5 Mga Senyales na Kailangan ng Iyong Kumpanya ng Employee Monitoring Software

Ang bumababang mga tagapagpahiwatig ng pagganap ay ang una at ang pinaka-natural na dahilan ng pag-aalala kapag ang mga ito ay higit pa sa isang paminsan-minsan o pana-panahong pagbaba. Kung makakita ka ng pare-parehong pagbaba sa pangkalahatang pagganap at pagiging produktibo ng iyong kumpanya, oras na para pag-aralan ang mga sumusunod na salik.

Tingnan ang eksaktong mga numero. Ang iyong mga karaniwang benchmark ay biglang mas mahirap abutin? Ang mga benta ba ay patuloy na kulang sa mga projection? Bumababa ba ang bilang ng mga yunit na ginawa kada araw? Kapag ang mga pangunahing tagapagpahiwatig ng produktibidad ay patuloy na bumabagsak, at hindi ito maipaliwanag ng mga panlabas na puwersa ng merkado, ito ay isang nakababahala na senyales na may mali.

Ang mga napalampas na mga deadline ay naging isang pamantayan sa halip na isang pagbubukod? Ang mga proyektong patuloy na tumatakbo sa likod ng iskedyul ay isang seryosong isyu. Ang mga napalampas na deadline ay gumugulo sa mga pang-araw-araw na proseso sa trabaho, nagdudulot ng mga overflow ng badyet, binigo ang mga kliyente, binabawasan ang kita, at sinisira ang iyong reputasyon. Nangangahulugan ang madalas na pagkaantala na may mga inefficiencies sa isang lugar sa iyong mga proseso, isang potensyal na kawalan ng pananagutan, o mga problema ng mga empleyado sa pamamahala ng oras. Ang pag-unawa kung bakit ito nangyayari ay ang unang hakbang patungo sa pagpapabuti.

Ang mga empleyado ay maaaring maghatid ng trabaho sa oras ngunit ito ay kalahati lamang ng deal. Ito ay hindi lamang tungkol sa kung gaano karami ang ginagawa, ngunit kung gaano kahusay. Napansin mo ba ang pinakamataas na reklamo mula sa mga kliyente? Gumugugol ba ang iyong koponan ng mas maraming oras sa muling paggawa at pag-aayos ng mga error? Mas madalas bang nabigo ang mga pagsusuri sa kalidad ng kasiguruhan? Ito ay maaaring mangahulugan na ang koponan ay nawawalan ng focus o kulang ang mahahalagang kasanayan upang gumanap nang mas mahusay. Makakatulong sa iyo ang software sa pagsubaybay ng empleyado na ibunyag ang problema sa likod ng pagbaba ng kalidad ng trabaho.

Nahihirapan ka bang tukuyin kung sino ang may pananagutan sa isang napalampas na gawain, isang error, o isang pagkaantala sa proyekto? Ang mga kahirapan sa pagtukoy ng responsibilidad ay maaaring magmumula sa hindi malinaw na mga daloy ng trabaho, hindi maayos na tinukoy na mga tungkulin, o kawalan ng pananagutan para sa mga indibidwal na kontribusyon.

Ang pagsubaybay ng empleyado ay nangangalap ng malawak na data sa aktibidad sa trabaho ng empleyado: aktibo at walang ginagawa, mga app at website na pinakaginagamit, mga pattern ng aktibidad, at mga potensyal na abala, gaya ng social media. Sa pagsusuri sa data na ito, maaari mong ihayag kung bakit bumababa ang performance ng empleyado at kung paano ito pagbutihin.

Ang pagtaas ng mga insidente sa seguridad, tulad ng madalas na impeksyon sa malware, matagumpay na pag-atake sa phishing, paglabag sa data, o hindi awtorisadong pag-access sa sensitibong impormasyon ng kumpanya ay mga dahilan para magsimulang kumilos. Ang ibig nilang sabihin ay isang kahinaan sa iyong mga panseguridad na panlaban, at kadalasan, ang kahinaan ay nakasalalay sa hindi sinasadya o kahit na sinasadyang mga aksyon ng empleyado. Ayon sa mga kamakailang ulat, kasing dami ng 82% ng mga paglabag sa seguridad ang sanhi ng pagkakamali ng tao. Makakatulong ang pagsubaybay ng empleyado na mabawasan ang mga panganib na ito at matukoy ang mga insidente nang maaga.

