CleverControl para sa Malayong Manggagawa: Ang Susi sa Transparent na Pamamahala ng Koponan

Nagbago ang paraan ng trabaho namin. Ang malayong trabaho, na minsan ay isang makatas na bonus na tinatamasa ng iilan, ay naging isang mahalagang bahagi ng kung paano gumagana ang mga kumpanya. Isaalang-alang ito: 3 sa 10 full-time na empleyado ngayon ay ganap na nagtatrabaho sa malayo, at higit sa kalahati ay may hybrid arrangement. Sa pagitan ng 2019 at 2021 lamang, ang bilang ng mga taong nagtatrabaho nang malayuan ay triple, na may mga pagtataya na nagmumungkahi na ang U.S. ay magkakaroon ng 36.2 milyong malalayong manggagawa pagsapit ng 2025 — isang nakakagulat na 417% na pagtaas mula sa mga antas ng pre-pandemic. Para sa mga modernong tao, ang mga flexible work arrangement ay naging napakahalaga na 23% ng mga empleyado ay nakikita ito bilang dahilan upang manatili o huminto sa kanilang kasalukuyang trabaho. At isasaalang-alang pa ng 76% na huminto kung inaalis ng kanilang amo ang pagkakataong magtrabaho nang malayuan. Kaya, ang malayuang kakayahang umangkop ay hindi na isang bonus o isang eksperimento - ito ay isang katotohanan, at ang mga negosyo ay dapat umangkop dito kung gusto nilang panatilihin ang kanilang mga tauhan.

Ngunit dito ito nagiging mahirap. Paano mo masusuri ang pagiging produktibo kapag ang empleyado ay maaaring nasa ibang lungsod, bansa, o kahit kontinente? Paano mo pinapanagot ang koponan? Paano mo matitiyak ang seguridad ng kumpidensyal na data kapag gumagamit ang mga empleyado ng dose-dosenang network at personal na device para sa trabaho? Paano hindi gawing micromanagement ang kontrol?

Ang CleverControl, isang makapangyarihan at sumasaklaw sa lahat ng solusyon sa pagsubaybay ng empleyado, ay idinisenyo bilang tugon sa mga ito at sa maraming iba pang hamon. Sa artikulong ito, tuklasin namin kung paano matutulungan ka ng CleverControl na subaybayan ang pagiging produktibo, mapanatili ang pananagutan, at pagbutihin ang seguridad ng data habang iginagalang ang mga personal na hangganan ng mga empleyado.

Ang pagsubaybay ay madalas na nauugnay sa pag-espiya at pagsukat kung gaano karaming minuto ang ginugugol ng isang empleyado sa isang coffee break. At sa maling kamay, maaaring totoo ito. Gayunpaman, ang wastong ipinatupad na pagsubaybay sa empleyado ay lumalampas lamang sa pag-espiya. Ito ay nagiging isang paraan upang mag-check in sa mga proseso ng trabaho, mapansin ang mga hadlang sa kalsada at mga potensyal na panganib, tumuklas ng mga produktibong pattern, at alisin ang mga hindi produktibo kapag ang mga kaswal na pakikipag-ugnayan sa opisina at pag-check-in ay nawala sa isang remote na setup.

Ang mga tool sa pagsubaybay tulad ng CleverControl ay idinisenyo upang tulay ang agwat sa pagitan ng mga tagapamahala at mga distributed na koponan. Gayunpaman, magiging matatag lamang ang tulay kung ito ay itatayo sa pundasyon ng transparency at malinaw na mga inaasahan. Maaaring maabot ng mga organisasyon ang pagkakaunawaan sa isa't isa sa pinagtatalunang paksa ng pagsubaybay kung sila ay bukas at malinaw tungkol sa patuloy na pagsubaybay, mga layunin nito, at kung anong mga resulta ang inaasahan nila mula sa kanilang mga empleyado.

Nagbibigay ang CleverControl ng isang komprehensibong hanay ng mga feature na, kapag ginamit nang maingat, ay nagbibigay-daan sa mga kumpanya na talunin ang mga hamon na kinakaharap nila sa pamamahala ng mga nagkalat na koponan.

