Mga Batas sa Pagkapribado ng Illinois at Software sa Pagsubaybay ng Empleyado: Ang Dapat Malaman ng Mga Employer

Ang trend para sa pagsubaybay ng empleyado ay lumalaki kasama ng trend para sa remote at hybrid na trabaho. Sa katunayan, ang mga tool na ito ay kapaki-pakinabang sa mga negosyo sa maraming paraan: nakakatulong ang mga ito na subaybayan ang pagiging produktibo nang may layunin, bawasan ang mga panganib sa seguridad, subaybayan ang oras ng trabaho, at marami pa. Gayunpaman, ang pagpapatupad ng software sa pagsubaybay ay nangangailangan ng maingat na paghahanda. Isa sa mga pangunahing pagsasaalang-alang dito ay ang privacy ng empleyado at pagsunod sa mga naaangkop na regulasyon. Ang mga regulasyong ito ay hindi pangkalahatan: ang mga ito ay nag-iiba hindi lamang sa bawat bansa kundi pati na rin sa bawat estado sa loob ng isang bansa. Ngayon, tutuklasin natin ang mga regulasyong dapat tandaan ng mga employer sa Illinois at kung paano hindi lalabagin ang mga karapatan ng empleyado sa pamamagitan ng pagsubaybay.

Disclaimer: Ang artikulong ito ay nagbibigay lamang ng pangkalahatang impormasyon at hindi maaaring gamitin bilang legal na pagtuturo.

Tulad ng ibang mga estado sa US, ang Illinois ay sumusunod sa mga pederal na batas at may sarili nitong mga regulasyon tungkol sa privacy. Bagama't pangkalahatan sila sa halip na partikular sa pagsubaybay sa empleyado, dapat pa rin silang bigyang-kahulugan ng mga negosyo para sa kanilang mga kasanayan sa pagsubaybay at sumunod.

Sa antas ng pederal, mayroong Electronic Communications Privacy Act (ECPA). Pinoprotektahan nito ang privacy ng wire, oral, at electronic na komunikasyon habang ginagawa ang mga ito, nasa transit, at kapag iniimbak. Kapag binibigyang-kahulugan natin ito para sa pagsubaybay ng empleyado, masasabi nating ipinagbabawal ang mga tagapag-empleyo sa sadyang pagharang o pagsubaybay sa mga komunikasyon ng mga empleyado nang walang pahintulot.

Mayroong dalawang pangunahing pagbubukod dito:

1. Maaaring subaybayan ng mga kumpanya ang kanilang mga empleyado sa ordinaryong kurso ng negosyo at para sa mga lehitimong dahilan ng negosyo, tulad ng kontrol sa pagiging produktibo o proteksyon ng mahahalagang asset.
2. Maaaring subaybayan ng mga employer ang mga komunikasyon kung ibibigay ng mga empleyado ang kanilang pahintulot. Madalas itong ginagawa sa pamamagitan ng mga espesyal na patakaran o mga handbook ng empleyado.

Sa ilalim ng ECPA, masusubaybayan din ng mga tagapag-empleyo ang mga komunikasyon sa mga device at network na pag-aari ng kumpanya, kung saan ang mga empleyado sa pangkalahatan ay may pinababang inaasahan ng privacy.

Ngunit maaari bang asahan ng mga empleyado ang privacy sa lugar ng trabaho? Oo. Hindi ibinubuhos ng empleyado ang lahat ng karapatan sa pagkapribado sa pagpasok sa opisina o pag-log in sa network ng kumpanya. Halimbawa, protektado pa rin ang privacy ng mga empleyado sa ilang partikular na lugar, tulad ng mga banyo at locker room, dahil ang mga empleyado ay nagpapanatili ng makatwirang inaasahan ng privacy doon.

Bilang karagdagan sa ECPA, ipinakilala ng Illinois ang sarili nitong mga regulasyong nauugnay sa privacy na dapat sundin ng mga employer: ang Right to Privacy in the Workplace Act (IRRPA), ang Illinois Eavesdropping Act (Wiretap Act), at ang Biometric Information Privacy Act (BIPA).

Ang Karapatan sa Pagkapribado sa Batas sa Lugar ng Trabaho at ang mga pag-amyenda nito ay ang mga pangunahing legal na balangkas na kumokontrol kung paano masusubaybayan ng mga employer ang mga empleyado. Narito ang mga pangunahing punto ng regulasyong ito:

1. Dapat ipaalam ng mga employer sa mga empleyado sa pamamagitan ng pagsulat tungkol sa anumang anyo ng electronic monitoring. Ang paunawa ay dapat ibigay sa pag-hire o bago magsimula ang pagsubaybay.
2. Ang mga kumpanya ay maaaring subaybayan ang mga empleyado nang walang abiso lamang kapag naniniwala silang ang empleyado ay nakikibahagi sa labag sa batas na aktibidad, at ang pagsubaybay ay maaaring magbunga ng katibayan ng naturang aktibidad.
3. Hindi maaaring hilingin ng mga employer ang mga empleyado o kandidato na magbigay ng mga username, password, o iba pang impormasyon ng account para sa mga personal na online na account.
4. Hindi maaaring gawin ng mga employer ang mga empleyado na tanggapin ang mga kaibigan o sundin ang mga kahilingan o humingi ng access sa pribadong nilalaman ng social media. Gayunpaman, maaari nilang tingnan ang mga pampublikong post o kumuha ng impormasyong available na sa publiko.
5. Pinoprotektahan ng IRPWA ang mga empleyado mula sa diskriminasyon sa pamumuhay. May karapatan silang gumawa ng mga legal na aktibidad sa labas ng trabaho, halimbawa, gumamit ng alak o tabako, at hindi maaaring tumanggi ang mga empleyado na upahan, wakasan, o disiplinahin sila para sa mga naturang aktibidad.

