Phần mềm giám sát nhân viên Bắc Carolina: Thông tin chi tiết cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm giám sát nhân viên Bắc Carolina: Thông tin chi tiết cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Bắc Carolina hiện đang phải đối mặt với áp lực về bảo mật kỹ thuật số và duy trì năng suất hơn bao giờ hết, vì nền kinh tế của tiểu bang ngày càng phụ thuộc vào công nghệ và làm việc từ xa. Làm thế nào các công ty có thể đảm bảo dữ liệu bí mật của họ được an toàn và nhân viên làm việc tốt nhất?

Bài viết này xem xét những thách thức riêng biệt mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) ở Bắc Carolina gặp phải – từ những đặc thù của thị trường địa phương đến các lỗ hổng bảo mật nội bộ quá phổ biến. Sau đó, chúng tôi sẽ tiết lộ cách phần mềm giám sát nhân viên tiên tiến cung cấp các giải pháp thực tế, giúp bạn ngăn chặn rò rỉ dữ liệu, theo dõi thời gian làm việc chính xác và xây dựng tương lai an toàn và hiệu quả hơn cho doanh nghiệp của bạn.

Môi trường kinh doanh và an ninh nội bộ của Bắc Carolina

Nền tảng của nền kinh tế Bắc Carolina là các doanh nghiệp vừa và nhỏ - 99,6% tổng số doanh nghiệp trong tiểu bang là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Họ sử dụng 45,3% tổng số nhân viên của tiểu bang, hay 1,7 triệu người. Trong số các lĩnh vực kinh doanh chính ở Bắc Carolina là:

  1. Chăm sóc sức khỏe: Các bệnh viện lớn và phòng khám chuyên khoa xử lý rất nhiều dữ liệu nhạy cảm của bệnh nhân, khiến họ thường xuyên trở thành mục tiêu của tình trạng rò rỉ dữ liệu.

  2. Dịch vụ chuyên môn, khoa học và kỹ thuật, bao gồm các công ty luật, công ty tư vấn và công ty khởi nghiệp công nghệ, xử lý khối lượng lớn thông tin khách hàng bí mật và sở hữu trí tuệ.

  3. Chế tạo: các doanh nghiệp sản xuất đặc biệt dễ bị gián điệp công nghiệp và đánh cắp thiết kế hoặc sở hữu trí tuệ.

  4. Dịch vụ tài chính, bao gồm ngân hàng, đầu tư và bảo hiểm là mục tiêu chính của gian lận tài chính và vi phạm dữ liệu.

Sự chuyển dịch liên tục sang các mô hình làm việc từ xa và kết hợp khiến việc bảo vệ dữ liệu bí mật và duy trì năng suất trở nên phức tạp hơn nữa. Bắc Carolina xếp hạng thứ 11 trong số các tiểu bang và Quận Columbia về công việc từ xa vào năm 2023, với 16,1% lực lượng lao động chủ yếu làm việc tại nhà. Các khu vực đô thị lớn như Raleigh-Cary (24,5% nhân viên làm việc từ xa) và Charlotte-Concord-Gastonia (21,5% nhân viên làm việc từ xa) là những trung tâm đặc biệt cho xu hướng này. Làm việc từ xa mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí không thể nghi ngờ; tuy nhiên, nó cũng mở rộng phạm vi kỹ thuật số của doanh nghiệp và khiến doanh nghiệp dễ bị vi phạm bảo mật hơn.

Các vi phạm bảo mật điển hình và các vấn đề về năng suất

Các mối nguy về an ninh có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng có thể chia thành hai loại chính: do nhân viên gây ra và do bên ngoài.

Rò rỉ dữ liệu do nhân viên gây ra có thể là cố ý hoặc vô tình và gây ra tới 88% tổng số các vụ vi phạm dữ liệu. Rò rỉ dữ liệu vô tình xảy ra do sự bất cẩn của con người hoặc không tuân thủ các giao thức bảo mật. Ví dụ, nhân viên có thể vô tình gửi dữ liệu quan trọng cho người nhận sai, để thiết bị làm việc của họ không được bảo mật hoặc trở thành nạn nhân của các vụ lừa đảo kỹ thuật xã hội.

