Các phương pháp hay nhất để theo dõi hoạt động duyệt web mà không ảnh hưởng đến niềm tin

Theo dõi hoạt động duyệt web tại nơi làm việc thường bao gồm ghi lại các trang web đã truy cập, truy vấn tìm kiếm, hoạt động trên mạng xã hội và trò chuyện (đôi khi bao gồm cả nhật ký nhắn tin). Đôi khi, nhà tuyển dụng cũng có thể theo dõi quá trình truyền tệp và thao tác gõ phím (ví dụ: tin nhắn hoặc truy vấn tìm kiếm).

Các tổ chức có thể sử dụng một trong một số phương pháp để giám sát hoạt động internet:

1. Giám sát mạng thông qua cấu hình bộ định tuyến: thiết lập bộ định tuyến để ghi lại lưu lượng truy cập Internet;
2. Máy chủ proxy và tường lửa có thể ghi lại lưu lượng truy cập Internet để xem xét quản trị. Họ cũng có thể chặn quyền truy cập vào các trang web không phù hợp;
3. Phần mềm giám sát nhân viên ghi lại tất cả hoạt động trên máy tính của nhân viên, bao gồm lịch sử duyệt web và hoạt động trên mạng xã hội, đồng thời có chức năng chặn trang web.

Tính hợp pháp của việc theo dõi hoạt động Internet phụ thuộc vào luật pháp tiểu bang và địa phương trong khu vực của bạn. Ví dụ, theo luật pháp Hoa Kỳ, việc giám sát nhân viên thường là hợp pháp. Đạo luật về quyền riêng tư trong liên lạc điện tử (ECPA) thường cho phép người sử dụng lao động giám sát các thiết bị và mạng do công ty sở hữu nếu họ theo đuổi mục đích kinh doanh hợp pháp. Một số bang kêu gọi các tổ chức thông báo cho nhân viên về các hoạt động theo dõi; các tiểu bang khác để lại thông báo theo quyết định của người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động cũng nên có chính sách rõ ràng nêu rõ phạm vi và thực tiễn giám sát.

Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) quản lý việc theo dõi hoạt động máy tính của nhân viên ở EU. Theo đó, các tổ chức phải giới hạn việc thu thập dữ liệu ở mức cần thiết cho mục đích kinh doanh hợp pháp, thông báo cho nhân viên về việc giám sát và thường phải nhận được sự đồng ý của họ.

Các quy định bảo vệ dữ liệu tương tự được áp dụng ở Úc, Ấn Độ, Canada, Đan Mạch và các quốc gia khác.

Các khu vực pháp lý khác có các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư chặt chẽ hơn. Ví dụ, ở Hy Lạp, giám sát điện tử bị cấm trừ khi người sử dụng lao động có ủy quyền hợp pháp hoặc mục đích kinh doanh hợp pháp. Hà Lan yêu cầu các tổ chức phải có lợi ích kinh doanh hợp pháp cao hơn quyền riêng tư của nhân viên để thực hiện giám sát nhân viên. Phần Lan hạn chế việc giám sát email, cuộc gọi và việc sử dụng máy tính.

Trong phần này, chúng tôi chỉ tổng quan ngắn gọn về tính hợp pháp của việc giám sát nhân viên theo các khu vực pháp lý khác nhau. Nhìn chung, mặc dù việc giám sát nhân viên nói chung là hợp pháp ở hầu hết các quốc gia, nhưng người ta ngày càng chú trọng đến việc cân bằng lợi ích của người sử dụng lao động với quyền riêng tư của nhân viên. Chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến ​​cố vấn pháp lý trước khi triển khai các biện pháp theo dõi trong tổ chức của mình.

Theo dõi hoạt động duyệt web có thể mang lại lợi ích cho cả tổ chức và nhân viên và đây là cách thực hiện:

1. Giám sát cải thiện năng suất. Việc chống lại sự cám dỗ kiểm tra tin nhắn trò chuyện đến hoặc trang web mua sắm có thể là một thách thức và không phải ai cũng có thể cưỡng lại được. Theo dõi hoạt động duyệt web cho thấy những nhân viên dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động không liên quan đến công việc, chẳng hạn như duyệt web cá nhân, mạng xã hội, nền tảng video và các hoạt động khác. Với thông tin này, người quản lý có thể thực hiện các biện pháp để cải thiện sự tập trung và năng suất, chẳng hạn như bằng cách ngăn chặn sự xao lãng.
2. Dữ liệu được thu thập cho thấy khoảng cách về kỹ năng. Nếu một nhân viên thường xuyên tìm kiếm cách sử dụng một ứng dụng nhất định cần thiết cho công việc, họ có thể cần được đào tạo thêm. Phân tích lịch sử duyệt web của nhân viên có thể cho bạn manh mối về những kỹ năng và kiến ​​thức mà họ thiếu. Sau đó, bạn có thể lên kế hoạch cho các chương trình đào tạo và phát triển phù hợp.
3. Theo dõi tăng cường bảo mật dữ liệu. Giải pháp DLP mạnh mẽ có thể phát hiện và ngăn chặn việc nhân viên truy cập, chia sẻ hoặc tải xuống dữ liệu nhạy cảm của công ty trái phép.
4. Giám sát giúp tăng cường an ninh mạng của công ty. Phần mềm chuyên dụng có thể xác định các nỗ lực truy cập các trang web độc hại hoặc tải xuống các tệp bị nhiễm độc.

