Hướng dẫn sử dụng lao động ở New York về triển khai phần mềm giám sát nhân viên

Nghiên cứu các yêu cầu pháp lý phải là bước đầu tiên đối với bất kỳ chủ lao động nào ở New York muốn triển khai hoặc hiện đang sử dụng phần mềm giám sát nhân viên Luật liên bang và tiểu bang nhằm bảo vệ quyền của nhân viên (bao gồm cả quyền riêng tư). Họ có thể áp đặt những hạn chế đáng kể đối với các hoạt động giám sát mà doanh nghiệp có thể sử dụng.

Luật liên bang

Ở cấp liên bang, đạo luật đáng chú ý là Đạo luật về quyền riêng tư trong liên lạc điện tử (ECPA) năm 1986. Theo đó, việc cố tình chặn các hoạt động liên lạc bằng dây, miệng và điện tử đều bị cấm. Tuy nhiên, có hai trường hợp ngoại lệ đối với người sử dụng lao động:

• Họ có thể giám sát thông tin liên lạc nếu họ có lợi ích kinh doanh hợp pháp (ngoại lệ vì mục đích kinh doanh).

• Người sử dụng lao động được phép theo dõi nếu ít nhất một bên tham gia giao tiếp đã đồng ý (ngoại lệ về sự đồng ý). Tốt nhất, sự đồng ý này phải rõ ràng. Mặc dù tòa án thường giải thích việc nhân viên sử dụng các thiết bị do công ty cung cấp sau thông báo về việc giám sát là sự đồng ý ngụ ý, nhưng sự cho phép rõ ràng luôn là cách tiếp cận an toàn hơn.

Nhà tuyển dụng chỉ có thể theo dõi các thiết bị và hệ thống thuộc sở hữu của công ty. Nếu họ muốn theo dõi thông tin liên lạc hoặc thiết bị cá nhân, họ chỉ có thể thực hiện việc đó khi có sự đồng ý rõ ràng hoặc trong một số trường hợp ngoại lệ hiếm hoi.

Đạo luật thông tin lưu trữ (SCA) là một phần của ECPA quy định quyền truy cập của chủ lao động vào các thông tin liên lạc điện tử được lưu trữ. Ví dụ về các thông tin liên lạc như vậy là email hoặc bản ghi âm cuộc gọi liên quan đến công việc được lưu trên máy chủ của công ty. Nói chung, người sử dụng lao động có thể truy cập thông tin liên lạc được lưu trữ trên hệ thống của họ. Tuy nhiên, việc truy cập tài khoản cá nhân của nhân viên (như Gmail riêng tư) cần có sự đồng ý của nhân viên hoặc cơ sở pháp lý như lệnh.

Luật pháp bang New York

New York có một số quy định đáng chú ý bổ sung cho luật liên bang. Đầu tiên là Luật Giám sát Điện tử (Luật Dân quyền Mục 52-c), có hiệu lực từ ngày 7 tháng 5 năm 2022. Luật này áp dụng cho tất cả các chủ sử dụng lao động tư nhân trong khu vực, bất kể quy mô, giám sát thông tin liên lạc điện tử của nhân viên.

Theo luật Giám sát điện tử, các tổ chức phải cung cấp thông báo bằng văn bản cho nhân viên khi tuyển dụng và hàng năm sau đó, thông báo cho họ rằng thông tin liên lạc của họ có thể bị giám sát. Nhân viên phải xác nhận đã nhận được thông báo này bằng văn bản hoặc điện tử. Ngoài ra, người sử dụng lao động phải đăng những thông báo này ở những nơi dễ thấy để tất cả nhân viên có thể nhìn thấy (áp phích thực tế hoặc thông báo điện tử trên màn hình đăng nhập hoặc mạng nội bộ).

