Phần mềm giám sát nhân viên Pennsylvania: Các phương pháp hay nhất cho các ngành được quản lý

Bạn có thể điều hành một ngân hàng ở Pittsburgh hoặc quản lý một bệnh viện ở Harrisburg. Hoặc có lẽ, công ty bảo hiểm của bạn ở Philadelphia xử lý hàng nghìn hồ sơ khách hàng nhạy cảm mỗi ngày. Trong tất cả những trường hợp này, nhân viên của bạn đều có quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm, nếu bị xử lý sai cách một cách cố ý hoặc vô tình, có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về mặt pháp lý, tài chính và uy tín.

Trên khắp Pennsylvania, các tổ chức trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính, bảo hiểm và chăm sóc sức khỏe đang phải tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật và tuân thủ. Phần mềm giám sát nhân viên là một thành phần quan trọng để đáp ứng các yêu cầu này, quản lý rủi ro và tăng cường bảo mật.

Nhưng làm thế nào để áp dụng đúng cách ở Pennsylvania? Hãy cùng tìm hiểu chủ đề này trong bài viết hôm nay.

Việc hiểu rõ các quy định về quyền riêng tư của tiểu bang và địa phương là rất quan trọng để triển khai hệ thống giám sát nhân viên trong bất kỳ ngành nghề nào; tuy nhiên, trong các lĩnh vực được quản lý, điều này còn quan trọng gấp đôi. Phần mềm giám sát nhân viên giúp đảm bảo dữ liệu của khách hàng hoặc bệnh nhân được bảo vệ và xử lý đúng cách. Trong quá trình này, nó thu thập một lượng lớn dữ liệu về hoạt động của nhân viên và có thể vô tình thu thập cả dữ liệu nhạy cảm của khách hàng hoặc bệnh nhân. Vì vậy, khi triển khai phần mềm theo dõi trong các ngành nghề được quản lý tại Pennsylvania, bạn nên cân nhắc những điều sau:

1. Nó giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của khách hàng tốt như thế nào?

2. Nó có tuân thủ các quy định cụ thể của ngành không?

3. Liệu nó có hỗ trợ quyền của nhân viên liên quan đến dữ liệu được thu thập về họ không?

Để trả lời những câu hỏi này, cần có kiến thức về bối cảnh pháp lý của Pennsylvania. Hãy bắt đầu với các quy định cụ thể của từng ngành.

Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, người sử dụng lao động phải tuân thủ HIPAA (Đạo luật Khả năng Chuyển đổi và Trách nhiệm Giải trình Bảo hiểm Y tế). Đạo luật này yêu cầu bảo vệ tối đa Thông tin Y tế Được Bảo vệ (PHI), tức là thông tin y tế có thể nhận dạng cá nhân, chẳng hạn như tiền sử bệnh án, kết quả xét nghiệm, thông tin bảo hiểm hoặc bất kỳ dữ liệu nào liên quan đến sức khỏe thể chất hoặc tinh thần của một người, dịch vụ chăm sóc sức khỏe được cung cấp hoặc chi trả cho dịch vụ chăm sóc sức khỏe.

Luật pháp Pennsylvania cũng cấm tiết lộ thông tin liên quan đến HIV và hồ sơ điều trị sức khỏe tâm thần hoặc lạm dụng chất gây nghiện mà không có sự đồng ý bằng văn bản.

Phần mềm giám sát nhân viên, khi được triển khai đúng cách, sẽ hoạt động như một người bảo vệ cảnh giác, giúp bạn phát hiện và ngăn chặn các vi phạm tiềm ẩn đối với dữ liệu nhạy cảm này.

Các công ty hoạt động trong lĩnh vực tài chính phải tuân thủ GLBA (Đạo luật Gramm-Leach-Bliley). Đạo luật này yêu cầu bảo vệ Thông tin Cá nhân Không Công khai (NPI) của người tiêu dùng. NPI là bất kỳ thông tin nào:

1. Khách hàng cung cấp để có được sản phẩm hoặc dịch vụ tài chính (tên, địa chỉ, thu nhập, v.v.)

2. Kết quả từ bất kỳ giao dịch nào được thực hiện cho khách hàng (số tài khoản, thanh toán, lịch sử, số dư, v.v.)

3. Một công ty tài chính thu thập thông tin về khách hàng để cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm (hồ sơ tòa án, báo cáo của người tiêu dùng, v.v.)

