Ohio Businesses: Hur man implementerar programvara för övervakning av anställda utan juridiska risker

Idag är programvara för övervakning av anställda ett vanligt verktyg i många företags verktygssatser. Det hjälper till att skydda känslig information, förbättra produktiviteten, spåra närvaro, hantera avlägsna team och utföra många andra uppgifter.

I sina övervakningsmetoder fokuserar företag ofta endast på hur man spårar. Vilken programvara ska man välja? Hur integrerar man det i deras nuvarande system? Vilka varningar ska konfigureras och hur ofta ska man kontrollera produktivitetsstatistik? I denna strävan ignorerar dessa företag de etiska och juridiska sidorna av saken: varför de övervakar och om deras praxis överensstämmer med lagen.

Det juridiska landskapet är unikt för varje land och till och med stat. Idag kommer vi att utforska hur man implementerar medarbetarövervakning i Ohio på ett sätt som inte bara är förenligt med lagen utan också respekterar ditt team.

Friskrivningsklausul: Denna artikel är endast avsedd för informationsändamål och är inte avsedd att ersätta juridisk rådgivning. Vi rekommenderar att du söker juridisk rådgivning från en expert innan du implementerar medarbetarövervakning i ditt företag.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

Två federala lagar utgör grunden för lagligheten för övervakning av arbetsplatsen.

Electronic Communications Privacy Act (ECPA) förbjuder avsiktlig avlyssning och övervakning av anställdas muntliga, trådbundna och elektroniska kommunikationer. Det finns dock två undantag:

• Arbetsgivare kan övervaka anställdas kommunikation som utförs på företagsägda enheter för legitima affärsändamål om övervakningen är rutin och anställda underrättas.

• Arbetsgivare kan övervaka anställda om de får deras samtycke, vanligtvis genom undertecknade avtal eller policyer som erkänns under introduktion och anställning.

Ohio är en enpartsstat med samtycke. Det innebär att du lagligt kan spela in ett samtal så länge du är en av deltagarna, eller om minst en part i samtalet samtycker till inspelningen. Det finns inget behov av att inhämta samtycke från alla parter i samtalet.

National Labour Relations Act (NLRA) skyddar anställdas rätt att diskutera löner, arbetsvillkor och att bilda fackföreningar. Företag kan inte använda övervakning för att spionera på eller motverka skyddade gruppdiskussioner. Om din programvara flaggar anställda för att de samarbetar i arbetsfrågor är du på skakig rättslig grund.

Ohio lag stärker anställdas integritet på specifika, meningsfulla sätt. Här är de viktigaste punkterna:

Videoövervakning

Kameror kan vara användbara för säkerhet, särskilt i lager, butiksutrymmen eller andra områden med hög risk för stöld. Du kan installera videokameror i:

• Arbetsgolv
• Entréer
• Parkeringsplatser
• Pausrum (med försiktighet!)

Emellertid har anställda rimliga förväntningar på integritet inom vissa områden. Det är därför du inte kan placera kameror i:

• Toaletter
• Omklädningsrum
• Ändra områden
• Privata kontor utan förvarning

Även i delade utrymmen som rasterum är det klokt att sätta upp synliga skyltar som indikerar att övervakning är i bruk. I annat fall kan anställda hävda att de förväntade sig integritet - vilket innebär att du riskerar ett skadeståndsanspråk för intrång i integriteten.

Ljudinspelning

Som tidigare nämnts kan arbetsgivare inte spela in konversationer utan samtycke från minst en part (t.ex. kan en chef spela in ett disciplinärt möte med en anställd eller en anställds telefonsamtal till en klient med den anställdes samtycke).

Digital aktivitet

På företagets enheter och nätverk har arbetsgivare i Ohio breda rättigheter. Anställda har i allmänhet inga rimliga förväntningar på integritet när de använder:

• Företagets e-post
• Arbetsutgivna bärbara datorer eller telefoner
• Interna meddelandeplattformar

Detta innebär att du på dessa enheter kan övervaka:

• Webbhistorik
• E-postinnehåll
• Applikationsanvändning
• Inloggnings-/utloggningstider
• Filåtkomst

Övervakning av dessa aktiviteter måste dock tjäna ett legitimt affärssyfte. Dessutom är det förbjudet att övervaka en anställds personliga konton eller deras aktivitet utanför arbetet.

Sammanfattningsvis, enligt Ohio lag, är anställd övervakning tillåten, men arbetsgivare respekterar en anställds integritetsförväntningar. Företag bör inte använda övervakning i privata områden och skaffa korrekt samtycke för ljudinspelning.

Även om en lag inte uttryckligen kräver avslöjande, kan underlåtenhet att informera anställda om övervakning öppna dig för påståenden om intrång i integriteten, särskilt om övervakningen känns hemlig eller överdriven.

