan mong protektahan. Kung ang mga monitoring log na ito ay na-leak, ang pinsala ay maaaring kasing sakuna ng pagtagas ng kumpidensyal na data ng kumpanya mismo.

Ang monitoring software na iyong pipiliin ay dapat na may built-in na mga tool sa seguridad upang maprotektahan ang nakolektang data. Kaya, ano ang hahanapin sa isang tool sa pagsubaybay?

Ang data ay mahina kapag ito ay gumagalaw at kapag ito ay nasa imbakan. Ang isang mahusay na software sa pagsubaybay ay sumasaklaw sa parehong mga estadong iyon.

Pinoprotektahan ng encryption in transit ang impormasyon habang naglalakbay ito mula sa device ng isang empleyado patungo sa mga server ng iyong kumpanya o software provider. Ang gold standard dito ay TLS 1.2 o mas mataas. Ito ang parehong protocol ng seguridad na nagpoprotekta sa iyong mga online banking session. Kung ang iyong piniling software sa pagsubaybay ay gumagamit ng TLS, maaari mong siguraduhin na ang data ay scrambled sa panahon ng paglalakbay nito at walang silbi sa mga potensyal na hacker.

Kapag dumating ang data sa database nito, dapat din itong protektahan. Ang pamantayan sa industriya na dapat mong perpektong hanapin ay AES-256 encryption. Ang ganitong uri ng pag-encrypt ay ginagamit ng mga institusyong pampinansyal at pamahalaan sa buong mundo upang protektahan ang pinakamahalagang impormasyon. Kahit na ang isang salarin ay lumabag sa database ng imbakan o pisikal na nagnakaw ng isang server, makakakuha lamang sila ng isang naka-encrypt, hindi nababasang paghalu-halo nang walang natatanging susi.

Ang pagkontrol kung sino ang makaka-access sa data ng pagsubaybay ay kasing kritikal ng pagprotekta sa data mismo. Narito kung ano ang dapat na taglay ng iyong monitoring software.

Role-Based Access Control (RBAC)

The team leader needs access only to their team’s data, while the department manager should see the work of all employees in the department. RBAC allows you to grant access permissions to monitoring data based on job function. This principle of "least privilege" minimizes internal risk and contains potential exposure.

Multi-Factor Authentication (MFA)

Ang isang password lamang ay maaaring hindi sapat upang maprotektahan ang naturang sensitibong data. Ang MFA ay ang pangalawang layer ng pag-verify; karaniwan, ito ay isang solong gamit na SMS code o isang app sa pagpapatunay. Anuman ang pagiging simple nito, makabuluhang binabawasan nito ang panganib ng isang paglabag, kahit na nakompromiso ang password. Ang MFA ay dapat na isang hindi masisira na panuntunan para sa iyong platform sa pagsubaybay

Lumipat tayo mula sa teorya patungo sa pagsasanay. Saan ka dapat magsimula kung gusto mong ipatupad ang pagsubaybay ng empleyado sa iyong financial firm?

Panloob na pagtatasa ng panganib

Isipin kung ano ang iyong pinakamalaking kahinaan. Ito ba ay panganib ng insider trading? Ang hindi sinasadyang pagtagas ng data ng isang mahusay na ibig sabihin na empleyado? O pagnanakaw ng intelektwal na ari-arian? Tugunan ang mga totoong panganib na ito kasama ng mga legal na kinakailangan sa iyong mga kasanayan sa pagsubaybay sa hinaharap.

Isang malinaw na patakaran sa pagsubaybay

Tandaan ang kinakailangan sa paunawa ng Delaware? Gumawa ng malinaw, komprehensibong patakaran sa pagsubaybay na sumasaklaw sa kung ano ang sinusubaybayan, bakit, at paano. Iharap ito sa iyong koponan, i-frame ito bilang isang panukala upang protektahan ang kompanya, mga kliyente, at ang kanilang mga trabaho mula sa mga banta sa seguridad at mga maling hakbang sa regulasyon. Dapat lagdaan ng mga empleyado ang dokumento.

Isang checklist ng pagsunod at seguridad

Kapag nagsimula kang makipag-usap sa mga provider ng software, dumating na armado ng mga direktang tanong hindi lamang tungkol sa mga feature ng kanilang produkto, kundi pati na rin tungkol sa kanilang pangako sa mga pangangailangan sa regulasyon.

Halimbawa, maaari kang magtanong:

• Nag-aalok ka ba ng Role-Based Access Controls? Ano sila?
• Ilarawan ang iyong mga pamantayan sa pag-encrypt ng data para sa data pareho sa pagbibiyahe at sa pahinga.
• Maaari mo bang ibigay ang iyong mga sertipiko ng seguridad?

Ang isang kagalang-galang na vendor ay magkakaroon ng malinaw, tiwala na mga sagot sa mga tanong na ito.

Seguridad sa pagsubaybay

Kung paano makikita ng iyong mga empleyado ang pagsubaybay ay depende sa kung paano mo ito iposisyon sa loob ng iyong kumpanya. Ang layunin ay lumikha ng isang secure na kapaligiran kung saan magagawa ng mga empleyado ang kanilang pinakamahusay na trabaho at malaman na ang kanilang data, data ng kliyente, at mga asset ng kumpanya ay protektado. Ipakita ang software sa pagsubaybay bilang isang kinakailangang tool para sa pagsunod, katapatan, at seguridad sa isang industriyang may mataas na stake.

Sa pamamagitan ng pagsasagawa ng mga sinusukat, transparent na hakbang na ito, lampas ka sa simpleng pag-install ng software. Nagpapatupad ka ng isang madiskarteng asset - isa na bubuo ng isang mas nababanat, sumusunod, at mapagkakatiwalaang kumpanya.