Controlo Inteligente da Produtividade dos Empregados

Um programa para monitorização completa do pessoal no espaço de trabalho. Um relatório completo das actividades da equipa, tempo de trabalho, utilização da Internet e muito mais está sempre ao seu alcance.
Compatível com o sistema operativo Windows a partir de 7 e superior e Mac OS a partir de 10.12 e superior.
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Monitorização dos empregados

CleverControl tem como objectivo recolher relatórios abrangentes sobre a rotina diária de trabalho da sua equipa. A análise desta informação permite-lhe analisar o fluxo de trabalho habitual no escritório, detectar padrões bem sucedidos e ineficazes e encontrar formas de os melhorar. Além disso, características como o controlo de impressoras são ferramentas úteis para manter um registo dos recursos da empresa. Outro benefício da monitorização do pessoal no local de trabalho é que pode revelar membros ineficientes da equipa que desperdiçam o seu tempo de trabalho em actividades improdutivas. Os funcionários extremamente trabalhadores também merecem uma atenção especial, uma vez que grandes cargas de trabalho constantes conduzem a um elevado risco de esgotamento. Com CleverControl, pode ajudar a sua equipa a manter o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal e conduzir a sua equipa ao sucesso.

Keylogging

A maior parte do trabalho de escritório requer digitação, como o preenchimento de tabelas financeiras, o envio de e-mails ou a discussão do novo projecto com a equipa no chat do grupo. O CleverControl regista todas as teclas, mesmo as apagadas. Detecta aqueles que conversam durante todo o dia sem fazer qualquer trabalho. O programa também pode ajudar a prevenir ameaças internas ou fugas de informação.

Capturas de ecrã

Se preferir relatórios visuais, as capturas de ecrã apresentam o resumo completo do dia em imagens. O programa tira instantâneos do ecrã quando o funcionário muda de janela activa, entra num website ou copia algo para a prancheta. Utilizando estas capturas de ecrã, pode garantir que o seu pessoal está sempre envolvido no processo de trabalho e examinar como cada membro da equipa utiliza o seu tempo de trabalho.

Rastreamento da utilização da Internet

A monitorização da forma como os empregados utilizam a Internet pode ser a mais valiosa fonte de informação sobre o seu dia de trabalho. Ver o quanto utilizam sítios Web relacionados com o trabalho, que informação procuram e quantas vezes se distraem com os meios de comunicação social, entretenimento ou sítios Web de compras. Controlar as distracções, bloqueando websites improdutivos por categorias, URLs ou palavras-chave ou permitindo apenas um número limitado de websites aprovados. Saiba se a sua equipa necessita de formação adicional através da informação que procura.

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Redes sociais e mensageiros

As redes sociais e os chats podem roubar mais de 30% do tempo de trabalho. Embora sejam um sinal claro de improdutividade, podem também ser um sinal pouco óbvio de stress ou de esgotamento. Obtenha registos detalhados e screenshots de mensagens recebidas e enviadas, mensagens, páginas visitadas e comunidades. Limitar actividades improdutivas para poupar tempo para tarefas importantes e criar um ambiente de trabalho mais envolvente e saudável.

Actividade de aplicações

Existe alguma aplicação em que a sua equipa deva passar mais tempo? Com CleverControl, pode verificar se é de facto verdade. Veja todos os programas instalados em computadores e quanto tempo correm durante o tempo de trabalho. Poupe nas licenças de software que a sua equipa não utiliza. Monitorizar as novas aplicações instaladas para evitar actividades indesejadas.

Rastreamento de tarefas de impressão

A utilização de recursos da empresa para necessidades pessoais é bastante típica entre os empregados. Enquanto alguns imprimem documentos pessoais para poupar em serviços de impressão pagos, outros podem fazer algo pior, tal como imprimir informação confidencial sem aprovação. Receber uma lista completa de casos de utilização de impressoras com o tempo e o nome da operação de impressão. Evitar o vazamento de dados corporativos e controlar a utilização de recursos da empresa.

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Monitorização de dispositivos de armazenamento externo

A monitorização de dispositivos de armazenamento externo é outra forma de contrariar a fuga de informação empresarial ou o uso indevido de recursos. Clever Сontrol regista os dispositivos que se ligam ao computador e o tempo da ligação. Combinada com capturas de ecrã, esta informação permite saber quem copia ficheiros do computador da empresa ou utiliza-os para necessidades pessoais.