Việc giám sát nhân viên rất quan trọng để xác định sớm các mối đe dọa an ninh và khắc phục chúng.

Trong bảo hiểm, Đạo luật An ninh Dữ liệu Bảo hiểm Pennsylvania (PIDSA), có hiệu lực từ tháng 12 năm 2023, yêu cầu các biện pháp bảo vệ mạnh mẽ đối với thông tin không công khai, ứng phó sự cố và đào tạo nhân viên về an ninh mạng và giám sát.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Mặc dù Đạo luật Nghe lén hạn chế việc ghi âm, nhưng nhìn chung không cấm việc giám sát bằng video miễn là không có âm thanh nào được ghi lại. Việc giám sát bằng video bị cấm trong nhà vệ sinh, phòng thay đồ và các khu vực khác mà nhân viên có kỳ vọng hợp lý về quyền riêng tư.

Đạo luật Bảo mật Truyền thông Điện tử (ECPA) của liên bang tương tự như Đạo luật Nghe lén. Luật này cấm người sử dụng lao động chặn các thông tin liên lạc điện tử mà không có sự đồng ý, nhưng có một số ngoại lệ khi giám sát các hệ thống do người sử dụng lao động sở hữu, đặc biệt là vì lý do kinh doanh hợp pháp.

Theo luật Pennsylvania, người sử dụng lao động không có nghĩa vụ phải thông báo cho nhân viên về việc giám sát, ngoại trừ việc giám sát thông tin liên lạc.

Đây chỉ là tổng quan ngắn gọn về các quy định của Pennsylvania. Chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý trước khi triển khai giám sát nhân viên.

Nhưng tại sao nhân viên trong các ngành như tài chính, bảo hiểm và chăm sóc sức khỏe lại cần được giám sát ngay từ đầu?

Hãy tưởng tượng dữ liệu họ xử lý hàng ngày. Số an sinh xã hội, số dư tài khoản, lịch sử bệnh án, thông tin nhận dạng cá nhân và rất nhiều dữ liệu giá trị khác. Như đã đề cập ở phần trước, dữ liệu này được pháp luật bảo vệ, đặt ra nghĩa vụ cho các tổ chức xử lý dữ liệu. Phần mềm giám sát nhân viên có thể giúp:

1. Đảm bảo tuân thủ liên tục các quy định và tạo ra dấu vết kiểm toán.

2. Phát hiện truy cập trái phép vào dữ liệu nhạy cảm, chuyển dữ liệu bất thường hoặc hoạt động đáng ngờ khác có thể cho thấy nguy cơ rò rỉ dữ liệu.

3. Giải quyết các mối đe dọa từ bên trong và bên ngoài.

4. Đảm bảo dữ liệu được xử lý theo các giao thức đã thiết lập.

Việc triển khai giám sát nhân viên có thể là một quá trình phức tạp và khó khăn, đặc biệt là trong các ngành được quản lý chặt chẽ, nơi sai sót có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Dưới đây là bảy phương pháp hay nhất được thiết kế riêng cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tại Pennsylvania.

Tổ chức của bạn lưu trữ những dữ liệu nào? Ai có quyền truy cập? Điểm yếu nằm ở đâu?

Trước khi mua phần mềm, hãy đánh giá rủi ro của bạn. Ngân hàng xử lý chuyển khoản có nhu cầu khác với phòng khám quản lý bệnh nhân.