Trộm cắp dữ liệu cố ý là trường hợp hiếm gặp hơn nhưng nó có hậu quả nghiêm trọng. Nhân viên bất mãn, những người tìm kiếm lợi ích cá nhân hoặc cá nhân được đối thủ cạnh tranh tuyển dụng có thể cố tình đánh cắp danh sách khách hàng, bí mật thương mại, hồ sơ tài chính hoặc dữ liệu độc quyền khác.

Cuối cùng, nhân viên có thể truy cập trái phép vào dữ liệu hoặc hệ thống mà họ không được phép truy cập. Điều này có thể dẫn đến việc sử dụng sai dữ liệu hoặc tạo cơ hội cho các vi phạm tiếp theo.

Ngoài việc rò rỉ dữ liệu do nhân viên gây ra, còn có các mối đe dọa bên ngoài. Ví dụ, các cuộc tấn công lừa đảo vẫn là tội phạm được báo cáo nhiều nhất ở Bắc Carolina, thường nhắm vào nhân viên để truy cập vào thông tin xác thực hoặc hệ thống. Ransomware cũng là một mối đe dọa đáng kể. Chỉ cần nhấp vào liên kết sai hoặc mở tệp đính kèm bị nhiễm - và tổ chức sẽ bị khóa khỏi các hệ thống quan trọng và bị tê liệt. Cuối cùng, có các vụ lừa đảo xâm phạm email doanh nghiệp. Chúng là các chương trình kỹ thuật xã hội tinh vi khi kẻ lừa đảo thường mạo danh một giám đốc điều hành, đối tác công ty hoặc nhà cung cấp đáng tin cậy và lừa nhân viên thực hiện các khoản thanh toán gian lận hoặc chia sẻ thông tin nhạy cảm.

Các mối đe dọa về an ninh chỉ là một phần của vấn đề đối với các SMB ở Bắc Carolina. Các doanh nghiệp phải giải quyết các vấn đề về năng suất có thể gia tăng trong môi trường làm việc từ xa. Có tình trạng chấm công không chính xác hoặc thậm chí là ăn cắp thời gian khi nhân viên phóng đại giờ làm việc hoặc làm những việc cá nhân trong thời gian làm việc được trả lương của họ. Hoạt động không liên quan đến công việc quá mức và cài đặt phần mềm trái phép không chỉ làm giảm năng suất mà còn có thể gây ra vi phạm an ninh. Nhân viên có thể vô tình khiến công ty tiếp xúc với các trang web độc hại, lây nhiễm phần mềm độc hại vào thiết bị hoặc vi phạm các thỏa thuận cấp phép.

Vào năm 2023, các doanh nghiệp và cá nhân ở Bắc Carolina đã báo cáo một khoản 234 triệu đô la tiền thua lỗ do tội phạm mạng, khiến tiểu bang này đứng thứ 13 trên toàn quốc về tổng thiệt hại, với 12.282 khiếu nại được nộp. Những con số này chứng minh rằng các công ty phải thực hiện các biện pháp chủ động để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm khỏi các mối đe dọa bên trong và bên ngoài.

Công cụ ngăn ngừa rò rỉ và theo dõi thời gian làm việc

Công cụ ngăn ngừa rò rỉ và theo dõi thời gian làm việc

An ninh mạng và năng suất là những vấn đề phức tạp đòi hỏi cách tiếp cận chu đáo để giải quyết. Một công cụ chắc chắn sẽ giúp giải quyết cả hai vấn đề này là phần mềm giám sát nhân viên, cụ thể là hai loại: Phòng ngừa mất dữ liệu (DLP) và giám sát hoạt động.

Phần mềm phòng ngừa mất dữ liệu (DLP)

Về bản chất, phần mềm DLP được thiết kế để ngăn dữ liệu nhạy cảm thoát khỏi tầm kiểm soát của tổ chức bạn, dù là vô tình hay cố ý. Đối với các SMB ở Bắc Carolina xử lý thông tin khách hàng, sở hữu trí tuệ hoặc dữ liệu tài chính, DLP là lớp phòng thủ thiết yếu.