En tydlig, skriven policy är inte bara god sed – det är din juridiska sköld. En solid policy gör mer än att markera en efterlevnadsruta. Det:

• Sätter tydliga förväntningar

• Tar bort oklarheter om integritet

• Dokumenterar anställds bekräftelse

• Skyddar ditt företag vid tvister

• Bygger upp en kultur av rättvisa

Din policy för medarbetarövervakning bör vara enkel, lätt att förstå och heltäckande. Här är vad som ska täckas:

Övervakningens omfattning

Ange tydligt att alla företagsägda enheter, nätverk och system är föremål för övervakning. Inkludera exempel: e-postmeddelanden, internetanvändning, filöverföringar, GPS-spårning (om tillämpligt) och inloggningsaktivitet.

Vad spåras

Var specifik. Loggar du tangenttryckningar? Övervaka skärmaktivitet? Spåra webbplatsbesök? Lista det. Otydlighet föder stress och antaganden.

Affärssyfte

Policyn bör förklara dina skäl för övervakning. Till exempel:

• Skydda känslig kunddata
• Förhindra insiderhot
• Säkerställa efterlevnad av branschregler
• Utvärdera produktivitet
• Avslöjar anställda som behöver ytterligare utbildning och stöd
• Stödjer fjärrteamets produktivitet, etc.

Dessa förklaringar kommer att hjälpa anställda att lindra stress och se att övervakning är ett mått på stöd, inte straff.

Inga förväntningar om integritet

Ange tydligt att användning av företagsteknik inte garanterar integritet. Om en anställd kontrollerar en personlig e-post eller besöker en icke-arbetsrelaterad webbplats med den, kan denna aktivitet också övervakas.

Begränsningar för övervakning

Försäkra anställda genom att ange vad du inte kommer att göra, till exempel:

• Ingen ljudinspelning utan samtycke
• Inga kameror i privata områden
• Ingen spårning av personliga enheter eller beteende utanför tjänsten

Datahantering och åtkomst

Anställda måste informeras om vem som har tillgång till övervakningsdata (t.ex. HR, IT, direkta arbetsledare) och hur länge den sparas.

Policyn bör också ange vilka säkerhetsåtgärder som kommer att vidtas beträffande de insamlade uppgifterna och för vilka legitima syften informationen kommer att användas.

Bekräftelse och samtycke

Varje anställd bör underteckna ett formulär som bekräftar att de har läst, förstått och samtyckt till policyn. Spara dessa register.

Att rulla ut övervakningsprogram behöver inte kännas som en övervakningsoperation. Med rätt tillvägagångssätt kan det bli en transparent och till och med positiv förändring.

Så här gör du rätt:

Steg 1: Prata med en arbetsjurist

Innan du köper programvara eller utarbetar en policy, rådfråga en Ohio-baserad arbetsadvokat. De hjälper dig att navigera i nyanserna i statlig lag, särskilt kring ljudinspelning och förväntningar på integritet. Denna lilla investering kan förhindra kostsamma juridiska strider på vägen.

Step 2: Define Your "Why"

Vilket problem försöker du lösa?

• Hanterar du datasäkerhetsrisker?

• Försöker du förbättra produktiviteten i ett avlägset team?

• Svarar du på ett efterlevnadskrav?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

Steg 3: Utforma en tydlig, människocentrerad policy

Skriv din policy på ett enkelt och begripligt språk. Undvik legalese. Inkludera verkliga exempel för att eliminera förvirring.

Denna policy är inte ett engångsdokument. Uppdatera det i takt med att ditt företag, din teknik eller tillämpliga bestämmelser utvecklas.

Steg 4: Kommunicera – meddela inte

Släpp inte politiken som en bomb. Håll ett teammöte. Förklara orsakerna bakom förändringen. Svara på frågor. Lyssna på oro.

Rama in det inte som kontroll, utan som tydlighet och skydd för företaget, för kunder och anställda.

Få sedan skriftlig bekräftelse från varje anställd.

Steg 5: Välj programvara som respekterar gränser

Alla verktyg kanske inte passar för dina mål och juridiska landskap. Leta efter övervakningsprogram som:

• Låter dig anpassa vad som övervakas

• Erbjuder rollbaserade åtkomstkontroller

• Krypterar data och stöder säker lagring

• Låter dig inaktivera invasiva funktioner (som skärminspelning eller tangenttryckningsloggning) om det inte är absolut nödvändigt

Det bästa valet är inte alltid det mest kraftfulla verktyget. Välj en som överensstämmer med dina värderingar och juridiska skyldigheter.

Steg 6: Tillämpa policyn rättvist och konsekvent

Bias är en tyst mördare av förtroende. Om endast vissa anställda övervakas, särskilt om dessa anställda delar en skyddad egenskap, riskerar du diskrimineringsanspråk.

Övervaka konsekvent, transparent och endast av legitima affärsskäl. Undvik mikrohantering.

Genom att förstå Ohios juridiska landskap, vara transparent med dina anställda och tillämpa övervakning rättvist, kan du bygga en arbetsplats där ansvar och förtroende går hand i hand.

För den bästa typen av övervakning är inte den som tittar på vad människor gör – det är den som hjälper dem att göra sitt bästa arbete.