Không phải tất cả phần mềm giám sát đều phù hợp với các ngành được quản lý. Phần mềm bạn chọn phải nêu rõ ràng rằng nó tuân thủ HIPAA hoặc các quy định hiện hành khác trong ngành của bạn. Hãy tìm các tính năng như:

1. Theo dõi kiểm toán được mã hóa (HIPAA yêu cầu lưu giữ trong 6 năm)

2. Ghi nhật ký truy cập dựa trên vai trò

3. Tích hợp với hệ thống DLP và SIEM

4. Cảnh báo về hành vi đáng ngờ (ví dụ: truy cập ngoài giờ, tải xuống hàng loạt)

Việc giám sát bất ngờ có thể phản tác dụng. Thay vào đó, hãy cởi mở. Xây dựng một chính sách rõ ràng, bằng văn bản, nêu rõ những nội dung sẽ được giám sát, lý do cần giám sát và cách thức sử dụng và bảo mật dữ liệu thu thập được. Tổ chức một cuộc họp ngắn. Giải thích rằng việc giám sát không phải để bắt giữ người mà là để bảo vệ khách hàng và đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý.

Mặc dù ở Pennsylvania, bạn thường không cần sự đồng ý để giám sát bằng hình ảnh hoặc máy tính tại nơi làm việc, nhưng tính minh bạch sẽ làm giảm sự phản kháng và thúc đẩy sự hợp tác.

Không cần phải ghi lại mọi thao tác phím. Hãy xác định rõ ràng mục tiêu cho chương trình giám sát của bạn. Mục tiêu là ngăn chặn rò rỉ dữ liệu hay đảm bảo tuân thủ các giao thức bảo mật cụ thể? Hãy giới hạn hoạt động giám sát của bạn ở mức tối thiểu cần thiết để đạt được các mục tiêu đã nêu.

Tập trung vào các hệ thống rủi ro cao: cơ sở dữ liệu bệnh nhân, nền tảng tài chính, công cụ xử lý khiếu nại. Áp dụng giám sát dựa trên vai trò và mức độ nhạy cảm của dữ liệu. Nhân viên lễ tân không cần sự giám sát chặt chẽ như nhân viên thẩm định khiếu nại.

Nhật ký bạn thu thập rất nhạy cảm. Chúng có thể chứa thông tin cá nhân của nhân viên và dữ liệu khách hàng bị thu thập một cách vô tình.

Hãy xử lý dữ liệu được thu thập bởi phần mềm giám sát của bạn với cùng mức độ bảo mật mà bạn áp dụng cho thông tin nhạy cảm của khách hàng. Nếu ai đó hack hệ thống giám sát của bạn, họ có thể xem mọi thứ. Vì vậy, hãy bảo mật, mã hóa và hạn chế quyền truy cập vào hệ thống cho một số lượng nhân viên nhất định, đồng thời kiểm tra những người xem nhật ký.

Quản lý cần hiểu rõ chức năng của phần mềm, chính sách giám sát của công ty, các biện pháp bảo mật tổng quát và tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định. Nhân viên cần biết trách nhiệm của mình. Và ban giám đốc cần nêu gương về hành vi đạo đức - không có ngoại lệ.

Quy định thay đổi. Nhân viên luân chuyển. Công nghệ phát triển. Hãy xem xét lại chính sách giám sát của bạn ít nhất mỗi năm một lần. Ngoài ra, một số biện pháp hiệu quả là thực hiện kiểm toán giả định và kiểm tra kế hoạch ứng phó sự cố.

Tóm lại, việc giám sát nhân viên trong các lĩnh vực được quản lý là về trách nhiệm.

Nếu công ty của bạn hoạt động trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm hoặc tài chính tại Pennsylvania, công ty sẽ xử lý một số thông tin nhạy cảm nhất của mọi người. Khách hàng, bệnh nhân và khách hàng của bạn tin tưởng bạn sẽ bảo vệ những thông tin đó.

Khi được triển khai một cách chu đáo, phần mềm giám sát sẽ là một lá chắn. Một cách để phát hiện sai sót trước khi chúng trở thành vi phạm. Một cách để chứng minh sự tuân thủ khi đến thời điểm kiểm toán.

Mục tiêu cuối cùng của việc giám sát không phải là tạo ra bầu không khí nghi ngờ mà là xây dựng một môi trường an toàn và tuân thủ để bảo vệ tổ chức, khách hàng và danh tiếng của bạn.