Ecrã em directo e transmissão por webcam

A monitorização em tempo real é perfeita se precisar de verificar o que a sua equipa está a fazer neste momento. Evite criar tensão desnecessária ao ficar de pé atrás das costas e ver os seus ecrãs ao vivo a partir do conforto do seu próprio escritório. Veja como o seu pessoal desempenha bem e rapidamente as suas tarefas e apoie quaisquer novos funcionários que possam precisar de ajuda e orientação no início. Além disso, CleverControl oferece uma transmissão ao vivo de webcams ligadas a computadores empresariais. Esta funcionalidade pode ajudar a poupar em videovigilância para pequenos escritórios.

Ecrã, webcam e gravação de som

Ver a alimentação ao vivo pode ser demorado e inconveniente, especialmente se estiver longe do escritório. Grave os ecrãs dos computadores durante todo o dia, e assista às gravações sempre que lhe for conveniente. Seleccione os períodos para os quais necessita de ver os registos e acelere a reprodução para poupar tempo. Faça gravações de vídeo e som a partir de webcams ligadas aos computadores da equipa para ver o que está a acontecer no seu escritório. Obtenha as provas em casos de investigações de incidentes internos.

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Acompanhamento do tempo de trabalho

O CleverControl pode servir como um sistema fácil e conveniente de monitorização da assiduidade dos empregados. Recolhe automaticamente relatórios sobre quando os membros da equipa começam e terminam o seu dia de trabalho, quanto tempo passam a trabalhar ou a ralenti no escritório com uma chávena de café. Controle a assiduidade e compreenda os hábitos de trabalho do seu pessoal para criar um espaço de trabalho mais produtivo e mais feliz.

Rastreio de horas

Os horários de entrada e saída manuais podem ser imprecisos e pouco fiáveis. Em vez disso, o CleverControl acompanha as horas dos empregados, registando quando a pessoa liga e desliga o computador. Descobre quem está sempre atrasado ou sai à socapa do escritório antes do fim do dia de trabalho. Cuide da saúde da sua equipa - revele aqueles que trabalham constantemente em excesso e optimize as suas tarefas.

Registos de tempo de inactividade

As pausas são essenciais, uma vez que permitem à sua equipa refrescar e possivelmente apresentar novas ideias. Veja quem usa demasiado o seu privilégio e faz demasiados intervalos para tomar café ou fumar. O programa serve como o rastreador de tempo de produtividade, registando períodos de inactividade que excedem o limite permitido. Obtenha relatórios sobre o tempo total de inactividade durante o dia para cada membro da equipa.

Controlo de assiduidade

Pode nunca saber que os seus empregados quebram repetidamente a disciplina do escritório. Por outro lado, um trabalhador com excesso de responsabilidade pode nunca lhe dizer que a sua carga de trabalho é demasiado elevada. Graças às características de acompanhamento de horas, gravação e monitorização ao vivo, pode sempre ver quem está atrasado ou ausente do trabalho ou quem trabalha aos fins-de-semana para cumprir prazos demasiado apertados. Revelar os folgas habituais e os membros da equipa que podem experimentar uma carga de trabalho esmagadora, equilibrar as tarefas e manter um fluxo de trabalho estável e saudável.

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Acesso remoto às estatísticas da actividade dos empregados

A monitorização de funcionários em nuvem permite-lhe acompanhar o desempenho, independentemente do local onde se encontre. Desde que tenha um dispositivo móvel ou um computador à mão, pode controlar e avaliar o fluxo de trabalho num relance, utilizando gráficos estatísticos informativos.

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Avaliação global do tempo activo

CleverControl analisa automaticamente a informação recolhida e cria representações gráficas do tempo global activo e inactivo para cada membro e toda a equipa por dia, semana, mês ou qualquer período personalizado. Também detecta quedas e aumentos no tempo de actividade para a equipa. Acompanha a produtividade dos funcionários, avalia a disciplina de trabalho num relance e toma medidas para a melhorar.

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Registos das aplicações e websites mais utilizados

Se não tiver tempo para examinar os dados em bruto recolhidos, gráficos de estatísticas convenientes fá-lo-ão por si. Veja que aplicações e categorias de websites os funcionários utilizam com mais frequência, quanto tempo gastam neles e como este valor muda ao longo dos diferentes períodos. Obtenha uma visão imediata do processo de trabalho e identifique a necessidade de formação, a julgar pelas estatísticas.

