Giám Sát Máy Tính Nhân Viên: 3 Công Cụ Miễn Phí Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

Nhiều doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam kết hợp làm việc từ xa và tại văn phòng trong cùng một đội ngũ, khiến việc theo dõi thời gian làm việc thực tế trở nên khó khăn hơn. Phần mềm giám sát nhân viên có thể giúp phát hiện sớm các vấn đề về năng suất và cảnh báo những rủi ro bảo mật như truy cập trái phép hay rò rỉ dữ liệu. Tuy nhiên, các giải pháp đầy đủ tính năng thường có chi phí cao và triển khai phức tạp, trong khi các gói miễn phí lại khác nhau đáng kể — một số chỉ cung cấp tính năng cơ bản, còn những tính năng thực sự hữu ích thường chỉ có ở phiên bản trả phí.

Bài viết này giới thiệu ba công cụ miễn phí hoặc có giá phải chăng để giám sát hoạt động của nhân viên trên máy tính, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.

CleverControl

CleverControl sau đó phân tích dữ liệu đã thu thập và hiển thị số liệu thống kê về năng suất: thời gian làm việc, xu hướng sử dụng ứng dụng, internet và mạng xã hội, các trang web và ứng dụng được sử dụng nhiều nhất, và nhiều hơn nữa.

Bạn có thể nhận báo cáo dữ liệu trên bảng điều khiển trực tuyến, và có thể tải xuống để xem khi không có kết nối mạng. Ngoài ra, bạn có thể đặt lịch nhận báo cáo hằng ngày, hằng tuần hoặc hằng tháng qua email.

CleverControl rất phù hợp với doanh nghiệp nhỏ vì giải pháp duy nhất này kết hợp khả năng giám sát nhân viên toàn diện, theo dõi thời gian và các chức năng bảo vệ dữ liệu cơ bản. Nhờ đó, doanh nghiệp có được một giải pháp giám sát tất cả trong một, cắt giảm chi phí phần mềm và có thể dồn nguồn lực quý giá cho tăng trưởng và phát triển.

Giải pháp này cung cấp bản dùng thử, mức giá phải chăng chỉ từ 6,20 đô la mỗi máy tính/tháng, cùng các ưu đãi giảm giá.

Ưu điểm

• Theo dõi thời gian ngoại tuyến
• Hỗ trợ Windows, macOS
• Nhiều tài khoản phụ dành cho quản trị viên với các cấp quyền khác nhau

Nhược điểm

• Không có tích hợp với phần mềm quản lý dự án và lập ngân sách

ActivTrak

ActivTrak có các thiết lập linh hoạt, cho phép bạn phân loại thủ công các hoạt động thành có năng suất/không có năng suất, đồng thời đặt mục tiêu năng suất và lịch trình để tránh việc giám sát ngoài giờ làm việc.

ActivTrak miễn phí cho tối đa ba người dùng; tuy nhiên, các tính năng của công cụ này chỉ giới hạn ở việc giám sát thời gian, ứng dụng và hoạt động trên trang web. Nếu bạn muốn theo dõi năng suất của nhân viên và nhận được những phân tích đầy đủ, bạn có thể chọn một trong nhiều gói bắt đầu từ 10 đô la mỗi người dùng/tháng.

Ưu điểm

• Phân tích năng suất chuyên sâu dựa trên AI
• Tích hợp với các ứng dụng kinh doanh và lịch của bên thứ ba
• Mang lại ROI có thể đo lường được chỉ trong vài tuần
• Chú trọng đến quyền riêng tư của nhân viên và bảo mật dữ liệu thu thập được

Nhược điểm

• Giao diện và số liệu thống kê phức tạp và gây khó hiểu cho nhiều người dùng
• Không cung cấp báo cáo chi tiết về hành động của người dùng, khiến nhân viên có thể giả vờ hoạt động

WorkTime

WorkTime là phần mềm giám sát máy tính nhân viên với các tính năng theo dõi thời gian và năng suất. Phần mềm này có thể ghi lại thời gian đăng nhập và đăng xuất, giám sát tình trạng chấm công với sự phân chia giữa làm việc từ xa và tại văn phòng, theo dõi thời gian hoạt động/không hoạt động cũng như số giờ làm thêm, và thậm chí còn có bảng xếp hạng chấm công! Những tính năng này giúp phát hiện những nhân viên thường xuyên đi trễ hoặc về sớm, phát hiện và ngăn chặn gian lận giờ làm thêm, đồng thời duy trì kỷ luật tại văn phòng.

WorkTime có các chức năng cơ bản để giám sát năng suất của nhân viên. Phần mềm này ghi lại tất cả các ứng dụng đã sử dụng và các trang web đã truy cập, phân loại chúng là có năng suất hoặc không có năng suất, đồng thời cung cấp báo cáo năng suất được cập nhật theo thời gian thực. Các báo cáo khác liệt kê những mạng xã hội và URL được sử dụng nhiều nhất, cũng như những nhân viên dành nhiều thời gian trực tuyến nhất kèm theo thời lượng sử dụng. Báo cáo sử dụng internet có thể hiển thị số liệu thống kê theo từng nhân viên, phòng ban hoặc toàn bộ công ty.

Giám sát thời gian dành cho các cuộc họp trực tuyến là một tính năng thú vị, giúp cung cấp thông tin về việc các cuộc họp này chiếm bao nhiêu thời gian làm việc và ảnh hưởng như thế nào đến năng suất. Nhờ đó, bạn có thể tối ưu hóa cách tổ chức các cuộc họp, loại bỏ những cuộc gọi không cần thiết và làm cho những cuộc gọi cần thiết trở nên hiệu quả hơn.

Phiên bản miễn phí của WorkTime khả dụng cho tối đa ba nhân viên. Phiên bản này cung cấp các báo cáo giới hạn về việc sử dụng ứng dụng và web, nhật ký cũng như bản tóm tắt hoạt động. Dữ liệu được lưu trữ trong hai tuần, và chỉ một quản trị viên có thể truy cập. Nhiều tính năng hơn có sẵn trong các gói Basic, Premium và Enterprise, bắt đầu từ 6,99 đô la mỗi nhân viên/tháng.

Ưu điểm

• Số liệu thống kê về thời gian, năng suất và chấm công kèm bảng xếp hạng
• Chặn trang web
• Phát hiện nhân viên đang duyệt các trang web tìm việc
• Điểm số về sự mất tập trung

Nhược điểm

• Thiết kế giao diện có thể được cải thiện

Kết Luận

Giám sát hoạt động máy tính của nhân viên không chỉ có thể nâng cao năng suất mà còn giúp thấy rõ thời gian làm việc được sử dụng như thế nào. Việc phân tích cách nhân viên phân bổ thời gian làm việc, phát hiện những yếu tố gây xao nhãng và tình trạng sử dụng nguồn lực kém hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ xây dựng các quy trình hiệu quả, thử nghiệm với các quy trình làm việc khác nhau và lựa chọn những mô hình tốt nhất.

Việc giám sát nhân viên mang lại giá trị lớn nhất khi được triển khai một cách cởi mở và minh bạch. Đội ngũ nhân viên nên biết thông tin nào đang được thu thập và vì sao. Báo cáo năng suất nên được sử dụng để hỗ trợ nhân viên, chỉ ra những điểm yếu và tư vấn cách cải thiện, chứ không phải để trừng phạt họ. Những cách làm đơn giản này sẽ giúp tránh được căng thẳng không cần thiết cũng như các vấn đề về niềm tin và quyền riêng tư.