Eitic na Monatóireachta Fostaithe: Rudaí ar Chóir do Gach Gnó a Mheas

Dé Luain atá ann, 9am. Casann tú do ríomhaire oibre ar siúl, agus osclaíonn faireoir dofheicthe a logleabhar fíorúil. Ó shin i leith, déanfar gach eochairbhuillí, ríomhphost, cuairt ar an suíomh Gréasáin nó gach ceist chuardaigh a chlárú agus a scrúdú go modheolaíoch. Cinnfidh breitheamh leictreonach díomuan cé chomh táirgiúil agus atá do ghníomhaíocht laethúil agus tuairisceoidh sé do do bhainisteoir go bhfuil tú fiú nóiméad déanach ó do shos lóin. Cheapann tú faoi agus crith. B'fhéidir nach nglacfaidh tú sos inniu agus an tasc breise sin a dhéanamh ina ionad. Is dócha go bhfanfaidh sé go déanach ag an obair, ach cuireann mothú corraitheach na súl leictreonach sin tar éis gach aicsean tú ar aghaidh, gan ligean duit do scíth a ligean.

Radharc ó scannán uafáis corparáideach? Ar an drochuair, is é fírinne an scéil é do na milliúin fostaithe ar fud an domhain nach mbeidh a bhfostóirí ag cur isteach ar an eitic a bhaineann le monatóireacht a dhéanamh ar fhostaithe.

De réir le déanaí taighde, Úsáideann 78% d’fhostóirí bogearraí rianaithe chun monatóireacht a dhéanamh ar ghníomhaíocht oibre fostaithe. Chuir paindéim COVID-19 an-éileamh ar chláir mhonatóireachta. Nuair a bhí ar ghnólachtaí dul i gcéin agus nach raibh na gnáth-mhodhanna rianaithe feidhmíochta i bhfeidhm a thuilleadh, fuair bainisteoirí amach na buntáistí doshéanta a bhaineann le bogearraí monatóireachta.

Is deacair na buntáistí a bhaineann le bogearraí rianaithe a mheas faoina luach.

In amanna analógacha, bhí ar bhainisteoir bileoga ama agus tuairiscí ar obair déanta a sheiceáil de láimh agus cinntí a dhéanamh, a bhí claonta go minic, faoi cé chomh táirgiúil agus a bhí gach fostaí. Chríochnaigh na freagrachtaí sin cuid shuntasach dá gcuid ama oibre.

Bhí ar fhostaithe freisin am a chaitheamh ag líonadh na dtuarascálacha seo, agus ag brath ar stíl bhainistíochta na cuideachta, d'fhéadfadh na tuarascálacha seo a bheith sách fairsing.

Is féidir le bogearraí nua-aimseartha é a dhéanamh go huathoibríoch i soicindí, le rannpháirtíocht íosta fostaithe agus fostóra.

Tá cur le táirgiúlacht ar cheann de na príomhspriocanna a bhaineann le bogearraí monatóireachta fostaithe. Bailíonn an clár agus déanann sé achoimre ar shonraí gníomhaíochta, amhail am gníomhach/neamhghníomhach, tús agus deireadh an lae oibre, láithreáin ghréasáin ar tugadh cuairt orthu, úsáid aipeanna, agus go leor eile. Nochtann an fhaisnéis seo patrúin oibre, neamhéifeachtúlachtaí, réimsí le feabhsú, agus fostaithe a bhféadfadh tacaíocht bhreise a bheith ag teastáil uathu.

Tacaíonn monatóireacht fostaithe le cuntasacht agus trédhearcacht. Nuair a bhíonn a fhios ag fostaithe go ndéantar monatóireacht ar a gcuid oibre, is gnách go mbíonn claonadh orthu fanacht dírithe agus spriocdhátaí a chomhlíonadh. Ina theannta sin, is féidir le sonraí monatóireachta cuidiú le díospóidí a réiteach agus ionchais a shoiléiriú.

Is féidir le roinnt bogearraí monatóireachta fostaithe cabhrú le gníomhaíocht amhrasach a bhrath, mar shampla rochtain neamhúdaraithe ar shonraí íogaire, suiteálacha aip nach dteastaíonn, nó íoslódálacha neamhghnácha. A bhuí le rianú, is féidir le cuideachtaí rioscaí féideartha a aithint go luath agus a gcuid córas agus faisnéis luachmhar a chosaint go réamhghníomhach.

