Giám sát máy tính của nhân viên: 5 công cụ miễn phí dành cho doanh nghiệp nhỏ
Phần mềm giám sát nhân viên đang đạt đỉnh cao về mức độ phổ biến. - 96% Nhiều công ty làm việc từ xa sử dụng nó, và 85% người lao động làm việc trực tiếp phải chịu một hình thức giám sát nào đó. 81% Nhiều doanh nghiệp đã triển khai phần mềm theo dõi và nhận thấy hiệu suất làm việc của nhân viên tăng lên. Phần mềm giám sát có thể ghi lại và phân tích hoạt động của nhân viên, giúp xác định và giải quyết các vấn đề về năng suất. Nhờ đó, nhà tuyển dụng có thể quản lý các vấn đề này từ sớm và giảm chi phí liên quan đến năng suất bị mất, tỷ lệ thôi việc của nhân viên và trách nhiệm pháp lý.
Dữ liệu năng suất thu thập được có thể giúp phát hiện những lỗ hổng kiến thức, từ đó cho phép xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển có mục tiêu cụ thể.
Cuối cùng, việc giám sát hoạt động máy tính của nhân viên có thể giúp phát hiện và ngăn chặn các mối đe dọa an ninh, chẳng hạn như truy cập trái phép hoặc rò rỉ dữ liệu.
Lợi ích của việc giám sát máy tính của nhân viên là không thể phủ nhận: giải quyết các vấn đề về năng suất và bảo mật là vô cùng quan trọng đối với các công ty thuộc mọi quy mô. Trong khi các công ty lớn có nhiều nguồn lực hơn để lựa chọn một giải pháp phù hợp, các doanh nghiệp nhỏ thường không đủ khả năng mua phần mềm giám sát nhân viên do chi phí bản quyền và vận hành cao cũng như sự phức tạp trong quá trình triển khai.
Bài viết này đánh giá năm công cụ miễn phí hoặc giá cả phải chăng để giám sát hoạt động của nhân viên trên máy tính, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ.
CleverControl
CleverControl Đây là một giải pháp tiên tiến để giám sát việc sử dụng máy tính của nhân viên. Chức năng cơ bản của nó bao gồm ghi lại thao tác bàn phím, chụp ảnh màn hình, theo dõi hoạt động Internet và truy vấn tìm kiếm, giám sát việc sử dụng mạng xã hội, ghi lại các sự kiện clipboard và tác vụ máy in, giám sát webcam và âm thanh, và nhiều hơn nữa. Phần mềm này cũng cung cấp chức năng theo dõi thời gian. Nó tự động theo dõi sự có mặt và ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc ngày làm việc, tổng số giờ làm việc và thời gian hoạt động/nghỉ ngơi của từng nhân viên, nhóm hoặc toàn bộ công ty.
CleverControl sau đó phân tích dữ liệu thu thập được và trình bày các số liệu thống kê về năng suất: thời gian làm việc, động thái sử dụng ứng dụng, web và mạng xã hội, các trang web và ứng dụng được sử dụng nhiều nhất, v.v. Tính năng chấm điểm AI mới được thêm vào sẽ ước tính hiệu suất của từng nhân viên và làm nổi bật các mô hình làm việc kém hiệu quả với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo.
CleverControl cho phép bạn giám sát màn hình của nhân viên trong thời gian thực - bạn có thể xem các luồng video từ máy tính của họ như thể bạn đang ngồi trước mặt họ. Chương trình cũng có thể truyền phát video từ webcam của máy tính, biến nó thành một hệ thống giám sát đơn giản nhưng hiệu quả.
Các tính năng nâng cao của CleverControl bao gồm ghi màn hình, ghi âm cuộc gọi và nhận diện khuôn mặt.
Bạn có thể nhận báo cáo dữ liệu trên bảng điều khiển trực tuyến của mình, và có thể tải xuống để xem ngoại tuyến. Ngoài ra, bạn có thể lên lịch nhận báo cáo hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng qua email.
CleverControl rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ vì giải pháp tích hợp này kết hợp chức năng giám sát nhân viên toàn diện, theo dõi thời gian và bảo vệ dữ liệu cơ bản. Nhờ đó, các công ty có thể có được giải pháp theo dõi tất cả trong một, cắt giảm chi phí phần mềm và dành nguồn lực quý giá cho sự tăng trưởng và phát triển.
Giải pháp này cung cấp bản dùng thử đầy đủ miễn phí 14 ngày, giá cả phải chăng, bắt đầu từ 4,70 đô la mỗi máy tính/tháng, và nhiều chương trình giảm giá.