Phần mềm DLP có thể:

  1. Theo dõi cách các tập tin được chuyển và chặn việc sao chép trái phép vào ổ USB, bộ nhớ đám mây, ứng dụng nhắn tin hoặc ổ cứng ngoài.
  2. Quét email gửi đi, tải lên web, tài liệu và các thông tin khác để tìm thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như Thông tin nhận dạng cá nhân (PII), Thông tin sức khỏe được bảo vệ (PHI) hoặc dữ liệu Ngành công nghiệp thẻ thanh toán (PCI). Nếu phát hiện thông tin này, phần mềm có thể gửi cảnh báo hoặc chặn quy trình.
  3. Ngăn chặn nhân viên chụp ảnh màn hình hoặc ghi lại màn hình.
  4. Thiết lập mức cơ sở cho hành vi bình thường của nhân viên và xác định những sai lệch có thể chỉ ra hành vi đánh cắp dữ liệu hoặc vi phạm chính sách.
  5. Trích xuất và phân tích văn bản từ hình ảnh và ảnh chụp màn hình, đảm bảo dữ liệu nhạy cảm không bị rò rỉ thông qua các phương tiện không phải văn bản.

Một trong những lợi ích chính của DLP là cơ hội ngăn chặn rò rỉ dữ liệu trước khi chúng xảy ra và do đó, giảm thiểu thiệt hại về tài chính và danh tiếng. Bên cạnh đó, DLP giúp đáp ứng các yêu cầu theo quy định liên quan đến bảo vệ dữ liệu (ví dụ: HIPAA đối với chăm sóc sức khỏe, Đạo luật Gramm-Leach-Bliley đối với dịch vụ tài chính).

Phần mềm giám sát hoạt động

Trong khi phần mềm DLP tập trung chủ yếu vào việc theo dõi thông tin nhạy cảm và nhân viên truy cập dữ liệu này, phần mềm giám sát hoạt động bao gồm phạm vi rộng hơn về hành vi của nhân viên. Do đó, nó có thể được sử dụng không chỉ cho mục đích bảo mật mà còn để theo dõi năng suất và thời gian làm việc.

Các tính năng chính về bảo mật và năng suất:

  1. Theo dõi các trang web đã truy cập và các ứng dụng đã sử dụng trong ngày làm việc.
  2. Ghi lại thời điểm bắt đầu và kết thúc ngày làm việc, xác định thời gian nhàn rỗi và thời gian làm việc thực tế.
  3. Giám sát email và thông tin liên lạc trên các thiết bị của công ty.
  4. Tạo báo cáo chi tiết về hoạt động của nhân viên, xác định xu hướng, thời gian đạt năng suất cao nhất và các lĩnh vực cần cải thiện.
  5. Chụp ảnh màn hình hoặc ghi lại màn hình theo định kỳ.
  6. Nhận dạng khuôn mặt để kiểm soát người truy cập thiết bị.
  7. Các giải pháp giám sát nhân viên tiên tiến cũng có thể ghi lại video và âm thanh từ webcam, ghi lại cuộc gọi, quản lý nhiệm vụ, xem đã dành bao nhiêu thời gian cho nhiệm vụ và nhiều hơn nữa.

Phần mềm giám sát nhân viên hoàn hảo để cải thiện năng suất. Nó giúp xác định các hoạt động lãng phí thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ công việc trong tầm tay. Bên cạnh đó, nó đảm bảo tính chính xác trong việc lập hóa đơn và tính lương dựa trên giờ làm việc thực tế.

Phần mềm giám sát hoạt động có thể bổ sung một số chức năng DLP. Mặc dù thường không theo dõi hoạt động của tệp, nhưng nhật ký hoạt động của nhân viên có thể cung cấp bằng chứng cần thiết trong trường hợp điều tra nội bộ.

Cuối cùng, việc giám sát hoạt động sẽ tạo nên một nền văn hóa nơi nhân viên nhận thức được hiệu quả công việc của mình và có trách nhiệm với thời gian của mình.

Mẹo 4. Khuyến khích tự phản ánh và đối thoại

Constructive feedback is a two-way street. When you have given your evaluation, give the employee a word to explain their vision of the situation. You may prompt them by asking open questions, such as "What are your thoughts on your results?" or "What do you think might have contributed to that dip in performance?" They will encourage the employee to reflect on their work and share problems they may be experiencing. Often, they'll have valuable context you might not be aware of, or even suggest solutions themselves. Listen actively and take notes of their insights.