Quy định quan trọng tiếp theo là Luật về quyền riêng tư của nhân viên New York, có hiệu lực từ ngày 12 tháng 3 năm 2024. Theo đó, người sử dụng lao động không được yêu cầu hoặc yêu cầu nhân viên hoặc người xin việc tiết lộ tên người dùng, mật khẩu hoặc thông tin xác thực khác cho tài khoản cá nhân (chẳng hạn như mạng xã hội). Người sử dụng lao động cũng không được yêu cầu nhân viên đăng nhập vào tài khoản của mình trước sự chứng kiến ​​của người sử dụng lao động.

Ngoài những quy định hiện hành này, luật được đề xuất có thể thay đổi hơn nữa các hoạt động giám sát. Vào năm 2023, Thượng viện bang New York đề xuất Dự luật 7623 nhằm hạn chế người sử dụng lao động sử dụng các công cụ ra quyết định hoàn toàn tự động. Người sử dụng lao động sẽ không thể sử dụng những công cụ này để sàng lọc ứng viên hoặc đưa ra các quyết định khác ảnh hưởng đến lịch làm việc, lương thưởng, biện pháp kỷ luật, đánh giá hiệu suất và các điều khoản tuyển dụng khác. Trong bối cảnh AI phát triển nhanh chóng và sản lượng có khả năng bị sai lệch, những quy định như vậy là hợp lý. Ngoài ra, Dự luật 7623 của Thượng viện còn đề xuất các hạn chế hơn nữa đối với việc giám sát nơi làm việc, chẳng hạn như sử dụng các phương pháp ít xâm phạm nhất, giảm thiểu việc thu thập dữ liệu, tính tương xứng và thông báo chi tiết về dữ liệu nào được thu thập, cách thức, thời điểm và mục đích gì.

Việc triển khai phần mềm giám sát nhân viên một cách hiệu quả không chỉ đơn thuần là tuân thủ các quy định về quyền riêng tư có liên quan. Người sử dụng lao động cũng nên suy nghĩ về khía cạnh đạo đức của vấn đề và những tác động tiềm ẩn của việc giám sát đối với tinh thần và động lực của nhân viên. Nếu chúng ta kết hợp các yêu cầu pháp lý và những cân nhắc về đạo đức, chúng ta có thể liệt kê các phương pháp hay nhất sau đây để triển khai phần mềm giám sát:

• Hãy minh bạch: Hãy thẳng thắn với nhân viên của bạn về sự tồn tại, bản chất và mục đích của việc giám sát. Có được sự đồng ý của nhân viên để theo dõi, đặc biệt nếu bạn theo dõi thông tin liên lạc của họ.
• Giới hạn việc giám sát ở các mục đích kinh doanh hợp pháp: chỉ giám sát các hoạt động liên quan trực tiếp đến các mục tiêu kinh doanh đã nêu của bạn, chẳng hạn như đánh giá hiệu quả hoạt động hoặc bảo vệ bí mật thương mại. Tránh giám sát thông tin liên lạc cá nhân của nhân viên hoặc các khu vực mà nhân viên có kỳ vọng hợp lý về quyền riêng tư.
• Giảm thiểu việc thu thập dữ liệu: chỉ thu thập dữ liệu cần thiết để đạt được mục tiêu giám sát của bạn. Dữ liệu bạn thu thập càng ít nhạy cảm thì nguy cơ lạm dụng hoặc vi phạm dữ liệu càng thấp. Xóa dữ liệu không phục vụ mục đích của nó nữa.
• Không bao giờ giám sát tài khoản truyền thông xã hội riêng tư của nhân viên hoặc yêu cầu họ cung cấp tên người dùng hoặc mật khẩu cho tài khoản riêng tư của họ.
• Tìm kiếm chuyên gia tư vấn pháp lý: lĩnh vực pháp lý có thể phức tạp và dễ thay đổi. Bài viết này mang tính tổng quan chung và có thể không tiết lộ tất cả những điểm phức tạp của các quy định của NY cũng như các trường hợp đặc biệt của doanh nghiệp bạn. Khi có nghi ngờ, hãy tham khảo ý kiến ​​của luật sư chuyên về luật lao động ở New York để đảm bảo các kế hoạch, chính sách và phương pháp thực hiện giám sát của bạn hoàn toàn tuân thủ.
• Xây dựng chính sách giám sát nhân viên toàn diện: chính sách này phải bao gồm phạm vi dữ liệu được thu thập, điều khoản lưu trữ và sử dụng cũng như các biện pháp giám sát. Chính sách này phải có sẵn cho tất cả nhân viên.
• Thường xuyên xem xét và cập nhật chính sách: Công nghệ thay đổi nhanh chóng, luật pháp và các phương pháp hay nhất cũng vậy. Định kỳ xem xét chính sách và biện pháp giám sát của bạn để đảm bảo chúng vẫn tuân thủ luật pháp hiện hành của liên bang và tiểu bang New York, đồng thời vẫn phục vụ mục đích đã định một cách hiệu quả và có đạo đức.
• Đảm bảo tính nhất quán và không phân biệt đối xử.

