Hãy tưởng tượng toàn bộ doanh nghiệp của bạn đang chạy trên một bảng điều khiển tương tác trực tiếp. Mọi dự án, mọi thành viên trong nhóm và mọi khoảnh khắc năng suất đều có thể nhìn thấy theo thời gian thực sống động. Đó là sức mạnh mà chúng ta đang nói đến khi thảo luận về việc đo lường năng suất của nhân viên ngày nay. Chỉ dựa vào dữ liệu hồi cứu không còn đủ để duy trì vị thế dẫn đầu trong một thị trường luôn thay đổi. Để thực sự dẫn đầu, tối ưu hóa và phát triển trong bối cảnh hiện đại, bạn cần các vòng phản hồi ngay lập tức, chứ không phải kho lưu trữ lịch sử. Bài viết này sẽ tiết lộ năm chiến lược khả thi để nắm bắt được mạch đập của lực lượng lao động, đảm bảo bạn luôn đi trước một bước.

Công cụ theo dõi thời gian

Công cụ theo dõi thời gian

Công cụ theo dõi thời gian là phần mềm ghi lại giờ làm việc thực tế và thời gian nhân viên dành cho các nhiệm vụ và dự án.

Trình theo dõi thời gian có thể tự động và thủ công. Trong trường hợp đầu tiên, ứng dụng giám sát tự động chọn thời điểm bắt đầu và kết thúc hoạt động của nhân viên trên thiết bị. Nó cho rằng đó là thời điểm bắt đầu và kết thúc ngày làm việc và tính toán tổng số giờ làm việc theo đó.

Trong trường hợp theo dõi thời gian thủ công, nhân viên phải tự chấm công vào ra và nhập số giờ làm việc cho các công việc cụ thể bằng giao diện chuyên dụng.

Người quản lý có thể theo dõi giờ làm việc theo thời gian thực thông qua bảng điều khiển trực tuyến.

Phần mềm chấm công cung cấp dữ liệu chính xác nhất để lập hóa đơn cho khách hàng, tính toán bảng lương và phân bổ nguồn lực. Nó cũng cho phép người quản lý hiểu được thời gian thực sự cần cho các nhiệm vụ cụ thể và lập kế hoạch cho các dự án trong tương lai tốt hơn.

Giám sát hoạt động thời gian thực

Giám sát hoạt động theo thời gian thực không chỉ đơn thuần là theo dõi thời gian. Các công cụ này giám sát việc sử dụng máy tính của nhân viên: ứng dụng nào họ sử dụng, trang web nào họ truy cập, nội dung họ nhập và nhiều hơn nữa.

Nó hoạt động như thế nào? Một công ty cài đặt một phần mềm đại lý cụ thể trên máy tính văn phòng. Sau đó, đại lý này sẽ thu thập dữ liệu về hoạt động kỹ thuật số của nhân viên trong suốt giờ làm việc.

Kiểu giám sát thời gian thực này là một công cụ tuyệt vời để đánh giá năng suất của nhân viên. Nó giúp các nhà quản lý nhận thấy các hoạt động không liên quan đến công việc, thời gian nhàn rỗi và các sự sụt giảm năng suất khác ngay khi chúng xảy ra. Giám sát cũng sẽ làm nổi bật những nhân viên có hiệu suất cao và cho phép các nhà quản lý ghi nhận thành tích của họ. Giám sát cũng có thể tiết lộ các rủi ro bảo mật tiềm ẩn và giúp loại bỏ chúng kịp thời.

Giám sát thời gian thực giúp sử dụng tài nguyên của công ty hiệu quả hơn. Bằng cách nào? Bằng cách xem ứng dụng và dịch vụ nào được sử dụng nhiều nhất và ứng dụng nào ít được sử dụng, công ty có thể hủy đăng ký các giấy phép phần mềm không cần thiết và cắt giảm chi phí.

Không sử dụng giám sát hoạt động để giám sát cá nhân hoặc trừng phạt. Thay vào đó, hãy biến nó thành nguồn dữ liệu để xác định các lĩnh vực mà nhân viên có thể cần đào tạo thêm hoặc nơi có thể cải thiện quy trình. Luôn có một "Chính sách sử dụng được chấp nhận" rõ ràng và truyền đạt hiệu quả.

Nền tảng quản lý dự án và nhiệm vụ

Nền tảng quản lý dự án, như tên gọi của chúng, giúp các nhóm lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của các dự án đang diễn ra và các nhiệm vụ riêng lẻ. Chúng là một không gian kỹ thuật số nơi bạn có thể tạo dự án, chia nhỏ chúng thành các mốc quan trọng và nhiệm vụ, đặt thời hạn và giao các nhiệm vụ này cho nhân viên. Sau đó, bạn có thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực với các bản cập nhật trạng thái, bình luận và các phương tiện trực quan như bảng Kanban.

Nhiều phần mềm quản lý dự án cũng cho phép lập kế hoạch ngân sách, giúp duy trì trong giới hạn và điều chỉnh các chi phí phát sinh tiềm ẩn kịp thời.

Ưu điểm chính của nền tảng quản lý dự án là chúng hiển thị tiến độ nhiệm vụ và dự án theo thời gian thực và giúp nhận thấy những trở ngại có thể đang kìm hãm công việc. Bên cạnh đó, chúng giúp đánh giá khối lượng công việc của từng nhân viên và nhóm và sắp xếp lại khi cần thiết.

Phân tích lực lượng lao động do AI thúc đẩy

Phân tích AI là một công cụ tiết kiệm thời gian tuyệt vời cho các nhà quản lý bận rộn. Trong khi con người dành hàng giờ để xem xét các báo cáo, AI làm điều tương tự trong vài giây. Bên cạnh đó, nó không có các đánh giá chủ quan thường thấy ở con người.

Phản hồi liên tục

Phản hồi không hẳn là một công cụ như những công cụ được mô tả ở trên. Mà đúng hơn, đó là một nền văn hóa mà ở đó các nhà quản lý và nhân viên (hoặc thậm chí là đồng nghiệp) thường xuyên trao đổi ý kiến ​​về hiệu suất của nhau và cùng nhau phát triển. Cho dù thông qua các tuyến đường một kèm một đã lên kế hoạch hay các cuộc kiểm tra hàng ngày tự phát, sự trao đổi ngay lập tức này cho phép điều chỉnh lộ trình nhanh chóng khi có thách thức phát sinh.

Sức mạnh của phản hồi liên tục không chỉ là khả năng xác định thách thức nhanh chóng mà còn là khả năng nhìn nhận vấn đề theo góc độ khác. Khi nhân viên chia sẻ quan điểm của mình về vấn đề, điều đó mở ra cơ hội tìm ra giải pháp tốt hơn.

Một lợi ích mạnh mẽ khác của phản hồi là khả năng thúc đẩy tinh thần và sự gắn kết. Khi được đưa ra đúng cách, tập trung vào các cơ hội để cải thiện thay vì khiển trách, nhân viên sẽ cảm thấy được công nhận, chú ý, hỗ trợ và biết cách tiến về phía trước.

Phần kết luận

Một công ty không phải là một tập hợp các nhân viên riêng lẻ - mà là một dàn nhạc chơi một bản giao hưởng. Việc theo dõi năng suất của nhân viên theo thời gian thực sẽ giúp bạn có được quyền chỉ huy: cho phép bạn nghe mọi nốt nhạc sai và đảm bảo mọi nhạc công đều chơi hòa âm. Việc theo dõi là trao quyền cho các nhạc công của bạn và cuối cùng là sáng tác nên một kiệt tác về hiệu quả.