Hur man övervakar anställdas e-postmeddelanden – en guide till Outlook och Gmail (tidigare G Suite)

E-postmeddelanden är ett viktigt verktyg för kommunikation och samarbete och innehåller en mängd konfidentiella företagsdata. Tillsammans med e-postmeddelandens ihållande popularitet inom affärsutveckling har den brådskande frågan om att skydda känsliga uppgifter ökat. Denna växande oro har bidragit till skapandet av programvara för medarbetarövervakning med syftet att spåra e-postanvändning antingen Outlook eller Gmail (tidigare G Suite). Den här guiden kommer att ge en översikt över faktadata i relation till hur man övervakar anställdas e-postmeddelanden: verktyg, juridiska överväganden, synpunkter från både arbetsgivare och anställda, etc.

Att övervaka anställdas e-post transparent är avgörande för att främja en miljövänlig, bekväm och effektiv affärsmiljö. När anställda förstår skälen bakom att använda övervakningsprogramvara känner de sig respekterade, vilket i sin tur bygger förtroende för ledningen. Denna strategi ökar inte bara arbetstillfredsställelsen bland anställda, utan bidrar också till högre produktivitet, bättre samarbete och säkerhet för känsliga uppgifter, vilket leder till en mer lönsam verksamhet.

Vi har samlat några rekommendationer för att bygga transparenta relationer med ditt team. Använd dem gärna för att nå de uppsatta målen:

• utveckla tydliga policyer
• inhämta medarbetarens samtycke
• förklara syftet med övervakningen
• begränsa övervakningen till arbetsrelaterad kommunikation
• använd övervakningsverktyg ansvarsfullt
• regelbundet uppdatera medarbetarna
• säkerställa att lagkraven följs
• övervaka och granska policyns effektivitet

Det finns olika alternativ som hjälper till att övervaka Outlook-e-postmeddelanden. Det första är att använda inbyggda Outlook-funktioner. Använd meddelandespårning för att övervaka e-postleverans, läskvitton och status för skickade e-postmeddelanden, vilket resulterar i register över inkommande och utgående e-postmeddelanden.

Tillsammans med inkommande och utgående e-postmeddelanden kan du använda verktyget för granskning av brevlådor. Dess huvudsakliga funktion är att spåra åtgärder som att skicka, ta bort och få åtkomst av e-postmeddelanden. Om du använder Microsoft Exchange kan du aktivera granskning av brevlådor via Exchange Admin Center.

Användningen av Microsoft 365 Compliance Center är dock utformad för mer avancerad övervakning. Funktioner som principer för dataförlustskydd (DLP) hjälper till att övervaka och förhindra delning av känslig information via e-post.

In many cases, built-in tools do not address the inquiries. Employers start searching for extra software to reach the set goals. A long search ago, they managed to find and implement third-party tools - programvara för övervakning av anställda som integreras effektivt med Outlook. Det här verktyget kan tillhandahålla nyckelordsaviseringar, spåra bilagor och analysera e-postkommunikationsmönster.

Programvara för medarbetarövervakning har redan fått ett gott rykte tack vare de olika alternativen som används för att spåra varje anställds produktivitet. Bland tillgängliga funktioner finns: e-postövervakning, appspårning, skärmdumpar, övergripande webbplatsaktivitet etc.

Affärsmän är villiga att använda alla tillgängliga medel för att skydda känslig data och innovativa affärsidéer. De överväger oftast att implementera alla tillgängliga alternativ, ibland med hjälp av Implementera dataförlustskydd (DLP) verktyg. Sådana verktyg övervakar automatiskt utgående e-postmeddelanden för att upptäcka känsliga uppgifter, såsom finansiell information eller immateriella rättigheter, och blockerar eller flaggar olämpliga e-postmeddelanden.

G Suite är numera känt som Google Workplace, närmare bestämt Gmail. WifiTalents-undersökning visar otrolig statistik:

• 60 % av småföretag använder Gmail som sin primära e-postleverantör
• 70 % av företagen använder Gmail eller G Suite för sina e-posttjänster

Med tanke på denna imponerande statistik är det viktigt att ta itu med två viktiga frågor om Gmail-övervakning:

1. hur man använder inbyggda verktyg för att övervaka e-postmeddelanden
2. hur man övervakar anställdas e-post i G Suite med extra resurser

Låt oss besvara dem en efter en och ta reda på om du maximerar potentialen hos Gmails inbyggda verktyg för e-postövervakning.

Du kanske börjar ställa dig frågor som vilka inbyggda alternativ som är användbara i just ditt fall. Låt oss ta reda på svaret. Google rekommenderar själva att man använder Google Workspaces administratörskonsol. Denna konsol har följande alternativ:

Fortsätt att gå igenom Googles rekommendationer och aktivera Gmail-lagring och eDiscovery. Börja med det första begreppet – lagring. Använd Google Vault för lagring, arkivering och eDiscovery av e-postmeddelanden. Med Vault kan du lagra e-postmeddelanden under en viss period, även efter att de har raderats av användare, vilket är avgörande för juridisk efterlevnad och interna utredningar.

