Phần mềm giám sát nhân viên New Jersey: Bảo mật dữ liệu và tuân thủ

Số lượng công ty theo dõi nhân viên đã tăng đáng kể tại Hoa Kỳ do sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa và kết hợp. Các doanh nghiệp ở New Jersey cũng phản ánh xu hướng chung trên toàn quốc: họ sử dụng các công cụ theo dõi để nâng cao hiệu quả công việc và bảo vệ bản thân khỏi rò rỉ dữ liệu và tấn công mạng. Nhưng làm thế nào các doanh nghiệp ở New Jersey có thể cân bằng giữa nhu cầu giám sát với yêu cầu bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư của nhân viên?

Bài viết này xem xét hai khía cạnh then chốt này, cung cấp thông tin chi tiết cho các doanh nghiệp tại New Jersey đang tìm cách triển khai hoặc tinh chỉnh các chiến lược giám sát nhân viên. Chúng ta sẽ tìm hiểu xem an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân mạnh mẽ phải là nền tảng của bất kỳ chương trình giám sát nào như thế nào, và tại sao một phương pháp tiếp cận toàn diện, tích hợp giám sát với kiểm soát truy cập, không chỉ là một ý tưởng hay - mà còn là điều cần thiết cho an ninh và tuân thủ toàn diện.

Về bản chất, giám sát không chỉ đơn thuần là theo dõi năng suất. Thuật ngữ này còn bao gồm việc bảo vệ tài sản của công ty và giảm thiểu rủi ro vi phạm và rò rỉ dữ liệu.

Giám sát nhân viên là một thành phần thiết yếu của bất kỳ hệ thống bảo mật nào, giúp bảo vệ dữ liệu mật và sở hữu trí tuệ. Điều này không có gì đáng ngạc nhiên, xét đến việc sai sót của nhân viên gây ra hoặc làm trầm trọng thêm 88% tổng số vụ vi phạm dữ liệu. Phần mềm Phòng ngừa Rò rỉ Dữ liệu (DLP) chuyên dụng có thể phát hiện truy cập tệp trái phép, các kiểu giao tiếp đáng ngờ hoặc hành vi đăng nhập bất thường trước khi chúng leo thang thành các sự cố toàn diện.

Phần mềm phòng chống rò rỉ dữ liệu (DLP) chuyên dụng có thể phát hiện truy cập tệp trái phép, các kiểu giao tiếp đáng ngờ hoặc hành vi đăng nhập bất thường trước khi chúng trở thành sự cố nghiêm trọng.

Kiểm soát việc tổ chức của bạn có tuân thủ các quy định hay không là một khía cạnh khác mà việc giám sát nhân viên có thể giúp ích. Ví dụ: các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe phải tuân thủ HIPAA, và các tổ chức tài chính phải tuân thủ FINRA. Một số công ty ở New Jersey thậm chí có thể cần xem xét GDPR nếu họ có nhân viên làm việc tại châu Âu. Việc giám sát tạo ra một dấu vết kiểm toán và đảm bảo trách nhiệm giải trình, giúp việc chứng minh sự tuân thủ dễ dàng hơn.

Quản lý có thể sử dụng công cụ giám sát để phát hiện nhân viên lười biếng và quá tải, phân công lại khối lượng công việc, phát hiện các rào cản và cải thiện quy trình làm việc tổng thể. Quản lý không phải là quản lý vi mô - mà là thu thập thông tin khách quan và đưa ra quyết định hiệu quả hơn.

Nhưng đi kèm với những lợi ích này là những thách thức. New Jersey có hệ thống bảo vệ lao động chặt chẽ; bên cạnh đó, người lao động ngày càng nhận thức rõ hơn về quyền riêng tư của mình. Những yếu tố này khiến các doanh nghiệp phải thận trọng hơn trong việc giám sát. Họ phải cân bằng giữa mức độ giám sát cần thiết và việc tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên cũng như các quy định pháp lý.

Giám sát nhân viên đồng nghĩa với việc thu thập dữ liệu, thường là dữ liệu nhạy cảm. Ngay cả khi bạn chỉ thu thập những dữ liệu thực sự cần thiết, dấu vết kỹ thuật số thu được vẫn có thể rất lớn: ảnh chụp màn hình, nhật ký email và trò chuyện, lịch sử duyệt web, v.v. Việc lưu giữ và bảo mật dữ liệu cá nhân của nhân viên là một trách nhiệm vô cùng to lớn.

Bước đầu tiên để xử lý dữ liệu có trách nhiệm là xác định tổ chức của bạn cần thu thập dữ liệu nào và tại sao. Đây chính là nguyên tắc tối thiểu hóa dữ liệu: chỉ thu thập dữ liệu thực sự cần thiết để đạt được các mục tiêu kinh doanh hợp pháp. Bạn có cần ghi lại mọi thao tác phím, hay chỉ cần tóm tắt các ứng dụng đã sử dụng là đủ? Bạn có nên ghi lại lịch sử duyệt web nếu mục tiêu của bạn là theo dõi điểm danh? Việc đặt ra những câu hỏi này ngay từ đầu có thể giúp công ty bạn tránh được những rắc rối sau này.

