কর্মচারীদের ইমেল কীভাবে পর্যবেক্ষণ করবেন - আউটলুক এবং জিমেইলের জন্য একটি নির্দেশিকা (পূর্ববর্তী জি স্যুট)

ইমেল যোগাযোগ এবং সহযোগিতার জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ হাতিয়ার, যা কোম্পানির গোপনীয় তথ্যের ভাণ্ডার ধারণ করে। ব্যবসায়িক উন্নয়নে ইমেলের ক্রমবর্ধমান জনপ্রিয়তার সাথে সাথে, সংবেদনশীল তথ্য সুরক্ষার জরুরি প্রশ্নটিও উত্থাপিত হয়েছে। এই ক্রমবর্ধমান উদ্বেগের কারণে আউটলুক বা জিমেইল (পূর্ববর্তী জি স্যুট) এর ইমেল ব্যবহার ট্র্যাক করার উদ্দেশ্যে কর্মচারী পর্যবেক্ষণ সফ্টওয়্যার তৈরিতে অবদান রেখেছে। এই নির্দেশিকাটি কর্মচারীদের ইমেল কীভাবে পর্যবেক্ষণ করতে হয় সে সম্পর্কিত তথ্য পর্যালোচনা করবে: সরঞ্জাম, আইনি বিবেচনা, নিয়োগকর্তা এবং কর্মচারী উভয়ের দৃষ্টিভঙ্গি ইত্যাদি।

পরিবেশবান্ধব, আরামদায়ক এবং কার্যকর ব্যবসায়িক পরিবেশ গড়ে তোলার জন্য কর্মীদের ইমেল স্বচ্ছভাবে পর্যবেক্ষণ করা অপরিহার্য। যখন কর্মীরা মনিটরিং সফটওয়্যার ব্যবহারের কারণগুলি বোঝেন, তখন তারা সম্মানিত বোধ করেন, যা নির্বাহী কর্মীদের উপর আস্থা তৈরি করে। এই কৌশলটি কেবল কর্মীদের মধ্যে কাজের সন্তুষ্টির হার বাড়ায় না, বরং উচ্চ উৎপাদনশীলতা, উন্নত সহযোগিতা, সংবেদনশীল তথ্যের সুরক্ষায় অবদান রাখে, যা আরও লাভজনক ব্যবসার দিকে পরিচালিত করে।

আপনার দলের সাথে স্বচ্ছ সম্পর্ক গড়ে তোলার জন্য আমরা কিছু সুপারিশ সংগ্রহ করেছি। নির্ধারিত লক্ষ্যে পৌঁছানোর জন্য এটি ব্যবহার করতে দ্বিধা করবেন না:

• স্পষ্ট নীতিমালা তৈরি করা
• কর্মচারীর সম্মতি গ্রহণ করা
• পর্যবেক্ষণের উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা কর।
• কর্মক্ষেত্রের সাথে সম্পর্কিত যোগাযোগের মধ্যে নজরদারি সীমাবদ্ধ রাখুন
• দায়িত্বের সাথে পর্যবেক্ষণ সরঞ্জাম ব্যবহার করুন
• নিয়মিত কর্মীদের আপডেট দিন
• আইনি প্রয়োজনীয়তা মেনে চলা নিশ্চিত করা
• নীতি কার্যকারিতা পর্যবেক্ষণ এবং পর্যালোচনা করা

আউটলুক ইমেল পর্যবেক্ষণে বিভিন্ন বিকল্প রয়েছে। প্রথমটি হল অন্তর্নির্মিত আউটলুক বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করা। ইমেল বিতরণ, রসিদ পড়া এবং প্রেরিত ইমেলের স্থিতি পর্যবেক্ষণ করতে বার্তা ট্র্যাকিং ব্যবহার করুন, যার ফলে আগত এবং বহির্গামী ইমেলের রেকর্ড তৈরি হয়।

ইনকামিং এবং আউটগোয়িং ইমেলের রেকর্ডের সাথে, মেলবক্স অডিটিং হিসাবে টুলটি ব্যবহার করুন। এর প্রধান কাজ হল ইমেল পাঠানো, মুছে ফেলা এবং অন্যদের দ্বারা অ্যাক্সেসের মতো ক্রিয়াকলাপগুলি ট্র্যাক করা। আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি এক্সচেঞ্জ অ্যাডমিন সেন্টারের মাধ্যমে মেলবক্স অডিটিং সক্ষম করতে পারেন।

তবে, মাইক্রোসফ্ট 365 কমপ্লায়েন্স সেন্টারের ব্যবহার আরও উন্নত পর্যবেক্ষণের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। ডেটা লস প্রিভেনশন (DLP) নীতির মতো বৈশিষ্ট্যগুলি ইমেলের মাধ্যমে সংবেদনশীল তথ্য ভাগ করে নেওয়ার উপর নজরদারি এবং প্রতিরোধ করতে সহায়তা করে।