Bất chấp tất cả những lợi ích của nó, việc theo dõi hoạt động duyệt web của nhân viên có thể gây tác dụng ngược nếu được thực hiện một cách phi đạo đức. Mối quan tâm chính ở đây là quyền riêng tư của người lao động. Nhân viên có quyền riêng tư và việc sử dụng các phương pháp giám sát quá xâm phạm có thể dẫn đến mất lòng tin, môi trường làm việc thù địch và thậm chí là hậu quả pháp lý. Nhân viên có thể cảm thấy bị quản lý vi mô và không được tin cậy, điều này có thể làm giảm sự hài lòng trong công việc của họ và khiến họ tìm kiếm điều kiện tốt hơn ở các công ty khác.

Việc theo dõi hoạt động trên Internet cũng liên quan đến những thách thức kỹ thuật. Việc triển khai và duy trì hệ thống giám sát có thể phức tạp và tốn kém. Ngoài ra, ngay cả những giải pháp đáng tin cậy nhất cũng dễ xảy ra lỗi. Họ có thể gắn cờ các hoạt động hợp pháp là đáng ngờ, dẫn đến việc nhân viên bị giám sát một cách không cần thiết.

Việc thực hiện giám sát nhân viên đòi hỏi một cách tiếp cận cẩn thận để giảm thiểu những khó khăn này và thu được tất cả những lợi ích.

Chúng tôi đã thu thập các phương pháp hay nhất để triển khai phần mềm theo dõi.

Thị trường ngày nay cung cấp nhiều công cụ giám sát nhân viên để theo dõi hoạt động duyệt web. CleverControl là một trong những giải pháp tiên tiến và đáng tin cậy nhất trong lĩnh vực này. Nó theo dõi lịch sử duyệt web, truy vấn tìm kiếm, thời gian dành cho mỗi trang web và hoạt động truyền thông xã hội của mỗi nhân viên. Dữ liệu thu thập được tổng hợp dưới dạng biểu đồ và đồ thị thống kê rõ ràng, cho phép phân tích nhanh chóng năng suất của từng cá nhân và xu hướng của toàn nhóm. Nền tảng này cũng cung cấp cài đặt chặn trang web linh hoạt, do đó bạn có thể hạn chế sự xao lãng và giúp nhân viên tập trung vào công việc.

Người quản lý sẽ khó có được sự tin tưởng của nhóm bằng cách bí mật theo dõi hoạt động của họ. Sự trung thực luôn là chính sách tốt nhất. Chúng tôi khuyên bạn nên truyền đạt một cách cởi mở lý do thực hiện các biện pháp theo dõi cho nhân viên, ngay cả khi khu vực pháp lý của bạn không yêu cầu điều đó. Hãy minh bạch về những dữ liệu nào được thu thập: các trang web đã truy cập, thời gian dành cho các trang web này, ảnh chụp màn hình, nhật ký mạng xã hội, v.v. Bất cứ khi nào có thể, hãy xin phép nhân viên để theo dõi, đặc biệt là đối với các phương pháp mang tính xâm phạm hơn.

Nếu mục đích giám sát của bạn có thể chấp nhận được, hãy xóa thông tin nhận dạng cá nhân khỏi phân tích hoạt động để bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên. Cố gắng tập trung vào việc phân tích xu hướng hơn là hoạt động cá nhân. Không theo dõi lịch sử duyệt web của một nhân viên cụ thể; thay vào đó, hãy tìm kiếm những xu hướng như dành quá nhiều thời gian trên mạng xã hội hoặc truy cập vào các trang web nguy hiểm.

Xác định mục tiêu giám sát rõ ràng và phạm vi dữ liệu bạn cần thu thập để đạt được chúng. Ví dụ: nếu mục tiêu là tiết lộ những điều gây xao lãng, thì việc nắm bắt các trang web đã truy cập và thời gian dành cho chúng là đủ. Việc ghi lại tin nhắn đến và đi trên mạng xã hội là quá mức trong trường hợp này.

Hoạt động duyệt web phải được theo dõi trên các thiết bị do công ty sở hữu và chỉ trong giờ làm việc. Tránh giám sát hoạt động của nhân viên ngoài giờ làm việc hoặc trên thiết bị cá nhân. Ngoại lệ duy nhất có thể là khi nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân để làm việc. Trong trường hợp này, giải pháp giám sát được chọn phải có chức năng bấm giờ vào và bấm giờ ra để nhân viên có thể ngừng giám sát khi ngày làm việc kết thúc.

Tổ chức cần có chính sách sử dụng Internet toàn diện để xác định hành vi trực tuyến được chấp nhận và không được chấp nhận. Ngoài ra, cần có chính sách riêng nêu rõ phạm vi giám sát, cách sử dụng dữ liệu thu thập được, thời gian lưu giữ và ai có thể truy cập dữ liệu đó. Cả hai chính sách này phải dễ dàng được nhân viên tiếp cận. Nhóm phải hiểu các chính sách cũng như ý nghĩa của chúng và có một kênh để bày tỏ mối quan ngại của mình.

Hoạt động giám sát không nên cố định. Chúng cần được xem xét định kỳ để đảm bảo chúng vẫn cần thiết và hiệu quả.

Tích cực lắng nghe phản hồi của nhân viên và điều chỉnh việc theo dõi cho phù hợp với mọi lo ngại về quyền riêng tư. Ngoài ra, bạn nên cập nhật luật lao động và quyền riêng tư có liên quan cũng như đảm bảo tuân thủ các thay đổi.

Theo dõi hoạt động duyệt web của nhân viên có thể cải thiện đáng kể năng suất và sự tập trung của nhân viên, đồng thời tăng cường bảo mật của công ty. Tuy nhiên, hoạt động giám sát đòi hỏi một cách tiếp cận cẩn thận để giúp bạn tránh được những mặt tiêu cực của chúng. Bằng cách ưu tiên tính minh bạch, tập trung vào dữ liệu tổng hợp và tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên, bạn có thể triển khai giám sát hoạt động duyệt web theo cách duy trì niềm tin và thúc đẩy môi trường làm việc tích cực.