Ang susunod na dahilan para isaalang-alang ang pagsubaybay ng empleyado ay ang mga regulasyon tulad ng GDPR, HIPAA, PCI DSS, o mga pamantayan sa pagsunod na partikular sa industriya. Ang pagkabigong matugunan ang mga ito ay maaaring magresulta sa malalaking multa at pinsala sa reputasyon. Ang pagsunod ay kadalasang nakadepende sa pagsunod ng empleyado sa mga partikular na pamamaraan at protocol, lalo na tungkol sa pangangasiwa ng data at seguridad. Ang kawalan ng kakayahang makita sa pang-araw-araw na operasyon ng mga empleyado ay makabuluhang nagpapataas ng mga panganib ng mga insidente dahil sa kapabayaan at maling pag-uugali.

Panghuli, kung ang mapagkumpitensyang kalamangan ng iyong kumpanya ay nakasalalay sa pagmamay-ari na impormasyon, intelektwal na ari-arian, o mga lihim ng kalakalan, ang pagprotekta sa mga asset na ito ay mahalaga. Maaaring i-leak ito ng mga empleyadong may privileged access sa sensitibong data nang hindi sinasadya at sinasadya.

Nagbibigay-daan sa iyo ang software sa pagsubaybay ng empleyado na makita ang aktibidad ng mga empleyado, salamat kung saan masisiguro mo ang kanilang pagsunod sa mga patakaran sa seguridad at mga nauugnay na regulasyon.

Ang software na may functionality na Data Loss Prevention (DLP) ay maaaring makakita ng hindi ligtas o hindi naaangkop na gawi ng empleyado at alertuhan ang manager o isang security specialist. Bukod pa rito, ang data na nakolekta ng mga programa sa pagsubaybay ay maaaring maging ebidensya sa mga panloob na pagsisiyasat kung may nangyaring insidente.

Ang isang ligtas, komportable, palakaibigan, at magalang na kapaligiran sa trabaho ay mahalaga para sa pagiging produktibo ng empleyado. Ang mga paglabag sa pag-uugali sa opisina ay lumilikha ng masamang kapaligiran, bumababa sa moral at pakikipag-ugnayan ng empleyado, at nag-aambag sa mas mataas na turnover. Sa pinakamasamang sitwasyon, ang ganitong pag-uugali ay maaaring maglantad sa kumpanya sa malalaking legal na pananagutan at pinsala sa reputasyon. Napapansin mo ba ang mga sumusunod na nakababahalang palatandaan? Ang isang responsableng pagsisiyasat na kinasasangkutan ng pagsubaybay ng empleyado ay maaaring ang iyong solusyon.

Ang unang alarm bell ay mga ulat ng panliligalig at diskriminasyon, pormal o impormal. Ang pagwawalang-bahala sa mga naturang reklamo ay hindi lamang makakasama sa isang biktima ng gayong pag-uugali ngunit hahantong din sa isang nakakalason na kapaligiran sa opisina.

Ang isa pang nakababahalang palatandaan na dapat abangan ay ang mga paglabag sa code of conduct o ethics ng kumpanya. Maaaring kabilang sa mga ito ang labis na personal na paggamit ng oras ng kumpanya para sa mga aktibidad na hindi nagtatrabaho, maling paggamit ng mga mapagkukunan ng kumpanya para sa personal na pakinabang, hindi naaangkop na pag-uugali sa online gamit ang mga network o device ng kumpanya, o mga paglabag sa mga kasunduan sa pagiging kumpidensyal.

Sa wakas, ang mga empleyado ay maaaring gumamit ng mga mapagkukunan ng kumpanya upang siraan o libelin ang isang tao o isang bagay online, i-access ang mga pirated na mapagkukunan kaya lumalabag sa copyright, o gumawa ng iba pang bagay na maaaring humantong sa pagkawala ng pananalapi at mga legal na kahihinatnan. Kung hahayaan mong walang check ang mga naturang aksyon, maaari silang humantong sa mga mamahaling kaso, mga parusa sa regulasyon, at malaking pinsala sa reputasyon.

Sa mga kaso ng panliligalig, diskriminasyon, o pambu-bully, ang pagsubaybay sa mga komunikasyon ng empleyado - na may wastong legal na tagapayo at abiso ng empleyado - ay maaaring magbigay ng kinakailangang ebidensya para sa mga panloob na pagsisiyasat.

Ang software sa pagsubaybay ay maaaring lumikha ng mga detalyadong log ng aktibidad ng empleyado, kabilang ang paggamit ng application at pag-access sa file. Ang mga log na ito ay maaaring magbigay ng isang nabe-verify na trail upang maunawaan ang mga aksyon ng empleyado at matukoy kung ang mga patakaran ng kumpanya ay nilabag.

