Att driva ett distribuerat team är som att valla katter. Du vet att varje anställd är begåvad och kvalificerad. Ändå kan det kännas som en omöjlig uppgift att hålla alla fokuserade, produktiva och ansvarsfulla. Detta är utmaningen en av våra kunder stod inför innan de implementerade CleverControl.

Utmaningen

I det här CleverControl-fallet är kunden en marknadsföringsbyrå med ett team på 50 anställda fördelade på flera tidszoner.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

  • Svårigheter att bedöma faktiska arbetsresultat och tid som spenderas på fakturerbara uppgifter kontra icke-fakturerbara aktiviteter;
  • Osäkerhet om anställda som arbetar konsekvent under angivna arbetstider;
  • Inkonsekvent prestation: vissa anställda överträffade förväntningarna, medan andra ständigt underpresterade;
  • Begränsad synlighet i arbetsprocesser och individuellt bidrag till projekt.

Tidigare kontrollmetoder visade sig vara ineffektiva. Det är därför företaget bestämde sig för att prova programvara för övervakning av anställda.

Övervakningsresultaten

Byrån implementerade CleverControl för att övervinna de beskrivna utmaningarna. Nedladdningslänkarna skickades ut till anställda så att de kunde installera övervakningsagenten på företagsutgivna bärbara datorer.

Ledningen var förvånad över hur enkelt installationen gick: teamet kunde installera agenten utan en IT-specialist och stötte på nästan inga problem.

With CleverControl, the management could check the employees\' work in real time and have detailed activity logs for further review. The organization was particularly interested in the following information:

  • Arbetstid: register över inloggning/utloggning och aktiv/inaktiv tid;
  • Applikationsanvändning: vilka appar som användes och hur länge;
  • Webbplatshistorik: besökta webbplatser och tid som spenderas på dem;
  • Sociala medier och messenger-aktivitet: vilka sociala medier och chattappar som användes och hur länge;
  • Skärmdumpar och skärminspelningar;
  • Live streams from the employees\' screens.

This information provided insights into each employee\'s workflow, helped find reasons for inconsistent productivity, and revealed a few slackers.

For example, CleverControl revealed one employee\'s extended inactivity periods or personal browsing after clocking in. The employee might log in at 9:00 am but not show significant work-related activity until 10:30 am.

En annan anställd fångades på konsekventa tidiga utklockningar och sena inklockningar. Den totala veckoarbetstiden, som spårades av CleverControl, var cirka 36 timmar istället för de förväntade 40 timmarna.

Även om deras kontrakt inte innehöll flexibla arbetstider, tillägnades vissa anställda dem på egen hand. De kanske jobbade långt in på natten, medan resten jobbade som vanligt 9-5. Bristen på överlappande arbetstider ledde till kommunikationsutmaningar och missade deadlines.

Analysen av program- och webbplatsanvändning visade på överdriven användning av sociala medier och streamingplattformar under angivna arbetstider. Anställda kan ha haft arbetsrelaterade ansökningar öppna, men fokus låg helt klart på andra program.

I andra fall kan den anställde ha tillbringat timmar i ett arbetsrelaterat program, men resultatet var minimalt. Det kan tyda på att medarbetaren antingen var fokuserad på något annat utanför den bärbara datorn eller att deras arbetsflöde var ineffektivt.

Lösningen

Baserat på insikten från övervakningen vidtog marknadsföringsbyrån åtgärder för att förbättra de anställdas ansvarsskyldighet.

CleverControl-loggar möjliggjorde målinriktad hantering av problem som tidsstöld och konsekvent underprestation. Störningar i rätt tid förhindrade prestationsproblem från att eskalera och skickade ett tydligt budskap om att de anställdas ansvar togs på allvar.

Organisationen genomförde regelbundna incheckningar mellan chefer och anställda för att diskutera framsteg, ta itu med utmaningar och ge feedback. Chefen använde CleverControl-aktivitetssammanfattningar i prestationsrecensioner, vilket gjorde recensionerna mindre subjektiva och mer objektiva och direkta. Aktivitetssammanfattningar gav nödvändiga konkreta bevis på prestation, både positiva och negativa. Baserat på bevisen kan chefen ge riktad feedback och hjälpa till att utveckla förbättringsstrategier.

Dessutom fastställde chefen tydliga förväntningar på arbetstimmar, uppgiftsslutförande och användning av oönskade/improduktiva appar och webbplatser. Övervakning med CleverControl säkerställde att de anställda uppfyllde dessa förväntningar.

As a result, the marketing agency saw a 14% increase in overall team productivity within two months of CleverControl\'s implementation. Data-driven insights into employee performance allowed for more objective and fair performance reviews and targeted support. Besides, CleverControl\'s time-tracking features acted as a deterrent to time theft, minimizing lost billable hours. Employees became more accountable and conscious of their time management. They spent significantly less time on non-work-related tasks.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone\'s work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

Slutsats

This CleverControl case demonstrates how effective employee monitoring can be in managing a remote team. It reveals skill gaps, distractions, and idleness, allowing management to make informed decisions about improving the situation. If you would like to know more about CleverСontrol\'s features and how it can transform your team, learn more  here