Mar a fheicimid, tugann bogearraí monatóireachta fostaithe buntáistí luachmhara do ghnólachtaí. Mar sin féin, agus na tairbhí seo agus taithí rathúil na gcuideachtaí eile ar a shuaimhneas, is minic a thugann fostóirí neamhaird ar an eitic a bhaineann le monatóireacht a dhéanamh ar fhostaithe agus na míbhuntáistí a bhaineann leis.

D'fhéadfadh sé go mbeadh cuma eiticiúil ar mhonatóireacht fhostaí a bheith ag siúl rópa. Má chuirtear isteach ar an gcothromaíocht agus ar na míbhuntáistí is mó na buntáistí a d’fhéadfadh a bheith ag baint leis na bogearraí rianaithe. Agus monatóireacht á cur i bhfeidhm acu, ba cheart do ghnólachtaí machnamh a dhéanamh ar shaincheisteanna amhail comhlíonadh dlíthiúil, príobháideacht, laofachtaí féideartha, agus breis struis.

Tá sé de fhreagracht ar ghnólacht staidéar a dhéanamh ar na dlíthe agus na rialacháin phríobháideachais is infheidhme agus a chinntiú go gcomhlíonann a gcleachtais mhonatóireachta. D’fhéadfadh iarmhairtí tromchúiseacha dlí a bheith mar thoradh ar láimhseáil mhíchuí sonraí fostaithe.

Is cloch choirnéil d’eitic monatóireachta fostaithe í an phríobháideachas. Is féidir leis na bogearraí raon leathan gníomhaíochtaí a rianú, ó eochairbhuillí agus ríomhphoist go stair brabhsála an tsuímh Ghréasáin agus fiú píosaí scannáin ceamara gréasáin. Fiú má chloíonn cleachtais dá leithéid le rialacháin áitiúla, féadann siad muinín fostaithe a chreimeadh agus braistint de ghrinnscrúdú leanúnach a chruthú. Sa todhchaí, beidh laghdú ar shástacht poist agus strus méadaithe mar thoradh air.

Má dhéantar anailís orthu gan machnamh cúramach a dhéanamh, féadfar míthuiscint a bhaint as sonraí monatóireachta chun díriú ar fhostaithe ar leith maidir lena bhféiniúlacht nó lena gcreideamh go héagórach.

D’fhéadfadh bainisteoir a bhfuil claontacht aige/aici i gcoinne fostaí a fheiceáil gur leisce agus neamhtháirgiúlacht an úsáid fhorleathan a bhaineann siad as na meáin shóisialta. Le fírinne, féadfaidh an fostaí comhráite a úsáid chun críocha a bhaineann leis an obair.

Uaireanta baineann fostóirí mí-úsáid as sonraí monatóireachta chun fostaithe a mhicribhainistiú nó déanann siad breithiúnais éagóracha faoina bhfeidhmíocht.

Mar shampla, d'fhéadfadh bainisteoir úsáid a bhaint as stair brabhsála an fhostaí chun iad a chur ina leith as slacking, gan breithniú a dhéanamh ar fhachtóirí mar thaighde nó éigeandálaí pearsanta.

Is féidir imní agus brú ar fhostaithe a mhéadú má mhothaítear go mbítear ag faire i gcónaí. Mothóidh fostaithe ar a gcompord leis an smaoineamh go ndéantar gach gluaiseacht a rianú. Ní fhéadfaidh siad sosanna riachtanacha a ghlacadh nó botúin a dhéanamh ar eagla go ndéanfadh sé díghrádú ar a dtaifead táirgiúlachta. Ina theannta sin, beidh imní ar fhostaithe, mura gcomhlíonann siad ionchais, féadfar iad a smachtú nó a bhriseadh. Laghdóidh na fachtóirí seo go léir éifeacht dearfach na monatóireachta. In ionad lucht saothair táirgiúil agus éifeachtach a bheith ann, gheobhaidh tú fostaithe faoi strus, atá dóite amach agus nach bhfuil sásta lena bpoist.