Chính sách giám sát nhân viên rõ ràng, toàn diện và được xây dựng tốt là một phần cần thiết trong việc giám sát nhân viên. Nó làm cho các hoạt động theo dõi trở nên rõ ràng đối với nhân viên và người sử dụng lao động, đồng thời giảm thiểu những cạm bẫy tiềm ẩn về pháp lý và đạo đức. Nó phải bao gồm các thành phần chính sau:

• Tuyên bố rõ ràng về mục đích giám sát
• Phạm vi giám sát: những hoạt động và thông tin liên lạc nào được theo dõi
• Các phương pháp được sử dụng để giám sát (giám sát video, nhật ký mạng, phần mềm giám sát, v.v.)
• Mô tả cách sử dụng dữ liệu đã thu thập, thời gian lưu trữ và ai có quyền truy cập vào dữ liệu đó
• Tuyên bố rõ ràng rằng nhân viên không nên mong đợi sự riêng tư khi sử dụng các thiết bị, mạng và hệ thống do công ty sở hữu, bất kể việc sử dụng đó liên quan đến công việc hay cá nhân
• Tuân thủ pháp luật
• Hậu quả của việc vi phạm chính sách
• Phần nơi nhân viên ký tên hoặc xác nhận điện tử rằng họ đã nhận, đọc và hiểu chính sách.

Khi bản dự thảo đầu tiên của chính sách được hoàn tất, hãy yêu cầu cố vấn pháp lý có kinh nghiệm về luật lao động ở New York xem xét nó. Bằng cách này, bạn sẽ chắc chắn rằng nó tuân thủ các quy định hiện hành của tiểu bang và liên bang.

Khi chính sách hoàn tất, hãy phân phối nó cho các nhân viên. Thu thập xác nhận bằng văn bản hoặc điện tử về sự chấp nhận từ tất cả nhân viên, đặc biệt là những người mới tuyển dụng trong quá trình làm việc. Lưu giữ hồ sơ về những xác nhận này.

Chính sách này phải luôn có sẵn cho tất cả nhân viên. Ví dụ: bạn có thể đặt nó trong sổ tay nhân viên, mạng nội bộ của công ty hoặc khu vực chung.

Đừng quên thường xuyên xem xét và cập nhật chính sách theo bối cảnh công nghệ và pháp lý ngày càng phát triển.

Việc thực hiện giám sát nhân viên ở New York đòi hỏi phải xem xét cẩn thận các quy định nghiêm ngặt của liên bang và tiểu bang cũng như tạo ra chính sách giám sát toàn diện. Ưu tiên các mục đích kinh doanh hợp pháp, thực hành giảm thiểu dữ liệu và tìm kiếm cố vấn pháp lý là những bước thiết yếu trong việc tạo ra một chương trình giám sát tuân thủ và có đạo đức nhằm mang lại lợi ích cho người sử dụng lao động và lực lượng lao động. Triển khai có trách nhiệm là chìa khóa để tận dụng công nghệ giám sát một cách hiệu quả, đồng thời duy trì các nghĩa vụ pháp lý và thúc đẩy một môi trường làm việc đáng tin cậy.