Thuận lợi
Phần mềm toàn diện để giám sát chi tiết việc sử dụng máy tính và chấm công của nhân viên.
Lắp đặt dễ dàng và nhanh chóng, không yêu cầu kiến thức kỹ thuật.
Giao diện thân thiện với người dùng và cài đặt từ xa linh hoạt
Nhiều tài khoản quản trị viên phụ với cấp độ quyền hạn thấp hơn
Tự giám sát: nhân viên có thể xem số liệu thống kê năng suất của mình và phân tích chúng.
Chặn trang web
Có sẵn cho Windows và macOS
Giá cả phải chăng và nhiều ưu đãi
Nhược điểm
Không có gói miễn phí
DeskTime
DeskTime là phần mềm theo dõi thời gian được thiết kế để giúp tăng năng suất và cải thiện quy trình làm việc, phù hợp cho các doanh nghiệp mọi quy mô và cá nhân. Phần mềm tự động theo dõi tất cả hoạt động trên máy tính, loại bỏ nhu cầu điền bảng chấm công và báo cáo thủ công. Nếu công việc diễn ra ngoài giờ làm việc – ví dụ như cuộc họp nhóm hoặc ăn trưa với khách hàng – nhân viên có thể thêm vào báo cáo thủ công để đảm bảo thời gian này được tính đến. Người quản lý có thể lên kế hoạch cho sự vắng mặt của nhân viên, chẳng hạn như kỳ nghỉ, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, v.v., và đánh dấu chúng trên lịch để dễ dàng theo dõi.
DeskTime cho phép người quản lý lên kế hoạch ca làm việc và thông báo cho nhân viên khi nào họ phải làm việc và làm bao nhiêu giờ. Nhân viên cũng có thể gửi yêu cầu ca làm việc với ngày và giờ mong muốn.
Các tính năng của DeskTime không chỉ giới hạn ở việc theo dõi thời gian - phần mềm này ghi lại các trang web và ứng dụng mà nhân viên sử dụng suốt cả ngày, kèm theo dấu thời gian và thời lượng sử dụng. Mỗi trang web hoặc ứng dụng được đánh dấu là hiệu quả, trung lập hoặc không hiệu quả. Dựa trên dữ liệu này, chương trình cung cấp các số liệu thống kê hiệu suất cá nhân, chẳng hạn như tổng thời gian làm việc hiệu quả, mức độ năng suất và hiệu quả. Những báo cáo này giúp xác định những người làm việc xuất sắc và những người làm việc kém hiệu quả.
Ngoài ra, DeskTime có thể chụp ảnh màn hình và tên tài liệu, tiêu đề email, tên kênh Slack, v.v., và theo dõi chính xác thời gian dành cho mỗi dự án và nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn có thể chắc chắn rằng mọi người đều tập trung vào công việc được giao.
Các báo cáo được cập nhật theo thời gian thực và có thể được tải xuống để lưu trữ hoặc phân tích thêm. Công cụ này có thể tích hợp với các ứng dụng quản lý dự án và lịch phổ biến, chẳng hạn như Trello, Jira, Google Calendar, v.v.
Phiên bản miễn phí của DeskTime chỉ giới hạn ở việc theo dõi thời gian, ứng dụng và URL. Để sử dụng đầy đủ chức năng, bạn sẽ phải trả từ 7 đô la mỗi người dùng mỗi tháng.
Thuận lợi
Bảng chấm công tự động chính xác giúp đơn giản hóa quy trình tính lương.
Theo dõi thời gian dành cho một nhiệm vụ hoặc dự án.
Tích hợp phần mềm quản lý dự án và lịch
Nhược điểm
Phiên bản miễn phí có các tính năng hạn chế và có thể không phù hợp với các nhóm.
Phiên bản đầy đủ có thể khá đắt tiền.
Thiếu tính năng theo dõi hoạt động chi tiết của nhân viên.
Traqq
Traqq là một giải pháp theo dõi thời gian khác phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp mọi quy mô. Chức năng của nó bao gồm theo dõi thời gian tự động và thủ công, ghi lại thời gian hoạt động và thời gian nhàn rỗi, và thống kê thời gian làm việc. Traqq gửi lời nhắc nhở cho nhân viên quên bật hoặc tắt đồng hồ bấm giờ để họ không bỏ lỡ giờ làm việc được tính phí.