Kung madalas mong nahuhuli ang iyong sarili na nagtataka kung paano aktwal na dumadaloy ang trabaho at kung bakit nangyayari ang mga bottleneck nang wala saan, maaaring kailangan mo ng software sa pagsubaybay. Tanungin ang iyong sarili:

1. Umaasa ba ako sa hula sa halip na konkretong data upang maunawaan ang aming daloy ng pagpapatakbo?
2. Ang mga partikular na proseso ba ay patuloy na mabagal, hindi epektibo, at sinasalot ng mga pagkaantala?
3. Ang ilang mga gawain ba ay paulit-ulit na nagiging mga chokepoint sa aming mga daloy ng trabaho, na nagpapabagal sa buong proyekto o output ng departamento?
4. Kailangan ko ba ng layunin ng data upang maunawaan ang aming kasalukuyang mga daloy ng trabaho bago ipatupad ang mga pagbabago sa proseso? Paano ko susukatin ang epekto ng mga pagbabagong iyon?

Kapag ang mga tagapamahala ay walang malinaw na kakayahang makita sa mga proseso ng trabaho, hindi nila mahusay na maplano ang iskedyul at badyet ng proyekto, i-optimize ang mga daloy ng trabaho, at mahulaan ang mga potensyal na hiccups.

Ang software sa pagsubaybay ng empleyado ay gumagawa ng mga detalyadong ulat sa paggamit ng app ng empleyado, pag-unlad ng gawain, at oras na ginugol sa bawat pagtatalaga. Ang mga ulat na ito ay layunin, nasusukat na data sa kasalukuyang mga daloy ng trabaho. Sa pamamagitan ng pagsusuri sa mga ito, nakikita ng mga tagapamahala kung paano ginagawa ang trabaho sa pagsasanay at tinatasa ang pagiging produktibo ng indibidwal at pangkat. Maaari silang magbunyag ng mga lugar para sa pagpapabuti at pag-automate, alisin ang mga paulit-ulit na hakbang, at muling i-engineer ang mga daloy ng trabaho upang gawing mas mahusay at mabilis ang mga ito.

Kapag naipatupad na ang mga pagpapahusay, magagamit ang data ng pagsubaybay upang sukatin ang aktwal na epekto ng mga pagbabagong ito sa kahusayan ng daloy ng trabaho. Ang data-driven na loop na ito ay maaaring maging pundasyon para sa patuloy na pagpapabuti at pagpipino.

Ang tagumpay ng kumpanya ay pinalakas ng nakatuon at motivated na mga empleyado. Ngunit ano ang mangyayari kung ang spark ay nawala? Maaari mong obserbahan ang tungkol sa mga uso tulad ng pagbaba ng pakikipag-ugnayan, pagliban, at pagtaas ng mga rate ng turnover. Narito ang iba pang nakababahalang sintomas:

1. isang kapansin-pansing pagbaba ng sigasig
2. nabawasan ang pagiging maagap
3. ang mga empleyado ay tila hindi gaanong namuhunan sa kanilang trabaho at sa tagumpay ng kumpanya
4. mas kaunting pakikilahok sa mga aktibidad at pagpupulong ng pangkat
5. pangkalahatang pakiramdam ng kawalang-interes o negatibiti.

Ang mga palatandaang ito ay maaaring magpahiwatig ng mas malalim, pinagbabatayan na mga problema sa loob ng iyong organisasyon. Dapat mong siyasatin ang kalusugan ng iyong kultura sa lugar ng trabaho at kagalingan ng empleyado, at ang maingat na pagsubaybay sa empleyado ay maaaring maging isang kapaki-pakinabang na tool sa iyong pananaliksik.

Ang software sa pagsubaybay na may awtomatikong pagsubaybay sa pagdalo ay maaaring magbunyag ng mga nabanggit na nakababahalang palatandaan, kadalasang mas maaga kaysa sa magagawa ng isang tagapamahala, at mag-udyok para sa paghuhukay ng mas malalim. Bukod pa rito, makakatulong ito sa pagsukat ng pagiging epektibo ng mga pagsisikap na ginagawa mo upang mapabuti ang pakikipag-ugnayan ng empleyado. Gayunpaman, upang makisali at mag-udyok sa mga empleyado, kakailanganin mo ng iba pang mga pamamaraan, tulad ng mga gantimpala at bonus, mga pagkakataon sa pag-unlad at paglago, at iba pa.

Ang napapanahong pagkilala sa limang senyales ng babala - pagbagsak ng produktibidad, seguridad, hindi etikal na pag-uugali, mga blind spot sa pagpapatakbo, at pagbaba ng pakikipag-ugnayan - ay mahalaga, at ang pagsubaybay ng empleyado ay maaaring makatulong na matukoy ang mga ito at matuklasan ang mga dahilan para sa mga isyung ito. Kung nararanasan mo ang mga senyales na ito, tuklasin kung paano makakatulong ang Ang monitoring software ng CleverControl. Ngunit tandaan na unahin ang etikal at malinaw na pagpapatupad.