Sa kaibuturan nito, ang CleverControl ay nag-iilaw kung paano ginugugol ang oras. Tunay bang nakatuon ang iyong koponan sa kanilang mga gawain?

Una, sinusubaybayan ng software ang paggamit ng application at website, na nagbibigay ng butil-butil na pagtingin sa aktibidad ng isang empleyado. Nakakatulong ang mga ulat na matukoy kung alin ang produktibo at alin ang maaaring maging mga potensyal na abala, at kung gaano katagal ang ginugugol sa bawat kategorya.

Halimbawa, maaari mong hindi inaasahang mapansin ang pagbaba sa focus sa ilang partikular na bahagi ng araw o tuklasin ang hindi gaanong ginagamit na mga mapagkukunan. Ang mga insight mula sa mga ulat ng aktibidad ay nagpapahusay sa mga pagsusuri sa pagiging produktibo, nakakatulong na gawing mas partikular at naaaksyunan ang feedback, ihayag ang mga pangangailangan sa pagsasanay, at humantong pa sa mga muling pagsasaayos sa workload.

Ang susunod na mahahalagang feature ay mga screenshot at live streaming ng screen ng empleyado. Ang isang larawan ay talagang maraming masasabi. Ang mga screenshot ay nag-aalok ng visual na konteksto sa mga log ng aktibidad, habang ang live na pagtingin sa screen ay nagbibigay-daan sa mabilis na pag-check-in sa patuloy na trabaho nang hindi nakakagambala sa empleyado.

Ang mga screenshot at streaming ng screen ay hindi naglalayong mahuli ang mga taong gumagawa ng mga bagay na hindi nauugnay sa trabaho. Ang mga ito ay higit pa tungkol sa pag-unawa sa kung paano gumagana, pagtulong sa pag-troubleshoot ng mga isyu, o pagkumpirma na ang mga milestone ay naabot na. Siyempre, mahalagang gamitin ang mga feature na ito nang responsable: dapat lang kunin ang mga screenshot sa oras ng trabaho para protektahan ang privacy.

Sa wakas, mayroong pagsubaybay sa aktibidad. Kinukuha ng CleverControl ang mga panahon ng aktibidad at kawalan ng aktibidad at ipinapakita ang mga ito bilang isang log o maginhawang diagram. Nagbibigay-daan ang data na ito para sa pagtukoy ng mga oras ng pinakamataas na produktibidad at pagpaplano ng trabaho nang naaayon.

Ang produktibo at nakabubuo na komunikasyon ay mahalaga para sa pagtutulungan ng magkakasama, ngunit sa malayong mga kaayusan, ito ay sampung beses na mas mahalaga. At huwag nating kalimutan ang tungkol sa komunikasyon sa mga kliyente. Ang mga empleyado na direktang nagtatrabaho sa mga kliyente ay ang mukha ng kumpanya. Kung paano tinutugunan ng mga empleyado ang kanilang mga kahilingan, kung gaano sila kagalang-galang, at kung gaano sila kahusay sumunod sa mga pamantayan ng komunikasyon ay kung paano nakikita ng mga kliyente ang kumpanya. Ito ang pundasyon ng kanilang pagtitiwala dito.

Nakakatulong ang mga feature ng pagsubaybay ng CleverControl na matiyak na mananatiling produktibo ang komunikasyon at matatanggap ng mga kliyente ang pinakamahusay na serbisyo.

Nakakatulong ang pagsubaybay sa chat at email na matiyak na mananatiling propesyonal ang lahat ng digital na pakikipag-ugnayan. Makakatulong din itong mahuli ang mga problema sa komunikasyon sa loob ng team o magtala ng mga potensyal na banta sa seguridad tulad ng mga kahina-hinalang file o hindi awtorisadong pagbabahagi ng data ng kumpanya.

Tumutulong ang add-on sa Pagre-record ng Tawag na mapanatili ang propesyonalismo at pagiging produktibo sa mga tawag na ginawa sa pamamagitan ng mga sikat na app gaya ng WhatsApp, Zoom, Discord, at marami pang iba.