Traqq phân tích mức độ hoạt động của từng nhân viên trong suốt cả ngày bằng cách theo dõi chuyển động chuột và thao tác gõ phím. Nó hiển thị dữ liệu hoạt động hàng ngày dưới dạng biểu đồ mã màu, trong đó màu xanh lá cây biểu thị giờ hoạt động cao, màu vàng - hoạt động bình thường và màu đỏ - giờ hoạt động thấp. Biểu đồ này cho phép bạn theo dõi năng suất của nhân viên một cách nhanh chóng, nhận biết các đỉnh điểm và sự sụt giảm, cũng như phân tích nguyên nhân dẫn đến sự suy giảm.
Traqq sẽ cảnh báo nhân viên khi họ không hoạt động trong thời gian dài để giúp họ quay lại làm việc. Ngược lại, nếu một nhân viên làm việc quá sức, Traqq sẽ nhắc nhở họ nghỉ ngơi để tránh kiệt sức.
Phần mềm này cung cấp chức năng giám sát cơ bản hoạt động của nhân viên trên máy tính. Nó ghi lại tất cả các ứng dụng và trang web mà nhân viên dành hơn 10 giây để truy cập và hiển thị 3 ứng dụng và trang web được sử dụng nhiều nhất cứ sau mỗi 15 phút. Tất cả hoạt động được hiển thị dưới dạng biểu đồ hình tròn mã màu và danh sách 10 trang web và ứng dụng được sử dụng nhiều nhất.
Traqq cho phép giới hạn việc giám sát vào những ngày và giờ cụ thể. Tính năng này hoạt động tốt nhất đối với những nhân viên làm việc từ xa trên thiết bị cá nhân và muốn duy trì quyền riêng tư của họ. Nó cũng ngăn chặn tình trạng làm thêm giờ trái phép và giúp tránh tình trạng kiệt sức của nhân viên.
Tất cả báo cáo thời gian và hoạt động đều có sẵn trên bảng điều khiển trực tuyến, nơi bạn có thể xem, tải xuống và chia sẻ qua email. Bạn có thể chia sẻ dữ liệu với nhiều quản lý hoặc nhân viên, giúp họ phân tích và đánh giá hiệu suất của mình.
Tất cả các tính năng của Traqq đều được cung cấp miễn phí cho tối đa ba người dùng. Các nhóm lớn hơn có thể đăng ký gói Premium với giá 7 đô la mỗi người dùng/tháng.
Thuận lợi
Bảng chấm công chi tiết với chỉ số năng suất.
Theo dõi thời gian ngoại tuyến
Hỗ trợ Windows, macOS và Linux.
Nhiều tài khoản quản trị viên phụ với các cấp độ quyền khác nhau
Nhược điểm
Không giám sát chi tiết hoạt động máy tính của nhân viên.
Không tích hợp với phần mềm quản lý dự án và lập ngân sách.
ActivTrak
ActivTrak là hệ thống giám sát lấy nhân viên làm trung tâm và ưu tiên quyền riêng tư, cung cấp phân tích chuyên sâu về các mô hình năng suất. Hệ thống thu thập dữ liệu hạn chế về việc sử dụng ứng dụng và trang web của nhân viên, chẳng hạn như tên ứng dụng/trang web, thời lượng, URL và ảnh chụp màn hình (nếu có). ActivTrak không ghi lại các thao tác gõ phím thực tế, video từ màn hình hoặc webcam, hoặc các chi tiết hoạt động khác của người dùng. Dữ liệu thu thập được phân loại là năng suất/không năng suất, tập trung/đa nhiệm, email/cuộc họp/mạng xã hội, v.v., và được hệ thống phân tích. Kết quả là, bạn sẽ thấy các biểu đồ chi tiết về các khía cạnh năng suất khác nhau, chẳng hạn như thời gian làm việc hiệu quả, giờ tập trung và giờ đa nhiệm. Bạn có thể so sánh các số liệu thống kê này giữa các nhóm và phát hiện ra các nhóm chưa được sử dụng hiệu quả và các nhóm bị quá tải. Các số liệu thống kê cho phép bạn khám phá động lực năng suất và cách làm việc từ xa hoặc làm việc kết hợp ảnh hưởng đến nó, các yếu tố gây xao nhãng, mô hình làm việc và những nhân viên đang có nguy cơ kiệt sức.
ActivTrak có các cài đặt linh hoạt, cho phép bạn tự phân loại các hoạt động là hiệu quả/không hiệu quả, và đặt mục tiêu năng suất cũng như lịch trình để tránh theo dõi ngoài giờ làm việc.