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Destaque para as redes sociais e a utilização de mensageiros

Notar de imediato as distracções e tomar medidas para as minimizar. A estatística mostra quanto tempo a equipa gasta em redes sociais e mensageiros e como esta taxa muda. A limitação da sua utilização pode melhorar não só a produtividade mas também a atmosfera no escritório. Discutir os detalhes do projecto cara a cara torna a equipa mais unida. Contribui também para criar um local de trabalho mais envolvente e inspirador.

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Guia de monitorização do empregado

O que é a monitorização dos empregados?

A monitorização dos trabalhadores significa a recolha de informações sobre as actividades do pessoal no local de trabalho através de vários métodos: desde a monitorização informática até à videovigilância. Os principais objectivos de tal monitorização são a melhoria da produtividade, o controlo dos recursos da empresa e a prevenção da perda de dados e de comportamentos inaceitáveis.

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A investigação realizada pela International Data Corp (IDC) mostra que os empregados passam até 40% do tempo de acesso à Internet no trabalho para fins pessoais. Os maiores consumidores de tempo são as redes sociais e os sites de compras. Cerca de 60% das compras em linha acontecem durante o horário de trabalho. De acordo com a pesquisa de Bambu da Sprout Social, cerca de 70% dos trabalhadores confessam que verificam regularmente as suas redes sociais no trabalho. No total, a perda anual de produtividade pode atingir os 40%. Outra preocupação é a fuga de dados corporativos. De acordo com a IDC, 20-30% dos empregados enviaram e-mails contendo segredos comerciais, propriedade intelectual ou outras informações sensíveis fora da sua empresa.

A monitorização dos empregados é uma excelente forma de controlar e reorganizar a utilização dos recursos da empresa. É comum que os empregados imprimam documentos pessoais em impressoras de escritório para poupar em serviços de impressão pagos. Um outro ponto a considerar é a utilização de software corporativo. Anualmente, as empresas britânicas e americanas gastam 34 mil milhões de dólares em software que o seu pessoal não utiliza. A monitorização da utilização de aplicações permite-lhe ver se os seus empregados estão sobre ou sublicenciados.

As questões descritas tornam difícil subestimar a importância da monitorização do pessoal.

Quais são os tipos de monitorização dos empregados?

  • Rastreio de actividades na Web

    A Internet é uma imensa fonte de informação valiosa em qualquer área - mas é também uma grande fonte de distracções. O acompanhamento da forma como a sua equipa utiliza a Internet pode restringir estas distracções. Além disso, pode identificar a necessidade de formação e poupar nos fornecedores de serviços, melhorando a eficiência da largura de banda.

    A monitorização dos e-mails dos funcionários é uma das formas de verificar e prevenir potenciais fugas de dados.

  • Monitorização da actividade informática

    Monitorização da actividade informática é um termo amplo que abrange o acompanhamento das acções do utilizador no computador da empresa. Inclui keylogging, aplicações e utilização de websites, capturas de ecrã, utilização de impressoras, tempo activo e inactivo, registo de consultas de pesquisa e muito mais. O programa de monitorização apresenta os dados acumulados em relatórios detalhados e gráficos e gráficos estatísticos. Eles dão uma visão do processo de trabalho, servem como rastreadores de produtividade, ajudam a manter a disciplina e revelam se o pessoal utiliza os recursos da empresa de forma apropriada e sensata.

  • Rastreio de localização

    Embora não tão amplamente utilizado como outras formas de monitorização de empregados, a localização é uma forma valiosa de monitorizar o pessoal. É essencial para as pessoas que trabalham no terreno ou que vão frequentemente em viagens de negócios. A localização por GPS ajuda a encontrar dispositivos próprios da empresa se forem roubados ou perdidos. Também é possível monitorizar e encontrar as rotas mais eficientes e melhorar a segurança dos empregados que trabalham em locais remotos.

  • Monitorização de chamadas

    A monitorização de chamadas é habitual para gestores de vendas ou agentes de apoio ao cliente. Programas especiais registam chamadas, e estas gravações posteriores permitem aos gestores assegurarem-se de que os empregados seguem os padrões de comunicação, investigam reclamações dos clientes e formam novos membros da equipa.

  • Vigilância por vídeo

    Os sistemas de videovigilância são mais eficazes em locais que suscitam preocupações quanto à segurança dos empregados e dos bens da empresa. Aqui ajudam a evitar roubos ou sabotagem e garantem que as condições de trabalho satisfazem os requisitos de segurança. Embora a videovigilância não seja a melhor forma de medir a produtividade, os dados de vigilância podem ser valiosos no seguimento de presenças e na investigação de incidentes internos.

Como controlar a produtividade no local de trabalho?