Khi phạm vi dữ liệu cần thiết được xác định và việc giám sát bắt đầu, việc bảo mật thông tin thu thập được trở nên tối quan trọng. Thông tin cần được bảo vệ không chỉ khỏi các cuộc tấn công từ bên ngoài mà còn khỏi các truy cập trái phép từ bên trong công ty. Các khía cạnh chính của việc bảo vệ bao gồm:

1. Mã hóa: Dữ liệu giám sát cần được mã hóa cả khi di chuyển (sử dụng các giao thức như TLS/SSL) và khi lưu trữ trên máy chủ (thường sử dụng các thuật toán như AES-256). Hãy kiểm tra với nhà cung cấp phần mềm giám sát nhân viên của bạn xem họ có mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và khi truyền tải hay không.
2. Kiểm soát truy cập: Người được xem dữ liệu thu thập là rất quan trọng. Hệ thống giám sát của bạn nên có Kiểm soát Truy cập Dựa trên Vai trò (RBAC) nghiêm ngặt. Điều này thường được thực hiện bằng cách tạo một tài khoản quản trị viên và một số tài khoản phụ, ví dụ, để các quản lý chỉ xem dữ liệu của nhóm mình.
3. Lưu trữ an toàn: Dù bạn chọn giải pháp đám mây hay tại chỗ, hãy đảm bảo môi trường lưu trữ an toàn. Điều này bao gồm các trung tâm dữ liệu an toàn, sao lưu thường xuyên và kế hoạch phục hồi thảm họa được xác định rõ ràng.
4. Quản lý lỗ hổng: Không có phần mềm nào là không thể bị xâm phạm. Đó là lý do tại sao bạn nên thường xuyên kiểm tra bảo mật, kiểm tra xâm nhập và cập nhật công cụ giám sát kịp thời. Các biện pháp này cho phép vá các lỗ hổng tiềm ẩn trước khi chúng có thể bị khai thác.

New Jersey, giống như nhiều tiểu bang khác, có bối cảnh pháp lý riêng liên quan đến quyền riêng tư của nhân viên. Mặc dù tư vấn pháp lý cụ thể luôn phải đến từ luật sư có trình độ chuyên môn, trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các nguyên tắc chung.

Tại New Jersey, trọng tâm quản lý trong những năm gần đây là theo dõi phương tiện tại nơi làm việc, truyền thông điện tử, giám sát video và quyền riêng tư rộng hơn của nhân viên.

Thông báo trước khi theo dõi xe (Dự luật số 3950 của Quốc hội)

Kể từ ngày 18 tháng 4 năm 2022, các nhà tuyển dụng tại New Jersey phải thông báo bằng văn bản cho nhân viên trước khi sử dụng bất kỳ thiết bị theo dõi điện tử hoặc cơ học nào trên xe của nhân viên. Quy định này áp dụng cho dù xe đó thuộc sở hữu của công ty hay của nhân viên.

Truyền thông điện tử và giám sát

Đạo luật Kiểm soát Nghe lén và Giám sát Điện tử của New Jersey nghiêm cấm việc nghe lén điện thoại hoặc liên lạc điện tử của nhân viên trừ khi có sự đồng ý của ít nhất một bên. Thông thường, người sử dụng lao động đảm bảo sự đồng ý này thông qua chính sách hoặc sổ tay nhân viên.

Mặc dù nhân viên có một số kỳ vọng về quyền riêng tư, việc giám sát thường được phép nếu nhân viên đã được thông báo và việc giám sát phục vụ cho mục đích kinh doanh hợp pháp.

Giám sát video

Các tổ chức có thể giám sát nhân viên ở những khu vực chung, chẳng hạn như văn phòng. Tuy nhiên, việc giám sát bằng video bị nghiêm cấm ở những nơi đòi hỏi sự riêng tư của nhân viên, chẳng hạn như nhà vệ sinh hoặc phòng thay đồ.

Luật pháp không phải lúc nào cũng yêu cầu thông báo cho nhân viên về việc giám sát bằng video. Tuy nhiên, người sử dụng lao động vẫn được khuyến nghị nên làm như vậy.

Giám sát Email, Sử dụng Internet và Hoạt động Máy tính

Người sử dụng lao động được pháp luật cho phép theo dõi việc sử dụng máy tính của nhân viên, bao gồm cả việc duyệt web và email, nếu có chính sách được truyền đạt rõ ràng.

Tài khoản mạng xã hội cá nhân

Một số nhà tuyển dụng cho rằng họ có quyền theo dõi hành vi trực tuyến của nhân viên ngoài giờ làm việc hoặc thậm chí yêu cầu truy cập vào tài khoản cá nhân của họ. Điều này bị nghiêm cấm theo luật pháp New Jersey.