Những cân nhắc về mặt pháp lý và đạo đức ở Bắc Carolina

Bất kể doanh nghiệp lựa chọn loại phần mềm giám sát nào, việc triển khai nó sẽ đòi hỏi nhiều hơn là chỉ triển khai trên máy tính văn phòng. Hiểu được bối cảnh pháp lý - các quy định về quyền riêng tư và lao động cụ thể của liên bang và tiểu bang - là tối quan trọng trước khi có thể sử dụng bất kỳ phần mềm giám sát nào.

Luật liên bang về Quyền riêng tư trong Truyền thông điện tử (ECPA) thường cho phép người sử dụng lao động giám sát các thông tin liên lạc trên hệ thống do công ty sở hữu vì lý do kinh doanh hợp pháp. Các tiểu bang riêng lẻ có thể thêm nhiều yêu cầu hơn, nhưng Bắc Carolina không áp đặt các lệnh bắt buộc duy nhất quá nghiêm ngặt. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là một doanh nghiệp không nên cân nhắc cẩn thận để đảm bảo tuân thủ.

Đầu tiên, sự đồng ý rõ ràng của nhân viên đối với việc giám sát, mặc dù không phải lúc nào cũng được yêu cầu rõ ràng, vẫn rất được khuyến khích, đặc biệt là khi giám sát thông tin liên lạc. Điều này thường được thực hiện thông qua chính sách giám sát nhân viên rõ ràng, toàn diện được ký kết khi tuyển dụng hoặc khi các biện pháp giám sát mới được đưa ra.

Secret monitoring may be illegal for some types of monitoring. North Carolina's cyberstalking law, for example, prohibits GPS tracking without consent, though exceptions exist for fleet vehicles. Even if a certain type of monitoring is not explicitly illegal to use secretly, the lack of transparency can severely damage employee morale and lead to distrust or legal disputes based on "reasonable expectation of privacy."

Người sử dụng lao động ở Bắc Carolina không bao giờ được giám sát nhân viên ở những khu vực riêng tư như phòng vệ sinh, phòng thay đồ hoặc phòng nghỉ, vì điều này hầu như bị cấm trên toàn thế giới và được coi là xâm phạm nghiêm trọng đến quyền riêng tư. Tương tự như vậy, việc giám sát các thiết bị cá nhân của nhân viên (ví dụ: điện thoại hoặc máy tính xách tay riêng của họ được sử dụng cho các nhiệm vụ công việc thỉnh thoảng) hoặc theo dõi vị trí của họ ngoài giờ làm việc mà không có sự đồng ý rõ ràng, cụ thể có khả năng vi phạm các kỳ vọng về quyền riêng tư và có thể dẫn đến hậu quả pháp lý. Tuy nhiên, nhân viên không có kỳ vọng hợp lý nào về quyền riêng tư khi sử dụng các thiết bị, mạng hoặc tài khoản email do công ty sở hữu cho các mục đích liên quan đến công việc.

Ngoài các yêu cầu pháp lý, các doanh nghiệp nên cân nhắc khía cạnh đạo đức của việc thực hiện giám sát nhân viên. Bản thân đây là một chủ đề rộng lớn, mà chúng tôi đã khám phá chi tiết trong bài viết này.

Phần kết luận

Bản chất độc đáo của nền kinh tế Bắc Carolina, xu hướng làm việc từ xa và kết hợp ngày càng tăng, và kết quả là, rủi ro bảo mật gia tăng và nhu cầu về năng suất đòi hỏi một cách tiếp cận chủ động. Cách tiếp cận này là phần mềm giám sát nhân viên.

Khi được triển khai một cách chu đáo, việc theo dõi nhân viên sẽ trở thành nhiều hơn một công cụ giám sát. Nó chuyển thành một tài sản chiến lược, trao quyền cho các doanh nghiệp ở Bắc Carolina xây dựng một tương lai an toàn hơn, hiệu quả hơn và cuối cùng là thành công hơn.

Tags:

Here are some other interesting articles: