Cách thông báo cho nhân viên về việc giám sát: Các phương pháp hay nhất

Công ty bạn đã đầu tư vào phần mềm giám sát nhân viên. Phần mềm này theo dõi sự tham gia và năng suất làm việc của nhân viên, đánh dấu các vấn đề bảo mật và ghi lại cẩn thận mọi trang web mà nhân viên truy cập. Sử dụng phần mềm giám sát là một bước đi thông minh và hợp pháp: các chỉ số năng suất giúp mọi người luôn đi đúng hướng và có trách nhiệm. Hơn nữa, thông tin là một trong những nguồn lực quý giá nhất hiện nay, và nguy cơ rò rỉ dữ liệu và các mối đe dọa bảo mật đang cao hơn bao giờ hết. Nhưng liệu nhân viên của bạn có biết họ đang bị giám sát không?

Thoạt nhìn, việc giám sát bí mật dường như mang lại kết quả trung thực hơn. Khi nhân viên không biết về việc theo dõi, họ vẫn hành xử như thường lệ. Họ có thể đi làm muộn, dành nửa ngày làm việc tại các điểm mua sắm, hoặc nghỉ trưa hai tiếng. Tuy nhiên, trên thực tế, giám sát bí mật lại là một bãi mìn. Nó có thể gây ra rắc rối pháp lý, hủy hoại niềm tin và biến nơi làm việc của bạn thành một nồi áp suất nghi ngờ.

Sự thật là cách bạn thông báo cho nhân viên về hoạt động giám sát cũng quan trọng như chính hoạt động giám sát đó.

Hầu hết nhân viên đều cho rằng thiết bị làm việc của họ không hoàn toàn riêng tư. Nhưng sự cho rằng đó không có nghĩa là đồng ý. Và khi việc giám sát bất ngờ xuất hiện - chẳng hạn như trong một cuộc họp đánh giá hiệu suất hoặc kỷ luật - nhân viên cảm thấy bị bất ngờ. Sự ngờ vực theo sau. Sự oán giận ngày càng tăng.

Hơn nữa, việc giám sát bí mật là bất hợp pháp ở nhiều khu vực pháp lý. GDPR ở châu Âu, luật pháp ở một số tiểu bang Hoa Kỳ, chẳng hạn như Connecticut, New York và California, PIPEDA ở Canada, Đạo luật Giám sát Nơi làm việc năm 2005 ở Úc, LGPD ở Brazil, và các quy định khác trên toàn thế giới yêu cầu người sử dụng lao động phải thông báo cho nhân viên về việc giám sát. Việc không tuân thủ các quy định này có thể dẫn đến phạt tiền, kiện tụng và làm tổn hại hình ảnh công ty trong mắt công chúng.

Yếu tố cuối cùng - nhưng không kém phần quan trọng - chính là văn hóa. Một lực lượng lao động cảm thấy bị theo dõi mà không được giải thích sẽ trở nên mất gắn kết và thậm chí có thể âm thầm tìm cách rời đi. Các cuộc khảo sát đã chứng minh điều đó: phần mềm giám sát nhân viên quá mức sẽ là lý do khiến 63% nhân viên nghỉ việc. Mặt khác, tính minh bạch thúc đẩy trách nhiệm giải trình. Khi mọi người biết lý do tại sao việc giám sát tồn tại, họ sẽ có xu hướng tôn trọng các ranh giới và mục đích của việc giám sát hơn.

Khi xem xét việc giám sát nhân viên, phương pháp tối ưu nhất là hiểu rõ môi trường pháp lý. Không có công thức chung nào cả; quy định có thể khác nhau đáng kể tùy theo quốc gia hoặc thậm chí khu vực. Một số phương pháp giám sát, chẳng hạn như ghi âm cuộc gọi hoặc giám sát webcam, có thể bị cấm tại khu vực của bạn, trong khi những phương pháp khác, chẳng hạn như giám sát email, có thể yêu cầu sự đồng ý rõ ràng bằng văn bản của nhân viên.

Ngành nghề cũng có thể ảnh hưởng đến hoạt động giám sát của bạn. Một số ngành, ví dụ như tài chính và chăm sóc sức khỏe, yêu cầu các biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn những ngành khác.