Nuair nach mbíonn a fhios ag fostaithe cén t-eolas a bhailíonn tú agus cén fáth, nó - níos measa fós - nár cuireadh ar an eolas iad faoin monatóireacht, mothaeoidh siad go bhfuil tú ag súil leo. Scriosfar a muinín agus a ndílseacht as a dtiocfaidh timpeallacht oibre thocsaineach agus láimhdeachas méadaithe.

Tá sé de fhreagracht ar ghnóthas a bheith ag faire amach do na saincheisteanna eiticiúla féideartha seo. Níor cheart go mbeadh an mhonatóireacht strusmhar. Braitheann a thionchar ar roinnt fachtóirí: an cineál monatóireachta, an leibhéal trédhearcachta, an beartas rianaithe, agus cultúr na cuideachta.

Mar sin, conas a chothromaímid monatóireacht éifeachtach le heitic agus meas ar phríobháideachas? Molaimid na cleachtais is fearr seo a leanas a ghlacadh.

1. Déan staidéar ar na dlíthe agus na rialacháin phríobháideachais is infheidhme

   Is é freagracht an ghnólachta cloí le dlíthe príobháideachais agus saothair stáit agus áitiúla. Má tá d’fhoireann scaipthe go geografach, ba cheart duit aird a thabhairt ar rialacháin, ní hamháin i limistéar do phríomhoifige ach freisin i gceantair ina gcónaíonn d’fhostaithe. Téigh i gcomhairle le saineolaí dlí chun a chinntiú nach sáraíonn do chleachtais mhonatóireachta na teorainneacha maidir le bailiú sonraí.

2. Déan monatóireacht a bhfuil cuspóir leis

   Cuspóirí soiléire a bhunú le haghaidh monatóireachta fostaithe, amhail táirgiúlacht a fheabhsú, slándáil a fheabhsú, nó comhlíonadh a chinntiú. Teorainn a chur le raon feidhme an fhaireacháin do ghníomhaíochtaí a bhfuil fíorghá le faireachán a dhéanamh orthu chun an sprioc atá leagtha síos a bhaint amach. Seachain sonraí nach bhfuil gá leo a bhailiú nó iad a choinneáil níos faide ná mar a éilíonn do chuspóir.

3. Beartas monatóireachta mionsonraithe trédhearcach a fhorbairt

   Is é atá i mbeartas monatóireachta fostaithe ná sraith rialachán agus treoirlínte a chuireann síos ar chleachtais rianaithe i d’eagraíocht. Ba cheart na gnéithe seo a leanas a shainiú:

   • Cad é cuspóir monatóireachta fostaithe?

   • Cé a ndéantar monatóireacht air?

   • Cad iad na gníomhaíochtaí a ndéanfar monatóireacht orthu?

   • Cá fhad a choimeádfar na sonraí?

   • Conas a úsáidfear na sonraí monatóireachta? (m.sh. meastóireacht feidhmíochta, slándáil, oiliúint)

   • Cé a mbeidh rochtain acu ar na sonraí monatóireachta?

   • Conas a chosnófar na sonraí bailithe?

   • Cad iad cearta na bhfostaithe maidir leis na sonraí a bhailítear?

   • Conas a láimhseálfaidh an chuideachta gearáin nó imní faoi mhonatóireacht?

   Ba chóir go mbeadh an polasaí ar fáil go héasca d’fhostaithe. Tá an chuideachta freagrach as fostaithe a chur ar an eolas go tráthúil faoi aon athruithe ar an doiciméad seo.

4. Déan cleachtais mhonatóireachta oscailte agus trédhearcach

   Cuir an fhoireann ar an eolas faoi bhogearraí rianaithe agus faoi na beartais mhonatóireachta. Mínigh an cuspóir monatóireachta, mar shampla, meastóireacht feidhmíochta, slándáil, nó treisiú táirgiúlacht. Nocht raon feidhme an fhaireacháin: cad iad na sonraí a bhaileofar, cad iad na feistí agus na gníomhaíochtaí a ndéanfar faireachán orthu, agus conas a úsáidfear na sonraí.

   Tabhair faoi deara go mb'fhéidir nach dtaitníonn an smaoineamh monatóireachta leis na fostaithe ar dtús. Bí cinnte aghaidh a thabhairt ar a n-imní agus a n-agóidí féideartha.