In many cases, built-in tools do not address the inquiries. Employers start searching for extra software to reach the set goals. A long search ago, they managed to find and implement third-party tools - কর্মচারী পর্যবেক্ষণ সফ্টওয়্যার যা কার্যকরভাবে Outlook এর সাথে একীভূত হয়। এই টুলটি কীওয়ার্ড সতর্কতা প্রদান করতে পারে, সংযুক্তি ট্র্যাক করতে পারে এবং ইমেল যোগাযোগের ধরণ বিশ্লেষণ করতে পারে।

প্রতিটি কর্মীর উৎপাদনশীলতা ট্র্যাক করার জন্য ব্যবহৃত বিভিন্ন বিকল্পের কারণে কর্মচারী পর্যবেক্ষণ সফ্টওয়্যার ইতিমধ্যেই একটি দৃঢ় খ্যাতি অর্জন করেছে। উপলব্ধ বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে রয়েছে: ইমেল পর্যবেক্ষণ, অ্যাপ ট্র্যাকিং, স্ক্রিনশট, সামগ্রিক ওয়েবসাইট কার্যকলাপ ইত্যাদি।

ব্যবসায়ীরা যুক্তিসঙ্গত তথ্য এবং উদ্ভাবনী ব্যবসায়িক ধারণা রক্ষা করার জন্য যেকোনো উপলব্ধ উপায় ব্যবহার করতে ইচ্ছুক। তারা বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই যেকোনো উপলব্ধ বিকল্প বাস্তবায়নের কথা বিবেচনা করে, কখনও কখনও, ব্যবহার করে ডেটা লস প্রিভেনশন (DLP) স্থাপন করুন টুলস। এই ধরনের টুলস স্বয়ংক্রিয়ভাবে আর্থিক তথ্য বা বৌদ্ধিক সম্পত্তির মতো সংবেদনশীল ডেটার জন্য বহির্গামী ইমেলগুলি পর্যবেক্ষণ করে এবং অনুপযুক্ত ইমেলগুলিকে ব্লক বা ফ্ল্যাগ করে।

জি স্যুট এখন গুগল ওয়ার্কপ্লেস নামে পরিচিত, বিশেষ করে জিমেইল। ওয়াইফাই ট্যালেন্টস-হোল্ড জরিপ অবিশ্বাস্য পরিসংখ্যান দেখায়:

• ৬০% ছোট ব্যবসা তাদের প্রাথমিক ইমেল সরবরাহকারী হিসেবে Gmail ব্যবহার করে
• ৭০% ব্যবসা তাদের ইমেল পরিষেবার জন্য Gmail বা G Suite ব্যবহার করে।

এই চিত্তাকর্ষক পরিসংখ্যানের পরিপ্রেক্ষিতে, জিমেইল পর্যবেক্ষণ সম্পর্কে দুটি মূল প্রশ্নের সমাধান করা গুরুত্বপূর্ণ:

1. ইমেল পর্যবেক্ষণে বিল্ট-ইন টুলগুলি কীভাবে ব্যবহার করবেন
2. অতিরিক্ত রিসোর্স ব্যবহার করে কর্মচারীর ইমেল জি স্যুট কীভাবে পর্যবেক্ষণ করবেন

আসুন একে একে উত্তর দেই এবং জেনে নিই যে আপনি ইমেল পর্যবেক্ষণের জন্য Gmail এর অন্তর্নির্মিত সরঞ্জামগুলির সম্ভাব্যতা সর্বাধিক করছেন কিনা।

আপনার ব্যক্তিগত ক্ষেত্রে কোন বিল্ট-ইন বিকল্পগুলি ব্যবহারযোগ্য তা নিয়ে আপনি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে শুরু করতে পারেন। আসুন উত্তরটি খুঁজে বের করি। গুগল নিজেই গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাডমিন কনসোল ব্যবহার করার পরামর্শ দেয়। এই কনসোলটি নিম্নলিখিত বিকল্পগুলি পায়:

গুগলের সুপারিশগুলি অনুসরণ করে, জিমেইল রিটেনশন এবং ই-ডিসকভারি সক্ষম করুন। প্রথম ধারণা দিয়ে শুরু করুন - রিটেনশন। ইমেলগুলি ধরে রাখা, সংরক্ষণাগারভুক্ত করা এবং ই-ডিসকভারির জন্য গুগল ভল্ট ব্যবহার করুন। ভল্ট আপনাকে ব্যবহারকারীদের দ্বারা মুছে ফেলার পরেও নির্দিষ্ট সময়ের জন্য ইমেলগুলি ধরে রাখার অনুমতি দেয়, যা আইনি সম্মতি এবং অভ্যন্তরীণ তদন্তের জন্য অপরিহার্য।