Maaaring maging mahirap ang pagsubaybay sa oras sa mga malalayong pag-setup, ngunit mahalaga ito para sa pagiging patas, pananagutan, tumpak na pagsingil ng kliyente, at tumpak na payroll. Tinitiyak nito na ang oras ng lahat ay naitala nang maayos, nakakatulong na ibunyag ang mga pagliban, o ang mga nagsisimula ng kanilang trabaho nang huli o natapos nang maaga. Bukod dito, maaari kang makakita ng mga empleyadong sobra sa trabaho at nasa panganib na ma-burnout.

Lumilikha ang pagsubaybay sa oras ng isang patas na sistema kung saan ang bawat oras ay binibilang at nakikilala.

Ang CleverControl ay hindi lamang para sa mga tagapamahala - makakatulong din ito sa mga empleyado na kontrolin ang kanilang pagiging produktibo.

Ang isang natatanging tampok ng CleverControl ay Self-monitoring: isang personalized na dashboard na available sa bawat empleyado. Nagbibigay-daan ito sa kanila na makita nang eksakto kung anong data ang kinokolekta at kung paano sila gumaganap. Maaaring matutunan ng mga empleyado ang tungkol sa kanilang mga pattern sa trabaho, matuklasan ang kanilang mga pinaka-produktibong oras, at makita kung saan sila mapapabuti. Ginagawa nitong isang personal na tool sa paglago ang pagsubaybay sa halip na isang kinakailangan lamang sa pamamahala.

Ang tunay na kapangyarihan ng CleverControl ay nakasalalay sa kung paano ito ipinakilala at ginagamit.

Ang puntong ito ay hindi maaaring bigyang-diin nang sapat - ang katapatan ay napupunta sa isang mahabang paraan.

1. Pagtalakay bago ang pagpapatupad: Tiyaking alam ng lahat ang tungkol sa software bago ito i-on. Walang may gusto ng mga sorpresa pagdating sa pagsubaybay.
2. Ipaliwanag ang "Bakit:" Maging upfront tungkol sa kung bakit mo ginagamit ang pagsubaybay. Ito ba ay upang mas maunawaan ang pagiging produktibo? Upang ipamahagi ang trabaho nang patas? Upang panatilihing ligtas ang mga bagay? Bigyang-diin ang mga layuning ito, at ipaliwanag na ang pagsubaybay ay hindi parusa.
3. Malinaw na tukuyin ang mga patakaran: Ipaliwanag nang eksakto kung ano ang susubaybayan, kailan, at kung paano gagamitin ang data. Sino ang may access? Hanggang kailan ito itatago? Ang pagiging malabo dito ay maaaring makasira ng tiwala nang mabilis.

Dapat gabayan ng data ang mga desisyon, hindi ang pamumuna.

1. Maghanap ng mga trend: Gamitin ang data para maghanap ng mga pattern sa buong team. Mayroon bang mga paulit-ulit na pagkakataon kapag bumababa ang pagiging produktibo? Ang ilang mga tool ba ay tila nagpapalakas ng pagganap? Ang mga natuklasang trend ay maaaring makatulong na mapabuti kung paano ginagawa ang trabaho, magbigay ng naka-target na suporta, o muling pag-isipan kung paano nakaayos ang mga proyekto.
2. Mag-alok ng suporta at pagtuturo: Ang pagsubaybay sa data ay isang magandang panimulang punto para sa isang suportadong pag-uusap sa mga nahihirapang empleyado.

Ang privacy ay pinakamahalaga, lalo na kung ang mga empleyado ay gumagamit ng mga personal na device.

1. Pagsubaybay sa oras ng trabaho lamang: CleverControl ay may nakikitang start/stop button kapag naka-install sa normal (non-hidden) mode. Sa pamamagitan nito, makokontrol ng mga empleyado kung kailan magsisimula at matatapos ang pagsubaybay, ito man ay simula ng araw ng trabaho o sa mga pahinga. Malaki ang pagkakaiba ng maliit na feature na ito sa pagpapanatili ng tiwala at paghihiwalay ng trabaho sa personal na buhay.
2. Personal vs. oras ng trabaho: Magtakda ng malinaw na mga inaasahan tungkol sa personal na paggamit ng mga device na pag-aari ng kumpanya. Kung pinapayagan ito, tiyaking hindi subaybayan ang kanilang mga pribadong aktibidad. Ang diskarte na ito ay nagpapatibay sa hangganan sa pagitan ng trabaho at tahanan.