Tóm lại là gì? Chúng tôi khuyên bạn nên nghiên cứu kỹ các yêu cầu của ngành, tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý trong lĩnh vực của mình và điều chỉnh các hoạt động giám sát theo các khuyến nghị. Một mẫu chung cho tất cả có thể trông tiện lợi, nhưng nó sẽ không bảo vệ bạn khỏi các vụ kiện tiềm ẩn.

Tránh những cụm từ mơ hồ như "hoạt động của hệ thống có thể được xem xét". Thay vào đó, hãy giải thích trực tiếp những gì bạn đang làm:

"Chúng tôi theo dõi việc sử dụng internet trên các thiết bị của công ty để ngăn chặn phần mềm độc hại và đảm bảo an ninh mạng."

"Email được gửi qua tài khoản công ty sẽ phải được xem xét để đảm bảo tuân thủ các quy định của ngành."

Sự rõ ràng làm giảm sự lo lắng và căng thẳng thường liên quan đến việc giám sát.

Mọi người chấp nhận những quy tắc mà họ hiểu. Vì vậy, cách tốt nhất ở đây không chỉ là công bố việc giám sát mà còn phải đặt nó vào bối cảnh cụ thể.

Bạn có thể nói:

"Chúng tôi giám sát các máy trạm từ xa để phát hiện truy cập trái phép, vì năm ngoái, một cuộc tấn công lừa đảo đã gần như làm mất dữ liệu của khách hàng."

Hoặc: "Chúng tôi theo dõi thời gian hoạt động của hệ thống để xác định những điểm nghẽn làm chậm công việc của bạn."

Khi việc giám sát được coi là biện pháp bảo vệ hoặc cải thiện, chứ không phải là sự nghi ngờ, thì nó sẽ có tác dụng khác.

Chính sách giám sát của bạn nên được ghi vào sổ tay nhân viên. Hoặc, nếu được trình bày chi tiết, hãy là một tài liệu độc lập. Dù bằng cách nào, nó cũng nên bao gồm:

1. Những gì được giám sát (ví dụ: thời gian đăng nhập, truy cập tệp, sử dụng webcam)
2. Lý do cần giám sát (bảo mật, tuân thủ, năng suất)
3. Dữ liệu được lưu trữ trong bao lâu
4. Who can access it (e.g., IT, HR, department heads)
5. Quyền của nhân viên (ví dụ: yêu cầu dữ liệu của họ)

Giữ giọng điệu chuyên nghiệp nhưng dễ gần.

Công bố chính sách trực tiếp. Tổ chức một cuộc họp nhóm ngắn. Gửi email tiếp theo kèm theo tài liệu. Đảm bảo tài liệu dễ tìm trên mạng nội bộ.

Những lo lắng này là điều bình thường và dễ hiểu. Một số nhân viên sẽ lo lắng về việc bị quản lý quá mức. Những người khác có thể sợ bị đánh giá chỉ vì lướt mạng xã hội năm phút. Hãy giải quyết những vấn đề này ngay từ đầu.

Bạn thậm chí có thể tạo một Câu hỏi thường gặp với những câu hỏi thường gặp nhất của nhân viên, ví dụ:

1. "Bạn có thể đọc tin nhắn riêng tư của tôi không?" Chỉ khi chúng nằm trong hệ thống của công ty - và chỉ khi chính sách cho phép.
2. "Các tập tin cá nhân của tôi có bị theo dõi không?" Không, trừ khi chúng được lưu trữ trên các thiết bị của công ty.
3. "Dữ liệu được lưu giữ trong bao lâu?" Thông thường là 90-180 ngày, trừ khi cần thiết cho mục đích điều tra.

Mời phản hồi. Khảo sát ẩn danh hoạt động hiệu quả. Bạn có thể thấy rằng nhân viên rất trân trọng việc biết hệ thống an toàn, ngay cả khi họ đang bị theo dõi.

Chữ ký không chỉ là giấy tờ. Nó là bằng chứng cho thấy nhân viên hiểu rõ những gì họ đồng ý.