ধরে রাখার জন্য Google Vault এর সাথে, তদন্ত বা অডিটের সময় ইমেল অনুসন্ধান এবং রপ্তানি করার জন্য eDiscovery সক্ষম করুন। এটি নিশ্চিত করে যে আপনার কাছে সমস্ত প্রাসঙ্গিক যোগাযোগের অ্যাক্সেস রয়েছে।

অভ্যন্তরীণ সরঞ্জামগুলি কার্যকরী হলেও, গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্নটি রয়ে গেছে: এগুলি কি ব্যাপক ইমেল পর্যবেক্ষণের জন্য যথেষ্ট? একটি একক সমাধানের সীমাবদ্ধতার কারণে, বহিরাগত সরঞ্জামগুলি বিভিন্ন পর্যবেক্ষণের চাহিদা পূরণের জন্য ডিজাইন করা বিস্তৃত বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে।

এছাড়াও, এটি আপনার ব্যবসাকে প্রচুর পর্যবেক্ষণ সমাধান প্রদান করবে, যার মধ্যে রয়েছে ওয়েবক্যাম রেকর্ডিং, স্ক্রিনশট রেকর্ডিং, সোশ্যাল নেটওয়ার্কের কার্যকলাপ এবং মুখের স্বীকৃতি। অনেক ব্যবসার জন্য সবচেয়ে আকর্ষণীয় বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি হল AI এর সংহতকরণ। আপনি কর্মীদের উৎপাদনশীলতা সম্পর্কে AI-রেকর্ড করা পরিসংখ্যান পাবেন।

উপসংহারে, উভয় প্রশ্নের উত্তর এখনও আলোচনায় অবদান রাখে তবে এটি স্পষ্ট হয়ে ওঠে - কোনও একক সমাধান নেই। আপনার কোম্পানি, কর্মীদের বিশ্বাসযোগ্যতা এবং উৎপাদনশীলতা রক্ষা করার জন্য যেকোনো বিকল্প ব্যবহার করুন।

কর্মচারীদের ইমেল পর্যবেক্ষণ কেবল তদারকির বিষয় নয়; এটি একটি কৌশলগত হাতিয়ার যা নিরাপত্তা, উৎপাদনশীলতা এবং সম্মতি উন্নত করে। এটি বাস্তবায়নের জন্য এখানে পাঁচটি সবচেয়ে কার্যকর কারণ রয়েছে:

ইমেল হল সংবেদনশীল তথ্যের একটি প্রাথমিক মাধ্যম। মনিটরিং আপনাকে গোপনীয় তথ্য - যেমন আর্থিক প্রতিবেদন, ক্লায়েন্ট তালিকা, বা পণ্য - ধারণকারী ইমেলগুলি অননুমোদিত ব্যক্তিগত বা বহিরাগত অ্যাকাউন্টে পাঠানো থেকে সনাক্ত এবং ব্লক করতে সহায়তা করে। এই সক্রিয় পদ্ধতিটি ইচ্ছাকৃত এবং দুর্ঘটনাজনিত উভয় ডেটা লঙ্ঘনের বিরুদ্ধে আপনার প্রতিরক্ষার প্রথম লাইন।

একটি চালাকিপূর্ণভাবে ছদ্মবেশী ফিশিং ইমেলের একটি মাত্র ক্লিক করা লিঙ্ক আপনার পুরো নেটওয়ার্ককে ঝুঁকির মুখে ফেলতে পারে। সন্দেহজনক প্রেরকের ঠিকানা, লিঙ্ক এবং সংযুক্তিগুলির উপর নজরদারি করে, আপনি সম্ভাব্য ফিশিং আক্রমণ বা ঝুঁকিপূর্ণ অ্যাকাউন্টগুলি ক্ষতির আগে সনাক্ত করতে পারেন, যা আপনার আইটি টিমকে তাৎক্ষণিকভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে সাহায্য করে।

সমস্ত বহিরাগত যোগাযোগ যথাযথ এবং ব্র্যান্ড-ভিত্তিক তা নিশ্চিত করে পেশাদারিত্ব এবং সম্মতির উচ্চ মান বজায় রাখুন। পর্যবেক্ষণ কোম্পানির নীতি কার্যকর করতে সাহায্য করে, আপত্তিকর বা অপেশাদার বিষয়বস্তু প্রেরণ রোধ করে এবং নিয়ন্ত্রিত শিল্পগুলির জন্য একটি অডিট ট্রেল প্রদান করে যাদের যোগাযোগ সংরক্ষণ এবং পর্যালোচনা করতে হয়।