5. Faigh toiliú an fhostaí

   Éilíonn an chuid is mó de dhlínsí ort toiliú sainráite na bhfostaithe a fháil le haghaidh faireacháin, go háirithe maidir lena foirmeacha níos ionsáite, amhail logáil eochairbhuillí nó faireachas ceamara gréasáin. Is é síniú comhaontú scríofa le haghaidh rianaithe an fhoirm is áisiúla chun toiliú a fháil.

6. Ensure fair and consistent monitoring

   Éilíonn eitic na monatóireachta fostaithe go gcuirfidh tú polasaithe monatóireachta i bhfeidhm go comhsheasmhach ar gach fostaí, ag seachaint cleachtais idirdhealaitheacha. Mura ndéanann tú monatóireacht ach ar fhostaithe nó ar fhoireann ar leith, b’fhéidir go mothaíonn siad nach bhfuil muinín agat astu agus go mbeadh grudge i do choinne nó i gcoinne fostaithe eile nach ndéantar monatóireacht orthu. Ina theannta sin, féadfaidh a gcomhghleacaithe tosú ag caitheamh leo ar bhealach difriúil, rud a d'fhéadfadh an t-atmaisféar san ionad oibre a dhéanamh níos measa.

   Fiú mura dteastaíonn uait ach feidhmíocht na bhfostaithe roghnaithe a rianú, is fearr fós monatóireacht leathan a dhéanamh. Tabharfaidh monatóireacht leathan níos mó léargais duit ar an sreabhadh oibre agus féadfaidh sé neamhéifeachtúlachtaí a nochtadh nach bhfuil tú ar an eolas fúthu.

   Ba cheart go n-aithneodh an rianú treochtaí agus réimsí le haghaidh feabhsúcháin, ní chun fostaithe aonair a mhicribhainistiú. Déan athbhreithniú rialta ar do chleachtais mhonatóireachta lena chinntiú go bhfuil siad cothrom, éifeachtach, agus go bhfreastalaíonn siad ar an sprioc atá leagtha síos.

7. Príobháideacht agus slándáil sonraí a chosaint

   Sainmhínigh scóip an bhailiúcháin sonraí atá riachtanach chun do chuspóir a bhaint amach agus fanacht laistigh den teorannú sin. Seachain go docht monatóireacht a dhéanamh ar fheistí pearsanta fostaithe nó ar a ngníomhaíocht tar éis uaireanta oibre. Má úsáideann fostaí a ghléas pearsanta le haghaidh oibre, ba cheart go mbeadh an rogha ag na bogearraí monatóireacht a dhéanamh ar a stopadh de láimh, nó a rianú go huathoibríoch laistigh d’uaireanta oibre réamhshocraithe amháin.

   Más féidir, seachain faisnéis rúnda a bhailiú. Seachas sin, bain úsáid as anaithnidiú sonraí, ionas nach féidir na sonraí a cheangal le fostaithe ar leith.

   Bearta slándála láidre a chur i bhfeidhm maidir leis na sonraí monatóireachta a bhailítear. Úsáid pasfhocail láidre, fíordheimhniú dhá fhachtóir, agus criptiú sonraí nuair is féidir. Srian a chur ar rochtain ar shonraí monatóireachta do phearsanra údaraithe ar bhonn riachtanas.

D’fhéadfadh úsáid eiticiúil a bhaint as bogearraí monatóireachta fostaithe a bheith cosúil le bheith ag siúl rópa nuair a d’fhéadfadh céim mhícheart amháin iontaoibh fostaithe a mhilleadh agus iarmhairtí dlíthiúla a chruthú. Mar sin féin, le cur chuige freagrach agus cothrom, is féidir le gnólachtaí taitneamh a bhaint as na buntáistí a bhaineann le monatóireacht gan cur isteach ar phrionsabail eiticiúla. Tá sé de fhreagracht ar ghnóthas tosaíocht a thabhairt do thrédhearcacht, cothroime, agus toiliú fostaithe má dhéanann sé a dhícheall timpeallacht oibre a chruthú ina n-úsáidtear an teicneolaíocht chun táirgiúlacht agus feidhmíocht a fheabhsú.