Ayon sa Illinois Eavesdropping Act, labag sa batas ang pag-record ng mga pribadong pag-uusap nang walang pahintulot ng lahat ng partido. Ang palihim na pagre-record sa kanila sa lugar ng trabaho ay maaaring maging isang krimen.

Ang BIPA ay isa sa pinakamahigpit na batas sa privacy sa U.S. Sa ilalim nito, dapat kumuha ang mga employer ng nakasulat na pahintulot ng mga empleyado bago kolektahin o gamitin ang kanilang biometric data, halimbawa, mga facial scan o fingerprint. Ang data na ito ay hindi maaaring ibenta o ibunyag. Ang mga tagapag-empleyo ay dapat magkaroon ng isang patakaran sa pagpapanatili at pagkasira ng biometric data na dapat ay magagamit sa publiko.

Sa kabuuan, ang umuulit na tema ng batas sa Illinois ay tahasang pagsang-ayon at paunawa.

Ang paghahanap ng balanse sa pagitan ng mga pangangailangan sa negosyo at mga karapatan ng empleyado ay maaaring mukhang mahirap ngunit talagang posible kung susundin mo ang mga prinsipyo ng etika at legal na pagsunod.

Ang unang hakbang ay ang paglikha ng isang patakaran sa pagsubaybay. Dapat ilarawan ng patakarang ito ang mga paraan ng pagsubaybay na ginagamit mo, ang saklaw ng nakolektang data, ang panahon ng pagpapanatili nito, at kung sino ang may access sa data. Ngunit hindi lang iyon. Dahil maraming mga regulasyon ang nagpoprotekta sa mga pribadong aktibidad at pag-uusap, ito ay nagkakahalaga ng pagbabalangkas kung aling mga aktibidad sa lugar ng trabaho ang itinuturing na pribado. Ang parehong naaangkop sa social media, dahil maaaring hindi palaging malinaw kapag ang empleyado ay gumagamit ng isang account bilang isang indibidwal o bilang isang kinatawan ng kumpanya.

Dapat basahin at tanggapin ng bawat empleyado ang patakarang ito sa pagkuha o bago magsimula ang pagsubaybay. Bukod pa rito, ang patakarang ito ay dapat na madaling magagamit sa mga kawani anumang oras.

Bago mo simulan ang pagsubaybay sa anumang aktibidad, dapat kang kumuha ng nakasulat na pahintulot mula sa mga empleyado. Magagawa mo ito sa papel o elektroniko.

Bukod pa rito, maaari kang mag-post ng mga kapansin-pansing paunawa tungkol sa pagsubaybay sa paligid ng opisina.

Huwag magmonitor sa mga lugar kung saan ang mga empleyado ay may makatwirang pag-asa sa privacy o sa kanilang mga personal na device at account.

Subaybayan lamang ang mga aktibidad na direktang nauugnay sa mga layunin ng negosyo. Halimbawa, kung sinusubukan mong alisin ang pagka-late at subaybayan ang mga oras ng trabaho nang mas tumpak, ang pagsubaybay sa history ng browser (dahil lang sa kaya mo) ay maaaring labis.

Iwasan ang hindi kailangan o labis na mapanghimasok na pagsubaybay, at regular na suriin ang mga kasanayan sa pagsubaybay upang matiyak na kinakailangan at katimbang pa rin ang mga ito.

Tiyakin na ang data na iyong kinokolekta ay ligtas na nakaimbak at maa-access lamang ng mga awtorisadong tauhan. Bumuo ng malinaw na mga patakaran sa pagpapanatili at pagsira ng data. Para sa pananagutan, mainam na gumamit ng mga audit trail at idokumento ang lahat ng aktibidad sa pagsubaybay.

Tinutulungan ng pagsasanay na matiyak na nauunawaan ng mga empleyado ang kanilang mga karapatan sa privacy, ang mga hangganan ng legal na pagsubaybay, mga patakarang kumikilos sa kumpanya, at katanggap-tanggap na pag-uugali sa lugar ng trabaho.

Magtatag ng mga panloob na system para subaybayan ang pagsunod at tumugon kaagad sa mga paglabag o alalahanin. Regular na suriin ang iyong mga patakaran sa pagsubaybay at magsagawa ng mga pagtatasa ng epekto sa privacy, lalo na kapag nagbabago ang mga naaangkop na regulasyon sa privacy.

Ang mga batas ay patuloy na nagbabago, kaya ugaliing regular na kumunsulta sa mga abogado ng batas sa pagtatrabaho tungkol sa mga pagbabago. Sa ganitong paraan palagi kang magiging updated at siguradong sumusunod ang iyong mga kasanayan sa pagsubaybay.

Ang paghahanap ng balanse sa pagitan ng mga interes sa negosyo at pagtataguyod ng mga karapatan sa privacy ng empleyado ay maaaring mukhang nakakatakot, ngunit ang paghahanap nito ay ganap na makakamit. Ang aktibong pagsunod, na binibigyang-diin ng transparency, ay hindi lamang isang legal na checkbox; ito ang pundasyon para sa pag-iwas sa mga potensyal na legal na hamon, pagpapaunlad ng kultura ng pagtitiwala, at sa huli, pagbuo ng isang mas ligtas at produktibong kapaligiran sa trabaho.