Hayaan ang data na suportahan ang pag-uusap, hindi dominahin ito.

1. Feedback loop: Gamitin ang data bilang panimula ng pag-uusap sa panahon ng mga pagsusuri. I-frame ito bilang isang paraan upang matulungan ang mga empleyado na maunawaan ang kanilang sariling mga gawi sa trabaho at makahanap ng mga lugar na lalago.
2. Hikayatin ang input ng empleyado: Hayaang suriin din ng mga empleyado ang kanilang sariling data. Hilingin sa kanila na ipaliwanag ang anumang hindi pangkaraniwang mga pattern o ibahagi ang kanilang mga iniisip. Ang pagtutulungang diskarte na ito ay bumubuo ng pagmamay-ari at pananagutan.

Ang mga kasanayan sa pagsubaybay na pinili mong gamitin ay maaaring ilegal sa iyong lugar. Kaya, bago simulan ang pagsubaybay, pag-aralan ang mga batas sa pagkapribado at paggawa sa iyong bansa at estado, at tiyaking sumusunod ang iyong mga napiling kasanayan. Mas mabuti pa, maaari kang kumunsulta sa isang legal na eksperto at ipasuri sa kanila ang iyong mga pamamaraan.

Ngunit ang mga legal na kinakailangan ay hindi lahat. Mahalaga rin ang etika. Magtakda ng mga panloob na pamantayan para sa responsableng paggamit ng data at tiyaking lahat ng iyong ginagawa ay nirerespeto ang mga indibidwal na karapatan at nagpapanatili ng dignidad.

Kapag ginawa nang tama, ang CleverControl ay nagdudulot ng maraming benepisyo.

Una, makakakuha ka ng mas malinaw na pagtingin sa kung paano nagagawa ang trabaho, at maaaring gumawa ng mga hakbang upang mapabuti ang proseso. Bukod pa rito, nakakatulong ang data na nakolekta ng CleverControl na maglaan ng mga mapagkukunan nang mas mahusay. Nakakatulong ito na maglaan ng mga workload nang mas epektibo at matiyak na walang nakakaramdam ng pagod o walang gagawin.

Bagama't hindi ganap na tool sa pag-iwas sa pagtagas ng data, nakakatulong pa rin ang CleverControl sa mas mahusay na seguridad ng sensitibong data.

Susunod, ang mga tampok sa self-monitoring ng CleverControl at kontrol sa kung kailan nangyari ang pagsubaybay ay nagbibigay-daan sa mga kumpanya na igalang ang privacy ng empleyado, lalo na sa mga personal na device.

At higit sa lahat, ang ganitong uri ng bukas, tapat na diskarte ay nakakatulong na bumuo ng isang malakas na kultura ng pagtitiwala, kung saan malinaw ang mga inaasahan, nakikita ang mga kontribusyon, at priyoridad ang pagiging patas.

Ang CleverControl ay isang mahusay na tool para sa epektibong pamamahala sa mga ipinamahagi na koponan. Naghahatid ito ng mga insight na kailangan para maayos ang mga operasyon, mapanatili ang pananagutan, at protektahan ang mga mapagkukunan ng kumpanya. Gamit ang built-in na mga feature ng transparency tulad ng self-monitoring at mga setting na kinokontrol ng user, ito ay lumalampas sa simpleng pangangasiwa at nagiging tool para sa paggalang sa isa't isa at pagtaas ng kahusayan. Gayunpaman, habang ang teknolohiya ay nagbibigay ng data, ang matagumpay na malayong pamumuno ay nakasalalay sa mabuting komunikasyon, malakas na pamumuno, at isang tunay na pangako sa pagbuo ng tiwala.