Như chúng ta thấy, chìa khóa để tuân thủ hầu hết các yêu cầu pháp lý là sự minh bạch và chính sách giám sát rõ ràng. Một chính sách được soạn thảo tốt và truyền đạt tốt có thể ngăn ngừa hiểu lầm, quản lý kỳ vọng và thậm chí cung cấp biện pháp bảo vệ pháp lý khi có thắc mắc phát sinh.

Hãy tưởng tượng hệ thống an ninh của bạn không phải là những hòn đảo biệt lập, mà là một mạng lưới thông minh, được kết nối. Đây chính là sức mạnh của việc tích hợp hệ thống giám sát nhân viên với hệ thống kiểm soát ra vào. Bạn có thể kết nối các báo cáo phần mềm giám sát với dữ liệu từ các hệ thống truy cập vật lý (như máy đọc thẻ và máy quét sinh trắc học) và các hệ thống truy cập logic (như đăng nhập mạng và quyền ứng dụng). Cách tiếp cận này tạo ra một hệ thống phòng thủ thực sự thống nhất.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

Phương pháp tiếp cận thống nhất có những lợi ích đáng kể như:

1. Phát hiện mối đe dọa tốt hơn nhờ dữ liệu tương quan từ nhiều nguồn khác nhau
2. Xác định nhanh hơn nguồn gốc và phạm vi vi phạm
3. Thực thi chính sách tự động
4. Một cái nhìn tổng hợp, duy nhất về hoạt động của nhân viên để tuân thủ và điều tra
5. Quản lý một hệ thống thống nhất thay vì nhiều hệ thống rời rạc giúp giảm đáng kể khối lượng công việc hành chính.

Để đạt được sự tích hợp liền mạch này cần phải có kế hoạch cẩn thận:

1. API: Các giải pháp giám sát và kiểm soát truy cập mà bạn chọn phải có API (Giao diện lập trình ứng dụng) mở và tuân thủ các tiêu chuẩn của ngành để cho phép trao đổi dữ liệu trơn tru.
2. Đồng bộ hóa dữ liệu: Dữ liệu cần được truyền giữa các hệ thống theo thời gian thực hoặc gần thời gian thực để đạt hiệu quả. Sự chậm trễ có thể tạo ra lỗ hổng bảo mật.
3. Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp của bạn tại New Jersey phát triển, giải pháp bảo mật tích hợp của bạn phải có khả năng mở rộng theo, đáp ứng nhiều nhân viên, địa điểm và điểm dữ liệu hơn mà không bị giảm hiệu suất.
4. Tích hợp: Ưu tiên các giải pháp từ những nhà cung cấp tích cực thúc đẩy và hỗ trợ tích hợp với các nền tảng bảo mật khác.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Luôn thẳng thắn với nhân viên về vấn đề giám sát - tính minh bạch phải là ưu tiên hàng đầu. Nhân viên cần hiểu rõ lý do họ bị giám sát, những hoạt động nào được phần mềm ghi lại, ai có thể xem dữ liệu của họ và họ có những quyền gì liên quan đến dữ liệu đó. Câu trả lời cho những câu hỏi này cũng nên được nêu rõ trong một chính sách giám sát rõ ràng. Chính sách này phải dễ dàng truy cập bất cứ lúc nào.

Các phương pháp giám sát có thể và nên được thay đổi theo thời gian. Các quy định và chính sách của tổ chức bạn thay đổi, và các phương pháp theo dõi cũ trở nên kém hiệu quả hơn. Đó là lý do tại sao bạn cần thường xuyên xem xét các phương pháp giám sát của mình và kiểm tra xem chúng có tuân thủ và hiệu quả hay không. Hãy nhớ các mục tiêu ban đầu. Việc giám sát phải luôn tương xứng với mục tiêu giám sát của bạn mà không nên quá can thiệp.

Cuối cùng, nhân viên cần được đào tạo về bảo mật dữ liệu nói chung. Một lực lượng lao động được trang bị kiến thức đầy đủ chính là tuyến phòng thủ đầu tiên của bạn.

Ngày nay, việc giám sát nhân viên không chỉ là một công cụ quản lý hiệu suất mà còn là một yếu tố quan trọng trong hệ thống an ninh của công ty và là một công cụ tuân thủ.

Giám sát nhân viên có thể hoạt động hiệu quả hơn nữa nếu được tích hợp với hệ thống kiểm soát truy cập. Tuy nhiên, dù được sử dụng như thế nào, việc giám sát cần được thực hiện một cách minh bạch và dữ liệu giám sát thu thập được phải được bảo mật đúng cách. Gửi đến các nhà lãnh đạo đang tìm kiếm hoặc đã và đang sử dụng hệ thống giám sát: hãy tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý và an ninh mạng, đầu tư vào các giải pháp an toàn, có khả năng mở rộng và luôn giao tiếp rõ ràng và thấu hiểu. Nếu được thực hiện đúng cách, giám sát nhân viên sẽ củng cố tổ chức của bạn, cả về mặt vận hành lẫn văn hóa.

Hãy vượt qua sự giám sát do sợ hãi và hướng tới sự giám sát thông minh, tích hợp và tôn trọng.