Bạn có thể sử dụng mẫu đơn đồng ý đơn giản, chẳng hạn như mẫu bên dưới. Nhân viên nên ký vào mẫu đơn này trong quá trình đào tạo hoặc khi chính sách được giới thiệu. Nếu ai đó cảm thấy bị áp lực, đó là một dấu hiệu cảnh báo - không chỉ về mặt đạo đức mà còn về mặt pháp lý.

Mẫu văn bản đồng ý giám sát

Sau đây là mẫu bạn có thể điều chỉnh (chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý):

Thỏa thuận đồng ý giám sát nhân viên

Tôi, [Tên Nhân viên], thừa nhận rằng [Tên Công ty] có thể giám sát, ghi lại và xem xét việc tôi sử dụng các thiết bị, mạng, email, truy cập internet và ứng dụng phần mềm do công ty cung cấp. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các trang web đã truy cập, các tệp đã truy cập và việc sử dụng ứng dụng.

Hoạt động giám sát này được thực hiện để đảm bảo an ninh dữ liệu, ngăn chặn việc sử dụng sai mục đích tài nguyên, tuân thủ các yêu cầu pháp lý và duy trì môi trường làm việc hiệu quả.

Tôi hiểu rằng hoạt động của tôi trên hệ thống công ty có thể bị xem xét bất cứ lúc nào. Việc sử dụng các hệ thống này cho mục đích cá nhân nên ở mức tối thiểu và tuân thủ chính sách của công ty.

Tôi đã đọc Chính sách Giám sát Nhân viên và có cơ hội đặt câu hỏi. Tôi đồng ý với việc giám sát này như một phần công việc của tôi.

Chữ ký: _________________________

Tên in: ______________________

Ngày: ___________

Quản lý là tuyến đầu. Nếu họ không thể thông báo cho nhân viên và giải thích chính sách một cách bình tĩnh - hoặc tệ hơn, sử dụng sai dữ liệu - thì đó có thể là một vấn đề.

Đào tạo giám sát viên về:

1. Làm thế nào để trả lời câu hỏi của nhân viên mà không có thái độ phòng thủ
2. Những gì họ có thể và không thể làm với dữ liệu giám sát
3. Làm thế nào để tránh tạo ra văn hóa giám sát

Một người quản lý nói "Tôi thấy anh/chị đã xem YouTube 20 phút" mà không có ngữ cảnh sẽ làm giảm tinh thần làm việc. Một người quản lý nói "Tôi thấy anh/chị đang lướt web ngoài giờ làm việc - mọi thứ ổn chứ?" sẽ mở ra một cuộc đối thoại.

Ngay cả trên các thiết bị của công ty, nhân viên vẫn có quyền được bảo vệ quyền riêng tư. Cách tốt nhất là tránh theo dõi email cá nhân, trò chuyện riêng tư hoặc các ứng dụng không liên quan đến công việc, trừ khi có chính sách và sự đồng ý rõ ràng.

Và đừng bao giờ ghi âm hoặc ghi hình ở những nơi riêng tư. Camera trong phòng nghỉ hoặc nhà vệ sinh không chỉ là hành vi phi đạo đức mà còn là bất hợp pháp.

Việc thông báo cho nhân viên về việc giám sát không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là điều cần thiết để duy trì niềm tin. Khi được thực hiện đúng cách, việc này sẽ biến một chủ đề nhạy cảm thành khoảnh khắc sáng tỏ và tôn trọng lẫn nhau.

Rủi ro bảo mật là có thật. Năng suất cần được đo lường. Và một số hình thức giám sát nhân viên là cần thiết. Nhưng sự cần thiết không thể thay thế nhu cầu minh bạch. Các phương pháp tốt nhất để giám sát nhân viên có thể được tóm tắt trong một cụm từ: đối xử công bằng với mọi người.

Hãy rõ ràng. Hãy trung thực. Hãy nhất quán. Giải thích lý do, nhận được sự đồng thuận thực sự và tôn trọng ranh giới cá nhân. Hãy đào tạo quản lý của bạn không phải để kiểm soát mà là để hỗ trợ. Nhóm của bạn không bị nghi ngờ; họ là một phần của giải pháp.

Nếu thực hiện một cách chính trực, việc giám sát sẽ không làm xói mòn lòng tin mà còn củng cố lòng tin.