  • Estabelecer expectativas e prazos claros

    A sua equipa nunca será eficiente se não souber o quê e quando espera deles. Estabeleça objectivos claros e mensuráveis não só para o negócio em geral, mas também para cada equipa e membro da equipa.

  • Utilizar software de gestão de projectos

    Existem muitas aplicações no mercado que tornam a gestão de projectos sem esforço e eficiente. Deixam-nos localizar quem é responsável por que trabalho e quanto tempo gastam no mesmo. É possível atribuir tarefas aos funcionários, estabelecer prazos e discutir o projecto - tudo num único programa. Poupe tempo na gestão e mantenha os esforços da sua equipa coordenados.

  • Medir resultados, não o tempo de trabalho

    A sua equipa pode ser a mais pontual do mundo, chegando e saindo do escritório mortos a tempo. No entanto, podem passar a maior parte do seu tempo de trabalho a ver vídeos engraçados de gatos no Youtube ou a conversar casualmente com os colegas por causa de uma chávena de café. Pelo contrário, uma pessoa pode sempre chegar meia hora atrasada - e ainda assim trazer o maior benefício para a empresa. Considere o resultado do trabalho, e não quanto tempo os trabalhadores passam no escritório.

  • Qualidade sobre quantidade

    Cinco tarefas bem feitas trazem mais lucro do que uma dúzia de tarefas mal feitas. Ao avaliar a produtividade, preste mais atenção à qualidade do trabalho, e não à quantidade. É especialmente significativo para as empresas de fabrico.

  • Dar feedback

    Se notar um trabalhador pouco produtivo, não se apresse a chamar-lhes preguiçosos e a dizer "adeus". Eles podem estar a lutar devido à falta de formação ou a tarefas pouco claras. Neste caso, os seus conselhos e feedback irão melhorar o seu desempenho no trabalho. Interaja com a equipa e crie uma cultura de feedback eficiente na sua empresa.

  • Rastrear a actividade do computador

    A utilização de software de monitorização de funcionários como o CleverControl permitir-lhe-á analisar o fluxo de trabalho e ver como a sua equipa desempenha as suas funções. Detectar actividades improdutivas, monitorizar a assistência e o tempo de trabalho e controlar a utilização dos recursos da empresa.

O que faz o software de monitorização dos funcionários?

Actualmente, o software de monitorização de empregados é o método mais difundido de monitorização da produtividade na maioria das empresas, grandes ou pequenas. É fácil e eficaz: o administrador do sistema instala o programa de monitorização nos computadores da empresa. Depois disso, o programa faz todo o trabalho, acompanhando automaticamente a actividade nestes computadores e interpretando-a. Dependendo da funcionalidade do software escolhido, pode gravar toques de teclas, tempo activo e inactivo, assistência, conclusão de tarefas, tirar capturas de ecrã e muito mais. Os programas mais avançados têm características adicionais tais como ecrãs de transmissão ao vivo dos computadores monitorizados, gravação de vídeo, áudio ou de chamadas, cálculo da folha de pagamentos e outras.

Pode receber os dados recolhidos por correio electrónico, armazenamento em nuvem ou no seu painel de controlo online e ficar a par do processo de trabalho tanto no escritório como numa viagem de negócios.

Quais são os prós e os contras da monitorização dos empregados?

A principal vantagem da monitorização do pessoal é a melhoria da produtividade. Quando os membros do pessoal sabem que estão sob vigilância, põem mais esforço nas tarefas de trabalho e tornam-se mais empenhados. No entanto, há mais benefícios para a monitorização do pessoal do que isso. Ajuda a fazê-lo:

  • descobrir padrões de trabalho ineficazes ou dificuldades imprevistas, por exemplo, quando os empregados passam mais tempo na tarefa do que o esperado

  • analisar os processos de trabalho e optimizá-los

  • revelam a necessidade de redistribuir a carga de trabalho

  • identificar a necessidade de formação

  • acompanhar o tempo de trabalho e a frequência

  • assegurar que o pessoal utiliza os recursos da empresa de forma sensata

  • poupar em software ou recursos não utilizados e retenção de empregados

  • controlar que os membros da equipa sigam sempre o código de conduta empresarial tanto nas suas interacções com os colegas como com os clientes

  • prevenir fugas de dados sensíveis

  • fornecer as provas necessárias nas investigações internas

  • melhorar as condições de trabalho

Parece excelente? A monitorização dos empregados apresenta de facto muitas oportunidades para o empregador optimizar o negócio e alcançar melhores resultados. No entanto, a perspectiva de ser monitorizado não parece normalmente tão ensolarada para os trabalhadores. Aqui estão algumas das questões:

  • Os empregados podem sentir que a monitorização viola a sua privacidade

  • Podem percebê-la como a falta de confiança

  • Conhecendo o software de monitorização da produtividade, uma pessoa pode trabalhar demais e preocupar-se com o seu desempenho, o que leva a um maior nível de stress e ao risco de esgotamento

  • Muitas pessoas utilizam os mesmos dispositivos no trabalho e em casa. Podem ver a monitorização como uma intrusão na sua vida pessoal.

