Trường hợp CleverControl: Cải thiện trách nhiệm của nhân viên trong nhóm từ xa

Trong trường hợp CleverControl này, khách hàng là một đại lý tiếp thị với một nhóm gồm 50 nhân viên phân bổ trên nhiều múi giờ.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

1. Khó khăn trong việc đánh giá kết quả công việc thực tế và thời gian dành cho các nhiệm vụ phải tính phí so với các hoạt động không tính phí;
2. Không chắc chắn về việc nhân viên làm việc ổn định trong giờ làm việc được chỉ định;
3. Hiệu suất không nhất quán: một số nhân viên vượt quá mong đợi, trong khi những người khác liên tục làm việc kém hiệu quả;
4. Khả năng hiển thị hạn chế về quy trình làm việc và đóng góp của cá nhân cho các dự án.

Các phương pháp kiểm soát trước đây tỏ ra không hiệu quả. Đây là lý do tại sao công ty quyết định dùng thử phần mềm giám sát nhân viên.

Cơ quan này đã triển khai CleverControl để vượt qua những thách thức được mô tả. Các liên kết tải xuống đã được gửi tới nhân viên để họ có thể cài đặt tác nhân giám sát trên máy tính xách tay do công ty cấp.

Ban quản lý rất ngạc nhiên trước việc cài đặt diễn ra dễ dàng như thế nào: nhóm có thể cài đặt tác nhân mà không cần chuyên gia CNTT và không gặp khó khăn gì.

Với CleverControl, ban quản lý có thể kiểm tra công việc của nhân viên theo thời gian thực và có nhật ký hoạt động chi tiết để xem xét thêm. Tổ chức đặc biệt quan tâm đến các thông tin sau:

1. Thời gian làm việc: hồ sơ đăng nhập/đăng xuất và thời gian hoạt động/không hoạt động;
2. Mức sử dụng ứng dụng: ứng dụng nào đã được sử dụng và trong bao lâu;
3. Lịch sử trang web: các trang web đã truy cập và thời gian dành cho chúng;
4. Hoạt động trên mạng xã hội và tin nhắn: những ứng dụng trò chuyện và mạng xã hội nào đã được sử dụng và trong bao lâu;
5. Ảnh chụp màn hình và ghi lại màn hình;
6. Phát trực tiếp từ màn hình của nhân viên.

Thông tin này cung cấp thông tin chi tiết về quy trình làm việc của từng nhân viên, giúp tìm ra lý do dẫn đến năng suất không nhất quán và phát hiện một số nguyên nhân chậm trễ.

Ví dụ: CleverControl tiết lộ khoảng thời gian không hoạt động hoặc duyệt web cá nhân kéo dài của một nhân viên sau khi bấm giờ vào. Nhân viên đó có thể đăng nhập lúc 9:00 sáng nhưng không hiển thị hoạt động quan trọng liên quan đến công việc cho đến 10:30 sáng.

Một nhân viên khác bị phát hiện thường xuyên về sớm và về muộn. Tổng số giờ làm việc hàng tuần, được CleverControl theo dõi, là khoảng 36 giờ thay vì 40 giờ như dự kiến.

Mặc dù hợp đồng của họ không bao gồm thời gian làm việc linh hoạt nhưng một số nhân viên đã tự mình chiếm đoạt chúng. Họ có thể làm việc đến khuya, trong khi những người còn lại làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều như thường lệ. Việc thiếu giờ làm việc chồng chéo dẫn đến những thách thức trong giao tiếp và trễ thời hạn.

Phân tích việc sử dụng chương trình và trang web cho thấy việc sử dụng quá nhiều phương tiện truyền thông xã hội và nền tảng phát trực tuyến trong giờ làm việc được chỉ định. Nhân viên có thể đã mở các ứng dụng liên quan đến công việc, nhưng rõ ràng trọng tâm là các chương trình khác.

Trong các trường hợp khác, nhân viên có thể đã dành hàng giờ cho một chương trình liên quan đến công việc nhưng kết quả đạt được rất ít. Điều đó có thể chỉ ra rằng nhân viên đang tập trung vào thứ khác ngoài máy tính xách tay làm việc hoặc quy trình làm việc của họ không hiệu quả.

Dựa trên những hiểu biết sâu sắc nhận được từ việc giám sát, cơ quan tiếp thị đã thực hiện các biện pháp để cải thiện trách nhiệm giải trình của nhân viên.

Nhật ký CleverControl cho phép giải quyết các vấn đề có mục tiêu như đánh cắp thời gian và hoạt động kém hiệu quả. Sự can thiệp kịp thời đã ngăn chặn các vấn đề về hiệu suất leo thang và gửi một thông điệp rõ ràng rằng trách nhiệm giải trình của nhân viên đã được thực hiện nghiêm túc.

Tổ chức đã thực hiện việc kiểm tra thường xuyên giữa người quản lý và nhân viên để thảo luận về tiến độ, giải quyết các thách thức và đưa ra phản hồi. Người quản lý đã sử dụng các bản tóm tắt hoạt động của CleverControl trong các đánh giá hiệu suất, làm cho các đánh giá trở nên ít chủ quan hơn và khách quan và trực tiếp hơn. Tóm tắt hoạt động đã cung cấp bằng chứng cụ thể cần thiết về hiệu quả hoạt động, cả tích cực lẫn tiêu cực. Dựa trên bằng chứng, người quản lý có thể đưa ra phản hồi có mục tiêu và giúp phát triển các chiến lược cải tiến.

Ngoài ra, người quản lý còn đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về giờ làm việc, mức độ hoàn thành nhiệm vụ và việc sử dụng các ứng dụng và trang web không mong muốn/không hiệu quả. Việc giám sát bằng CleverControl đảm bảo rằng nhân viên đáp ứng được những kỳ vọng đó.

Kết quả là đại lý tiếp thị đã nhận thấy năng suất tổng thể của nhóm tăng 14% trong vòng hai tháng kể từ khi triển khai CleverControl. Những hiểu biết dựa trên dữ liệu về hiệu suất của nhân viên cho phép đánh giá hiệu suất khách quan và công bằng hơn cũng như hỗ trợ có mục tiêu. Ngoài ra, các tính năng theo dõi thời gian của CleverControl đóng vai trò ngăn chặn hành vi trộm cắp thời gian, giảm thiểu số giờ bị mất có thể tính phí. Nhân viên trở nên có trách nhiệm hơn và có ý thức hơn trong việc quản lý thời gian của mình. Họ dành ít thời gian hơn đáng kể cho những nhiệm vụ không liên quan đến công việc.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

Trường hợp CleverControl này cho thấy mức độ hiệu quả của việc giám sát nhân viên trong việc quản lý một nhóm từ xa. Nó bộc lộ những khoảng trống về kỹ năng, sự xao lãng và sự lười biếng, cho phép ban quản lý đưa ra quyết định sáng suốt về việc cải thiện tình hình. Nếu bạn muốn biết thêm về các tính năng của CleverСontrol và cách nó có thể biến đổi nhóm của bạn, hãy tìm hiểu thêm  đây