ActivTrak miễn phí cho tối đa ba người dùng; tuy nhiên, các tính năng của nó bị giới hạn ở việc theo dõi thời gian, ứng dụng và hoạt động trên trang web. Nếu bạn muốn theo dõi năng suất của nhân viên và nhận được thông tin chi tiết đầy đủ, bạn có thể chọn từ một số gói dịch vụ bắt đầu từ 10 đô la mỗi người dùng/tháng.
Thuận lợi
Phân tích năng suất chuyên sâu dựa trên trí tuệ nhân tạo
Tích hợp với các ứng dụng doanh nghiệp và lịch của bên thứ ba.
Mang lại lợi tức đầu tư (ROI) có thể đo lường được chỉ trong vài tuần.
Tập trung vào quyền riêng tư của nhân viên và bảo mật dữ liệu thu thập được.
Nhược điểm
Giao diện và số liệu thống kê phức tạp và gây khó hiểu cho nhiều người dùng.
Không cung cấp báo cáo chi tiết về hoạt động của người dùng, tạo điều kiện cho nhân viên giả mạo hoạt động.
WorkTime
WorkTime là phần mềm giám sát máy tính của nhân viên với các tính năng theo dõi thời gian và năng suất. Nó có thể ghi lại thời gian đăng nhập và đăng xuất, giám sát chấm công với phân tích chi tiết theo làm việc từ xa và tại văn phòng, theo dõi thời gian hoạt động/nghỉ ngơi và giờ làm thêm, thậm chí còn có bảng xếp hạng chấm công! Những tính năng này giúp phát hiện những người thường xuyên đi làm muộn và về sớm, phát hiện và ngăn chặn gian lận giờ làm thêm, và duy trì kỷ luật văn phòng.
WorkTime có chức năng giám sát năng suất làm việc cơ bản của nhân viên. Nó ghi lại tất cả các ứng dụng đã sử dụng và các trang web đã truy cập, phân loại chúng là hiệu quả hay không hiệu quả, và cung cấp báo cáo năng suất được cập nhật theo thời gian thực. Các báo cáo khác liệt kê các mạng xã hội, URL được sử dụng nhiều nhất và những nhân viên dành nhiều thời gian trực tuyến nhất cùng với thời lượng sử dụng. Báo cáo sử dụng Internet có thể hiển thị số liệu thống kê theo nhân viên, phòng ban hoặc toàn bộ công ty.
Việc theo dõi thời gian dành cho các cuộc họp trực tuyến là một tính năng thú vị, cung cấp thông tin chi tiết về lượng thời gian làm việc mà chúng tiêu tốn và ảnh hưởng của chúng đến năng suất. Nhờ đó, bạn có thể tối ưu hóa các cuộc họp, loại bỏ các cuộc gọi không cần thiết và làm cho các cuộc gọi cần thiết hiệu quả hơn.
Phiên bản miễn phí của WorkTime dành cho tối đa ba nhân viên. Phiên bản này cung cấp các báo cáo hạn chế về việc sử dụng ứng dụng và web, nhật ký và tóm tắt hoạt động. Dữ liệu được lưu trữ trong hai tuần và chỉ một quản trị viên có thể truy cập. Nhiều tính năng hơn có sẵn trong các gói Basic, Premium và Enterprise, bắt đầu từ 6,99 đô la mỗi nhân viên/tháng.
Thuận lợi
Thống kê thời gian, năng suất và điểm danh kèm bảng xếp hạng.
Chặn trang web
Phát hiện những nhân viên truy cập các trang web tuyển dụng.
Điểm gây xao nhãng
Nhược điểm
Thiết kế giao diện có thể được cải thiện.
Thiết kế giao diện có thể được cải thiện.
Lời kết
Việc giám sát hoạt động máy tính của nhân viên không chỉ giúp tăng năng suất mà còn cho phép biết thời gian làm việc được sử dụng như thế nào. Phân tích cách nhân viên phân bổ thời gian làm việc, phát hiện những yếu tố gây xao nhãng và việc sử dụng tài nguyên không hiệu quả giúp các doanh nghiệp nhỏ xây dựng quy trình hiệu quả, thử nghiệm các quy trình làm việc và lựa chọn các mô hình tốt nhất.
Việc giám sát nhân viên mang lại giá trị cao nhất khi được thực hiện một cách công khai và minh bạch. Toàn bộ nhóm cần biết thông tin nào được thu thập và tại sao. Các báo cáo năng suất nên được sử dụng để hỗ trợ nhân viên, chỉ ra những điểm yếu của họ và đưa ra lời khuyên về cách cải thiện, chứ không phải để trừng phạt họ. Những thực hành đơn giản này sẽ giúp tránh những căng thẳng không cần thiết, các vấn đề về lòng tin và quyền riêng tư.