  • Os dados recolhidos podem ser mal utilizados se pessoas erradas tiverem acesso aos mesmos

  • O empregador deve estudar e cumprir os requisitos legais para o controlo dos empregados. Como empregador, deve ser transparente com o seu pessoal sobre quais os dados que recolhe e para que fins. Deixar claro que o seu objectivo não é espiar, mas criar um local de trabalho onde todos possam desempenhar melhor as suas funções e trabalhar em equipa.

O controlo dos empregados é legal?

Assim, sabe como a monitorização pode ajudá-lo a atingir mais alto os seus objectivos comerciais. Pesou os prós e os contras e escolheu a melhor ferramenta para os seus propósitos. No entanto, há mais uma questão crucial a considerar - a lei que cobre a monitorização dos funcionários.

Embora os empregadores tenham vindo a acompanhar o seu pessoal durante anos, as leis relativas ao acompanhamento dos empregados são ainda vagas e dependem fortemente do país, do estado ou mesmo do condado. Falando sobre os EUA, a maioria dos métodos de monitorização são legais aqui. O empregador é livre de monitorizar o uso do computador e da Internet, mensagens privadas, e-mails, chamadas telefónicas nos dispositivos da empresa. Podem implementar vigilância vídeo e áudio (excluindo espaços privados) e até monitorizar dispositivos pessoais (com algumas limitações) se o trabalhador os utilizar para o trabalho. Além disso, em alguns estados, o empregador não é obrigado a notificar o pessoal sobre a maioria das actividades de vigilância.

No entanto, continuamos a recomendar a transparência com a política da empresa e as razões para a vigilância. Desta forma, alivia-se o stress de ser seguido pelo seu pessoal e evitam-se possíveis disputas no futuro.

Na Europa, a maioria dos métodos de monitorização dos empregados são legais se cumprirem as leis do GDPR. Introduzido em 25 de Maio de 2018, o Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR) tem como objectivo dar aos indivíduos o controlo sobre os seus dados. Aplica-se a qualquer organização e regula a forma como devem processar e manter os dados pessoais dos indivíduos. De acordo com o GDPR, o utilizador, enquanto empregador, deve notificar o pessoal sobre os métodos de controlo e receber o seu consentimento para a recolha de dados. É também responsável pela protecção dos dados recolhidos.

O GDPR aplica-se a todas as organizações na UE. Também inclui empresas que estão sediadas fora dela, mas que têm empregados na UE.

A GDPR não aborda directamente muitos aspectos da vigilância no local de trabalho, tais como computador, utilização da Internet, correio electrónico e monitorização das redes sociais. Aqui a regra geral é notificar previamente o pessoal sobre a vigilância através de uma política interna clara e obter o seu consentimento. Os métodos de monitorização que utiliza não devem infringir ou restringir o direito fundamental da pessoa à privacidade. A GDPR proíbe estritamente o registo de toques de teclas e a actividade de rastreio em dispositivos próprios e pessoais que a pessoa possa utilizar para o trabalho.

Existem leis semelhantes na Índia, Canadá, Nigéria, Malásia e vários outros países. O empregador deve ter uma razão válida para rastrear o pessoal, informar os empregados sobre os dados que recolhem e por que meios e obter a sua permissão para a monitorização. Contudo, existem aqui bastantes nuances, dependendo do país. Por exemplo, na Rússia, os empregadores só podem controlar a duração das chamadas telefónicas e o número de participantes, mas não as chamadas telefónicas propriamente ditas. Na Finlândia, que possui as leis de protecção de dados mais rigorosas, os empregadores têm muito poucos direitos para controlar a utilização de computadores.

Para assegurar que a vigilância na sua empresa não infringe nenhuma lei, recomendamos que consulte sempre as suas leis locais e estatais. É também aconselhável ser transparente com o seu pessoal sobre as razões da vigilância, quais os dados que recolhe e como os utilizará.