Tillsammans med Google Vault för lagring, aktivera eDiscovery för att söka efter och exportera e-postmeddelanden under utredningar eller granskningar. Detta säkerställer att du har tillgång till all relevant kommunikation.

Även om interna verktyg är funktionella kvarstår den kritiska frågan: är de tillräckliga för omfattande e-postövervakning? Med tanke på begränsningarna hos en enda lösning erbjuder externa verktyg ett omfattande utbud av funktioner utformade för att möta olika övervakningsbehov.

Dessutom kommer det att ge ditt företag en mängd övervakningslösningar, bland annat webbkamerainspelning, skärmdumpsinspelning, aktiviteter på sociala nätverk och ansiktsigenkänning. En av de mest tilltalande funktionerna för många företag är integrationen av AI. Du får AI-inspelad statistik om medarbetarnas produktivitet.

Sammanfattningsvis bidrar svaren på båda frågorna fortfarande till diskussioner, men det blir uppenbart – det finns ingen enskild lösning. Använd vilket alternativ som helst för att skydda ditt företags, dina anställdas trovärdighet och produktivitet.

Att övervaka anställdas e-post handlar inte bara om tillsyn; det är ett strategiskt verktyg som förbättrar säkerhet, produktivitet och efterlevnad. Här är de fem mest effektiva anledningarna att implementera det:

E-post är en primär kanal för känslig information. Övervakning låter dig upptäcka och blockera e-postmeddelanden som innehåller konfidentiell information – såsom finansiella rapporter, kundlistor eller produkter – från att skickas till obehöriga personliga eller externa konton. Denna proaktiva strategi är din första försvarslinje mot både avsiktliga och oavsiktliga dataintrång.

En enda klickad länk i ett smart maskerat nätfiskemejl kan äventyra hela ditt nätverk. Genom att övervaka misstänkta avsändaradresser, länkar och bilagor kan du identifiera potentiella nätfiskeattacker eller komprometterade konton innan de orsakar skada, vilket gör att ditt IT-team kan reagera direkt.

Upprätthåll höga standarder för professionalism och efterlevnad genom att säkerställa att all extern kommunikation är lämplig och i linje med varumärket. Övervakning hjälper till att upprätthålla företagets policy, förhindrar att stötande eller oprofessionellt innehåll skickas och tillhandahåller en revisionslogg för reglerade branscher som måste arkivera och granska kommunikation.

Analysera e-postflödet för att förstå interna och externa kommunikationsmönster. Förblir kundförfrågningar obesvarade för länge? Kämpar interna team med långsamma svarstider? E-postövervakning ger data för att identifiera dessa flaskhalsar, vilket hjälper dig att optimera arbetsflöden och förbättra den totala driftseffektiviteten.

När interna konflikter eller HR-problem uppstår ger e-post en objektiv registrering av händelser. Övervakning (med korrekt juridiskt samtycke) skapar en verifierbar logg över kommunikation som kan vara avgörande för att genomföra rättvisa och korrekta utredningar av tvister, trakasserier eller policyöverträdelser.

Innan man installerar sådan programvara bör varje arbetsgivare noggrant överväga legitimiteten hos övervakningsmetoden. Varje land har sina egna regler infört för att styra denna nisch. De viktigaste fallen visar att många länder tillåter användning av övervakningsprogramvara, men med en anmärkning: anställda vet att denna praxis tillämpas.

Kom ihåg att respektera anställdas rätt till integritet gällande personlig information. Ledande befattningshavare har laglig tillåtelse att endast övervaka arbetsrelaterade aspekter av livet. Så ingen bör överskrida gränserna – om en anställd är medveten om denna praxis är det mer sannolikt att de känner sig respekterade, vilket kan leda till ökad motivation och produktivitet.

När du implementerar medarbetarövervakning, överväg dess inverkan på arbetsplatskulturen och välj verktyg som överensstämmer med dina specifika behov samtidigt som du säkerställer datasäkerhet. Balansera kontroll med medarbetarnas autonomi för att stödja förtroende och moral. Granska och uppdatera regelbundet dina rutiner för att förbli efterlevande och transparenta. Att ge juridisk och etisk utbildning till ledningen, tillsammans med tydlig kommunikation till medarbetarna, kommer att bidra till att främja en respektfull och produktiv arbetsmiljö.

Att säkra företagets e-post är viktigt på dagens arbetsplats. Medan Outlook och Gmail erbjuder grundläggande övervakning, ger dedikerad programvara som CleverControl djupare säkerhet, proaktiv förebyggande av dataläckor och värdefulla produktivitetsinsikter.

Framgång kräver en transparent strategi: etablera tydliga policyer, inhämta medarbetarnas samtycke och använd data för att stödja ditt team, inte för att straffa dem.

Skydda din affärskommunikation idag. Testa CleverControl gratis and experience the benefits yourself.