অভ্যন্তরীণ এবং বহিরাগত যোগাযোগের ধরণগুলি বোঝার জন্য ইমেল প্রবাহ বিশ্লেষণ করুন। গ্রাহকদের জিজ্ঞাসা কি খুব বেশি সময় ধরে উত্তরহীন থাকে? অভ্যন্তরীণ দলগুলি কি ধীর প্রতিক্রিয়া সময়ের সাথে লড়াই করছে? ইমেল পর্যবেক্ষণ এই বাধাগুলি সনাক্ত করার জন্য ডেটা সরবরাহ করে, যা আপনাকে কর্মপ্রবাহকে অনুকূলিত করতে এবং সামগ্রিক পরিচালনা দক্ষতা উন্নত করতে সহায়তা করে।

যখন অভ্যন্তরীণ দ্বন্দ্ব বা মানব সম্পদ সংক্রান্ত সমস্যা দেখা দেয়, তখন ইমেল ঘটনাগুলির একটি বস্তুনিষ্ঠ রেকর্ড প্রদান করে। পর্যবেক্ষণ (যথাযথ আইনি সম্মতি সহ) যোগাযোগের একটি যাচাইযোগ্য লগ তৈরি করে যা বিরোধ, হয়রানির দাবি, বা নীতি লঙ্ঘনের ক্ষেত্রে ন্যায্য এবং নির্ভুল তদন্ত পরিচালনার জন্য অপরিহার্য হতে পারে।

এই ধরণের সফটওয়্যার স্থাপনের আগে, প্রতিটি নিয়োগকর্তার উচিত পর্যবেক্ষণ পদ্ধতির বৈধতা সম্পর্কে সঠিকভাবে চিন্তা করা। এই নীতি পরিচালনার জন্য প্রতিটি দেশের নিজস্ব নিয়মকানুন রয়েছে। প্রধান ঘটনাগুলি দেখায় যে অনেক দেশ পর্যবেক্ষণ সফ্টওয়্যার প্রয়োগের অনুমতি দেয় তবে একটি বিষয়ের সাথে: কর্মীরা জানেন যে এই পদ্ধতি প্রয়োগ করা হচ্ছে।

ব্যক্তিগত তথ্যের গোপনীয়তার উপর কর্মীদের অধিকারকে সম্মান করতে ভুলবেন না। নির্বাহী কর্মীদের জীবনের কেবল কাজের সাথে সম্পর্কিত দিকগুলি পর্যবেক্ষণ করার আইনি অনুমতি রয়েছে। তাই, কারও সীমানা অতিক্রম করা উচিত নয় - যদি কোনও কর্মী এই অনুশীলন সম্পর্কে সচেতন থাকেন, তাহলে তারা সম্মানিত বোধ করার সম্ভাবনা বেশি থাকে, যা প্রেরণা এবং উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করতে পারে।

কর্মচারী পর্যবেক্ষণ বাস্তবায়নের সময়, কর্মক্ষেত্রের সংস্কৃতির উপর এর প্রভাব বিবেচনা করুন এবং ডেটা সুরক্ষা নিশ্চিত করার সময় আপনার নির্দিষ্ট চাহিদার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ সরঞ্জামগুলি বেছে নিন। আস্থা এবং মনোবলকে সমর্থন করার জন্য নিয়ন্ত্রণের সাথে কর্মীদের স্বায়ত্তশাসনের ভারসাম্য বজায় রাখুন। সম্মতিপূর্ণ এবং স্বচ্ছ থাকার জন্য আপনার অনুশীলনগুলি নিয়মিত পর্যালোচনা এবং আপডেট করুন। ব্যবস্থাপনার জন্য আইনি এবং নৈতিক প্রশিক্ষণ প্রদান, কর্মীদের সাথে স্পষ্ট যোগাযোগের পাশাপাশি, একটি সম্মানজনক এবং উৎপাদনশীল কর্ম পরিবেশ গড়ে তুলতে সহায়তা করবে।

আজকের কর্মক্ষেত্রে কোম্পানির ইমেল সুরক্ষিত রাখা অপরিহার্য। আউটলুক এবং জিমেইল মৌলিক পর্যবেক্ষণ প্রদান করলেও, ক্লিভারকন্ট্রোলের মতো নিবেদিতপ্রাণ সফ্টওয়্যার গভীর নিরাপত্তা, সক্রিয় ডেটা ফাঁস প্রতিরোধ এবং মূল্যবান উৎপাদনশীলতা অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে।

সাফল্যের জন্য একটি স্বচ্ছ পদ্ধতির প্রয়োজন: স্পষ্ট নীতিমালা প্রতিষ্ঠা করা, কর্মীদের সম্মতি অর্জন করা এবং আপনার দলকে শাস্তি দেওয়ার পরিবর্তে সহায়তা করার জন্য ডেটা ব্যবহার করা।

আজই আপনার ব্যবসায়িক যোগাযোগ রক্ষা করুন। বিনামূল্যে CleverControl ব্যবহার করে দেখুন and experience the benefits yourself.